[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER | Bruxelles, den 3.10.2007 KOM(2007) 569 endelig ARBEJDSDOKUMENT FRA KOMMISSIONEN Forslag til INTERINSTITUTIONEL AFTALE Partnerskab om formidling af EU {KOM(2007) 568 endelig}{SEK(2007) 1265}{SEK(2007) 1267} ARBEJDSDOKUMENT FRA KOMMISSIONEN Forslag tilINTERINSTITUTIONEL AFTALEPartnerskab om formidling af EU Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "de tre institutioner") har - under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt "traktaterne"), under henvisning til Kommissionens meddelelse "Partnerskab om formidling af EU", der blev vedtaget den 3. oktober 2007 KOM(2007) 568. ud fra følgende betragtninger: I henhold til artikel 11 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder har enhver ret til ytringsfrihed. Denne ret omfatter meningsfrihed og frihed til at modtage eller meddele oplysninger eller tanker uden indblanding fra offentlig myndighed og uden hensyn til landegrænser. Borgerne forventer at modtage oplysninger om EU-spørgsmål, der er objektive og repræsenterer alle synspunkter, som en offentlig service, navnlig fra EU's institutioner og medlemsstaterne. I henhold til artikel 1 i traktaten om Den Europæiske Union bør beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt. De tre institutioner lægger den allerstørste vægt på at forbedre kommunikationen om EU-spørgsmål for at bistå de europæiske borgere med at udøve deres ret til at deltage i EU's demokratiske liv. De tre institutioner lægger den allerstørste vægt på princippet om loyalt samarbejde mellem Fællesskabet og medlemsstaterne for at gennemføre EU's mål. De tre institutioner er af den opfattelse, at en interinstitutionel aftale vil være et nyttigt redskab til at lette samarbejdet mellem Fællesskabets institutioner og organer samt med medlemsstaterne. Formålet med en sådan interinstitutionel aftale er at opnå et sammenfald af synspunkter om alle EU's vigtigste prioriteringer på kommunikationsområdet, at påvise merværdien ved en EU-tilgang til kommunikation om specifikke prioriterede spørgsmål, at udvikle synergier mellem institutionerne ved udførelsen af aktiviteter i forbindelse med disse prioriteringer og at tilskynde medlemsstaterne til at samarbejde - indgået følgende aftale: I. FÆLLES MÅL 1. Information og kommunikation om EU-spørgsmål skal forfølge følgende mål: - at give alle adgang til reelle og alsidige oplysninger om EU - at sætte alle i stand til at udøve deres ret til at tilkendegive deres synspunkter og deltage aktivt i den offentlige debat om EU-spørgsmål. Alle offentlige aktører i EU har et ansvar for at forfølge disse mål under iagttagelse af principperne om rummelighed og pluralisme, deltagelse og myndiggørelse, åbenhed og gennemsigtighed. 2. Denne interinstitutionelle aftale sætter fokus på behovet for og merværdien ved en bedre koordinering af den måde, hvorpå EU's institutioner og organer kommunikerer om EU-spørgsmål, samtidig med at den anerkender de enkelte EU-institutioners særskilte ansvarsområder. Den opstiller en ramme for en koordineret indsats på dette område. 3. Medlemsstaterne har sammen med EU's institutioner og organer en vigtig rolle at spille i forbindelse med formidlingen af oplysninger om EU-spørgsmål på nationalt, regionalt og lokalt plan for at nå ud til så mange borgere som muligt. II. UNDERSKRIVERE 4. Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen er enige om at samarbejde om at nå ovennævnte fælles mål gennem denne interinstitutionelle aftale. De opfordrer de øvrige EU-institutioner og -organer til at støtte deres bestræbelser og aktivt bidrage til en koordineret tilgang til kommunikation om EU-spørgsmål. 5. De tre institutioner tilskynder alle medlemsstater til at deltage aktivt i denne fælles indsats for at kommunikere om EU-spørgsmål, samtidig med at de erkender, at deltagelse i denne proces er fuldstændig frivillig. III. DEN INTERINSTITUTIONELLE INFORMATIONSGRUPPE 6. De tre institutioner anerkender Den Interinstitutionelle Informationsgruppes (IIG's) ledende rolle i forbindelse med koordineringen af kommunikation om EU-spørgsmål. 7. De tre institutioner repræsenteres i IIG ved Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens næstformænd med ansvar for kommunikation og ved Rådets kompetente repræsentant, som normalt vil være formandskabet. 8. Regionsudvalget og Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg deltager i IIG's arbejde som observatører. 9. IIG's opgaver er følgende: - at udarbejde overordnede retningslinjer for koordineret kommunikation om EU-spørgsmål - at udvælge de årlige prioriteringer for EU's kommunikation på grundlag af et forslag fra Kommissionen, der afspejler den årlige politikstrategi (APS) - at vedtage den fælles årlige arbejdsplan for kommunikationsaktiviteter på grundlag af tiltag foreslået af institutionerne - at overvåge gennemførelsen og opfølgningen af den fælles årlige arbejdsplan. 10. IIG bistås af et interinstitutionelt teknisk udvalg, der har til opgave at forberede, gennemføre og følge op på beslutningerne. IV. PLANLÆGNING (i) Udvælgelse af prioriteringer for EU's kommunikation 11. Kommissionen fastlægger sine egne prioriteringer på kommunikationsområdet i forbindelse med forelæggelsen af den årlige politikstrategi. På grundlag heraf foreslår Kommissionen på IIG-plan de øvrige institutioner og medlemsstaterne et begrænset antal prioriteringer for EU's kommunikation i det følgende år. 12. Institutionerne kan frit supplere disse prioriteringer for EU's kommunikation med deres egne særskilte kommunikationsaktiviteter rettet mod deres særlige målgrupper og involverede parter. (ii) Fælles arbejdsplan 13. Når IIG er nået til enighed om prioriteringerne for EU's kommunikation, underretter alle EU's institutioner og organer IIG om deres kommunikationstiltag og de finansielle ressourcer, de agter at afsætte til gennemførelsen af de aftalte prioriteringer. Rådet gør rede for medlemsstaternes planer for de hertil svarende tiltag og finansielle ressourcer. 14. På grundlag heraf udarbejder Kommissionen en fælles årlig arbejdsplan og forelægger den for de øvrige EU-institutioner. Den fælles årlige arbejdsplan tilsendes Regionsudvalget og Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg til orientering. 15. Alle institutionerne tager behørigt hensyn til den fælles årlige arbejdsplan ved udarbejdelsen af deres budget, efter at IIG har valideret den. 16. Alle EU's institutioner og organer gennemfører den fælles årlige arbejdsplan og de hermed forbundne initiativer i overensstemmelse med deres egne kompetencer og midler. V. DET LOKALE NIVEAU (i) Medlemsstaterne 17. De tre institutioner anerkender medlemsstaternes rolle i forbindelse med formidlingen af EU på nationalt, regionalt og lokalt plan på deres officielle sprog. 18. De opfordrer medlemsstaterne til at udnævne en kontaktperson på højt plan til "national kommunikationsdirektør" i forhold, der vedrører kommunikation om EU-spørgsmål, og til at forelægge en årlig rapport om deres egne EU-relaterede kommunikationsaktiviteter. 19. De tre institutioner er enige om at afholde møder med alle de nationale kommunikationsdirektører mindst to gange om året for at udveksle oplysninger og udbrede bedste praksis og dermed anspore medlemsstaterne til at involvere sig i kommunikation om EU-spørgsmål og støtte dem heri. 20. De er også enige om at videreudvikle det elektroniske EU-informationsnetværk (EU-Infonet) for at lette den løbende overvågning af kommunikation om EU-spørgsmål. (ii) EU's institutioner 21. De tre institutioner erkender nødvendigheden af at strukturere forbindelserne og styrke de fælles kommunikationsaktiviteter mellem Parlamentets kontorer og Kommissionens repræsentationer i medlemsstaterne i tæt samarbejde med de nationale myndigheder. 22. De tilskynder til regelmæssige møder i hver enkelt medlemsstat mellem lederne af Kommissionens repræsentation og Europa-Parlamentets informationskontor og medlemsstatens nationale kommunikationsdirektør med henblik på at drøfte forhold af relevans for formidlingen af EU. 23. De tre institutioner er enige om at etablere nye og udvide eksisterende partnerskaber med medlemsstaterne med henblik på at omsætte EU's prioriteringer på kommunikationsområdet til konkret handling på nationalt, regionalt og lokalt plan. 24. De er enige om at udnytte alle eksisterende kommunikationsværktøjer og -netværk, der fungerer som forbindelsesled mellem EU og borgerne, bedst muligt. VI. OVERVÅGNING, VURDERING OG ÅRLIG DEBAT 25. De tre institutioner erkender nødvendigheden af effektivt at overvåge gennemførelsen af den i fællesskab aftalte arbejdsplan, uden at dette i øvrigt berører deres autonomi. 26. IIG vurderer en gang om året resultaterne af arbejdsplanen på grundlag af de rapporter, der forelægges af EU-institutionerne. 27. De tre institutioner er enige om at tilrettelægge en årlig debat om kommunikation med henblik på at vurdere gennemførelsen af arbejdsplanen og fastsætte retningslinjer for det følgende år. 28. Denne årlige debat finder sted i Europa-Parlamentet. I debatten deltager de tre institutioner, og den overværes af rådsformandskabet. De rådgivende organer vil blive opfordret til at deltage. VII. REVISIONSKLAUSUL 29. Procedurerne i denne interinstitutionelle aftale revideres i begyndelsen af en ny mandatperiode for Kommissionen og Parlamentet.