Det Økonomiske og Sociale Udvalgs udtalelse om "Meddelelse fra Kommissionen til Rådet, Europa-Parlamentet, Det Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget om Nye rammer for samarbejde om aktiviteter vedrørende informations- og kommunikationspolitikken i Den Europæiske Union"

(2002/C 48/25)

Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber besluttede den 29. juni 2001 under henvisning til EF-traktatens artikel 262 at anmode om Det Økonomiske og Sociale Udvalgs udtalelse om det ovennævnte emne.

Det Økonomiske og Sociale Udvalg besluttede at overdrage det forberedende arbejde til J. Ignacio Gafo Fernández som hovedordfører.

Det Økonomiske og Sociale Udvalg vedtog på sin 386. plenarforsamling den 28.-29. november 2001, mødet den 29. november, enstemmigt følgende udtalelse.

1. Generelle bemærkninger

1.1. ØSU støtter Kommissionens intentioner om at skabe nye rammer for samarbejde og aktiviteter vedrørende informations- og kommunikationspolitikken og at opstille og gennemføre en strategi under hensyntagen til den rolle, EU's institutioner og organer skal spille i denne forbindelse.

1.2. Det er klart, at en grundig debat om Europas fremtid som den, hvidbogen om nye styreformer lægger op til, kræver en vis forudgående planlægning for at vække borgernes interesse og inddrage dem aktivt og konstruktivt i debatten. Dette gælder især de uventede begivenheder, som får konsekvenser for EU-politikken, såsom fødevarekriserne, hvor det siger sig selv, at der er behov for klar og systematisk oplysning af borgerne. Dette forudsætter, at der fastlægges en kommunikationsstrategi og opstilles individuelle kommunikationsmål, som kommunikationskanalerne og budskaberne skal tilpasses. Dermed får man også større mulighed for at reagere i uventede situationer, hvor det er nødvendigt at oplyse borgerne om EU-politikkens rækkevidde og Den Europæiske Unions initiativer.

1.3. ØSU er villig til at engagere sig i dette arbejde ved at fokusere dels på sin konsultative rolle i forhold til andre EU-institutioner, dels sin særlige karakter og kompletterende funktion i EU-systemet. Som den eneste forsamling på europæisk niveau uden direkte eller indirekte repræsentation af politiske partier har ØSU gode forudsætninger for at bidrage til opfyldelse af målsætningen, idet det kan

- fungere som relæ for civilsamfundets organisationer i medlemsstaterne,

- bidrage til at strukturere dialogen mellem civilsamfundets organisationer ("institution building") i lande og områder uden for EU, ikke mindst i ansøgerlandene,

- tilpasse budskabet - som nævnt i meddelelsen - efter de særlige kendetegn ved det publikum, man henvender sig til, f.eks. de mange forskellige parter, der er repræsenteret i ØSU.

Denne tilgang falder også i tråd med den samarbejdsprotokol, der for nylig er indgået mellem Kommissionen og ØSU.

1.4. ØSU gør desuden opmærksom på, at det har udarbejdet en strategisk kommunikationsplan, der på mange punkter falder sammen med de foranstaltninger, der foreslås i nærværende meddelelse. Netop det interinstitutionelle samarbejde, som Kommissionen efterlyser, er et af de centrale mål i ØSU's strategiske kommunikationsplan. Denne strategiske kommunikationsplan, som ØSU har udarbejdet på eget initiativ, udgør derfor allerede et effektivt praktisk redskab til opfyldelse af de forventninger, der kommer til udtryk i Kommissionens meddelelse - forudsat at de fornødne økonomiske midler er til rådighed.

1.5. ØSU beklager, at meddelelsen, som er henvendt til alle EU-institutioner, i realiteten kun beskæftiger sig med Parlamentet og Kommissionen, selvom der i flere tilfælde henvises til de enkelte institutioners integritet og ansvar. "Virkelige forbedringer af informations- og kommunikationspolitikken" bør række ud over de systemer, som med et erkendt skuffende resultat har været anvendt i en årrække. Der bør, hvor det er muligt, gives plads til andre - nye og kreative - bidrag fra de øvrige EU-institutioner og -organer, selvom disse bidrag måtte være af mere beskeden karakter. Her tænkes også på Det Europæiske Råds rolle.

Som aktiv deltager i alle de foranstaltninger, der for øjeblikket gennemføres for at styrke det interinstitutionelle samarbejde, anmoder ØSU derfor om at blive inddraget i alle de interinstitutionelle strukturer, der foreslås i meddelelsen, og navnlig i Den Interinstitutionelle Gruppe om Information (IGI).

2. Særlige bemærkninger

2.1. Et Europa tættere på borgerne

Som et vigtigt element i den kommende strategi bør ØSU fokusere på sin opgave og sine forudsætninger for at fungere som bindeled mellem de europæiske institutioner og civilsamfundets organisationer i medlemsstaterne, idet ØSU's regelmæssige og veletablerede forbindelser med disse organisationer udgør en direkte linje til borgerne.

Denne rolle, som ØSU efter undertegnelsen af Nice-traktaten kan henvise til med større eftertryk, skal anerkendes af de øvrige institutioner og udnyttes og understøttes under gennemførelsen af en fælles informations- og kommunikationsstrategi.

Desuden er det nødvendigt, at strategien indkredser de forskellige målgrupper i befolkningen, som informationen sigter mod, således at den kan tilpasses deres særlige behov. Her kan ØSU også spille en meget vigtig rolle.

2.2. Institutionernes ansvarlighed og integritet

ØSU - der er den EU-institution, som har de tætteste kontakter til det økonomiske og sociale felt - kan med sin særlige karakter også tilføre den interinstitutionelle tilgang en særlig merværdi.

ØSU agter at skabe sig en ny og stærk identitet ved at udnytte den synergi, som samarbejdet skaber: Det er vigtigt at finde en balance mellem det specielle og det supplementære i de budskaber, der formidles.

2.3. Den Interinstitutionelle Gruppe om Information (IGI) og det rådgivende organ om information og kommunikation

Den interinstitutionelle gruppe bør absolut have en bredere sammensætning, dels for yderligere at styrke den ekspertise og de forudsætninger for at nærme sig borgerne, som ØSU kan bidrage med, dels fordi det er usandsynligt, at de institutioner, der ikke er repræsenteret i IGI, uden videre vil forstå, anerkende eller ligefrem støtte gruppens beslutninger, jf. meddelelsens formulering om, at "institutionerne noterer sig IGI's beslutninger og de anbefalinger, der fremsættes".

ØSU bør således være repræsenteret i såvel denne gruppe som i det rådgivende organ om information og kommunikation, der foreslås i sidste afsnit i punkt I.1.2 på side 8.

2.4. Praktisk samarbejde - repræsentationer og eksterne kontorer

ØSU har ingen strukturer af denne type, men har udviklet en frugtbar løbende dialog med civilsamfundets organisationer i tredjelande, idet man i de seneste år har lagt særlig vægt på dialogen med ansøgerlandene ("institution building").

Denne ØSU-indsats bør få større opmærksomhed og støtte fra såvel Kommissionens repræsentationer som Europa-Parlamentets eksterne kontorer. Kommissionen har planer om at ændre repræsentationernes og kontorernes mission statements, og i denne forbindelse bør de pålægges (og ikke blot opfordres til):

- at formidle ØSU's publikationer,

- at samarbejde aktivt om ØSU-arrangementer i de pågældende lande,

- at stille faciliteter til rådighed for ØSU-medlemmer og -tjenestemænd, der er udsendt for at forberede sådanne arrangementer,

- at udpege en kontaktperson med henblik på ØSU-aktiviteter.

2.5. Andre institutioner og organer

ØSU (og Regionsudvalget) skulle have været tildelt større opmærksomhed i meddelelsen. Det bemærkes, at den samarbejdsprotokol for ØSU og Kommissionen, der blev undertegnet den 24. september 2001, i meddelelsen omtales som en "fælles erklæring".

Meddelelsen rejser spørgsmålet om klarlæggelsen af de enkelte institutioners rolle. Det er vigtigt, at de øvrige institutioner nøje præciserer ØSU's rolle, når de beskriver beslutningsprocessen. I kraft af sin uafhængighed og naturlige nærhed til borgerne og deres daglige liv kan ØSU bidrage til at skabe større nærhed mellem de europæiske borgere og EU's institutioner, hvilket jo er dét, Kommissionen ønsker.

2.6. Medlemsstaterne og de nationale organer: Parlamenterne og de økonomiske og sociale råd

ØSU bør deltage i fælles aktioner med medlemsstaternes regeringsorganer (side 12, fjerde afsnit). ØSU kunne sammen med de nationale og regionale økonomiske og sociale råd tage initiativ til sådanne aktioner inden for de eksisterende rammer for samarbejde og udveksling samt fungere som mellemled i forhold til de nationale parlamenter.

2.7. Eksternaliseringsmuligheder

Idéen om at oprette et interinstitutionelt informationsagentur er interessant, idet et sådant agentur kan fungere som en fond af ressourcer og færdigheder og samtidig stå i nær kontakt med de forskellige institutioner for at holde sig ajour om deres særlige profil. Kommunikations- og informationsspørgsmålet bør i denne forbindelse angribes på en så uafhængig og ikke mindst professionel måde som muligt med dén menneskelige tilgang - et klart sprog, klare budskaber, vilje til at lytte - som Europas borgere virkelig har savnet.

Eksternalisering gør det muligt at holde sig opdateret om markedssituationen og markedstendenser og undgå at udsende budskaber, der er for formalistiske og administrative. Dette kan bidrage til at sikre kreativitet og originalitet i udformningen af budskaber og præsentationen af institutionernes profil.

ØSU finder dette initiativ interessant og ser sig gerne inddraget i arbejdet med en eventuel oprettelse af et sådant agentur.

2.8. Opfølgning

Som svar på Kommissionens opfordring (sidste afsnit) bør ØSU fokusere på den rolle, som medlemmerne via de organisationer, de repræsenterer, kan spille i medlemsstaterne. Dette falder også i tråd med Kommissionens ønske om først og fremmest at rette indsatsen mod opinionsdannerne og medierne i de enkelte medlemsstater.

- Medlemmerne er ikke blot "multiplikatorer", men fremskaffer oplysninger til såvel deres organisationer som de øvrige kontakter, de har på forskellige niveauer.

- Forbindelserne til de nationale og regionale økonomiske og sociale råd er yderst vigtige, eftersom disse også har en multiplikatoreffekt, der ikke bør glemmes. Generelt er det vigtigt ikke at lade sig paralysere af territorietænkning.

3. Bemærkninger til meddelelsens bilag

3.1. Prioriterede informationsaktiviteter (PRINCE)

I en periode (1996-97) deltog ØSU i disse informationsaktiviteter, hvor man sammen med medlemmer af Parlamentet navnlig beskæftigede sig med euroen. Hvis de prioriterede informationsaktiviteter under PRINCE videreføres, vil ØSU gerne inddrages igen.

3.2. Netværk og relæer

Info-Points Europe (139), informationscentre i landdistrikter (130) og Urban Forums (19): ØSU bør systematisk forsyne disse informationscentre med materiale.

Det er ikke nok at holde sig i kontakt med de største infocentre; det bør også sikres, at man når ud til relæer på lokalt og regionalt niveau, dvs. de netværk, der ikke er finansieret af Kommissionen (folkebiblioteker, lokale myndigheder, handelskamre etc.) såvel som European Documentation Centres (EDC), FIME (Fédération internationale des Maisons de l'Europe) og talergrupperne Team Europe og Groupeuro.

3.3. EUROPA-hjemmesiden

ØSU er repræsenteret i Interinstitutional Internet Editorial Committee og har stået som vært for flere møder.

ØSU står i direkte forbindelse med EUROPA (tovejsinformationsrelæer, opdatering af oplysninger og links).

Med udviklingen af anden generation af EUROPA, EUROPA II, og udtryk som "e-governance" og "e-Commission" kunne ØSU være med på noderne og indføre "e-høring". ØSU - men også andre høringsorganer - kunne blive et uomgængeligt element på Internettet. I denne forbindelse udgør CESlink og AICESIS et godt grundlag, som bør ydes reel støtte.

3.4. Europe Direct

For at kunne behandle det voksende antal e-mails til ØSU's informationsadresse (info@esc.eu.int) er der behov for et tættere samarbejde med Europe Direct. Mange forespørgsler til Kommissionen sendes fejlagtigt til ØSU.

I øvrigt kræver det voksende antal e-mails en hurtig og hensigtsmæssig indsats, hvis man skal overholde "netiketten" vedrørende behandling af e-mail-forespørgsler: De tjenestegrene, der fremskaffer særlige oplysninger, skal påtage sig et ansvar, og der skal oprettes kontaktgrupper, der dækker alle områder og sprog, herunder visse central- og østeuropæiske sprog.

3.5. Besøg

ØSU har en fast gruppe af talere, herunder et antal medlemmer, og modtager hvert år ca. 8000 besøgende, der informeres behørigt om institutionens aktiviteter, ØSU's rolle i EU's beslutningsproces osv.

Det er vigtigt, at talere fra andre institutioner - klart og enkelt - fremfører et tilsvarende budskab, hvor der lægges vægt på samarbejde mellem institutionerne til gavn for en gennemsigtig, demokratisk og holdbar europæisk integration. Det forekommer nødvendigt af og til at informere disse talere om kernen i ØSU's arbejde. Har man et indføringskursus for talere?

Samarbejdet med Kommissionen og EUVP (EU's besøgsprogram) er under alle omstændigheder udmærket og bør styrkes yderligere.

Bruxelles, den 29. november 2001.

Göke Frerichs

Formand for

Det Økonomiske og Sociale Udvalg