Forslag til Rådets forordning (Euratom, EKSF, EF) om ændring af finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (96/C 296/05) KOM(96) 351 endelig udg. - 96/0189(CNS)

(Forelagt af Kommissionen den 29. juli 1996)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 78 h,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 209,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 183,

under henvisning til forslag fra Kommissionen,

under henvisning til udtalelse fra Revisionsretten

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet, og

ud fra følgende betragtninger:

der bør foretages en ændring af finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (1), i det følgende benævnt »finansforordningen«, navnlig med henblik på at forbedre institutionernes økonomiske forvaltning;

der opstår undertiden betydelige forsinkelser i forbindelse med forvaltningen af forpligtelserne, og det er derfor nødvendigt at styrke kontrollen med de løbende forpligtelser;

der må sikres streng kontrol med uddelegeringen af underskriftsbeføjelser, og der må derfor fastsættes et disciplinært og eventuelt et økonomisk ansvar for ansatte, der udøver beføjelser, hvortil de ikke har fået fuldmagt eller underfuldmagt, eller som overskrider grænserne for de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget;

forvaltning af fællesskabsprogrammer ved underentreprise bør ske efter bestemmelser, der sikrer transaktionernes gennemsigtighed, og som fastlægger regler for den regnskabsmæssige behandling af afkast, der kan anvendes til finansiering af de pågældende programmer;

finansinspektøren varetager funktionen som intern revisor i sin institution og skal derfor høres i forbindelse med indførelse og ændring af systemer til udarbejdelse af mængde- og værdifortegnelser samt i forbindelse med indførelse og ændring af de systemer, som de anvisningsberettigede anvender i den økonomiske forvaltning; i øvrigt skal han ligeledes have forelagt analysen af den økonomiske forvaltning;

der skal tages hensyn til de behov, der skyldes anvendelsen af edb-systemer i den økonomiske forvaltning;

regnskabssystemet bør forbedres;

der skal i finansforordningen indføjes passende bestemmelser om bogføring af traditionelle egne indtægter, idet disse på en række punkter adskiller sig fra de andre egne indtægter (moms og BNI);

det må sikres, at der er nøje overensstemmelse mellem de retlige forpligtelser, institutionen indgår, og de regnskabsmæssige forpligtelser, der forelægges for finansinspektøren og registreres i hovedbogholderiet, samtidig med at der bliver en rimelig frist til indgåelse af retlige forpligtelser i de tilfælde, hvor Kommissionens principbeslutning har samme virkning som indgåelse af en udgiftsforpligtelse;

der bør fastsættes tidsfrister for at sikre en tilfredsstillende gennemførelse af den procedure, der skal anvendes, når man ønsker at se bort fra finansinspektørens nægtelse af påtegning;

iværksættelsen af erklæringen om regnskabernes rigtighed gør det nødvendigt at styrke disciplinen i forbindelse med udarbejdelsen af fortegnelser, og det bør ske ved at definere de hverv, der påhviler henholdsvis den anvisningsberettigede og regnskabsføreren;

proceduren for godkendelse af overførsler fra kapitel til kapitel inden for EUGFL, Garantisektionen, bør ændres, idet der gives Kommissionen en yderligere frist til at indgive forslag om overførsel;

finansforordningens afsnit IX bør ændres for at bringe bestemmelserne deri i overensstemmelse med de krav om gennemsigtighed, offentliggørelse og overholdelse af konkurrencereglerne, der findes i Rådets direktiver om indgåelse af aftaler samt i de internationale aftaler, som Fællesskabet har undertegnet -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

Der foretages følgende ændringer i finansforordningen:

1) I artikel 1 foretages følgende ændringer:

a) Stk. 7, første afsnit, affattes således:

»7. Der fastsættes en frist for opfyldelsen af de retlige forpligtelser, der indgås i forbindelse med aktioner, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og det samme gælder for de tilsvarende forpligtelsesforslag. Denne frist skal anføres i forpligtelsesforslagene og meddeles modtageren på hensigtsmæssig måde. De dele af disse forpligtelser, der eventuelt ikke er opfyldt seks måneder efter ovennævnte frist, frigøres i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6.«

b) I stk. 7 indsættes som fjerde afsnit:

»I så fald skal tilpasningen af fristen følgende samme procedure som forpligtelsesforslaget og meddeles modtageren i form af et tillæg til kontrakten eller på enhver anden retlig gyldig måde.«

2) I artikel 7 foretages følgende ændringer:

a) Ændringen vedrører ikke den danske udgave.

b) Stk. 6, første afsnit, affattes således:

»- Som hovedregel bevirker frigørelser i senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor forpligtelsesbevillingerne var opført på budgettet, som følge af manglende eller delvis gennemførelse af de projekter, hvortil bevillingerne er afsat, under budgetposter, hvor der sondres mellem forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, at de tilsvarende bevillinger bortfalder. I øvrigt skal eventuelt uberettiget udbetalte beløb inddrives.«

3) I artikel 22 foretages følgende ændringer:

a) I stk. 4 indsættes som fjerde afsnit:

»En ansat, der foretager anvisning i forbindelse med forpligtelser eller betalinger uden at have fået fuldmagt til det eller ud over de beføjelser, der udtrykkeligt er overdraget ham, er disciplinært og eventuelt økonomisk ansvarlig efter bestemmelserne i afsnit V.«

b) Der indsættes som nyt stykke:

»4a. Når Kommissionen i forbindelse med gennemførelsen af visse programmer gør brug af forskellige former for underentreprise, skal de indgående kontrakter indeholde bestemmelser, der sikrer gennemsigtigheden af de transaktioner, der gennemføres som led i underentreprisen, i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne i artikel 139.

I tilfælde af, at de beløb, der er udbetalt til underleverandører, giver renter, der kan anvendes til finansiering af de pågældende programmer, anvendes følgende fremgangsmåde:

- for renterne af disse beløb skal der regelmæssigt, mindst hvert halve år, udstedes betalingsorder og kontering i oversigten over indtægter

- samtidig opføres der bevillinger for det tilsvarende beløb, både som forpligtelses- og betalingsbevillinger, under den post i oversigten over udgifter, hvor den oprindelige udgift var opført«.

4) Artikel 24, stk. 4 og 5, affattes således:

»Finansinspektøren skal høres i forbindelse med indførelse og ændring af regnskabssystemer og systemer til opstilling af mængde- og værdifortegnelser i hans institution samt i forbindelse med indførelse og ændring af de systemer, som de anvisningsberettigede anvender i den økonomiske forvaltning. Han har adgang til oplysningerne i disse systemer.

Finansinspektøren kontroller udgifts- og indtægtsbilag, om nødvendigt på stedet. Han udfører den interne revision i institutionen, i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne i artikel 139.«

5) I artikel 25 indføjes efter stk. 4 følgende stykke:

»Regnskabsføreren høres i forbindelse med indførelse og ændring af de regnskabssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i den økonomiske forvaltning, såfremt de pågældende systemer er beregnet til at levere oplysninger til hovedbogholderiet. Han får, hvis han anmoder om det, adgang til oplysningerne i disse systemer.«

6) I artikel 27 foretages følgende ændringer:

a) I stk. 2 udgår litra f), og litra g) og h) bliver henholdsvis litra f) og g).

b) Følgende indsættes som stykke 3:

»3. Uanset artikel 4 vil prisen på varer og tjenesteydelser, der leveres til Fællesskaberne, og som inkluderer afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen om privilegier og immuniteter, blive konteret med nettobeløbet.

Refusioner af ovennævnte afgifter anføres særskilt i regnskabet.

c) Stykke 3 og 4 bliver henholdsvis stykke 4 og 5.

d) I stykke 5, der bliver stykke 6, erstattes bogstavet »g)« med bogstavet »f)«, og bogstavet »h)« erstattes med bogstavet »g)«.«

7) I artikel 28 tilføjes som stykke 3:

»3. Uanset bestemmelserne i stk. 1 skal der i forbindelse med de egne indtægter, der er omhandlet i artikel 2, stk. 1 og 2, i Rådets afgørelse 94/728/EF, og som indbetales af medlemsstaterne på faste forfaldstidspunkter, ikke på forhånd foreligge noget overslag over fordringen, idet medlemsstaterne direkte overdrager beløbene til Kommissionen. Den kompetente anvisningsberettigede udsteder i forbindelse med sådanne beløb en indtægtsordre.

For så vidt angår de indtægter, der omhandles i artikel 2, stk. 1, litra a) og b), i nævnte afgørelse, udstedes indtægtsordrerne på grundlag af de månedlige opgørelser over fastlagte afgifter, som medlemsstaterne udarbejder og indsender til Kommissionen.

Indtægtsordrerne stiles til finansinspektøren til påtegning. Når denne har påtegnet dem, registreres de af regnskabsføreren i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelserne, jf. artikel 139.«

8) I artikel 36 foretages følgende ændringer:

a) Ændringen vedrører ikke den danske udgave.

b) Stk. 2 og 3 affattes således:

»2. Beslutninger truffet af Kommissionen i overensstemmelse med de bestemmelser, hvorefter den bemyndiges til at yde finansiel støtte fra de forskellige fonde eller tilsvarende aktioner, sidestilles med indgåelse af en udgiftsforpligtelse, jf. dog artikel 99. Sådanne forpligtelser dækker indtil den 31. december i år n+1 samtlige omkostninger i forbindelse med de retligt bindende enkeltforpligtelser vedrørende nævnte beslutninger, medmindre der heri fastsættes en anden gennemførelsesfrist i medfør af ovennævnte bestemmelser.

I den gennemførelsesperiode, der nævnes i første afsnit, registreres indgåelsen af hver retligt bindende enkeltforpligtelse af den anvisningsberettigede i hovedbogholderiet, idet den afskrives på den i første afsnit nævnte forpligtelse.

Efter udløbet af den fastsatte frist frigøres den uudnyttede saldo.

3. De nærmere regler for gennemførelse af stk. 1 og 2 skal, under hensyn til de reelle behov, sikre nøjagtig bogføring af forpligtelser og anvisninger og kontrol med overensstemmelsen mellem de retligt bindende enkeltforpligtelser og den samlede budgetforpligtelse ifølge Kommissionens beslutning. Disse regler fastsættes ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 139.«.

9) Artikel 39, stk. 2 og 3, affattes således:

»Hvis påtegningen afslås, og den anvisningsberettigede fastholder sit forslag, forelægges spørgsmålet senest to måneder efter, at påtegningen blev afslået, til afgørelse for den øverste myndighed i den af de i artikel 22, stk. 1 og 2, nævnte institutioner, som spørgsmålet vedrører.

Bortset fra tilfælde, hvor der er tvivl om bevillingernes tilstedeværelse, kan den øverste myndighed i hver institution ved en behørigt begrundet afgørelse truffet udelukkende på myndighedens ansvar se bort fra afslaget. En sådan afgørelse har retskraft med virkning fra det tidspunkt, hvor påtegningen blev afslået. Afgørelsen skal træffes senest den 15. februar i år n+1. Den meddeles finansinspektøren til orientering. Hver institutions øverste myndighed meddeler Revisionsretten alle sådanne afgørelser inden for en måned.«

10) I artikel 44, tredje led, sættes punktum efter udtrykket »national valuta«. Derefter tilføjes følgende tekst:

»Hvis betalingsordrerne overføres til bankerne ved hjælp af edb, kræves beløbet ikke angivet med bogstaver«.

11) I artikel 65 tilføjes efter stk. 2 følgende tre nye stykker:

»Det mængde- og værdifortegnelsessystem, der udarbejdes og forvaltes af den anvisningsberettigede med teknisk bistand fra regnskabsføreren og under dennes tekniske tilsyn skal give hovedbogholderiet de oplysninger, der er nødvendige til opstilling af institutionens balance.

Derfor indrettes mængde- og værdifortegnelses- og regnskabssystemer, så det sikres, at oplysningerne fra de respektive systemer stemmer overens, og at transaktionerne ved revision kan følges fra anskaffelsen af et gode og dets registrering i fortegnelsen og indtil det udrangeres eller kasseres.

Institutionerne vedtager hver for sig bestemmelser om forvaring af de goder, der er opført på deres respektive balancer, og udpeger de administrative tjenestegrene, der er ansvarlige for mængde- og værdifortegnelsessystemet.«

12) I artikel 70 følgende ændringer:

a) I stk. 1 erstattes ordet »driftsposter« med udtrykket »udgifts- og indtægtsposter«.

b) Stk. 2, litra a), affattes således:

»a) indtægts- og udgiftsposter, der opdeles i følgende to særskilte kategorier:

- budgetmæssige udgifts- og indtægtsposter, der gør det muligt at følge budgettets gennemførelse og bestemme regnskabsårets saldo

- ikke-budgetmæssige udgifts- og indtægtsposter, der supplerer den foregående kategori og gør det muligt at bestemme et bredere regnskabsresultat«.

13) Som artikel 70a indsættes:

»Artikel 70a

Hvad angår behandlingen af værdiforringelsen af aktiver, fastsættes afskrivningsregler og regler for oprettelse af formålsbestemte reserver ved gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 139.«

14) Artikel 79 affattes således:

»Hver institution sender senest den 1. marts Kommissionen de oplysninger, den har brug for ved opstilling af forvaltningsregnskabet og balancen, samt et bidrag til analysen af den økonomiske forvaltning, jf. artikel 80, efter at have forelagt oplysningerne og bidraget for den pågældende institutions finansinspektør.«

15) I artikel 104, stk. 2, erstattes udtrykket »en måned« med udtrykket »21 dage«.

16) Artikel 109, stk. 3, affattes således:

»Modtageren forelægger Kommissionen resultatet af gennemgangen af buddene samt et forslag om, hvem kontrakten skal tildeles, til godkendelse. Modtageren undertegner aftaler, kontrakter, tillægskontrakter og overslag og sender dem til Kommissionen. Kommissionen indgår eventuelle enkeltforpligtelser for kontrakter, tillægskontrakter og overslag efter procedurerne i artikel 36 til 39. Enkeltforpligtelserne afskrives på de forpligtelser, der er indgået i forbindelse med finansieringsaftaler, jf. artikel 106, stk. 2, i overensstemmelse med bestemmelsen i artikel 36, stk. 2, andet afsnit.«

17) Artikel 112 affattes således:

»Uanset afsnit IV finder denne del anvendelse i de tilfælde, hvor Kommissionen, i forbindelse med bistand til tredjelande finansieret over De Europæiske Fællesskabers budget, optræder som ordregivende myndighed ved indgåelse af aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb eller tjenesteydelser, der ikke er omfattet af bestemmelserne i Rådets direktiver om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb eller tjenesteydelser, eller af den multilaterale aftale om offentlige aftaler indgået inden for rammerne af Verdenshandelsorganisationen.«

18) Artikel 113 affattes således:

»Den procedure, der skal følges ved indgåelse af aftaler om bygge- og anlægsarbejder, indkøb eller tjenesteydelser finansieret over De Europæiske Fællesskabers budget til fordel for bistandsmodtagere i tredjelande, fastlægges i finansieringsaftalen eller kontrakten under hensyn til nedenstående principper.«

Artikel 2

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

(1) EFT nr. L 356 af 31. 12. 1977, s. 1, senest ændret ved Rådets forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 2335/95 af 18. september 1995 (EFT nr. L 240 af 7. 10. 1995, s. 12).