BILAG 2

EKSPERTPANELETS FORRETNINGSORDEN

I procedurerne for ekspertpaneler i henhold til kapitel 16 (Handel og bæredygtig udvikling) i aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab gælder følgende regler:

I. Definitioner

I denne forretningsorden forstås ved:

a)	"administrativt personale": i forbindelse med en ekspert, personer, der arbejder under dennes ledelse og tilsyn, dog ikke assistenter

b)	"rådgiver": en person, som af en part er udpeget til at rådgive eller bistå den pågældende part i forbindelse med panelproceduren, og som ikke er repræsentant for denne part

c)	"aftale": aftalen mellem Den Europæiske Union og Japan om et økonomisk partnerskab

d)	"assistent": en person, som efter mandat fra en ekspert foretager undersøgelser for eller bistår eksperten

e)	"adfærdskodeks": den adfærdskodeks for voldgiftsmænd, der er omhandlet i aftalens artikel 21.30 og vedtaget ved afgørelse nr. 1/2019 af 10. april 2019 truffet af det blandede udvalg under aftalen

f)	"udvalg": Udvalget for Handel og Bæredygtig Udvikling, der er nedsat i henhold til aftalens artikel 22.3

g)	"dage": kalenderdage

h)	"ekspert": et medlem af et panel

i)	"panel": et ekspertpanel, der er nedsat i henhold til aftalens artikel 16.18, stk. 1

j)	"procedurer": procedurer ved panelet

k)	"repræsentant": i forbindelse med en part, en embedsmand eller enhver anden person i et ministerium, en offentlig myndighed eller ethvert andet offentligt organ i en part samt andet personale, som parten har udpeget til sin repræsentant med henblik på panelprocedurerne.

l)	"anmodende part": den part, som anmoder om indkaldelse af et panel i henhold til aftalens artikel 16.18, stk. 1, og

m)	"svarende part": den part, som modtager en anmodning fra den anmodende part om indkaldelse af et panel i henhold til aftalens artikel 16.18, stk. 1.

II. Udnævnelse af eksperter

Medformanden fra den anmodende part i det udvalg, der er nedsat ved aftalens artikel 16.13, er ansvarlig for tilrettelæggelse af den lodtrækning, der er omhandlet i aftalens artikel 16.18, stk. 4, litra c), og underretter i god tid medformanden fra den svarende part om datoen, tidspunktet og stedet for lodtrækningen. Formanden fra den svarende part kan være til stede eller være repræsenteret af en anden person ved lodtrækningen. Repræsentanter for begge parter kan også være til stede. Lodtrækningen skal under alle omstændigheder foretages under overværelse af den eller de parter, der er til stede.

Parterne underretter skriftligt hver af de personer, der er udnævnt til at fungere som ekspert i henhold til aftalens artikel 16.18, om vedkommendes udnævnelse. Hver af disse personer bekræfter sin disponibilitet over for begge parter senest fem dage fra den dato, hvor vedkommende blev underrettet om sin udnævnelse.

III. Adfærdskodeks

Adfærdskodeksen finder tilsvarende anvendelse på eksperterne i ekspertpanelet.

IV. Organisatorisk møde

Medmindre parterne aftaler andet, mødes de med panelet senest syv dage efter dets nedsættelse for at tage stilling til spørgsmål, som parterne eller panelet anser for relevante, herunder:

a)	det vederlag, der skal udbetales til eksperter, og godtgørelsen af deres udgifter, som skal være i overensstemmelse med WTO-standarder og -kriterier

b)	udgifter til assistenter eller administrativt personale, som en ekspert kan beslutte at ansætte; idet det samlede vederlag til hver eksperts assistent eller administrative personale ikke må overstige 50 % af den pågældende eksperts vederlag, medmindre parterne aftaler andet, og

c)	tidsplanen for proceduren, der fastlægges på grundlag af den tidszone, som den svarende part ligger i.

Kun eksperter og repræsentanter for parterne, der er embedsmænd, eller andre personer i et ministerium, en offentlig myndighed eller ethvert andet offentligt organ kan deltage i dette møde ved personligt fremmøde eller pr. telefon- eller videokonference.

V. Underretninger

Anmodninger, meddelelser, skriftlige indlæg eller andre dokumenter fremsendt af:

a)	panelet sendes til begge parter på samme tid

b)	en part, som er rettet til panelet, sendes i kopi til den anden part på samme tid, og

c)	en part, som er rettet til den anden part, sendes i kopi til panelet på samme tid, hvis det er relevant.

De underretninger, der er omhandlet i stk. 6, sendes pr. e-mail, eller, hvis det er relevant, ved hjælp af et andet telekommunikationsmiddel, som giver bevis for fremsendelsen deraf. Medmindre andet bevises, anses en sådan underretning for at være modtaget på datoen for dens fremsendelse.

Mindre rent formelle fejl i anmodninger, meddelelser, skriftlige indlæg eller andre dokumenter vedrørende panelproceduren kan berigtiges ved indgivelse af et nyt dokument, hvori ændringerne klart er angivet.

Hvis fristen for fremsendelse af et dokument er en lovfæstet fridag i Japan eller Den Europæiske Union eller enhver anden dag, hvor en parts regeringskontorer er officielt lukkede eller lukkede på grund af force majeure, anses dokumentet for at være modtaget den efterfølgende arbejdsdag. Hver part fremlægger på det organisatoriske møde, der er omhandlet i stk. 5, en liste over sine lovfæstede fridage og alle andre dage, hvor parternes kontorer er officielt lukkede. Hver part holder sin liste ajourført i løbet af panelproceduren.

VI. Skriftlige indlæg

10.

Den anmodende part afgiver sit skriftlige indlæg senest 20 dage efter datoen for nedsættelse af panelet. Den svarende part afgiver sit skriftlige modindlæg senest 20 dage efter datoen for modtagelse af den anmodende parts skriftlige indlæg.

VII. Anmodninger om oplysninger og rådgivning

11.

I overensstemmelse med aftalens artikel 16.18, stk. 3, bør panelet indhente oplysninger og rådgivning fra de relevante internationale organisationer eller organer om spørgsmål vedrørende Den Internationale Arbejdsorganisations instrumenter eller multilaterale miljøaftaler, alt efter hvad det finder hensigtsmæssigt.

12.

Inden panelet indhenter oplysninger og rådgivning fra de enheder, der er omhandlet i stk. 11, giver det parterne mulighed for at fremsætte bemærkninger til listen over enheder og de anmodninger, der skal rettes til dem.

13.

Panelet forelægger alle oplysninger, der er indhentet i henhold til stk. 11, for parterne, som skal have mulighed for at fremsætte bemærkninger til disse oplysninger.

VIII. Arbejdsgang i panelet

14.

Formanden for panelet leder alle panelets møder. Et panel kan bemyndige formanden til at træffe administrative og proceduremæssige afgørelser.

15.

Medmindre der i aftalens artikel 16.18 eller i denne forretningsorden er fastsat andet, kan panelet varetage sine opgaver på enhver vis, herunder pr. telefon, telefax eller computer.

16.

Hvis der opstår proceduremæssige spørgsmål, som ikke er omfattet af bestemmelserne i aftalens artikel 16.18 eller denne forretningsorden, kan panelet efter at have hørt parterne vedtage en hensigtsmæssig procedure, der er forenelig med disse bestemmelser.

17.

Panelet kan ændre andre frister end de frister, der er fastsat i aftalens artikel 16.18, og foretage andre proceduremæssige eller administrative justeringer i proceduren efter samråd med parterne. Når panelet hører parterne, underretter det skriftligt parterne om den foreslåede ændring eller justering og om grundene hertil.

IX. Høringer

18.

Formanden for panelet bestemmer på grundlag af den tidsplan, der er fastsat i medfør af stk. 5, og efter samråd med parterne og de øvrige eksperter, datoen og tidspunktet for høringen.

19.

Medmindre parterne aftaler andet, skal mødestedet gå på skift mellem parterne, idet det første møde afholdes hos den svarende part. Medmindre parterne aftaler andet, skal den part, hos hvem høringen finder sted:

a)	bestemme, hvor høringen skal finde sted, og underrette panelets formand herom, og

b)	varetage den logistiske administration af høringen.

20.

Medmindre parterne aftaler andet, og uden at det berører stk. 49, deler parterne udgifterne til den logistiske administration af høringen.

21.

Panelets formand underretter i god tid skriftligt parterne om datoen, tidspunktet og stedet for høringen. Medmindre høringen er lukket for offentligheden, stiller den part, hvor høringen finder sted, disse oplysninger til rådighed for offentligheden.

22.

Der bør som hovedregel kun gennemføres en høring. Hvis tvisten vedrører særligt komplekse spørgsmål, kan panelet indkalde til yderligere høringer på eget initiativ eller efter anmodning fra en af parterne efter at have hørt parterne. For hver yderligere høring finder stk. 18-21 tilsvarende anvendelse.

23.

Alle panelets høringer skal være åbne for offentligheden, medmindre parterne aftaler andet, eller en parts indlæg og anbringender indeholder fortrolige oplysninger. Der bør ikke være nogen lydoptagelse eller visuel optagelse af høringen fra offentlighedens side. Høringer, der afholdes for lukkede døre, er fortrolige i overensstemmelse med stk. 39.

24.

Samtlige eksperter skal være til stede under hele høringsforløbet.

25.

Medmindre parterne aftaler andet, kan følgende personer deltage i høringen, uanset om denne er offentlig:

a)	parternes repræsentanter

rådgivere

c)	assistenter og administrativt personale

d)	tolke, oversættere og panelets retsskrivere, og

e)	repræsentanter for de relevante internationale organisationer eller organer, hvis panelet beslutter dette, jf. aftalens artikel 16.18, stk. 3.

26.

Senest fem dage inden datoen for en høring skal hver part give panelet en liste med navnene på de personer, der på den pågældende parts vegne vil fremføre mundtlige anbringender eller indlæg under høringen, og på andre repræsentanter og rådgivere, som vil deltage i høringen.

27.

Panelet gennemfører høringen på følgende måde, idet det sikres, at den anmodende part og den svarende part får tildelt lige meget tid til både anbringende og modanbringende:

Anbringende

a)	den anmodende parts anbringende, og

b)	den svarende parts anbringende

Modanbringende

a)	den anmodende parts replik, og

b)	den svarende parts duplik.

28.

Panelet kan når som helst under høringen stille spørgsmål til begge parter.

29.

Panelet skal sørge for, at der udarbejdes et referat af høringen, og at det sendes til parterne hurtigst muligt efter høringen. Parterne kan fremsætte bemærkninger til referatet, og panelet kan medtage disse bemærkninger i sine overvejelser.

30.

Senest 10 dage efter høringen kan hver part afgive et supplerende skriftligt indlæg vedrørende spørgsmål, der opstod under høringen.

X. Drøftelser

31.

Kun eksperterne kan deltage i panelets drøftelser.

XI. Skriftlige forespørgsler

32.

Panelet kan når som helst under procedurerne rette skriftlige forespørgsler til en eller begge parter. Forespørgsler rettet til den ene part sendes i kopi til den anden part.

33.

Hver part sender den anden part en kopi af sin besvarelse af panelets forespørgsler. En part har mulighed for at fremsætte skriftlige bemærkninger til den anden parts besvarelse inden for en frist på fem dage efter modtagelsen af kopien af besvarelsen.

XII. Udskiftning af eksperter

34.

Hvis nogle af det oprindelige panels eksperter trækker sig tilbage, ikke er i stand til at deltage eller på anden vis skal udskiftes i panelprocedurer i henhold til aftalens artikel 16.18, finder aftalens artikel 16.18, stk. 4, tilsvarende anvendelse.

35.

Hvis en part finder, at en ekspert ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen og derfor bør udskiftes, underretter denne part den anden part herom senest 15 dage efter at have fået tilstrækkeligt bevis for ekspertens manglende opfyldelse af kravene i adfærdskodeksen.

36.

Hvis en part finder, at en ekspert, bortset fra formanden, ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, rådfører parterne sig med hinanden, og, hvis de er enige herom, vælger de en ny ekspert i overensstemmelse med stk. 34.

Hvis parterne ikke er enige om, hvorvidt eksperten bør udskiftes, kan de hver især anmode om, at sagen henvises til panelets formand, hvis afgørelse er endelig.

Hvis formanden efter denne anmodning finder, at eksperten ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, udvælges en ny ekspert i overensstemmelse med stk. 34.

37.

Hvis en part finder, at panelets formand ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, rådfører parterne sig med hinanden, og, hvis de er enige herom, vælger de en ny formand i overensstemmelse med stk. 34.

Hvis parterne ikke er enige om, hvorvidt formanden bør udskiftes, kan de hver især anmode om, at sagen henvises til de øvrige to eksperter. Eksperterne træffer senest 10 dage efter indgivelsen af anmodningen afgørelse om, hvorvidt formanden for panelet bør udskiftes. Eksperternes afgørelse om, hvorvidt formanden bør udskiftes, er endelig.

Hvis eksperterne finder, at formanden ikke opfylder kravene i adfærdskodeksen, udvælges en ny formand i overensstemmelse med stk. 34.

38.

Proceduren suspenderes i den tid, det tager at gennemføre procedurerne i stk. 34-37.

XIII. Fortrolig behandling af oplysninger

39.

Panelet og parterne skal behandle alle oplysninger, som en part forelægger panelet og har udpeget som fortrolige, som sådanne. Hvis en part forelægger panelet en fortrolig udgave af sine skriftlige indlæg, skal denne også efter anmodning fra den anden part senest 20 dage efter datoen for anmodningen fremsende en ikke-fortrolig udgave af indlæggene, som kan offentliggøres. Intet i denne forretningsorden er til hinder for, at en part offentliggør sine egne indlæg, så længe denne ikke offentliggør oplysninger, som den anden part har klassificeret som fortrolige. Panelet mødes for lukkede døre, hvis en parts indlæg og anbringender indeholder fortrolige oplysninger. Panelet og parterne holder panelets høring fortrolig, hvis høringen afholdes for lukkede døre.

XIV. Ex-parte-kontakter

40.

Panelet må ikke mødes eller kommunikere med en part i den anden parts fravær.

41.

Ingen ekspert må i de andre eksperters fravær drøfte et aspekt ved det emne, der er genstand for proceduren, med en eller begge parter.

XV. Amicus curiae-indlæg

42.

Medmindre parterne aftaler andet senest tre dage efter datoen for nedsættelsen af panelet, kan panelet modtage uanmodede skriftlige indlæg fra fysiske personer fra en part eller juridiske personer, der er etableret på en parts område, og som er uafhængige af parternes regeringer, forudsat at indlæggene modtages senest 10 dage efter datoen for nedsættelsen af panelet.

43.

Indlæggene skal være kortfattede og under ingen omstændigheder længere end 15 sider med dobbelt linjeafstand og skal have direkte relevans for et faktuelt eller retligt spørgsmål, der er under behandling i panelet. Indlæggene skal indeholde en beskrivelse af den person, der har indgivet indlægget, herunder:

a)	for en fysisk person, vedkommendes nationalitet, og

b)	for en juridisk person, dennes etableringssted, arten af dens aktiviteter, dens retlige status, generelle mål og finansieringskilde.

Enhver person skal i sine indlæg angive, hvilken interesse vedkommende har i procedurerne. Indlæggene skal være affattet på de sprog, som parterne har valgt i overensstemmelse med denne forretningsordens stk. 45 og 46.

44.

Panelet skal i sin rapport opregne alle de indlæg, som det har modtaget i overensstemmelse med stk. 42 og 43. Panelet er ikke forpligtet til i sin rapport at behandle de anbringender, der fremlægges i disse indlæg. Indlæggene skal tilsendes parterne med henblik på deres bemærkninger. Panelet tager hensyn til de bemærkninger fra parterne, som er indsendt til panelet inden for en frist på 30 dage.

XVI. Sprog og oversættelse

45.

Under de konsultationer, der er omhandlet i aftalens artikel 16.17, og senest på det organisatoriske møde, der er omhandlet i stk. 5, bestræber parterne sig på at nå til enighed om et fælles arbejdssprog til brug under panelets procedure. Senest 90 dage efter, at udvalget har vedtaget denne forretningsorden, meddeler hver part den anden part en liste over sine foretrukne sprog i overensstemmelse med aftalens artikel 16.18, stk. 2. Listen skal indeholde mindst ét af WTO's arbejdssprog.

46.

Hvis parterne ikke kan nå til enighed om et fælles arbejdssprog, indgiver hver part sine skriftlige indlæg på det valgte sprog og indgiver samtidig en oversættelse til ét af WTO's arbejdssprog, som den anden part har givet meddelelse om i henhold til stk. 45, hvis det er relevant. Den part, der er ansvarlig for tilrettelæggelsen af den mundtlige høring, sørger for tolkning af mundtlige indlæg til samme arbejdssprog i WTO, hvis det er relevant.

47.

Panelets interimsrapport og endelige rapport udfærdiges på det fælles arbejdssprog. Hvis parterne ikke er nået til enighed om et fælles arbejdssprog, udfærdiges panelets interimsrapport og endelige rapport på WTO's arbejdssprog, jf. stk. 46.

48.

En part kan fremsætte bemærkninger til nøjagtigheden af en oversat udgave af et dokument, der er udarbejdet i henhold til denne forretningsorden.

49.

Hvis der kræves en oversættelse eller tolkning til en parts skriftlige og mundtlige indlæg på det relevante arbejdssprog i WTO, afholder den pågældende part omkostningerne herved.

XVII. Panelrapport

50.

Panelet forelægger parterne en foreløbig og en endelig rapport i overensstemmelse med aftalens artikel 16.18, stk. 5. Den endelige rapport skal offentliggøres. Panelet bør ikke offentliggøre sin rapport, før den offentliggøres af parterne.

XVIII. Revision

51.

Denne forretningsorden kan revideres efter aftale mellem parterne.