1.   Det Særlige Udvalg for Geografiske Betegnelser og Handel med Vin og Spiritus (»det særlige udvalg«), der er nedsat i henhold til artikel 13 i protokol 3 til den økonomiske partnerskabsaftale mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og SADC-ØPA-landene på den anden side (»aftalen«), varetager sine opgaver i overensstemmelse med artikel 1, 13 og 14 i nævnte protokol.

2.   Ved henvisning i denne forretningsorden til »parterne« forstås parterne som defineret i artikel 1 i protokol 3 til aftalen.

3.   Det særlige udvalg sammensættes af repræsentanter for parterne.

4.   Formandskabet for møderne i det særlige udvalg udøves på skift af henholdsvis en embedsmand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra de SADC-ØPA-lande, der har tiltrådt protokol 3. I Sydafrikas tilfælde vil det være en embedsmand fra Department of Trade, Industry and Competition.

5.   Det første mandat som omhandlet i stk. 4 begynder på den dato, hvor det første møde i det særlige udvalg afholdes, og slutter den 31. december det samme år.

1.   Det særlige udvalg træder sammen med regelmæssige mellemrum mindst én gang om året og efter anmodning fra en af parterne. Møderne afholdes skiftevis i Bruxelles og i et af de SADC-ØPA-lande, der har tiltrådt protokol 3, medmindre parterne aftaler andet.

2.   Medmindre parterne aftaler andet, indkalder den part, der varetager formandskabet, efter samråd med den anden part eller parter alt efter omstændighederne, til møde i det særlige udvalg.

3.   Parterne kan aftale alternative ordninger til at håndtere udveksling af dokumenter ved hjælp af elektroniske midler, hvis møder gennemføres som video- eller telefonmøder, eller andre midler, som parterne aftaler, og som er hensigtsmæssige i forhold til mødets dagsorden.

1.   Den part, der er vært for mødet i det særlige udvalg, fungerer som sekretariat for det særlige udvalg (»sekretariatet«).

2.   Når mødet finder sted inden for rammerne af artikel 2, stk. 3, fungerer den part, der har formandskabet, som sekretariat.

1.   Hvis forhandlingerne i det særlige udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretariatet som dokumenter fra det særlige udvalg.

2.   Parterne kan aftale at etablere en sikker måde at udveksle dokumenter på og, hvis undertegnelse af dokumenter er nødvendig, anvendelse af elektronisk underskrift med forbehold af parternes respektive love. Parterne oplyser hinanden om egen lovgivning, som sikrer den elektroniske signaturs gyldighed.

1.   Sekretariatet indkalder parterne til møde og anmoder om bidrag til dagsordenen senest tredive (30) dage før mødet. I tilfælde af en hastesag eller uforudsete omstændigheder, som skal behandles, kan der indkaldes til møde med kort varsel.

2.   Sekretariatet udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den sendes af sekretariatet til formanden og til medlemmerne af det særlige udvalg senest fjorten (14) dage før mødet.

3.   Den foreløbige dagsorden omfatter punkter, som sekretariatet har modtaget fra en part med anmodning om optagelse på dagsordenen.

4.   Dagsordenen vedtages af det særlige udvalg ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

5.   Parterne kan aftale at indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

1.   Medmindre parterne aftaler andet, udarbejder sekretariatet et referat af hvert møde ved afslutningen af mødet.

2.   Referatet af mødet skal som hovedregel omfatte den endelige dagsorden, et resumé af drøftelserne under hvert dagsordenspunkt og, hvor det er relevant, afgørelser og henstillinger vedtaget af det særlige udvalg.

3.   Referatet afsluttes og godkendes af parterne snarest muligt og ikke senere end 60 dage efter mødets afholdelse.

4.   Der sendes en kopi af referatet til sekretariatet for Trade and Development Committee, og parterne oplyser om nødvenligt mundtligt Trade and Development Committee om resultaterne af møderne.

1.   I overensstemmelse med artikel 13, stk. 3, i protokol 3 til aftalen kan det særlige udvalg fremsætte henstillinger og vedtage afgørelser ved konsensus i de tilfælde, der er omhandlet i protokol 3 til aftalen.

2.   Hvis det særlige udvalg er bemyndiget til at vedtage afgørelser eller henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« i mødereferatet omhandlet i artikel 7. Sekretariatet påfører alle vedtagne afgørelser og henstillinger et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse eller henstilling angives datoen for dens ikrafttrædelse.

3.   I perioden mellem møderne kan det særlige udvalg vedtage afgørelser og henstillinger ved skriftlig procedure eller elektronisk, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem repræsentanter for parterne.

4.   Afgørelser og henstillinger vedtaget af det særlige udvalg skal bekræftes ved hjælp af to originale kopier underskrevet af en repræsentant for hver part.

1.   Møderne i det særlige udvalg er ikke offentlige, medmindre andet bestemmes af parterne.

2.   Parterne offentliggør det særlige udvalgs afgørelser og henstillinger på et egnet medium. Hver part kan beslutte at offentliggøre referatet af hvert møde på et egnet medium.

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det særlige udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder, formidling af tolkning og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.