(1)

Det Europæiske Miljøagentur (herefter kaldet »agenturet«) har beføjelse til at foretage administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer i overensstemmelse med vedtægten for tjenestemænd ved Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union, som er fastlagt i Rådets forordning (EØS, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (»personalevedtægten«) (3), og med afgørelsen fra EEA's bestyrelse af 15. februar 2013 om gennemførelse af administrative undersøgelser og disciplinær forfølgning. Om nødvendigt henvises sager også til OLAF.

(2)

Agenturets ansatte er forpligtet til at indberette eventuelle ulovlige aktiviteter, herunder svig og korruption, som er til skade for Unionens interesser. De ansatte er også forpligtet til at indberette adfærd under udførelse af arbejdsopgaver, som kan være en alvorlig tilsidesættelse af de forpligtelser, der påhviler Unionens tjenestemænd. Dette reguleres af afgørelsen truffet af EEA's bestyrelse om retningslinjer for whistleblowing af 24. april 2018 (afgørelse EEA/MB/2018/011).

(3)

Agenturet har fastlagt en politik, der skal forebygge og effektivt behandle faktiske eller potentielle tilfælde af psykisk eller seksuel chikane på arbejdspladsen, jf. bestyrelsens afgørelse af 13. juni 2017 om EEA's politik om beskyttelse af menneskers værdighed og forebyggelse af psykisk og seksuel chikane (afgørelse EEA/MB/2017/011). I afgørelsen fastsættes en uformel procedure, som giver det formodede offer for chikane mulighed for at kontakte agenturets »fortrolige« rådgivere.

(4)

Agenturet er omfattet af både interne og eksterne revisioner vedrørende sine aktiviteter.

(5)

I forbindelse med sådanne administrative undersøgelser, revisioner og efterforskninger samarbejder agenturet med andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer.

(6)

Agenturet kan samarbejde med tredjelandes nationale myndigheder og internationale organisationer, enten efter anmodning eller på eget initiativ.

(7)

Agenturet kan også samarbejde med EU-medlemsstaternes offentlige myndigheder, enten efter anmodning eller på eget initiativ.

(8)

Agenturet er involveret i sager ved Den Europæiske Unions Domstol, enten ved at indbringe sager for Domstolen eller forsvare en afgørelse, som det har truffet, og som er blevet anfægtet ved Domstolen, eller ved at indtræde i retstvister, der er relevante for dets egne opgaver. I denne forbindelse kan det være nødvendigt for agenturet at sikre, at de personoplysninger, der indgår i dokumenter, som er indhentet af parterne eller intervenienterne, behandles fortroligt.

(9)

For at kunne udføre sine opgaver indsamler og behandler agenturet oplysninger og flere kategorier af personoplysninger, herunder information til identifikation af fysiske personer, kontaktoplysninger, information om arbejdsroller og -opgaver, information om adfærd og indsats i privatlivet og i jobfunktioner samt finansielle data. Agenturet fungerer som dataansvarlig.

(10)

I henhold til forordning (EU) 2018/1725 (herefter kaldet »forordningen«) er agenturet derfor forpligtet til at give de registrerede oplysninger om disse behandlingsaktiviteter og respektere deres rettigheder som registrerede.

(11)

Det kan være nødvendigt for agenturet at forene disse rettigheder med formålene med administrative undersøgelser, revisioner, efterforskninger og retssager. Det kan også være nødvendigt at afveje en registrerets rettigheder over for andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. I den forbindelse giver artikel 25 i forordningen på strenge betingelser agenturet mulighed for at begrænse anvendelsen af artikel 14-22, 35 og 36 samt artikel 4, for så vidt som dens bestemmelser svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 14-20. Medmindre der er fastsat begrænsninger i en retsakt, der er vedtaget på grundlag af traktaterne, er det nødvendigt at vedtage interne regler, i henhold til hvilke agenturet har ret til at begrænse disse rettigheder.

(12)

Agenturet kan eksempelvis blive nødt til at begrænse de oplysninger, som det giver en registreret om behandlingen af vedkommendes personoplysninger i den indledende vurderingsfase af en administrativ undersøgelse eller i løbet af selve undersøgelsen, forud for en eventuel henlæggelse af sagen eller under den disciplinære fase. Under visse omstændigheder kan det i alvorlig grad berøre agenturets evne til at gennemføre undersøgelsen på en effektiv måde, hvis der f.eks. er risiko for, at den pågældende person kunne tilintetgøre bevismateriale eller påvirke potentielle vidner, inden de afhøres. Agenturet kan også blive nødt til at beskytte vidners samt andre involverede personers rettigheder og frihedsrettigheder.

(13)

Det kan være nødvendigt at beskytte anonymiteten af et vidne eller en whistleblower, der har anmodet om ikke at blive identificeret. I så fald kan agenturet beslutte at begrænse adgangen til sådanne personers identitet, erklæringer og andre personoplysninger for at beskytte deres rettigheder og frihedsrettigheder.

(14)

Det kan være nødvendigt at beskytte fortrolige oplysninger vedrørende en ansat, der har kontaktet agenturets fortrolige rådgivere i forbindelse med en procedure vedrørende chikane. I sådanne tilfælde kan agenturet blive nødt til at begrænse adgangen til det formodede offers, den formodede chikanørs og andre involverede personers identitet, erklæringer og andre personoplysninger for at beskytte alle berørtes rettigheder og frihedsrettigheder.

(15)

Agenturet bør kun anvende begrænsninger, når de respekterer det væsentligste indhold af grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og er en nødvendig og forholdsmæssig foranstaltning i et demokratisk samfund. Agenturet bør fremlægge en begrundelse, der forklarer årsagerne til disse begrænsninger.

(16)

På grundlag af princippet om ansvarlighed fører agenturet en fortegnelse over sin anvendelse af begrænsninger.

(17)

Når agenturet under udførelsen af sit hverv behandler personoplysninger, der udveksles med andre organisationer, bør agenturet og disse organisationer høre hinanden om de potentielle begrundelser for at indføre begrænsninger og om nødvendigheden og forholdsmæssigheden af disse begrænsninger, medmindre dette vil bringe agenturets aktiviteter i fare.

(18)

I henhold til artikel 25, stk. 6, i forordningen skal den dataansvarlige underrette de registrerede om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, og om deres ret til at indgive en klage til EDPS.

(19)

I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordningen har agenturet ret til at udsætte, udelade eller afvise at underrette den registrerede om årsagerne til anvendelsen af en begrænsning, hvis dette på nogen måde ville ophæve virkningen af begrænsningen. Agenturet bør i hvert enkelt tilfælde vurdere, om underretningen om begrænsningen ville ophæve dens virkning.

(20)

Agenturet bør ophæve begrænsningen, så snart de omstændigheder, der ligger til grund for begrænsningen, ikke længere er til stede, og vurdere disse omstændigheder regelmæssigt.

(21)

For at sikre den størst mulige beskyttelse af de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder og i overensstemmelse med artikel 44, stk. 1, i forordningen bør den databeskyttelsesansvarlige høres i god tid om eventuelle begrænsninger, der måtte blive anvendt, og kontrollere deres overensstemmelse med denne afgørelse.

(22)

I artikel 16, stk. 5, og artikel 17, stk. 4, i forordningen fastsættes undtagelser for registreredes ret til oplysninger og indsigtsret. Hvis disse undtagelser finder anvendelse, behøver agenturet ikke at anvende en begrænsning i henhold til denne afgørelse —