1.   I overensstemmelse med artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725 (»forordningen«) fastsætter denne afgørelse regler for de betingelser, under hvilke EU-Udenrigstjenesten inden for rammerne af sine aktiviteter som omhandlet i stk. 2 kan begrænse anvendelsen af sine rettigheder og forpligtelser i henhold til forordningens artikel 14-21, artikel 35 og artikel 36 samt artikel 4, for så vidt bestemmelserne deri svarer til rettighederne og forpligtelserne i samme artikel 14-21.

2.   Denne afgørelse finder anvendelse på EU-Udenrigstjenestens behandling af personoplysninger i forbindelse med følgende aktiviteter:

I forbindelse med denne afgørelse omfatter ovennævnte aktiviteter forberedende og opfølgende foranstaltninger, der har direkte tilknytning til disse aktiviteter.

3.   De kategorier af personoplysninger, der behandles i forbindelse med ovennævnte aktiviteter, kan indeholde faktuelle data og vurderingsdata. Faktuelle data omfatter data vedrørende personidentifikation og andre administrative oplysninger, metadata vedrørende elektronisk kommunikation og trafikdata. Vurderingsdata omfatter beskrivelse og vurdering af situationer og omstændigheder, udtalelser, bemærkninger vedrørende registrerede, evaluering af de registreredes handlinger eller resultater samt begrundelser for individuelle afgørelser i forbindelse med EU-Udenrigstjenestens administrative drift.

1.   EU-Udenrigstjenesten fastsætter specifikke garantier for at undgå brud på datasikkerheden, læk eller uautoriseret videregivelse af data, der er underlagt en begrænsning, herunder:

2.   Den dataansvarlige for databehandlingsaktiviteter er EU-Udenrigstjenesten. De organisatoriske enheder, der kan begrænse de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 1, stk. 1, er de tjenestegrene, der er ansvarlige for de aktiviteter, der er beskrevet i artikel 1, stk. 2.

3.   Begrænsning af rettigheder og forpligtelser i forbindelse med personoplysninger bør ikke opretholdes længere, end det er nødvendigt for at opfylde formålet med begrænsningen. Opbevaringsperioden for personoplysninger, der er underlagt en begrænsning, fastsættes under hensyntagen til formålet med behandlingen og skal være så lang, som det er nødvendigt for administrativ og retslig prøvelse.

1.   EU-Udenrigstjenesten kan anvende en begrænsning i henhold til denne afgørelse fra sag til sag for at sikre:

2.   Med forbehold af artikel 4-8 kan EU-Udenrigstjenesten begrænse de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 1, stk. 1, i forbindelse med personoplysninger fra en anden af Unionens institutioner, organer, agenturer eller kontorer, kompetente myndigheder i en medlemsstat eller et tredjeland eller fra en international organisation i følgende tilfælde:

Før EU-Udenrigstjenesten anvender en begrænsning i henhold til dette stykke, hører den de relevante EU-institutioner, -organer, -agenturer, -kontorer, internationale organisationer eller de kompetente myndigheder i en medlemsstat, medmindre det klart fremgår, at begrænsningen er fastsat i en retsakt, der er omhandlet i dette stykke, eller en sådan høring ville bringe EU-Udenrigstjenestens aktiviteter i fare.

3.   Før EU-Udenrigstjenesten anvender en begrænsning, skal den overveje, om den er en nødvendig og forholdsmæssig foranstaltning i et demokratisk samfund, og om den respekterer kernen i de registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Når EU-Udenrigstjenesten vurderer nødvendigheden og proportionaliteten i hvert enkelt tilfælde, skal den:

Denne vurdering af nødvendighed og proportionalitet samt årsagerne til en begrænsning skal dokumenteres. Med henblik herpå skal enhver begrænsning specifikt registreres i den fortegnelse, der forvaltes af den dataansvarlige, hvor det angives, hvordan udøvelsen af de begrænsede rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 1, stk. 1, ville bringe formålet med de aktiviteter, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2, i fare eller ville påvirke andres rettigheder og frihedsrettigheder. De dokumenter, der indeholder de underliggende faktiske og retlige elementer for begrænsningen, skal også registreres. Disse stilles efter anmodning til rådighed for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Adgangen til de registrerede oplysninger i fortegnelsen, herunder vurderingsnotatet, skal begrænses så længe den begrænsning, der berettiger til registrering, er gældende i henhold til stk. 4 og 5.

4.   En begrænsning ophæves, så snart de omstændigheder, der begrunder den, ikke længere gør sig gældende.

5.   Behovet for at opretholde en begrænsning vurderes med passende mellemrum og mindst hver sjette måned fra indførelsen af begrænsningen og under alle omstændigheder ved afslutningen af den relevante procedure i forbindelse med de aktiviteter, der er omhandlet i artikel 1, stk. 2.

1.   Hver organisatorisk enhed skal uden unødig forsinkelse skriftligt underrette databeskyttelsesrådgiveren, når den begrænser udøvelsen af de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 1, stk. 1, når den foretager en gennemgang af begrænsningen, og når den udvider eller ophæver begrænsningen. Databeskyttelsesrådgiveren har adgang til den fortegnelse, der er oprettet i henhold til artikel 3, stk. 3.

2.   Databeskyttelsesrådgiveren kan skriftligt anmode den dataansvarlige om at foretage en fornyet gennemgang af begrænsningen. Den dataansvarlige underretter skriftligt databeskyttelsesrådgiveren om resultatet af denne gennemgang.

3.   Dokumenter i henhold til denne artikel stilles efter anmodning til rådighed for EDPS.

1.   EU-Udenrigstjenesten skal på sit websted eller intranet offentliggøre sine privatlivserklæringer og databeskyttelsesmeddelelser, der informerer de registrerede om dens aktiviteter, der involverer behandling af personoplysninger, om deres rettigheder og om deres potentielle begrænsninger.

2.   Den dataansvarlige kan begrænse retten til information med hensyn til aktiviteter i henhold til artikel 1, stk. 2, nr. i), ii), iii), iv), v), vi), viii), xi), xii) og xiii). Med forbehold af stk. 4, og hvor det er rimeligt, underretter EU-Udenrigstjenesten hver af de berørte registrerede om anvendelsen af begrænsningen uden unødig forsinkelse og skriftligt. Hvis en anmodning fra en registreret afvises på grund af en begrænsning, skal den registrerede underrettes om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, og om dennes ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

3.   En begrænsning i henhold til denne artikel anvendes i overensstemmelse med artikel 3 og 4.

4.   Underretning om en begrænsning i henhold til denne afgørelse kan udskydes, udelades eller afvises, hvis den ville ophæve virkningen af begrænsningen. Denne udskydelse, udeladelse eller afvisning anvendes i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 3 og 4.

1.   Retten til indsigt i henhold til forordningens artikel 17 kan begrænses for så vidt angår aktiviteter i henhold til artikel 1, stk. 2, nr. i), ii), iii), iv), v), vi), vii), viii), x), xi), xii) og xiii).

2.   Hvis registrerede anmoder om adgang til deres personoplysninger, der behandles i forbindelse med en specifik aktivitet som omhandlet i artikel 1, stk. 2, begrænser EU-Udenrigstjenesten sit svar til de personoplysninger, der behandles med henblik på den pågældende aktivitet.

3.   Hvis EU-Udenrigstjenesten helt eller delvis begrænser registreredes ret til indsigt i personoplysninger, jf. artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725, underretter den skriftligt den registrerede i sit svar på anmodningen om indsigt uden unødig forsinkelse om den anvendte begrænsning og om de vigtigste begrundelser herfor. Underretning om begrundelserne for en begrænsning kan udskydes, udelades eller afvises, så længe det ville skade formålet med begrænsningen.

4.   EU-Udenrigstjenesten kan i hvert enkelt tilfælde begrænse registreredes ret til direkte indsigt i psykologiske eller psykiatriske helbredsoplysninger, hvis indsigt i sådanne oplysninger kan udgøre en risiko for den registreredes helbred. Denne begrænsning skal stå i et rimeligt forhold til, hvad der er strengt nødvendigt for at beskytte den registrerede. I sådanne tilfælde gives der indsigt i oplysningerne til en læge efter den registreredes eget valg.

5.   En begrænsning i henhold til denne artikel anvendes i overensstemmelse med artikel 3, 4 og 5.

1.   Retten til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling i henhold til forordningens artikel 18, artikel 19, stk. 1, og artikel 20, stk. 1, kan begrænses for så vidt angår aktiviteter i henhold til artikel 1, stk. 2, nr. i), ii), iii), iv), v), vi), vii), viii), ix), x), xi), xii) og xiii).

2.   I forbindelse med helbredsoplysninger kan registrerede udøve retten til berigtigelse af vurderinger eller udtalelser fra EU-Udenrigstjenestens læger eller rådgivere ved at fremsætte bemærkninger eller indgive en erklæring fra en læge efter eget valg.

3.   En begrænsning i henhold til denne artikel anvendes i overensstemmelse med artikel 3, 4 og 5.

1.   Retten til underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede i henhold til forordningens artikel 35 kan begrænses i forbindelse med aktiviteter i henhold til artikel 1, stk. 2, nr. i), ii), iii), iv), v), vi), viii), xi), xii) og xiii).

2.   En begrænsning i henhold til denne artikel anvendes i overensstemmelse med artikel 3, 4 og 5.

1.   Forpligtelsen til at sikre fortroligheden af elektronisk kommunikation kan kun begrænses i forbindelse med aktiviteter i henhold til artikel 1, stk. 2, nr. i), ii), iii), iv), xi), xii) og xiii), i følgende ekstraordinære tilfælde:

2.   En begrænsning i henhold til denne artikel anvendes i overensstemmelse med artikel 3, 4 og 5.