25.3.2015   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 79/1

RÅDETS FORORDNING (EU) 2015/496

af 17. marts 2015

om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352,

under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,

efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,

under henvisning til godkendelse fra Europa-Parlamentet,

efter en særlig lovgivningsprocedure, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)

I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1) skal Unionens historiske arkivalier opbevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30 år.

(2)

Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder hver af de institutioner, der er nævnt i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (»institutionerne«) på de betingelser, der er fastsat deri.

(3)

I henhold til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 kan hver institution opbevare sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt.

(4)

I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de gøres tilgængelige for offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI en aftale den 17. december 1984 (»aftalen om deponering«).

(5)

Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der blev undertegnet den 1. juli 2005, og i henhold til »regler for historiske arkiver«, som bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005 (2).

(6)

Den italienske regering har permanent og vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne kan konsulteres på stedet.

(7)

Formålet med institutionernes deponering af historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkiverne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration. Det har næsten 30 års erfaring med drift af Unionens historiske arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er specielt opbygget, så disse arkivalier bevares og er tilgængelige, og er internationalt kendt som hjemsted for disse arkiver.

(8)

Fortsat deponering af institutionernes historiske arkivalier hos EUI bør inkorporeres i EU-lovgivningen for at afspejle EUI's rolle som institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver.

(9)

Denne forordning bør finde anvendelse på alle institutioner og bør ikke ændre deres ansvar for at gøre deres historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller ved den enkelte institutions ejendomsret til dem.

(10)

Den særlige karakter af Den Europæiske Unions Domstols og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger deres fritagelse for forpligtelsen i denne forordning til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB) kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.

(11)

Institutionerne og EUI bør, når det er muligt, gøre de historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden i digitaliseret og digital form, så det bliver lettere at konsultere dem på internettet.

(12)

Personoplysninger i Unionens historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3).

(13)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt af Kommissionen i forbindelse med det lovgivningsforslag, der har ført til denne forordning, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001, og afgav udtalelse herom den 10. oktober 2012 (4).

(14)

Der bør som led i en rammepartnerskabsaftale fastsættes nærmere bestemmelser om forvaltningen af de historiske arkivalier i EUI, herunder deponering, adgang og offentlig konsultation heraf, og om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder.

(15)

Udgifterne til EUI's forvaltning af Unionens historiske arkiver bør finansieres over Unionens almindelige budget, og disse udgifter bør dækkes af alle de deponerende institutioner.

(16)

Forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

Artikel 1

I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer:

1)

Artikel 8 ændres således:

a)

Stk. 1 affattes således:

»1.   Hver institution, bortset fra Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB), deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget.

Uanset første afsnit kan de deponerende institutioner på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi eller en digital kopi af sådanne dokumenter.«

b)

Følgende stykker tilføjes:

»3.   Den Europæiske Unions Domstol og ECB kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.

4.   De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI.

5.   Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

6.   EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver, der svarer til dem, der gælder i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.

7.   EUI bærer det fulde ansvar for det personale, der skal forvalte Unionens historiske arkivalier, som er deponeret hos EUI. EUI påser, at det personale, der har til opgave at forvalte de historiske arkivalier, har de fornødne faglige kvalifikationer til at udføre arbejdet på dette område.

8.   Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om EUI's drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.

9.   EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i medfør af stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan også gøre en kopi af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.

10.   Udgifterne til forvaltning af Unionens historiske arkiver finansieres via bidrag fra alle de deponerende institutioner til den relevante budgetpost, inden for rammerne af de årlige bevillinger, som budgetmyndigheden stiller til rådighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (5). Disse finansielle bidrag dækker ikke udgifter til tilrådighedsstillelse og indretning af de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet.

Størrelsen af de bidrag, der er omhandlet i første afsnit, skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser. Hvert bidrag beregnes på ny, når yderligere institutioner begynder at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, eller mindst hvert femte år.

11.   EUI handler som registerfører i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001, efter instruks fra de deponerende institutioner. EUI behandler eventuelle personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i nævnte forordning.

12.   Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fortsat beføjelse til at føre tilsyn med institutionerne for så vidt angår behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI.

2)

Artikel 9 ændres således:

a)

Stk. 1 affattes således:

»1.   Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring og videregivelse til offentligheden af historiske arkivalier og for beskyttelse af de deri indeholdte personoplysninger. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (f.eks. Brailleskrift, magnaprint eller optagelser).«

b)

Følgende stykke tilføjes:

»3.   Kommissionen indgår på vegne af de deponerende institutioner en rammepartnerskabsaftale med EUI. Rammepartnerskabsaftalen skal indeholde detaljerede bestemmelser om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder i forbindelse med forvaltningen af EU's historiske arkivalier, herunder deponering, opbevaring, adgang og offentlig konsultation heraf.«

3)

Teksten i bilaget tilføjes som bilag til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83.

Artikel 2

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 17. marts 2015.

På Rådets vegne

E. RINKĒVIČS

Formand

(1)  EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1.

(2)  EUT C 289 af 22.11.2005, s. 12.

(3)  EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(4)  EUT C 28 af 30.1.2013, s. 9.

(5)  EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1.«

BILAG

»BILAG

BESTEMMELSER OM DEPONERING AF INSTITUTIONERNES HISTORISKE ARKIVALIER HOS DET EUROPÆISKE UNIVERSITETSINSTITUT I FIRENZE

1.

For ikkedigitale arkivaliers vedkommende skal de originale dokumenter deponeres hos EUI med henblik på varig bevarelse sammen med en mikrofilmkopi og/eller en digital kopi heraf.

For digitale arkivaliers vedkommende skal EUI have varig adgang til dokumenterne på en sådan måde, at EUI kan opfylde sin forpligtelse til at gøre de historiske arkiver offentligt tilgængelige via én enkelt indgang og til at fremme anvendelsen af dem. Ansvaret for den varige bevarelse af de digitale arkivalier ligger fortsat hos de institutioner, hvorfra arkivalierne stammer.

2.

Aflevering af arkivalier til deponering foregår én gang årligt og følger i videst muligt omfang institutionernes normale arkiveringsprocedurer.

3.

EUI må hverken ændre ved den måde, arkivalierne er inddelt på fra de deponerende myndigheders hånd, eller slette dokumenter eller filer eller foretage ændringer i dem.

4.

EUI udleverer de originale deponerede dokumenter og filer på begæring af de deponerende institutioner. De deponerende institutioner tilbageleverer originalerne til EUI, så snart de ikke længere har brug for dem.

5.

EUI underretter omgående de deponerende institutioner om enhver potentiel trussel mod ukrænkeligheden af de arkivalier, som den eller de pågældende institutioner har deponeret.«