om deponering af Den Europæiske Unions Domstols historiske arkiver i Den Europæiske Unions historiske arkiver (Det Europæiske Universitetsinstitut)

under henvisning til protokollen vedrørende statutten for Den Europæiske Unions Domstol (herefter protokollen), særlig artikel 35 og 53 samt artikel 7, stk. 1, i bilag 1,

under henvisning til artikel 20, stk. 3, i Domstolens procesreglement, artikel 26 i Rettens procesreglement og artikel 19, stk. 2, i Personalerettens procesreglement,

under henvisning til Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1), som ændret ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1700/2003 af 22. september 2003 (2),

under henvisning til kontrakt af 17. december 1984 mellem De Europæiske Fællesskaber og Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) om kontrakt om deponeringen af Fælleskabets historiske arkiver hos EUI og om at gøre dem offentligt tilgængelige ved EUI’s foranstaltning, særlig kontraktens artikel 3,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3),

under henvisning til det administrative udvalgs afgørelse af 29. april 2013 om sammensætningen af de historiske arkivers katalog,

1. Denne afgørelse fastlægger de interne regler om deponering af Den Europæiske Unions Domstols historiske arkiver i Den Europæiske Unions historiske arkiver (Det Europæiske Universitetsinstitut).

2. Denne afgørelse suppleres af Domstolens, Rettens og Personalerettens procesreglementer vedrørende ordninger for opbevaring af og tilgængelighed for offentligheden til dokumenter, som disse retsinstanser er i besiddelse af i forbindelse med deres domstolsfunktioner, og af afgørelsen vedraget af Justitssekretæren ved Den Europæiske Unions Domstol om ordninger for opbevaring af og tilgængelighed for offentligheden til dokumenter, som Den Europæiske Unions Domstol er i besiddelse af under udøvelsen af sine administrative funktioner.

1. Denne afgørelse finder anvendelse på Den Europæiske Unions Domstol historiske arkiver, der udgår fra den virksomhed, der udøves af de retsinstanser og tjenester, som institutionen består af.

2. Som Den Europæiske Unions Domstols historiske arkiver defineres samtlige originaler eller de dokumenter, der træder i stedet for disse, som har været opført i kataloget i mere end 30 år, i overensstemmelse med den klassificeringsplan, som er vedtaget af det administrative udvalg. For så vidt angår de dokumenter, som vedrører en retslig procedure, beregnes den 30-årige periode fra datoen for afslutningen af den pågældende procedure.

3. Klassificeringsplanen for kataloget for Den Europæiske Unions Domstols historiske arkiver ændres på baggrund af afgørelser, der træffes af det administrative udvalg.

1. Den Europæiske Unions Domstol overfører sine historiske arkiver til deponering hos EUI i overensstemmelse med betingelserne i denne afgørelse samt med en aftale indgået med EUI herom.

2. Ansvaret for og de finansielle betingelser, der gælder for deponeringen, digitaliseringen, transportudgifterne og udgifterne til overførsel af Den Europæiske Unions Domstols historiske arkiver til EUI, defineres i aftalen mellem Den Europæiske Unions Domstol og EUI.

3. Stk. 1 er ikke til hinder for, at Den Europæiske Unions Domstol af retlige grunde eller af hensyn til nødvendigheden af en tilfredsstillende funktion undtager visse originaler eller dokumenter, som træder i stedet for disse, fra deponering.

1. Før der gives adgang til et deponeret dokument, anmoder EUI om tilladelse fra Den Europæiske Unions Domstol. Denne anmodning behandles af Den Europæiske Unions Domstol, bl.a. på baggrund af undtagelserne i artikel 35 og 53 i statutten for Den Europæiske Unions Domstol samt i artikel 7, stk. 1, i bilag 1 til statutten og i artikel 2 i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/1983, som ændret. Dokumenterne kan gøres tilgængelige pr. kategori, i det omfang Den Europæiske Unions Domstol har fastslået, at ingen af disse undtagelser finder anvendelse.

2. Anmodningerne vedrørende dokumenter, som vedrører retslige procedurer, behandles af den pågældende retsinstans, der efter de fremgangsmåder, som er vedtaget af denne retsinstans, sikrer, at ingen af undtagelserne i artikel 2 i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/1983 er til hinder for, at der gives adgang. Der gives under ingen omstændigheder adgang til dokumenter vedrørende rådslagninger og afstemninger.

3. EUI gør Den Europæiske Unions Domstols historiske arkiver, som er deponeret dér, offentligt tilgængelige i form af kopier, medmindre brugeren gør en speciel og behørigt begrundet interesse i at få adgang til det originale dokument gældende i overensstemmelse med artikel 1, stk. 5, i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/1983, med forbehold for denne artikels stk. 1 og 2.

4. Fremgangsmåden med henblik på åbning af historiske arkiver, som er overført af Den Europæiske Unions Domstol til EUI, kan ses på hver af de to institutioners websider i præsentationen af kataloget og adgangsbetingelserne.

Udfærdiget i Luxembourg, den 10. juni 2014.

A. CALOT ESCOBAR

Justitssekretær

V. SKOURIS

Præsident