20.5.2014   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 148/54

KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 532/2014

af 13. marts 2014

om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 32, stk. 8, artikel 32, stk. 9, artikel 34, stk. 7, artikel 34, stk. 8, artikel 55, stk. 4, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)

Forordning (EU) nr. 223/2014 tillægger Kommissionen beføjelser til at vedtage delegerede retsakter, som supplerer de ikke-væsentlige bestemmelser vedrørende Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede.

(2)

I forordning (EU) nr. 223/2014 kræves det, at forvaltningsmyndigheden etablerer et system til registrering og lagring i elektronisk form af de data for hver operation, der er nødvendige med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder for så vidt angår de operationelle programmer for inklusion af de socialt dårligst stillede personer (OP II), data om individuelle deltagere. Det er derfor nødvendigt at oprette en liste over, hvilke data der skal registreres og lagres i dette system.

(3)

Visse data er relevante for bestemte typer operationer eller udelukkende for en type operationelt program; datakravenes anvendelsesområde bør derfor præciseres. Forordning (EU) nr. 223/2014 fastlægger de specifikke krav vedrørende registrering og lagring af data om individuelle deltagere i operationer støttet af OP II, som der skal tages hensyn til.

(4)

Listen over data bør tage hensyn til rapporteringskravene i forordning (EU) nr. 223/2014 for at sikre, at de data, der er nødvendige for den finansielle forvaltning og overvågning, herunder de data, som er nødvendige for at udarbejde betalingsanmodninger, regnskaber og gennemførelsesrapporter, for alle operationer findes i en form, der gør det let at aggregere og afstemme dem. Listen bør tage hensyn til, at visse grundlæggende data om operationer i elektronisk form er nødvendige for en effektiv finansiel forvaltning af operationer og for at opfylde kravet om offentliggørelse af grundlæggende oplysninger om operationer. Visse andre data er nødvendige for effektivt at planlægge og udføre verificering og revision.

(5)

Listen over data, der skal registreres og lagres, bør ikke foregribe de tekniske egenskaber og opbygningen af de elektroniske systemer, der oprettes af forvaltningsmyndighederne, og bør ikke på forhånd bestemme de registrerede og lagrede datas format, medmindre det er udtrykkeligt anført i denne forordning. Den bør heller ikke foregribe den måde, hvorpå data indlæses eller genereres i systemet. I nogle tilfælde kan de data, der indgår i listen, kræve indlæsning af flere værdier. Ikke desto mindre er det nødvendigt at fastsætte regler om arten af disse data for at sikre, at forvaltningsmyndigheden kan opfylde sit ansvar vedrørende overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder hvis dette kræver behandling af data om individuelle deltagere.

(6)

For at sikre, at udgifterne under de operationelle programmer kan kontrolleres og revideres korrekt, er det nødvendigt at fastsætte de kriterier, et revisionsspor skal opfylde for at kunne betragtes som tilstrækkeligt.

(7)

Det er nødvendigt at fastsætte, at Kommissionen og medlemsstaterne i relation til revisionsarbejdet i medfør af forordning (EU) nr. 223/2014 bør forhindre alle former for uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til personoplysninger, og at præcisere, til hvilke formål Kommissionen og medlemsstaterne må behandle sådanne data.

(8)

Revisionsmyndigheden er ansvarlig for at udføre revisioner af operationerne. For at sikre, at disse revisioner er tilstrækkeligt omfattende og effektive og udføres i henhold til samme standarder i alle medlemsstaterne, er det nødvendigt at fastsætte, hvilke betingelser de bør opfylde.

(9)

Det er nødvendigt i detaljer at fastsætte grundlaget for stikprøveudtagningen af de operationer, der skal revideres, som revisionsmyndigheden bør overholde ved bestemmelse eller godkendelse af stikprøvemetoden, herunder bestemmelse af stikprøveenheden, visse tekniske kriterier, der skal anvendes for stikprøven, og faktorer, der skal tages i betragtning for en supplerende stikprøve, når det er nødvendigt.

(10)

Revisionsmyndigheden bør udarbejde en revisionserklæring, der dækker de regnskaber, der er omhandlet i forordning (EU) nr. 223/2014. For at sikre, at revisionernes anvendelsesområde og indhold er tilstrækkeligt, og at de udføres efter de samme standarder i alle medlemsstaterne, bør der fastsættes betingelser, som revisionen skal opfylde.

(11)

Af hensyn til retssikkerheden og ligebehandling af alle medlemsstater, når der foretages finansielle korrektioner, og i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet er det nødvendigt at fastsætte kriterierne for at fastslå, om der er alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde, fastsætte de væsentligste former for mangler og kriterierne for fastlæggelse af, hvilket niveau af finansiel korrektion der skal anvendes, samt kriterier for anvendelsen af ekstrapolerede eller faste finansielle korrektioner.

(12)

For at muliggøre en øjeblikkelig anvendelse af de i denne forordning fastsatte foranstaltninger bør denne forordning træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

KAPITEL I

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 1

Genstand

Denne forordning indeholder følgende supplerende regler til forordning (EU) nr. 223/2014:

a)

bestemmelser om oplysninger i relation til de data, som skal registreres og lagres i elektronisk form i det overvågningssystem, som er etableret af forvaltningsmyndigheden

b)

detaljerede minimumskrav for revisionssporet med hensyn til de posteringer, der skal føres, og den dokumentation, som skal opbevares af attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne

c)

anvendelsesområdet for og indholdet af revisioner af operationer og regnskaber samt metodologien for udvælgelse af stikprøven af operationer

d)

detaljerede bestemmelser om anvendelsen af data indsamlet under revisioner foretaget af tjenestemænd fra Kommissionen eller bemyndigede kommissionsrepræsentanter

e)

detaljerede bestemmelser om kriterierne for at fastslå, om der er alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde, herunder de vigtigste typer af sådanne alvorlige mangler, kriterierne for at fastlægge, hvilket niveau af finansiel korrektion der skal anvendes, samt kriterierne for anvendelse af faste takster eller ekstrapolerede finansielle korrektioner.

KAPITEL II

SPECIFIKKE BESTEMMELSER OM FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER

Artikel 2

Data der skal registreres og lagres i elektronisk form

(Artikel 32, stk. 8, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   Oplysninger om de data, som skal registreres og lagres i elektronisk form for hver operation i det overvågningssystem, som er etableret i henhold til artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, er fastsat i bilag I til nærværende forordning.

2.   Der registreres og opbevares data for hver operation, herunder data om individuelle deltagere, hvis der er tale om operationer, som støttes af OP II, opdelt efter køn, hvis disse oplysninger foreligger, med henblik på at kunne aggregere dem, når det er nødvendigt for overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision. De skal også muliggøre aggregering af sådanne data for hele programmeringsperioden.

Artikel 3

Detaljerede minimumskrav for revisionssporet

(Artikel 32, stk. 9, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   De detaljerede minimumskrav for revisionssporet med hensyn til de posteringer, der skal føres, og de dokumenter, der skal opbevares, er følgende:

a)

Revisionssporet skal gøre det muligt at verificere anvendelsen af de udvælgelseskriterier, som er fastsat i det operationelle program for støtte i form af fødevarer og/eller elementær materiel bistand (OP I) eller af overvågningsudvalget for et OP II.

b)

Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med tilskud i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014 at afstemme aggregerede beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med de detaljerede regnskaber og bilag hos attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne vedrørende operationer, som medfinansieres under det operationelle program.

c)

Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med tilskud i henhold til artikel 25, stk. 1, litra b) og c), at afstemme aggregerede beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med de detaljerede oplysninger om output eller resultater og bilagene hos attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne, herunder i givet fald dokumenter om metoden til fastsættelse af standardsatser for enhedsomkostninger og de faste beløb, for så vidt angår operationer, der medfinansieres under det operationelle program.

d)

Revisionssporet skal i forbindelse med omkostninger, der er bestemt i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, vise og begrunde beregningsmetoden, når det er relevant, og det grundlag, på hvilket de faste takster er fastsat, og støtteberettigede direkte omkostninger eller omkostninger, der anmeldes under andre udvalgte kategorier, som den faste takst anvendes på.

e)

Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med omkostninger, der er bestemt i overensstemmelse med artikel 26, stk. 2, litra b), c) og e), og artikel 26, stk. 3, anden del, i forordning (EU) nr. 223/2014, at dokumentere støtteberettigede direkte omkostninger eller omkostninger, der anmeldes under andre udvalgte kategorier, som den faste takst anvendes på.

f)

Revisionssporet skal gøre det muligt at verificere betalingen af det offentlige bidrag til støttemodtageren.

g)

Revisionssporet skal for hver operation indeholde, alt efter hvad der er relevant, de tekniske specifikationer og finansieringsplanen, dokumenter vedrørende støttegodkendelsen, dokumenter vedrørende offentlige indkøb, rapporter fra støttemodtageren og rapporter om udført kontrol og revision.

h)

Revisionssporet skal indeholde oplysninger om forvaltningsverificeringer og revisioner, der er udført på operationen.

i)

Revisionssporet skal gøre det muligt at afstemme data i forbindelse med outputindikatorer for operationen med indberettede data og resultater og, når det er relevant, med programmets mål.

For de i litra c) og d) omhandlede beløb skal revisionssporet gøre det muligt at kontrollere, at den beregningsmetode, forvaltningsmyndigheden har anvendt, er i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, i forordning (EU) nr. 223/2014.

2.   Forvaltningsmyndigheden sørger for, at der foreligger en fortegnelse med navn og adresse på de organer, der opbevarer alle de dokumenter, som kræves for at opnå et tilstrækkeligt revisionsspor, der opfylder alle minimumskravene i stk. 1.

Artikel 4

Anvendelse af data indsamlet under revisioner foretaget af tjenestemænd ved Kommissionen eller bemyndigede kommissionsrepræsentanter

(Artikel 34, stk. 8, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   Kommissionen træffer alle nødvendige foranstaltninger for at forhindre uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til de data, Kommissionen har indsamlet under sine revisioner.

2.   Kommissionen anvender de data, der er indsamlet i løbet af revisionerne, udelukkende med henblik på opfyldelsen af sine forpligtelser i henhold til artikel 36 i forordning (EU) nr. 223/2014. Den Europæiske Revisionsret og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig har adgang til de indsamlede data.

3.   De indsamlede data må ikke uden udtrykkelig tilladelse fra den medlemsstat, der har leveret dataene, meddeles til andre personer i medlemsstaterne eller EU-institutionerne, end dem, hvis funktioner forudsætter, at de har adgang til dem i overensstemmelse med de gældende regler.

Artikel 5

Revision af operationer

(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   Der foretages revision af operationer for hvert regnskabsår på et udsnit af operationer, der er udvalgt efter en metode, som er fastlagt eller godkendt af revisionsmyndigheden i overensstemmelse med denne forordnings artikel 6.

2.   Revision af operationer udføres på grundlag af den dokumentation, der udgøres af revisionssporet, og kontrollerer lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, herunder følgende aspekter:

a)

at operationen blev udvalgt i overensstemmelse med udvælgelseskriterierne for det operationelle program, ikke var fysisk fuldført eller fuldt ud gennemført, før støttemodtageren indgav ansøgningen om støtte under det operationelle program, er blevet gennemført i overensstemmelse med beslutningen om godkendelse og opfyldte alle betingelser, der gjaldt på tidspunktet for revisionen vedrørende funktionalitet, anvendelse og mål, der skal nås

b)

at de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, svarer til regnskabsregistreringerne, og at den påkrævede dokumentation viser et tilstrækkeligt revisionsspor, jf. denne forordnings artikel 3

c)

med hensyn til udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og bestemt i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra b) og c), at output og resultater, der ligger til grund for betalingerne til støttemodtageren, er blevet leveret, at data om deltagere, når det er relevant, eller øvrig dokumentation vedrørende output og resultater stemmer overens med de oplysninger, der er indgivet til Kommissionen, og at den påkrævede supplerende dokumentation viser et tilstrækkeligt revisionsspor, jf. denne forordnings artikel 3.

Revisionen kontrollerer også, at det offentlige støttebeløb er udbetalt til støttemodtagerne i overensstemmelse med artikel 42, stk. 2, i forordning (EU) nr. 223/2014.

3.   Revision af operationer omfatter, når det er relevant, kontrol på stedet af den fysiske gennemførelse af operationen.

4.   Revision af operationer kontrollerer nøjagtigheden og fuldstændigheden af de tilsvarende udgifter, der er registreret af attesteringsmyndigheden i dens regnskabssystem, og afstemningen af revisionssporet på alle niveauer.

5.   Hvis de konstaterede problemer ser ud til at være af systemisk art og derfor indebærer en risiko for andre operationer under det operationelle program, sikrer revisionsmyndigheden, at der foretages yderligere undersøgelser, herunder eventuelt ekstra revisioner, for at bestemme problemernes omfang, og anbefaler nødvendige korrigerende tiltag.

6.   Kun udgifter, som er omfattet af en revision, der foretages i henhold til stk. 1, medregnes blandt de reviderede udgifter med henblik på indberetning til Kommissionen om årlig dækning. Med henblik herpå anvendes den model for kontrolrapporten, som er fastsat på grundlag af artikel 34, stk. 6, i forordning (EU) nr. 223/2014.

Artikel 6

Metodologi for udvælgelse af stikprøven af operationer

(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   Revisionsmyndigheden udarbejder metoden for udvælgelse af stikprøven (»stikprøvemetoden«) i overensstemmelse med kravene i denne artikel under hensyntagen til de internationalt anerkendte revisionsstandarder, INTOSAI, IFAC eller IIA.

2.   Ud over forklaringerne i revisionsstrategien fører revisionsmyndigheden et register over den dokumentation og det professionelle skøn, der blev anvendt til at fastsætte stikprøvemetoderne, hvori planlægnings-, udvælgelses-, prøvnings- og evalueringsfaserne indgår, med henblik på at godtgøre, at den fastsatte metode er hensigtsmæssig.

3.   En stikprøve skal være repræsentativ for den population, som den er udvalgt fra, og gøre det muligt for revisionsmyndigheden at udarbejde en gyldig revisionserklæring i overensstemmelse med artikel 34, stk. 5, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014. Populationen skal omfatte udgifterne til et operationelt program, som er medtaget i de betalingsanmodninger, der er indgivet til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 41 i forordning (EU) nr. 223/2014 for et givent regnskabsår. Stikprøven kan udvælges under eller efter regnskabsåret.

4.   Med henblik på anvendelsen af artikel 34, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014 er en stikprøvemetode statistisk, hvis den sikrer:

i)

vilkårlig udvælgelse af stikprøveenheder

ii)

anvendelse af sandsynlighedsteori til at evaluere stikprøveresultater, herunder måling og kontrol af stikprøverisikoen og af den planlagte og opnåede præcision.

5.   Stikprøvemetoden skal sikre vilkårlig udvælgelse af hver stikprøveenhed i populationen ved brug af vilkårlige tal, der genereres for hver populationsenhed for at kunne udvælge de enheder, der udgør stikprøven, eller gennem systematisk udvælgelse ved brug af et vilkårligt udgangspunkt og derefter anvende en systematisk regel til at udvælge de ekstra elementer.

6.   Stikprøveenheden bestemmes af revisionsmyndigheden ud fra et professionelt skøn. Stikprøveenheden kan være en operation eller et projekt under en operation eller en betalingsanmodning fra en støttemodtager. Oplysninger om typen af den fastsatte stikprøveenhed og om det professionelle skøn i forbindelse hermed medtages i kontrolrapporten.

7.   Hvis de samlede udgifter i relation til en stikprøveenhed i regnskabsåret er et negativt beløb, udelukkes de fra den i stk. 3 omhandlede population og revideres særskilt. Revisionsmyndigheden kan også udtage en stikprøve fra denne særskilte population.

8.   Når betingelserne for den proportionale kontrol i henhold til artikel 58, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014 er opfyldt, kan revisionsmyndigheden udelukke de i denne artikel nævnte elementer fra den population, der skal udtages prøver af. Hvis den pågældende operation allerede er udvalgt i stikprøven, erstatter revisionsmyndigheden den ved hjælp af en egnet vilkårlig udvælgelse.

9.   Alle udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, i stikprøven vil blive underkastet revision.

Hvis de udvalgte stikprøveenheder omfatter en lang række underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer, kan revisionsmyndigheden revidere dem gennem delprøver, hvorved de underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer udvælges ved hjælp af de samme stikprøveparametre, der blev anvendt til at udvælge stikprøveenhederne i hovedstikprøven.

I sådanne tilfælde beregnes en passende stikprøvestørrelse inden for hver stikprøveenhed, som skal revideres; den må under ingen omstændigheder bestå af færre end 30 underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer for hver stikprøveenhed.

10.   Revisionsmyndigheden kan stratificere en population ved at inddele den i delpopulationer, der hver udgør en gruppe af stikprøveenheder med lignende karakteristika, navnlig for så vidt angår risiko eller den forventede fejlprocent, eller hvis populationen omfatter operationer, der består af finansielle bidrag fra et operationelt program til varer af høj værdi.

11.   Revisionsmyndigheden evaluerer systemets pålidelighed som høj, middel eller lav under hensyntagen til resultaterne af systemrevisioner for at fastlægge de tekniske parametre for prøveudtagning, således at det kombinerede niveau af den sikkerhed, der opnås gennem systemrevisioner og revisioner af operationer, er høj. For et system, hvis pålidelighed vurderes som høj, skal konfidensniveauet ved udvælgelsen af stikprøver ikke være under 60 %. For et system, hvis pålidelighed vurderes som lav, skal konfidensniveauet ved udvælgelsen af stikprøver ikke være under 90 %. Væsentlighedstærsklen er højst 2 % af de i stk. 3 omhandlede udgifter.

12.   Hvis der er opdaget uregelmæssigheder eller en risiko for uregelmæssigheder, afgør revisionsmyndigheden ud fra et professionelt skøn, om det er nødvendigt at revidere en supplerende stikprøve af yderligere operationer eller dele af operationer, der ikke blev revideret i den vilkårlige stikprøve, for at tage højde for de særlige risikofaktorer, som er afdækket.

13.   Revisionsmyndigheden analyserer resultaterne af revisionen af den supplerende stikprøve særskilt, drager konklusioner ud fra disse resultater og meddeler dem til Kommissionen i den årlige kontrolrapport. Uregelmæssigheder, der er konstateret i den supplerende stikprøve, medtages ikke i beregningen af den forventede vilkårlige fejlprocent for den vilkårlige stikprøve.

14.   På grundlag af resultaterne af revisionerne af operationer med henblik på den revisionsudtalelse og kontrolrapport, der er omhandlet i artikel 34, stk. 5, litra a) og b), i forordning (EU) nr. 223/2014, beregner revisionsmyndigheden den samlede fejlprocent, som er summen af de forventede vilkårlige fejl og, hvis det er relevant, systembetingede fejl og ukorrigerede unormale fejl, divideret med populationen.

Artikel 7

Revision af regnskaber

(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   Revision af regnskaber, jf. artikel 49, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014, udføres af revisionsmyndigheden for hvert regnskabsår.

2.   Revisionen af regnskaberne skal give rimelig sikkerhed for fuldstændigheden, nøjagtigheden og pålideligheden af de beløb, der er anmeldt i regnskaberne.

3.   Ved anvendelsen af stk. 1 og 2 tager revisionsmyndigheden navnlig højde for resultaterne af de systemrevisioner, der er foretaget på attesteringsmyndigheden, og resultaterne af revisionerne af operationer.

4.   Systemrevisionen omfatter kontrol af pålideligheden af attesteringsmyndighedens regnskabssystem og, baseret på stikprøver, af nøjagtigheden af udgifter i form af tilbagetrukne beløb og inddrevne beløb opført i attesteringsmyndighedens regnskabssystem.

5.   Med henblik på revisionserklæringen kontrollerer revisionsmyndigheden for at konstatere, at regnskaberne giver et retvisende billede, at alle de elementer, der kræves i henhold til artikel 49 i forordning (EU) nr. 223/2014, er korrekt medtaget i regnskaberne og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som alle relevante myndigheder eller organer og støttemodtagere opbevarer i forbindelse med revisionsmyndighedens revisionsarbejde. På grundlag af de regnskaber, som revisionsmyndigheden modtager fra attesteringsmyndigheden, kontrollerer den særligt, at:

a)

det samlede beløb af støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i overensstemmelse med artikel 49, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014, stemmer overens med de udgifter og det tilsvarende offentlige bidrag, som er medtaget i betalingsanmodninger, der er indgivet til Kommissionen for det relevante regnskabsår, og, hvis der er forskelle, at der er givet tilstrækkelige forklaringer i regnskaberne for de afstemte beløb

b)

de beløb, der er trukket tilbage og inddrevet i regnskabsåret, de beløb, der skal inddrives ved regnskabsårets udgang, og de uinddrivelige beløb, der fremgår af regnskaberne, svarer til de beløb, der er opført i attesteringsmyndighedens regnskabssystemer og er baseret på beslutninger, som den ansvarlige forvaltningsmyndighed eller attesteringsmyndighed har truffet

c)

udgifter er udeladt fra regnskaberne i overensstemmelse med artikel 49, stk. 2, i forordning (EU) nr. 223/2014, hvis det er relevant, og at alle de påkrævede korrektioner er afspejlet i regnskabet for det pågældende regnskabsår.

De i litra b og c) omhandlede kontroller kan foretages som stikprøvekontrol.

KAPITEL III

SPECIFIKKE BESTEMMELSER OM FINANSIEL FORVALTNING OG FINANSIELLE KORREKTIONER

Artikel 8

Kriterierne for fastlæggelse af alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde

(Artikel 55, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   Kommissionen baserer sin vurdering af forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde på resultaterne af alle tilgængelige systemrevisioner, herunder kontrolprøver, og revisioner af operationer.

Vurderingen omfatter programmets interne kontrolforhold, forvaltningsmyndighedens og attesteringsmyndighedens forvaltnings- og kontrolaktiviteter, forvaltningsmyndighedens og attesteringsmyndighedens overvågning og revisionsmyndighedens kontrolaktiviteter, og den baseres på verificering af overholdelsen af de centrale krav, der er anført i tabel 1 i bilag II.

Opfyldelsen af disse krav vurderes på grundlag af de kategorier, der er anført i tabel 2 i bilag II.

2.   De vigtigste typer alvorlige mangler ved effektiviteten af forvaltnings- og kontrolsystemets funktionsmåde er tilfælde, hvor et af de centrale krav, der er nævnt i punkt 2, 4, 5, 13, 15, 16 og 18 i tabel 1 i bilag II, eller to eller flere af de andre centrale krav i tabel 1 i bilag II vurderes som tilhørende kategori 3 eller 4 som angivet i tabel 2 i bilag II.

Artikel 9

Kriterier for anvendelse af faste takster eller ekstrapolerede finansielle korrektioner og kriterier for fastlæggelse af niveauet for finansiel korrektion

(Artikel 55, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014)

1.   Finansielle korrektioner anvendes på et helt eller en del af et operationelt program, hvis Kommissionen identificerer en eller flere alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemets funktionsmåde.

Uanset første afsnit anvendes der ekstrapolerede finansielle korrektioner på et helt eller en del af et operationelt program, hvis Kommissionen identificerer systembetingede uregelmæssigheder i en repræsentativ stikprøve af operationer, hvilket giver mulighed for en mere præcis kvantificering af risikoen for EU's budget. I sådanne tilfælde ekstrapoleres resultaterne af undersøgelsen af den repræsentative prøve til resten af den population, hvorfra stikprøven blev udtaget, med henblik på fastlæggelse af den finansielle korrektion.

2.   Niveauet for den faste korrektion fastsættes under hensyntagen til følgende elementer:

a)

den relative betydning af den eller de alvorlige mangler i forhold til forvaltnings- og kontrolsystemet som helhed

b)

hyppigheden og omfanget af den eller de alvorlige mangler

c)

tabsrisikoen for EU's budget.

3.   Under hensyntagen til disse elementer fastsættes den finansielle korrektion som følger:

a)

Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet er så grundlæggende, hyppige eller omfattende, at de udgør en fuldstændig fejlfunktion ved systemet, der drager lovligheden og den formelle rigtighed af alle pågældende udgifter i tvivl, anvendes en fast takst på 100 %.

b)

Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet er så hyppige eller omfattende, at de udgør en yderst alvorlig fejlfunktion ved systemet, der drager lovligheden og den formelle rigtighed af en meget stor del af de pågældende udgifter i tvivl, anvendes en fast takst på 25 %.

c)

Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet skyldes, at systemet ikke er velfungerende eller fungerer så dårligt eller så sjældent, at lovligheden og den formelle rigtighed af en stor del af de pågældende udgifter drages i tvivl, anvendes en fast takst på 10 %.

d)

Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet skyldes, at systemet ikke fungerer konsekvent, så lovligheden og den formelle rigtighed af en væsentlig del af de pågældende udgifter drages i tvivl, anvendes en fast takst på 5 %.

4.   Hvis anvendelsen af en i overensstemmelse med stk. 3 fastsat fast takst ville være uforholdsmæssig, nedsættes korrektionssatsen.

5.   Hvis den eller de samme alvorlige mangler konstateres igen i det efterfølgende regnskabsår, fordi de ansvarlige myndigheder ikke har truffet passende korrigerende foranstaltninger efter anvendelsen af en finansiel korrektion, kan korrektionssatsen, som følge af den eller de vedvarende alvorlige mangler, øges til et niveau, der ikke overstiger den nærmeste højere kategori.

Artikel 10

Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 3 anvendes fra den 1. december 2014 for så vidt angår de oplysninger om registrerede og lagrede data, der er omhandlet i bilag I.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 13. marts 2014.

På Kommissionens vegne

José Manuel BARROSO

Formand

(1)  EUT L 72 af 12.3.2014, s. 1.

BILAG I

Liste over data, der skal registreres og lagres i elektronisk form i overvågningssystemet (jf. artikel 2)

Der kræves data om operationer, som støttes af OP I og OP II (1), medmindre andet er angivet i anden kolonne.

Datafelter

Angivelse af type af operationelle programmer, for hvilke der ikke kræves data

Data om støttemodtageren (2)

1.

Navn eller entydig identifikator på hver modtager

 

2.

Oplysninger om, hvorvidt støttemodtageren er et offentligretligt eller privatretligt organ

 

3.

Oplysninger om, hvorvidt moms på udgifter, der afholdes af støttemodtageren, ikke tilbagebetales ifølge den nationale momslovgivning

 

4.

Støttemodtagerens kontaktoplysninger

 

Data om operationen

5.

Navn eller entydig identifikator på operationen

 

6.

Kort beskrivelse af operationen

 

7.

Dato for indgivelse af ansøgningen om operationen

 

8.

Startdato ifølge dokumentet med støttebetingelserne

 

9.

Slutdato ifølge dokumentet med støttebetingelserne

 

10.

Dato, hvor operationen faktisk blev fysisk fuldført eller fuldt ud gennemført

 

11.

Det organ, der har udstedt dokumentet med støttebetingelserne

 

12.

Dato for dokumentet med støttebetingelserne

 

13.

Operationens valuta

 

14.

CCI for det eller de programmer, under hvilke(t) operationen støttes

 

15.

Type(r) af elementær materiel bistand

Ikke relevant for OP II

16.

Type(r) af aktiviteter, hvortil der ydes støtte

Ikke relevant for OP I

17.

Kode(r) for finansieringsform

 

18.

Kode(r) for sted

 

19.

Mængde af fødevarer, som er indkøbt af et offentligt organ eller en partnerorganisation, hvis det er relevant

Ikke relevant for OP II

20.

Mængde af fødevarer, som er tilvejebragt af et offentligt organ, hvis det er relevant, i overensstemmelse med artikel 23, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014, hvis det er relevant

Ikke relevant for OP II

21.

Mængde af fødevarer, som leveres til partnerorganisationer, hvis det er relevant

Ikke relevant for OP II

22.

Mængde af fødevarer, som leveres til endelige modtagere, hvis det er relevant

Ikke relevant for OP II

23.

Mængde af elementær materiel bistand, som er indkøbt af et offentligt organ eller en partnerorganisation, hvis det er relevant

Ikke relevant for OP II

24.

Mængde af elementær materiel bistand, som leveres til partnerorganisationer, hvis det er relevant

Ikke relevant for OP II

25.

Mængde af elementær materiel bistand, som leveres til endelige modtagere, hvis det er relevant

Ikke relevant for OP II

Data om indikatorer

26.

Betegnelse på de fælles indikatorer, som er relevante for operationen

 

27.

Identifikation af de fælles indikatorer, som er relevante for operationen

 

28.

Opnået niveau for de fælles indikatorer for hvert gennemførelsesår eller ved operationens afslutning

 

29.

Betegnelse på de programspecifikke indikatorer, som er relevante for operationen

Ikke relevant for OP I

30.

Identifikation af de programspecifikke indikatorer, som er relevante for operationen

Ikke relevant for OP I

31.

Specifikke mål for programspecifikke outputindikatorer

Ikke relevant for OP I

32.

Opnået niveau for de programspecifikke outputindikatorer for hvert gennemførelsesår eller ved operationens afslutning

Ikke relevant for OP I

33.

Måleenhed for hvert outputmål

Ikke relevant for OP I

34.

Referenceværdi for hver resultatindikator

Ikke relevant for OP I

35.

Målværdi for hver resultatindikator

Ikke relevant for OP I

36.

Måleenhed for hver målværdi og referenceværdi

Ikke relevant for OP I

37.

Måleenhed for hver indikator

 

Finansielle data om hver operation (i den valuta, der anvendes til operationen)

38.

Operationens samlede støtteberettigede udgifter, som er godkendt i dokumentet med støttebetingelserne

 

39.

De samlede støtteberettigede udgifter, der udgør offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014

 

40.

Offentlig støtte som angivet i dokumentet med støttebetingelserne

 

Data om betalingsanmodninger fra støttemodtageren (i den valuta, der anvendes til operationen)

41.

Dato for modtagelse af hver betalingsanmodning fra støttemodtageren

 

42.

Dato for hver betaling til støttemodtageren på grundlag af en betalingsanmodning

 

43.

De støtteberettigede udgifter i den betalingsanmodning, der danner grundlag for hver betaling til støttemodtageren

 

44.

Offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014, der svarer til de støtteberettigede udgifter, der danner grundlag for hver betaling

 

45.

Beløb for hver betaling til støttemodtageren på grundlag af en betalingsanmodning

 

46.

Startdato for verificering på stedet af operationen, foretaget i henhold til artikel 32, stk. 5, litra b), i forordning (EU) nr. 223/2014

 

47.

Dato for revision på stedet af operationen i henhold til artikel 34, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014 og artikel 6 i nærværende forordning

 

48.

Det ansvarlige organ for revision eller kontrol

 

Data om udgifter i støttemodtagerens betalingsanmodning, som er baseret på faktiske udgifter (i den valuta, der anvendes til operationen)

49.

Støtteberettigede offentlige udgifter, som er anmeldt til Kommissionen, fastsat på grundlag af de faktisk afholdte og betalte udgifter

 

50.

Offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014, der svarer til de støtteberettigede offentlige udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, fastsat på grundlag af de faktisk godtgjorte og betalte udgifter

 

51.

Kontrakttype, hvis tildelingen af kontrakten er omfattet af bestemmelserne i direktiv 2004/18/EF (3) (bestemmelser om levering af tjenesteydelser/varer) eller Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/23/EU (4)

 

52.

Kontraktens beløb, hvis tildelingen af kontrakten er omfattet af bestemmelserne i direktiv 2004/18/EF eller direktiv 2014/23/EU

 

53.

Støtteberettigede udgifter, der er afholdt på grundlag af en kontrakt, hvis tildelingen af kontrakten er omfattet af bestemmelserne i direktiv 2004/18/EF eller direktiv 2014/23/EU

 

54.

Den anvendte udbudsprocedure, hvis tildelingen af kontrakten er omfattet af bestemmelserne i direktiv 2004/18/EF eller direktiv 2014/23/EU

 

55.

Entreprenørens navn eller entydige identifikator, hvis tildelingen af kontrakten er omfattet af bestemmelserne i direktiv 2014/23/EU

 

Data om udgifter i støttemodtagerens betalingsanmodning, som er baseret på standardsatser for enhedsomkostninger (beløb i den valuta, der anvendes til operationen)

56.

Støtteberettigede offentlige udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og fastsat på grundlag af standardskalaer for enhedsomkostninger

 

57.

Offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12, i forordning (EU) nr. 223/2014, der svarer til de støtteberettigede offentlige udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, fastsat på grundlag af standardskalaer for enhedsomkostninger

 

58.

Definition af den enhed, der skal anvendes til standardskalaen for enhedsomkostninger

 

59.

Antal leverede enheder som anført i betalingsanmodningen for hver post

 

60.

Enhedsomkostninger pr. enhed for hver post

 

Data om udgifter i støttemodtagerens betalingsanmodning, som er baseret på betalinger i faste beløb (beløb i den valuta, der anvendes til operationen)

61.

Støtteberettigede offentlige udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og fastsat på grundlag af faste beløb

 

62.

Offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014, der svarer til de støtteberettigede offentlige udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og fastsat på grundlag af faste beløb

 

63.

For hvert fast beløb, de produkter (output eller resultater), der er aftalt i dokumentet med støttebetingelserne, og som udgør grundlaget for udbetaling af faste beløb

 

64.

For hvert fast beløb, det beløb, der er aftalt i dokumentet med støttebetingelserne

 

Data om udgifter i støttemodtagerens betalingsanmodning, som er baseret på faste takster (i den valuta, der anvendes til operationen)

65.

Støtteberettigede offentlige udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og fastsat på grundlag af en fast takst

 

66.

Offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014, der svarer til de støtteberettigede udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og fastsat på grundlag af en fast takst

 

Data om inddrivelser fra støttemodtageren

67.

Dato for hver beslutning om inddrivelse

 

68.

Beløb af offentlig støtte, der berøres af hver beslutning om inddrivelse

 

69.

Samlede støtteberettigede udgifter, der er berørt af hver beslutning om inddrivelse

 

70.

Dato for modtagelse af hvert beløb, støttemodtageren betaler tilbage efter beslutningen om inddrivelse

 

71.

Offentlig støtte, støttemodtageren har betalt tilbage efter en beslutning om inddrivelse (uden renter eller bøder)

 

72.

Samlede støtteberettigede udgifter, der svarer til den offentlige støtte, støttemodtageren har betalt tilbage

 

73.

Offentlig støtte, der ikke kan inddrives efter en beslutning om inddrivelse

 

74.

Samlede støtteberettigede udgifter, der svarer til uinddrivelig offentlig støtte

 

Data om betalingsanmodninger til Kommissionen (i EUR)

75.

Dato for indgivelsen af hver betalingsanmodning med støtteberettigede udgifter fra operationen

 

76.

De samlede støtteberettigede offentlige udgifter afholdt af støttemodtageren og betalt i forbindelse med gennemførelsen af operationen, og som indgår i hver betalingsanmodning

 

77.

Operationens samlede offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014, der indgår i hver betalingsanmodning

 

Data om regnskaber, der er forelagt for Kommissionen i henhold til artikel 48 i forordning (EU) nr. 223/2014 (i EUR)

78.

Dato for indgivelsen af hvert sæt regnskaber med udgifter under operationen

 

79.

Dato for forelæggelsen af regnskaberne, hvor operationens endelige udgifter indgår efter operationens afslutning (hvis de samlede støtteberettigede udgifter er på 1 000 000 EUR eller derover (artikel 51 i forordning (EU) nr. 223/2014)

 

80.

De samlede støtteberettigede offentlige udgifter til operationen, der er bogført i attesteringsmyndighedens regnskabssystem, og som indgår i regnskaberne

 

81.

De samlede offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014, der er afholdt under gennemførelsen af operationen, som svarer til de samlede støtteberettigede offentlige udgifter, der er bogført i attesteringsmyndighedens regnskabssystemer, og som indgår i regnskaberne

 

82.

De samlede betalinger til støttemodtageren i henhold til artikel 42, stk. 2, i forordning (EU) nr. 223/2014, som svarer til de samlede støtteberettigede udgifter, der er bogført i attesteringsmyndighedens regnskabssystemer, og som indgår i regnskaberne

 

83.

De samlede støtteberettigede offentlige udgifter til operationen, der er trukket tilbage i løbet af regnskabsåret, og som indgår i regnskaberne

 

84.

De samlede offentlige udgifter som defineret i artikel 2, nr. 12), i forordning (EU) nr. 223/2014, som svarer til de støtteberettigede offentlige udgifter, der er trukket tilbage i løbet af regnskabsåret, og som indgår i regnskaberne

 

85.

De samlede støtteberettigede offentlige udgifter til operationen, der er inddrevet i løbet af regnskabsåret, og som indgår i regnskaberne

 

86.

De samlede støtteberettigede offentlige udgifter, som svarer til de samlede støtteberettigede udgifter til operationen, der er inddrevet i løbet af regnskabsåret, og som indgår i regnskaberne

 

87.

De samlede støtteberettigede offentlige udgifter til operationen, der skal inddrives ved regnskabsårets afslutning, og som indgår i regnskaberne

 

88.

De samlede offentlige udgifter til operationen, som svarer til de samlede støtteberettigede udgifter, der skal inddrives ved regnskabsårets udgang, og som indgår i regnskaberne

 

89.

De samlede støtteberettigede offentlige udgifter til operationen, som ikke kan inddrives ved regnskabsårets udgang, og som indgår i regnskaberne

 

90.

De samlede offentlige udgifter til operationen, som svarer til de samlede støtteberettigede udgifter, der ikke kan inddrives ved regnskabsårets udgang, og som indgår i regnskaberne

 

(1)  OP I henviser til operationelle programmer for støtte i form af fødevarer og/eller elementær materiel bistand, og OP II henviser til operationelle programmer, der støtter aktiviteter med sigte på social inklusion af de socialt dårligst stillede personer.

(2)  Hvor det er relevant, omfatter støttemodtagere andre organer, der under operationen afholder udgifter, der behandles som udgifter, der afholdes af støttemodtageren.

(3)  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (EUT L 134 af 30.4.2004, s. 114).

(4)  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/23/EU af 26. februar 2014 om tildeling af koncessionskontrakter (EUT L 94 af 28.3.2014, s. 1).

BILAG II

Centrale krav til forvaltnings- og kontrolsystemerne og klassificering af disse systemer efter, hvor effektivt de fungerer, som omhandlet i artikel 9

Tabel 1

Centrale krav

Centrale krav til forvaltnings- og kontrolsystemet

Berørte organer/myndigheder

Anvendelsesområde

1

Tilstrækkelig adskillelse af funktioner samt passende systemer til rapportering og overvågning i tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed uddelegerer udførelse af opgaver til et andet organ.

Forvaltningsmyndighed

Interne kontrolforhold

2

Relevant udvælgelse af operationer.

Forvaltningsmyndighed

Forvaltnings- og kontrolaktiviteter

3

Tilstrækkelige oplysninger til støttemodtagerne om de betingelser, der gælder for de udvalgte operationer.

Forvaltningsmyndighed

4

Tilstrækkelige forvaltningskontroller.

Forvaltningsmyndighed

5

Effektivt system til at opbevare alle dokumenter om udgifter og revisioner for at sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.

Forvaltningsmyndighed

Forvaltnings- og kontrolaktiviteter/overvågning

6

Pålideligt system til indsamling, registrering og lagring af data med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.

Forvaltningsmyndighed

7

Effektiv gennemførelse af forholdsmæssige foranstaltninger til bekæmpelse af svig.

Forvaltningsmyndighed

Forvaltnings- og kontrolaktiviteter

8

Hensigtsmæssige procedurer for udarbejdelse af forvaltningserklæringen og den årlige sammenfatning af de endelige revisionsrapporter og af udførte kontroller.

Forvaltningsmyndighed

9

Tilstrækkelig adskillelse af funktioner samt passende systemer til rapportering og overvågning i tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed uddelegerer udførelse af opgaver til et andet organ.

Attesteringsmyndighed

Interne kontrolforhold

10

Passende procedurer for udarbejdelse og indgivelse af betalingsanmodninger.

Attesteringsmyndighed

Forvaltnings- og kontrolaktiviteter/overvågning

11

Passende elektroniske registre over de anmeldte udgifter og de tilsvarende offentlige bidrag.

Attesteringsmyndighed

Forvaltnings- og kontrolaktiviteter

12

Passende og fuldstændige regnskaber over inddrivelige beløb, inddrevne beløb og tilbagetrukne beløb

Attesteringsmyndighed

13

Passende procedurer for udarbejdelse og attestering de årlige regnskabers fuldstændighed, nøjagtighed og pålidelighed.

Attesteringsmyndighed

14

Tilstrækkelig adskillelse af funktioner samt passende systemer til sikring af, at ethvert organ, der foretager revision i overensstemmelse med programmets revisionsstrategi, besidder den nødvendige funktionelle uafhængighed og tager hensyn til internationalt anerkendte revisionsstandarder.

Revisionsmyndighed

Interne kontrolforhold

15

Tilstrækkelige systemrevisioner.

Revisionsmyndighed

Kontrolaktiviteter

16

Tilstrækkelige revisioner af aktiviteter.

Revisionsmyndighed

17

Tilstrækkelige revisioner af regnskaber.

Revisionsmyndighed

18

Passende procedurer for tilvejebringelse af en pålidelig revisionserklæring og for udarbejdelse af den årlige kontrolrapport.

Revisionsmyndighed


Tabel 2

Klassificering af centrale krav til forvaltnings- og kontrolsystemerne med hensyn til deres funktion

Kategori 1

Fungerer godt. Ingen eller kun mindre forbedringer kræves.

Kategori 2

Fungerer. Nogle forbedringer kræves.

Kategori 3

Fungerer delvis. Omfattende forbedringer kræves.

Kategori 4

Fungerer i al væsentlighed ikke.