BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UNDERUDVALGET VEDRØRENDE SUNDHEDS- OG PLANTESUNDHEDSFORANSTALTNINGER, NEDSAT VED KAPITEL 5 I HANDELSAFTALEN MELLEM DEN EUROPÆISKE UNION OG DENS MEDLEMSSTATER PÅ DEN ENE SIDE OG COLOMBIA OG PERU PÅ DEN ANDEN SIDE

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1.   Underudvalget vedrørende Sundheds- og Plantesundhedsforanstaltninger (»SPS-underudvalget«), som er nedsat i overensstemmelse med artikel 103 i handelsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Colombia og Peru på den anden side (»aftalen«) (1), udfører sine opgaver i henhold til aftalens artikel 103 og tager ansvaret for at sikre og føre tilsyn med gennemførelsen af kapitel 5 om sundheds- og plantesundhedsforanstaltninger.

2.   SPS-underudvalget består af repræsentanter udpeget af hver part med ansvar for sundheds- og plantesundhedsanliggender, jf. aftalens artikel 103, stk. 2.

3.   Formandskabet for SPS-underudvalget varetages på skift for en periode på et år af en overordnet tjenestemand i Europa-Kommissionen på vegne af Unionen og dens medlemsstater, af en overordnet tjenestemand i Colombias regering eller af en overordnet tjenestemand i Perus regering. Første periode af formandskabet begynder på datoen for afholdelsen af Handelsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år. Formandskabet for SPS-Underudvalget varetages af den part, der varetager formandskabet i Handelsudvalget.

4.   SPS-underudvalget kan afholde møder, hvor kun EU-parten og ét undertegnende Andesland deltager, vedrørende spørgsmål, der udelukkende vedrører deres bilaterale forhold. Sådanne møder vil blive ledet af begge parter i fællesskab. Andre undertegnende Andeslande kan deltage i sådanne møder efter forudgående aftale med de pågældende parter.

5.   Når der henvises til parterne i forretningsordenen, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 6.

Artikel 2

Møder

1.   SPS-underudvalget mødes mindst én gang om året og afholder særlige møder efter anmodning fra en part, jf. aftalens artikel 103, stk. 2. Møderne afholdes på skift i Bogotá, Bruxelles og Lima, medmindre parterne bestemmer andet.

2.   Den part, der varetager formandskabet, indkalder til møde i SPS-underudvalget på en dato og et sted, der er aftalt af parterne.

3.   SPS-underudvalget kan også mødes via video- og audiokonferencer.

Artikel 3

Delegationer

Parterne underrettes forud for hvert møde om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

Artikel 4

Observatører

SPS-underudvalget kan beslutte at indbyde observatører på ad hoc-basis.

Artikel 5

Korrespondance

1.   De dokumenter fra SPS-underudvalget, der er omhandlet i forretningsordenens artikel 6, 7 og 8, fremsendes til formændene for SPS-underudvalget og til Handelsudvalgets sekretariat.

2.   For så vidt angår spørgsmål, der udelukkende vedrører et bilateralt forhold mellem EU og ét undertegnende Andesland, finder korrespondancen sted mellem disse to parter, og de øvrige undertegnende Andeslande holdes fuldt informeret, hvis det er relevant.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1.   Parterne udarbejder i fællesskab en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes sammen med de relevante dokumenter til alle parterne senest 14 dage før mødet.

2.   Dagsordenen godkendes af SPS-underudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan sættes på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

3.   Formanden for SPS-underudvalget kan efter aftale med de øvrige parter indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på at indhente oplysninger om specifikke spørgsmål.

Artikel 7

Mødereferat

1.   Parterne udarbejder i fællesskab et udkast til mødereferat for hvert møde. Det første udkast udarbejdes af den part, der fungerer som formand, senest 21 dage efter at mødet er blevet afholdt.

2.   Referatet skal som hovedregel indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald præcisere:

a)	hvilke dokumenter der blev forelagt SPS-underudvalget

b)	eventuelle erklæringer, som et medlem af SPS-underudvalget har anmodet om at få optaget i referatet, og

c)	de foreslåede afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer og de konklusioner, der er vedtaget vedrørende specifikke spørgsmål.

3.   Referatet skal også omfatte en liste over deltagerne i SPS-underudvalgets møde.

4.   Mødereferatet godkendes skriftligt af parterne senest to måneder efter datoen for mødet. Når referatet er godkendt, underskriver formanden og dennes modparter hos de andre parter eksemplarer heraf. Hver af parterne modtager et sådant originalt eksemplar. En kopi af det underskrevne referat fremsendes til Handelsudvalgets sekretariat.

Artikel 8

Handlingsplan

1.   SPS-underudvalget vedtager en handlingsplan, som afspejler de aktiviteter, der er vedtaget af parterne på mødet.

2.   Parternes gennemførelse af handlingsplanen gennemgås på SPS-underudvalgets næste møde.

Artikel 9

Sprog

1.   SPS-underudvalgets officielle sprog er parternes officielle sprog.

2.   Medmindre andet bestemmes, skal SPS-undervalget almindeligvis basere sine drøftelser på dokumenter og forslag udarbejdet på de sprog, der er omhandlet i stk. 1.

Artikel 10

Offentliggørelse og fortrolighed

1.   Møder i SPS-underudvalget er ikke offentlige, medmindre andet bestemmes.

2.   Når en part forelægger oplysninger, der i henhold til dennes love og forskrifter anses for at være fortrolige, for SPS-underudvalget, de specialiserede udvalg, arbejdsgrupperne eller de øvrige organer, behandler parterne de pågældende oplysninger som fortrolige, jf. aftalens artikel 290, stk. 2.

Artikel 11

Udgifter

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i SPS-underudvalgets møder, såvel til personale, rejser og ophold som til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.   Udgifter til tolkning ved møderne og oversættelse af dokumenter til eller fra spansk og engelsk afholdes af den part, der er vært for mødet. Tolkning og oversættelse til eller fra de øvrige sprog afholdes af den anmodende part.

Artikel 12

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen samt senere ændringer heraf skal vedtages af SPS-underudvalget i overensstemmelse med aftalens artikel 103, stk. 2.

---

(1)  EUT L 354 af 21.12.2012, s. 3.