1.   ØPA-Udvalget sammensættes af repræsentanter for de undertegnende lande i det østlige og sydlige Afrika (»de undertegnende ØSA-lande«) (1) på den ene side og repræsentanter for EU-parten på den anden side på minister- eller højt embedsmandsplan.

2.   Når der henvises til »parterne« i denne forretningsorden, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61.

3.   Formandskabet for ØPA-Udvalget på ministerplan varetages i fællesskab af en repræsentant for ØSA-landene og af en repræsentant for Den Europæiske Union (»EU«). Formandskabet i ØPA-Udvalget på højt embedsmandsplan varetages i fællesskab af repræsentanter for de undertegnende ØSA-lande, sædvanligvis på højt embedsmandsplan og af højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur.

1.   Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i ØPA-Udvalgets møder som observatører.

2.   Sekretæren for ØPA-Udvalget underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i ØPA-Udvalget, således at de kan deltage som observatører.

3.   Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra det fælles formandskab og efter godkendelse fra ØPA-Udvalgets side.

4.   ØPA-Udvalget kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører.

1.   ØPA-Udvalget træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan møderne i ØPA-Udvalget afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales.

2.   ØPA-Udvalgets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3.   ØPA-Udvalgets sekretær indkalder til møderne i ØPA-Udvalget.

1.   Embedsmænd fra de undertegnende ØSA-lande og Europa-Kommissionen fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for ØPA-Udvalget. Det undertegnende ØSA-land kan bistås af Comesa-sekretariatet.

2.   Uanset stk. 1 begynder første periode på datoen for afholdelse af ØPA-Udvalgets første møde og slutter den 31. december året efter. ØPA-Udvalgets sekretariatsfunktioner varetages først af en repræsentant for Europa-Kommissionen. De undertegnende ØSA-lande varetager sekretariatsfunktionerne efter tur.

1.   Al korrespondance til ØPA-Udvalget stiles til sekretæren for ØPA-Udvalget.

2.   Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til ØPA-Udvalget videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 7.

3.   Korrespondance fra det fælles formandskab for ØPA-Udvalget sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 7.

1.   ØPA-Udvalgets sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig kommenteret dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for ØPA-Udvalget til parterne senest tre uger før mødet.

2.   Den foreløbige kommenterede dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3.   Dagsordenen vedtages af ØPA-Udvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.   Det fælles formandskab for ØPA-Udvalget kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5.   Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

1.   Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.

2.   Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

3.   Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af ØPA-Udvalget, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører.

4.   De undertegnende ØSA-lande og EU-parten godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter.

1.   ØPA-Udvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved konsensus.

2.   ØPA-Udvalget kan beslutte at forelægge AVS-EU-Ministerrådet, jf. artikel 15 i partnerskabsaftalen mellem på den ene side medlemmerne af Gruppen af Stater i Afrika, Vestindien og Stillehavet og på den anden side Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater (Cotonouaftalen), ethvert spørgsmål af generel interesse for AVS og EU, der opstår i forbindelse med aftalen.

3.   I perioden mellem møderne kan ØPA-Udvalget træffe afgørelser og henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne.

4.   Afgørelser og henstillinger vedtaget af ØPA-Udvalget benævnes hhv. »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

5.   Afgørelser og henstillinger truffet af ØPA-Udvalget bekræftes af en repræsentant for de undertegnende ØSA-landene og af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten.

6.   Afgørelser og henstillinger videresendes til parterne som dokumenter fra ØPA-Udvalget.

1.   Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i ØPA-Udvalget ikke offentlige.

2.   Hver part kan beslutte at offentliggøre ØPA-Udvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

1.   ØPA-Udvalgets arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk.

2.   ØPA-Udvalget baserer sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Afgørelser og henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog.

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i ØPA-Udvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.   Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten.

1.   Toldsamarbejdsudvalget sammensættes af repræsentanter for de undertegnende lande i det østlige og sydlige Afrika (»undertegnende ØSA-lande«) (1) på den ene side og af repræsentanter for EU-parten på den anden side.

2.   Når der henvises til »parterne« i forretningsordenen, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61.

3.   Formandskabet for Toldsamarbejdsudvalget varetages i fællesskab af en repræsentant for de undertegnende ØSA-lande og en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur.

1.   Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i Toldsamarbejdsudvalgets møder som observatører.

2.   Sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i Toldsamarbejdsudvalget, således at de kan deltage som observatører.

3.   Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra det fælles formandskab og efter godkendelse fra Toldsamarbejdsudvalgets side.

4.   Toldsamarbejdsudvalget kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører.

1.   Medmindre andet fremgår af aftalen, træder Toldsamarbejdsudvalget sammen efter anmodning fra en af parterne. Hvis parterne er enige, kan møderne i Toldsamarbejdsudvalget afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales.

2.   Toldsamarbejdsudvalgets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3.   Toldsamarbejdsudvalgets sekretær indkalder til møderne i Toldsamarbejdsudvalget.

1.   Al korrespondance til Toldsamarbejdsudvalget stiles til sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget.

2.   Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til Toldsamarbejdsudvalget videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8.

3.   Korrespondance fra det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8.

1.   Toldsamarbejdsudvalgets sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig kommenteret dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget til parterne senest tre uger før mødet.

2.   Den foreløbige kommenterede dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3.   Dagsordenen vedtages af Toldsamarbejdsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.   Det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5.   Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

1.   Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.

2.   Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

3.   Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Toldsamarbejdsudvalget, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører.

4.   De undertegnende ØSA-lande og EU-parten godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter.

1.   Toldsamarbejdsudvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved konsensus.

2.   I perioden mellem møderne kan Toldsamarbejdsudvalget træffe afgørelser ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne.

3.   Afgørelser og henstillinger vedtaget af Toldsamarbejdsudvalget benævnes hhv. »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

4.   Afgørelser og henstillinger vedtaget af Toldsamarbejdsudvalget bekræftes af en repræsentant for de undertegnende ØSA-lande og af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten.

5.   Afgørelser og henstillinger videresendes til parterne og til ØPA-Udvalget som dokumenter fra Toldsamarbejdsudvalget.

1.   Medmindre andet bestemmes, er Toldsamarbejdsudvalgets møder ikke offentlige.

2.   Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre Toldsamarbejdsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender.

1.   Toldsamarbejdsudvalgets arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk.

2.   Toldsamarbejdsudvalget baserer sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Afgørelser og henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog.

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Toldsamarbejdsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.   Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten.

1.   Det Fælles Udviklingsudvalg sammensættes af repræsentanter for de undertegnende lande i det østlige og sydlige Afrika (»undertegnende ØSA-lande«) (1) på den ene side og af repræsentanter for EU-parten på den anden side.

2.   Når der henvises til »parterne« i denne forretningsorden, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61.

3.   Formandskabet for Det Fælles Udviklingsudvalg varetages i fællesskab af en repræsentant for de undertegnende ØSA-lande og af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur.

1.   Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i Det Fælles Udviklingsudvalgs møder som observatører.

2.   Sekretæren for Det Fælles Udviklingsudvalg underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i Det Fælles Udviklingsudvalg, således at de kan deltage som observatører.

3.   Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra en medformand og efter godkendelse fra Det Fælles Udviklingsudvalgs side.

4.   Det Fælles Udviklingsudvalg kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører.

1.   Medmindre andet fremgår af aftalen, træder Det Fælles Udviklingsudvalg sammen efter anmodning fra en af parterne. Hvis parterne er enige, kan møderne i Det Fælles Udviklingsudvalg afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales.

2.   Det Fælles Udviklingsudvalgs møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3.   Det Fælles Udviklingsudvalgs sekretær indkalder til møderne i Det Fælles Udviklingsudvalg.

1.   Al korrespondance til Det Fælles Udviklingsudvalg stiles til sekretæren for Det Fælles Udviklingsudvalg.

2.   Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til Det Fælles Udviklingsudvalg videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8.

3.   Korrespondance fra det fælles formandskab for Det Fælles Udviklingsudvalg sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8.

1.   Det Fælles Udviklingsudvalgs sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget til parterne senest tre uger før mødet.

2.   Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3.   Dagsordenen vedtages af Det Fælles Udviklingsudvalg ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.   Det fælles formandskab for Det Fælles Udviklingsudvalg kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5.   Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

1.   Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.

2.   Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

3.   Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Det Fælles Udviklingsudvalg, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører.

4.   De undertegnende ØSA-lande og EU-parten godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter.

1.   Det Fælles Udviklingsudvalg vedtager henstillinger ved konsensus.

2.   I perioden mellem møderne kan Det Fælles Udviklingsudvalg vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne.

3.   Det Fælles Udviklingsudvalgs henstillinger benævnes »henstillinger« og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

4.   Henstillinger vedtaget af Det Fælles Udviklingsudvalg bekræftes af en repræsentant for de undertegnende ØSA-lande og af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten.

5.   Henstillinger videresendes til parterne som dokumenter fra Det Fælles Udviklingsudvalg og forelægges for ØPA-Udvalget til behandling.

1.   Det Fælles Udviklingsudvalgs arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk.

2.   Det Fælles Udviklingsudvalg baserer sine forhandlinger og fremsætter henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog.

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Det Fælles Udviklingsudvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.   Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten.