—

der henviser til det endelige årsregnskab for Det Europæiske Ligestillingsinstitut for regnskabsåret 2011,

—

der henviser til Revisionsrettens beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder for regnskabsåret 2011 med instituttets svar (1),

—

der henviser til Rådets henstilling af 12. februar 2013 (05753/2013 — C7-0041/2013),

—

der henviser til artikel 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

—

der henviser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2), særlig artikel 185,

—

der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (3), særlig artikel 208,

—

der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1922/2006 af 20. december 2006 om oprettelse af et europæisk institut for ligestilling mellem mænd og kvinder (4), særlig artikel 14,

—

der henviser til Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (5), særlig artikel 94,

—

der henviser til forretningsordenens artikel 77 og bilag VI,

—

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Kvinders Rettigheder og Ligestilling (A7-0081/2013),

A.

der henviser til, at Det Europæiske Ligestillingsinstitut (»instituttet«) blev oprettet ved forordning (EF) nr. 1922/2006 og opnåede uafhængighed den 15. juni 2010,

B.

der henviser til, at Revisionsretten har fastslået, at den har fået rimelig sikkerhed for, at instituttets årsregnskab for regnskabsåret 2011 er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige,

C.

der henviser til, at 2011 var instituttets første år med fuld driftskapacitet efter at have opnået finansiel og administrativ uafhængighed i juni 2010,

D.

der henviser til, at instituttets struktur er baseret på det mandat og de opgaver, der er fastsat i grundforordningen om oprettelse af agenturet, og på de af instituttets bestyrelse fastsatte mål i det treårige program for 2010-2012 og det årlige arbejdsprogram,

E.

der henviser til, at instituttets samlede budget for regnskabsåret 2011 var på 7 530 000 EUR, sammenlignet med et samlet budget på 5 678 123,09 EUR for regnskabsåret 2010, hvilket viser en stigning på 32,6 %; der henviser til, at instituttets budget finansieres fuldt ud af Unionens bidrag,

F.

der henviser til, at instituttet ved udgangen af 2011 registrerede et positivt budgetresultat på EUR 1 156 400,29 EUR (6) efter fratrækning af vekselkursforskelle, der beløb sig til 2 650,64 EUR, hvilket blev opført i regnskabet som gæld til Kommissionen,

1.

bemærker, at instituttet opnåede administrativ og økonomisk uafhængighed den 15. juni 2010; konstaterer, at alle 2010-udbudsprocedurer som et resultat af dette hovedsagelig blev indledt i sidste kvartal af 2010;

2.

bemærker, at budgetgennemførelsen forberedes på grundlag af kasseregnskabsprincippet, hvilket betyder, at fremførte betalingsbevillinger opføres sammen med betalinger og indtægter;

3.

konstaterer ud fra årsregnskabet, at gennemførelsen af betalinger i løbet af 2011 var mere effektiv end i 2010 og udgør en betydelig forbedring under alle afsnit; fastsætter ud fra årsregnskabet, at instituttet registrerede en budgetgennemførelsesgrad på 44,19 % for betalinger og 88,54 % for forpligtelser ved udgangen af 2011;

4.

anerkender ud fra årsregnskabet (7), at betalingsgraden under afsnit I »personaleudgifter« steg til 88,49 % i 2011, sammenlignet med 49,19 % i 2010; opfordrer instituttet til at underrette dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der træffes for at forbedre denne betalingsgrad;

5.

konstaterer ud fra årsregnskabet, at de gennemførte betalinger under afsnit II »driftsudgifter« steg til 34,71 % i 2011, sammenlignet med 28,99 % i 2010; opfordrer instituttet til at informere dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der træffes for at forbedre forholdene, idet den lave gennemførelsesgrad er udtryk for vanskeligheder for så vidt angår budgetplanlægning og -gennemførelse;

6.

bemærker på baggrund af årsregnskabet den meget lave gennemførelsesgrad på 18,36 % for betalinger under afsnit III »aktionsudgifter«; bemærker, at dette skyldes det store antal indkøbsprocedurer, som blev igangsat i slutningen af 2010, efter at instituttet havde opnået administrativ uafhængighed i juni samme år; opfordrer instituttet til at informere dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er blevet iværksat siden da, for at forbedre gennemførelsen, idet den lave gennemførelsesgrad er udtryk for vanskeligheder for så vidt angår budgetplanlægning og -gennemførelse;

7.

bemærker ud fra årsregnskabet, at 3 339 551,93 EUR i forpligtelsesbevillinger, der var indgået ved udgangen af 2011, men endnu ikke betalt, blev fremført til 2012, hvilket udgør 50 % af de samlede forpligtelser; noterer sig endvidere, at det samlede beløb af fremførte bevillinger, der blev annulleret (dvs. fremført fra 2010 og ikke betalt i 2011) udgør 295 741,61 EUR som følge af, at dette var det første fulde driftsår, hvor personalet for første gang varetog forskellige former for indkøbsprocedurer og iværksatte foranstaltninger, herunder en sen anmodning om et formandskabsarrangement, samt andre aktioner, i andet halvår; opfordrer instituttet til at informere dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er truffet, for at sikre en tilfredsstillende budgetgennemførelsesgrad fremover;

8.

erkender på baggrund af årsregnskabet, at instituttet ved udgangen af 2010 ikke foretog den nødvendige frigørelsesprocedure, og at alle automatiske fremførsler fandt sted;

9.

fastslår, at instituttet i 2010 fastlagde de finansielle aktørers ansvar for så vidt angår personalet og opstillede finansielle kredsløb for forpligtelser; bemærker imidlertid også, at instituttet udnævnte alle finansielle aktører og fastlagde deres roller og ansvarsområder inden udgangen af 2010;

10.

anerkender, at instituttet modtog tre finansielle overførsler fra Kommissionen til et samlet beløb på 7 530 000 EUR (henholdsvis 3 390 000 EUR med den første overførsel, EUR 2 070 000 EUR med den anden overførsel og 2 070 000 EUR med den tredje overførsel).

11.

konstaterer på baggrund af årsberetningen, at instituttet i 2011 registrerede seks undtagelser for de finansielle overførsler, der blev drøftet med ledelse, holdledere og relevant personale med henblik på at undgå fremtidige fejl; opfordrer instituttet til at underrette dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er truffet for at udbedre denne mangel;

12.

bemærker, at 123 indkøbsprocedurer under aktionsudgifter og driftsudgifter blev afsluttet i 2011, og at det samlede indkøb udgjorde omkring 50 % af instituttets samlede budget; bemærker ligeledes, at indkøbene i 2011 blev gennemført i overensstemmelse med arbejdsprogrammet for 2011;

13.

noterer sig på baggrund af årsregnskabet, at instituttet i 2011 rekrutterede tre midlertidigt ansatte og tre kontraktansatte (medens instituttet rekrutterede 23 midlertidigt ansatte i 2010) og dermed udnyttede 94 % af instituttets stillingsfortegnelse, sammenlignet med 92,3 % 2010; glæder sig over den forbedrede besættelsesgrad for stillinger på instituttets stillingsfortegnelse, som skal bidrage til, at det fungerer effektivt;

14.

erfarer fra den interne revisionstjeneste, at en række politikker, strategier, procedurer og retningslinjer støtter gennemførelsen af bestemmelserne i vedtægten i instituttet; noterer sig, at nogle punkter stadig er under udvikling og afsluttes på et senere tidspunkt, især med anvendelsen af IT-værktøjer til forvaltning af menneskelige ressourcer (navnlig spørgsmål om forberedelse af jobbeskrivelser, fastsættelse af personlige mål og formalisering af individuelle uddannelsesplaner); opfordrer instituttet til at underrette dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der træffes for at håndtere ovennævnte spørgsmål;

15.

glæder sig over anden forudgående evalueringsrapport af 8. september 2011 med fokus på instituttets specifikke målsætninger og aktiviteter og med sigte på at vejlede instituttets ledelse i at nå målsætninger og aktiviteter; påpeger, at det i en tid med økonomisk krise og nedskæringer er af afgørende betydning, at instituttet yder mest muligt for pengene uden at bringe den vellykkede gennemførelse af sine vigtige opgaver i fare;

16.

glæder sig over instituttets oprettelse af ressource- og dokumentationscentret som en unik europæisk kilde til institutionel og metodisk viden om ligestilling mellem mænd og kvinder;

17.

understreger, at instituttets mål og opgaver kræver, at der bevares en separat enhed dedikeret til dette formål inden for de institutionelle rammer;

18.

bemærker på baggrund af årsberetningen, at instituttets personale den 1. marts 2010 blev flyttet fra dets midlertidige lokaler i Bruxelles til dets faste hovedsæde i Vilnius, Litauen;

19.

konstaterer på baggrund af årsberetningen, at den litauiske regering garanterede betalingen af instituttets leje af kontorlokaler for en periode på to år frem til 15. december 2011;

20.

glæder sig over det unikke initiativ til i samarbejde med de øvrige repræsentationer for EU-institutioner i Vilnius (Kommissionens repræsentation og Europa-Parlamentets informationskontor) at finde og udvælge fælles lokaler; noterer sig, at det nyligt etablerede »EU-hus« har vist sig at være nyttigt, og at det vil skabe synergieffekter, øge Unionens synlighed samt indebære omkostningsbesparelser og omkostningsfordeling;

21.

glæder sig over de første revisionsaktiviteter af instituttet i 2011, der blev gennemført af den interne revisionstjeneste (IAS); bemærker på baggrund af IAS' rapport (8), at der hverken er igangværende »kritiske« eller igangværende »meget vigtige« henstillinger fra IAS' rapport af 31. december 2011;

22.

noterer sig, at den interne revisionstjeneste gennemførte en begrænset gennemgang af gennemførelsen af de interne kontrolstandarder ved instituttet i december 2011; bemærker, at instituttet accepterede anbefalingerne om at afslutte proceduren vedrørende implementering af de interne kontrolstandarder, og ledelsen vedtog en handlingsplan, der skal gennemføres i 2012; opfordrer instituttet til at underrette dechargemyndigheden om de foranstaltninger, der er truffet i forbindelse med anbefalingerne;

23.

erkender, at IAS' risikoanalyse identificerede visse processer (9), der ikke kunne behandles i IAS' revisionsplan, idet kontrollerne blev vurderet som fraværende eller utilstrækkelige;

24.

bemærker på baggrund af Revisionsrettens bemærkninger, at instituttet skal forbedre dokumentationen for den fysiske opgørelse over anlægsaktiver og overslag over skyldige omkostninger;

25.

henviser i forbindelse med de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 17. april 2013 (10) om præstation, økonomisk forvaltning og kontrol med agenturer.