10.7.2008   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 181/15

(1)

Efter at Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1995/2006 af 13. december 2006 om ændring af forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) er blevet vedtaget, er det nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF) nr. 1653/2004 (4) for at bringe den i overensstemmelse med Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt »den generelle finansforordning«) (5).

(2)

Andre ændringer er nødvendige i lyset af de erfaringer, som de eksisterende forvaltningsorganer har høstet.

(3)

Det bør præciseres, at en forsvarlig økonomisk forvaltning kræver en effektiv og produktiv intern kontrol. De vigtigste kendetegn og mål for interne kontrolsystemer bør defineres.

(4)

Offentliggørelsen af forvaltningsorganernes driftsbudget bør forenkles, samtidig med at budgetmyndighedens og Revisionsrettens beføjelser bevares.

(5)

Proceduren for overførsler, der skal vedtages af direktørerne for forvaltningsorganerne, har i praksis vist sig at være uklar og tidskrævende. Den bør derfor strømlines og fremskyndes.

(6)

Der bør også i standardfinansforordningen indføres præciseringer vedrørende interessekonflikter, nye bestemmelser vedrørende forudgående kontrol af ensartede individuelle transaktioner vedrørende visse løbende udgiftsposter og bestemmelser om de anvisningsberettigedes ansvar og anvendelsen af en direkte debiteringsordning.

(7)

Der bør sikres øget åbenhed over for budgetmyndigheden gennem nye oplysningskrav for forvaltningsorganerne under budgetproceduren, specielt med hensyn til antallet af kontraktansatte og afkald på inddrivelse af fastlagte fordringer.

(8)

For at sikre gennemskuelighed ved anvendelsen af midler fra budgettet er det nødvendigt at stille oplysninger til rådighed om modtagerne af disse midler inden for visse begrænsninger, der er nødvendige for at beskytte legitime offentlige og private interesser.

(9)

For at styrke beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser bør forvaltningsorganerne deltage i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.

(10)

For at sikre, at personoplysninger ikke opbevares i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil personoplysningerne indsamles, eller de formål, hvortil de senere behandles, bør der fastsættes specifikke krav vedrørende bilag.

(11)

For at styrke beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser bør forvaltningsorganerne udarbejde en oversigt over fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der i et år efter afsigelsen af dommen ikke er foretaget nogen betalinger eller ikke er foretaget nogen betalinger af betydning. Denne oversigt bør offentliggøres under hensyntagen til den gældende lovgivning om databeskyttelse.

(12)

Regnskabsførernes ansvar for at godkende regnskaberne på grundlag af de finansielle oplysninger, de modtager fra de anvisningsberettigede, bør præciseres. Med henblik herpå bør regnskabsføreren have beføjelse til at kontrollere de oplysninger, som han har modtaget fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, og til om nødvendigt at tage forbehold.

(13)

Da forvaltningsorganerne er anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation fra Kommissionen, indgår spørgsmål om intern kontrol vedrørende gennemførelsen af aktionsbevillingerne gennem deres direktør i de beretninger, som udarbejdes i henhold til artikel 86, stk. 3 og 4, i den generelle finansforordning. For at strømline rapporteringsordningerne og undgå diffuse informationsstrømme bør den interne revisors beretning vedrørende forvaltningsorganernes driftsbevillinger være en del af den interne revisors beretning i henhold til artikel 86, stk. 3, i den generelle finansforordning. Af samme grund bør Kommissionen medtage de rapporter, som forvaltningsorganerne udarbejder i overensstemmelse med artikel 49, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1653/2004, i sin beretning i henhold til artikel 86, stk. 4, i den generelle finansforordning, som sendes til dechargemyndigheden.

(14)

Betingelserne for forvaltningsorganernes brug af Kommissionens tjenestegrene og kontorer, de interinstitutionelle europæiske kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 om oprettelse af et oversættelsescenter for Den Europæiske Unions organer (6), bør præciseres. Der bør indsættes en bestemmelse om udvælgelse af eksperter, der svarer til den bestemmelse, som er blevet indsat i den generelle finansforordning.

(15)

For at styrke beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser og i betragtning af, at forvaltningsorganerne ikke kan udøve visse beføjelser, som udelukkende er tillagt fællesskabsinstitutionerne, bør de pålægges at medtage specifikke kontraktbestemmelser i de kontrakter, de indgår med tredjemand, som gør det muligt for dem at udøve visse rettigheder, herunder retten til at suspendere kontrakter og udbudsprocedurer eller bringe dem til ophør og til at fastsætte en forældelsesfrist.

(16)

For at sikre åbenhed over for budgetmyndigheden bør der indføres en informationsprocedure for projekter med en væsentlig indvirkning på forvaltningsorganets driftsbudget.

(17)

Ifølge artikel 14, stk. 3, i forordning (EF) nr. 58/2003 skal der meddeles decharge senest den 29. april i år N+2, og det anføres udtrykkeligt, at denne decharge skal meddeles samtidig med decharge vedrørende gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget. Efter revisionen af den generelle finansforordning, ifølge hvilken der skal meddeles decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget senest den 15. maj i år N+2, stemmer indholdet i artikel 14, stk. 3, i forordning (EF) nr. 58/2003 ikke længere overens med den generelle finansforordning. Datoen for decharge for forvaltningsorganernes driftsbudget bør derfor harmoniseres med datoen for det almindelige budget.

(18)

Forordning (EF) nr. 1653/2004 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed —

1)

Artikel 3 affattes således:

»Artikel 3

I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres budgettet under overholdelse af principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt klarhed og åbenhed.«

2)

I artikel 9, stk. 4, tilføjes følgende punktum:

»Senest den 1. juni i år N+1 informerer forvaltningsorganet Kommissionen om gennemførelsen af de fremførte formålsbestemte indtægter.«

3)

Artikel 10, stk. 2, affattes således:

»For udgifter til løbende forvaltning kan der imidlertid fra den 15. november hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres under det følgende regnskabsårs bevillinger. Sådanne forpligtelser kan ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som styrelsesudvalget har fastlagt under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, som ikke i princippet var godkendt i det seneste forskriftsmæssigt vedtagne budget.«

4)

Artikel 18, stk. 1, affattes således:

»Direktøren kan foretage bevillingsoverførsler inden for driftsbudgettet. Han skal på forhånd informere styrelsesudvalget, der kan gøre indsigelse mod overførslerne. Når styrelsesudvalget har givet sin godkendelse, eller hvis der ikke foreligger et svar inden for tre uger regnet fra det tidspunkt, hvor oplysningerne blev givet, kan direktøren foretage de planlagte overførsler.«

5)

Følgende indsættes som artikel 19a i afsnit II, kapitel 7:

»Artikel 19a

1.   Budgettet gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.

2.   I forbindelse med gennemførelsen af budgettet defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:

6)

Artikel 20 ændres således:

7)

Artikel 21 affattes således:

»Artikel 21

Forvaltningsorganet sender hvert år senest den 5. marts Kommissionen et overslag over sine indtægter og udgifter for år N+1, udarbejdet af dets direktør og vedtaget af styrelsesudvalget. Det sender desuden de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, og sit udkast til arbejdsprogram.

Oversigten over forvaltningsorganets indtægter og udgifter omfatter:

Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af forvaltningsorganets foreslåede driftsbudget i forhold til dets driftsbudget for år N vil kunne indebære.«

8)

Artikel 22 ændres således:

9)

Artikel 23, nr. 1), litra b), affattes således:

10)

I artikel 24, stk. 1, andet afsnit, ændres »undtagen for så vidt angår lønklasse A1, A2 og A3« til »under lønklasse AD 13«.

11)

I artikel 25 tilføjes følgende stykke:

»Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager forvaltningsorganet i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.«

12)

Artikel 27, stk. 1, affattes således:

»Det er forbudt de finansielle aktører, jf. kapitel 2 i dette afsnit, og alle andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse, forvaltning, revision eller kontrol, at foretage handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med forvaltningsorganets eller Fællesskabernes interesser. Hvis noget sådant skulle ske, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for sin overordnede. Direktøren skal forelægge sagen for styrelsesudvalget.«

13)

Artikel 29 og 30 affattes således:

»Artikel 29

1.   Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed. Han opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for afgørelsen beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af budgettet. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Under alle omstændigheder finder artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse med hensyn til opbevaring af trafikdata.

2.   Den anvisningsberettigede etablerer i overensstemmelse med de minimumsstandarder, som Kommissionen har fastsat for sine egne tjenestegrene, og under hensyntagen til de specifikke risici, der er forbundet hans forvaltningsmiljø og arten af den finansierede foranstaltning, en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, der er tilpasset opgaverne, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol.

Den anvisningsberettigede kan, alt efter hans opgavers art og omfang, inden for sine tjenester etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe ham med at forebygge risici i forbindelse med hans aktiviteter.

Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen.

I forbindelse med forudgående kontrol kan den kompetente anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion. I så fald skal den kompetente anvisningsberettigede afhængigt af sin risikovurdering foretage en passende efterfølgende kontrol.

Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

3.   I henhold til artikel 9, stk. 7, i forordning (EF) nr. 58/2003 redegør den anvisningsberettigede senest den 15. marts hvert år over for styrelsesudvalget for sin virksomhed i en årsberetning, der ledsages af oplysninger om de finansielle forhold og forvaltningen til bekræftelse af, at oplysningerne i hans beretning giver et retvisende billede, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder.

Artikel 30

1.   Styrelsesudvalget udnævner en regnskabsfører, som skal være en udlånt tjenestemand eller en midlertidigt ansat, der er rekrutteret direkte af forvaltningsorganet, og som er ansvarlig for følgende:

2.   Før regnskaberne godkendes af styrelsesudvalget, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han har rimelig sikkerhed for, at de giver et retvisende billede af forvaltningsorganets økonomiske situation.

Med henblik herpå forvisser han sig om, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med de indførte regnskabsregler, metoder og regnskabssystemer, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.

Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for for at udøve sine funktioner.

Den anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for, at de midler, han forvalter, anvendes korrekt, og for lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, han kontrollerer.

Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at gennemføre yderligere kontroller, som han anser for nødvendige for, at han kan underskrive regnskaberne.

Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.

Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af forvaltningsorganets formue og budgetgennemførelsen.

3.   Medmindre andet er fastsat i denne forordning, er regnskabsføreren den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler. Han er ansvarlig for deres opbevaring.«

14)

Følgende indsættes som artikel 30a i afsnit IV, kapitel 2:

»Artikel 30a

Regnskabsføreren kan under udførelsen af sit hverv uddelegere visse opgaver til sine underordnede, som er midlertidigt ansatte.«

15)

Artikel 34 ændres således:

16)

I artikel 35, stk. 1, tilføjes følgende afsnit:

»Direktøren henviser i anonym form til panelets udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.«

17)

Artikel 38, stk. 3, affattes således:

»I de kontrakter, som forvaltningsorganet indgår med erhvervsdrivende, skal det fastsættes, at enhver fordring, som ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, er rentebærende efter Kommissions forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 (8). I kontrakterne henvises der udtrykkeligt til betingelsen om, at der skal betales morarenter til forvaltningsorganet, herunder morarentesatsen.

18)

Artikel 40, stk. 1, affattes således:

»Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal han sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Han meddeler styrelsesudvalget, at han agter at give afkald på en fastlagt fordring. Afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring kommer til udtryk ved en beslutning truffet af den anvisningsberettigede. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere sådanne beslutninger, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og materielle elementer, den hviler på.«

19)

Artikel 42 affattes således:

»Artikel 42

Regnskabsføreren kan sammen med den kompetente anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, forudsat at denne forpligter sig til at betale rente i hele henstandsperioden regnet fra den dato, som er fastsat i debetnotaen, og at han, for at beskytte forvaltningsorganets rettigheder, stiller en finansiel garanti for både hovedstol og renter.«

20)

Følgende indsættes som artikel 42a og 42b i afsnit IV, kapitel 4:

»Artikel 42a

Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Forvaltningsorganets fordringer samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Han angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til forvaltningsorganets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning. Forvaltningsorganet udarbejder en oversigt over forvaltningsorganets fordringer vedrørende dets driftsbudget med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under hensyntagen til den relevante lovgivning om databeskyttelse.

Artikel 42b

Forvaltningsorganets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for forvaltningsorganet er underlagt en forældelsesfrist på fem år. Forældelsesfristen fastlægges i de kontrakter, som forvaltningsorganet indgår.«

21)

I artikel 47 indsættes som stk. 2 følgende:

»Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser eller vareleverancer, kan den anvisningsberettigede på grundlag af sin risikoanalyse give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.«

22)

Artikel 49 ændres således:

23)

Artikel 50 affattes således:

»Artikel 50

1.   Hvad angår indgåelsen af offentlige indkøbsaftaler i forbindelse med forvaltningsorganets drift, finder bestemmelserne i den generelle finansforordning og i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 anvendelse, jf. dog stk. 3-5 i denne artikel.

2.   Forvaltningsorganerne kan anmode om som ordregivende myndighed at deltage i Kommissionens indgåelse af aftaler eller interinstitutionelle aftaler.

3.   Forvaltningsorganerne skal, når Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer eller Oversættelsescentret kan levere varer eller tjenesteydelser eller udføre arbejder, i første række henvende sig til disse organer. Det samme gælder, når disse organer kan udføre disse opgaver via kontrakter med erhvervsdrivende og levere betydelige yderligere tjenester, som er mere vidtgående end dem, som en almindelig formidler eller konsulent leverer. Forvaltningsorganet indgår aftaler med disse organer.

4.   Med henblik på anvendelsen af artikel 101 i den generelle finansforordning skal det i udbuddet fastsættes, at forvaltningsorganet, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, enten kan undlade at indgå kontrakten eller kan annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse.

5.   Med henblik på anvendelsen af artikel 103 i den generelle finansforordning skal det i udbud, som iværksættes af forvaltningsorganet, fastsættes, at det kan suspendere proceduren og kan træffe de foranstaltninger, der måtte være nødvendige, herunder annullering af proceduren, på de betingelser, som er fastsat i den nævnte artikel.

Med henblik på anvendelsen af artikel 103 i den generelle finansforordning skal det i de kontrakter, som forvaltningsorganet indgår, fastsættes, at det kan træffe de foranstaltninger, som er anført i den nævnte artikel, på de betingelser, som er fastsat i samme artikel.«

24)

Som afsnit VA og VB indsættes følgende:

»AFSNIT VA

PROJEKTER MED VÆSENTLIGE BUDGETMÆSSIGE KONSEKVENSER

Artikel 50a

Styrelsesudvalget underretter snarest muligt budgetmyndigheden om eventuelle projekter, som den har til hensigt at gennemføre, og som kan få væsentlige finansielle konsekvenser for finansieringen af forvaltningsorganets driftsbudget, navnlig projekter, som vedrører fast ejendom, såsom leje eller køb af bygninger. Det underretter Kommissionen herom.

Hvis en af budgetmyndighedens to parter agter at afgive udtalelse om et projekt, meddeler den det pågældende forvaltningsorgan dette inden for en frist på to uger efter modtagelsen af underretningen om projektet. Hvis forvaltningsorganet ikke modtager noget svar, kan det iværksætte det planlagte projekt.

Udtalelsen sendes til forvaltningsorganet og Kommissionen senest to uger efter meddelelsen i henhold til stk. 2.

AFSNIT VB

EKSPERTER

Artikel 50b

Artikel 265a i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder tilsvarende anvendelse på udvælgelse af eksperter, der skal betales på grundlag af et fast beløb; eksperterne skal bistå forvaltningsorganet, navnlig i forbindelse med evaluering af forslag og ansøgninger om tilskud eller bud vedrørende indkøb, og yde teknisk bistand under opfølgningen og den endelige evaluering af projekter. Forvaltningsorganerne kan også bruge den liste over eksperter, som Kommissionen har opstillet.«

25)

Artikel 51 affattes således:

»Artikel 51

Forvaltningsorganets årsregnskab omfatter årsregnskabet og beretningerne om budgetgennemførelsen. Det ledsages af en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret, der bl.a. skal redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.«

26)

Artikel 57 ændres således:

27)

Artikel 66, stk. 1, affattes således:

»Efter henstilling fra Rådet, der træffer afgørelse med kvalificeret flertal, meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år N+2 direktøren decharge for gennemførelsen af driftsbudgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter styrelsesudvalget om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.«

28)

Artikel 68 udgår.