Sirene-Håndbog
EU-Tidende nr. C 038 af 17/02/2003 s. 0001 - 0024
Sirene-Håndbog(1) (2003/C 38/01) INDHOLDSFORTEGNELSE >TABELPOSITION> SIRENE ANMODNING OM SUPPLERENDE OPLYSNINGER VED DET NATIONALE GRÆNSEOVERGANGSSTED AFSNIT I GENERELT Indledning Den 14. juni 1985 undertegnede fem lande - Kongeriget Belgien, Forbundsrepublikken Tyskland, Den Franske Republik, Storhertugdømmet Luxembourg og Kongeriget Nederlandene - i Schengen, der er en landsby i Luxembourg, en aftale, der har til formål at sikre fri passage af de indre grænser for medlemsstaternes statsborgere og fri bevægelighed for varer og tjenesteydelser. En af betingelserne for at iværksætte denne aftale var, at afskaffelsen af de indre grænser ikke måtte bringe landenes sikkerhed i fare. Dette kræver, at de pågældende landes samlede territorium beskyttes. Flere ekspertgrupper fik til opgave at undersøge, hvilke konkrete foranstaltninger der skulle træffes for at undgå sikkerhedsrisici, når aftalen trådte i kraft. Resultatet af disse undersøgelser findes i to dokumenter, et teknisk dokument - feasibility-undersøgelsen - og et juridisk dokument - gennemførelseskonventionen. I feasibility-undersøgelsen, der i november 1988 blev forelagt for ministrene og statssekretærerne for de fem lande, som havde undertegnet aftalen, opstilles de tekniske hovedprincipper for indførelsen af Schengen-informationssystemet (SIS). Ud over edb-systemets arkitektur beskriver feasibility-undersøgelsen i hovedtræk, hvordan systemet skal organiseres for at sikre, at det fungerer efter hensigten. Denne organisationsstruktur er blevet døbt "Sirene", et akronym for navnet på engelsk: Supplementary Information REquest at the National Entry (anmodning om supplerende oplysninger ved det nationale grænseovergangssted). Det drejer sig om en kortfattet beskrivelse af en procedure, som skal benyttes for at meddele en bruger, der har fået et hit på en forespørgsel i SIS, de supplerende oplysninger, han har brug for. De oprindelige fem Schengen-lande undertegnede konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen den 19. juni 1990 og fik den 27. november 1990 følgeskab af Italien, den 25. juni 1991 af Spanien og Portugal, den 6. november 1992 af Grækenland, den 28. april 1995 af Østrig og den 19. december 1996 af Danmark, Sverige og Finland. Den 19. december 1996 indgik Norge og Island en samarbejdsaftale med Schengen-landene. Konventionen indeholder alle de retsregler, som gælder for samtlige parter i konventionen, og beskriver i detaljer de fælles procedurer og reglerne for samarbejde mellem parterne. Afsnit IV fokuserer udelukkende på Schengen-informationssystemet. Schengen-informationssystemet (SIS) skal give de myndigheder, der har ansvar for: a) grænsekontrol b) gennemførelse og koordination af anden politi- og toldkontrol inde i landet c) udstedelse af visum og opholdstilladelse samt forvaltning af udlændingelovgivningen, adgang til indberetninger om personer, køretøjer og genstande via elektronisk søgning. SIS består af to separate dele: det centrale system og de nationale systemer (et i hvert land). SIS fungerer efter det princip, at de nationale systemer ikke direkte kan udveksle data indbyrdes, men kun via det centrale system (C.SIS). Det skal dog være muligt for landene enten bi- eller multilateralt at udveksle supplerende oplysninger, som er nødvendige for at iværksætte nogle af bestemmelserne i konventionen og for, at SIS kan fungere tilfredsstillende. For at det enkelte nationale Schengen-informationssystem (N.SIS) kan opfylde de funktionsmæssige krav, der er fastsat i feasibility-undersøgelsen og konventionen, må det have denne supplerende Sirene-struktur, som er nødvendig for at benytte edb-systemet. Det er denne tekniske operationelle tjeneste, der skal benyttes til at sende alle anmodninger om supplerende oplysninger ved de nationale grænseovergangssteder (Sirene). Der er vedtaget følgende princip: Hvert Schengen-land opretter ét "nationalt Sirene-kontor", der skal fungere som et fælles kontaktpunkt for de øvrige partnere, og som skal være bemandet døgnet rundt. Retsgrundlaget, arbejdsopgaverne, de gældende procedurer og de generelle organisationsprincipper for Sirene-kontorerne fastlægges af Schengen-landene i fælles regler. Denne "Sirene-Håndbog" indeholder de ordninger, der er aftalt på internationalt plan med dette for øje. Håndbogen kan ændres eller ajourføres, hvis landene finder det nødvendigt. 1. Retsgrundlag Artikel 108 (stk. 1-4) udgør retsgrundlaget for Sirene-kontorernes eksistens og virksomhed. Sirene-kontorerne skal derfor som minimum udveksle oplysninger om SIS. De kan i øvrigt efter de enkelte landes afgørelse, der bl.a. kan bygge på konventionens artikel 39 og 46, udveksle andre oplysninger med de ansvarlige organer, som de øvrige lande har udpeget med hensyn til denne type oplysninger. Denne udveksling af oplysninger er omfattet af afsnit VI i konventionen (artikel 126-130). Sirene-kontorerne skal f.eks. ikke fremsende oplysninger om asylansøgninger. Foruden denne generelle beskrivelse af formålet med Sirene-kontorernes opgaver anføres nedenfor de artikler i konventionen, som på den ene eller anden måde har indflydelse på kontorernes aktiviteter. - Artikel 5: "1. En udlænding kan få tilladelse til at indrejse i og opholde sig på de kontraherende parters område i indtil tre måneder, hvis den pågældende opfylder følgende betingelser: d) den pågældende må ikke være indberettet som uønsket." - Artikel 25: "1. Når en kontraherende part påtænker at udstede opholdstilladelse til en udlænding, der er indberettet som uønsket, konsulterer den først den indberettende kontraherende part, og tager hensyn til denne parts interesser; der vil kun kunne udstedes opholdstilladelse af tungtvejende grunde, navnlig af humanitær karakter eller som følge af internationale forpligtelser. Hvis opholdstilladelsen udstedes, sletter den indberettende kontraherende part indberetningen af den pågældende, men kan dog opføre vedkommende på sin nationale liste over uønskede personer. 2. Hvis det viser sig, at en udlænding, som er indehaver af en gyldig opholdstilladelse udstedt af en af de kontraherende parter, er indberettet som uønsket, konsulterer den indberettende kontraherende part og den part, der har udstedt opholdstilladelsen, hinanden for at fastslå, om der er tilstrækkeligt grundlag for at inddrage opholdstilladelsen. Hvis opholdstilladelsen ikke inddrages, sletter den indberettende kontraherende part indberetningen, men kan dog opføre den pågældende på sin nationale liste over uønskede personer." - Artikel 39: "1. De kontraherende parter forpligter sig til at sikre, at deres politi under overholdelse af den nationale lovgivning og politiets kompetence yder hinanden bistand med henblik på forebyggelse og opklaring af strafbare handlinger, forudsat at det efter national lovgivning ikke er forbeholdt de retlige myndigheder at fremsætte eller efterkomme anmodningen, og at anmodningen kan efterkommes, uden at den anmodede kontraherende part skal iværksætte tvangsforanstaltninger. Hvis de politimyndigheder, anmodningen er rettet til, ikke er kompetente til at efterkomme den, videregiver de den til de kompetente myndigheder." - Artikel 46: "1. I særlige tilfælde kan de enkelte kontraherende parter inden for rammerne af deres nationale lovgivning uopfordret meddele den berørte kontraherende part oplysninger, der kan hjælpe denne med at bekæmpe fremtidige lovovertrædelser og forebygge strafbare handlinger eller handlinger, der udgør en trussel mod den offentlige orden og sikkerhed. 2. Med forbehold af aftaler om samarbejde i grænseområder efter artikel 39, stk. 4, foregår denne informationsudveksling via et centralt organ, der skal udpeges. I særligt hastende tilfælde kan oplysninger efter denne artikel udveksles direkte mellem de pågældende politimyndigheder, medmindre andet er bestemt i den nationale lovgivning. Det centrale organ underrettes hurtigst muligt herom." - Artikel 94: "1. ... Den indberettende kontraherende part undersøger, om det pågældende tilfælde er så vigtigt, at indberetningen bør optages i Schengen-informationssystemet. 4. Hvis en kontraherende part finder, at en indberetning i overensstemmelse med artikel 95, 97 eller 99 ikke er forenelig med dens nationale lovgivning, internationale forpligtelser eller væsentlige nationale hensyn, kan den, efter at indberetningen er foretaget, få indsat en påtegning i databasen i sin nationale del af Schengen-informationssystemet om, at de pågældende forholdsregler ikke vil blive iværksat på dens område på baggrund af denne indberetning. De øvrige kontraherende parter skal konsulteres herom ...." - Artikel 95: "2. Inden indberetningen foretages, undersøger den indberettende kontraherende part, om de anmodede kontraherende parters nationale lovgivning tillader anholdelse. I tvivlstilfælde skal den indberettende kontraherende part konsultere de øvrige berørte kontraherende parter. Den indberettende kontraherende part skal samtidig med indberetningen sende de anmodede kontraherende parter følgende væsentlige oplysninger om sagen ad den hurtigst mulige vej .... 3. En kontraherende part, der anmodes om at foretage anholdelse, kan få indsat en påtegning i databasen i sin nationale del af Schengen-informationssystemet om, at der ikke må foretages anholdelse på baggrund af indberetningen .... Påtegningen skal slettes senest fireogtyve timer efter, at indberetningen er optaget, medmindre den kontraherende part af juridiske grunde eller ud fra særlige hensyn afslår at foretage den ønskede anholdelse. I ganske ekstraordinære tilfælde ... kan denne frist forlænges indtil en uge. 4. Hvis en kontraherende part i særlige hastetilfælde ønsker en øjeblikkelig eftersøgning, undersøger den anmodede kontraherende part, om den kan frafalde påtegningen. Den anmodede kontraherende part træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at den ønskede anholdelse kan foretages omgående, hvis indberetningen godkendes." - Artikel 96: "1. Oplysninger om uønskede udlændinge, der nægtes indrejse, optages i systemet på grundlag af de nationale indberetninger, som er en følge af afgørelser truffet af de kompetente administrative eller retlige myndigheder under overholdelse af de nationale retsplejeregler." - Artikel 97: "Oplysninger om forsvundne personer eller personer, der af hensyn til deres egen sikkerhed eller til forebyggelse af trusler midlertidigt bør tages i varetægt på anmodning af den indberettende kontraherende parts kompetente eller retlige myndighed, optages i systemet, således at politimyndighederne kan underrette den indberettende kontraherende part om personens opholdssted eller tage den pågældende i varetægt for at forhindre vedkommende i at fortsætte sin rejse, hvis den nationale lovgivning tillader det. Dette gælder i særdeleshed mindreårige og personer, der skal tvangsanbringes på grundlag af en afgørelse truffet af en kompetent myndighed. Oplysninger om myndige personer må kun videregives med de pågældendes samtykke." - Artikel 98: "1. Oplysninger om vidner, personer, der er indstævnet for en domstol som led i en straffesag på grund af handlinger, som de retsforfølges for, eller personer, der skal have forkyndt en strafferetlig dom eller tilsigelse til afsoning af en frihedsstraf, optages på anmodning af de kompetente retlige myndigheder med henblik på videregivelse af oplysninger om opholdssted eller bopæl. 2. De ønskede oplysninger videregives til den kontraherende part i overensstemmelse med national lovgivning og gældende konventioner om gensidig retshjælp i straffesager." - Artikel 99: "3. En indberetning kan ... foretages ... på anmodning af de instanser, der har ansvaret for statens sikkerhed .... Den indberettende kontraherende part skal forinden konsultere de øvrige kontraherende parter. 6. En anmodet kontraherende part kan få indsat en påtegning i databasen i sin nationale del af Schengen-informationssystemet om, at der ikke må iværksættes foranstaltninger ....Påtegningen skal slettes senest fireogtyve timer efter, at indberetningen er optaget, medmindre den kontraherende part af juridiske grunde eller ud fra særlige hensyn afslår at iværksætte den ønskede foranstaltning ...." - Artikel 100: "2. Hvis der ved en søgning viser sig at foreligge en indberetning om en fundet genstand, tager den myndighed, der har konstateret dette, kontakt til den indberettende myndighed for at aftale, hvilke foranstaltninger der skal træffes ...." - Artikel 101: "1. Adgang til oplysningerne i Schengen-informationssystemet samt ret til direkte søgning i disse oplysninger er forbeholdt myndigheder med ansvar for: a) grænsekontrol b) anden politi- og toldkontrol inde i landet samt samordning heraf. 2. Endvidere har myndigheder med ansvar for udstedelse af visum, centrale myndigheder med ansvar for behandling af visumansøgninger samt myndigheder med ansvar for udstedelse af opholdstilladelser og forvaltning af udlændingelovgivningen adgang til de oplysninger, der er optaget i systemet, jf. artikel 96, samt ret til direkte søgning i disse oplysninger som led i gennemførelsen af denne konventions bestemmelser om persontrafik. Adgangen til disse oplysninger er underlagt bestemmelserne i den enkelte kontraherende parts lovgivning. 3. Brugerne må kun søge de oplysninger, der er nødvendige til varetagelsen af deres opgaver. 4. Hver kontraherende part indgiver til Eksekutivkomitéen en liste over, hvilke kompetente myndigheder der har tilladelse til direkte søgning i oplysningerne i Schengen-informationssystemet. For hver myndighed på denne liste skal det angives, hvilke oplysninger den må søge og til hvilke formål." - Artikel 102: "3. For så vidt angår de indberetninger, der er nævnt i artikel 95-100 i denne konvention, er det kun tilladt ... at overgå fra én indberetningskategori til en anden, hvis det er nødvendigt ... I så fald skal der forinden indhentes tilladelse fra den indberettende kontraherende part." - Artikel 104: "3. For så vidt denne konvention ikke fastsætter særlige bestemmelser om iværksættelse af de foranstaltninger, der anmodes om ifølge indberetningen, finder den anmodede kontraherende parts nationale lovgivning anvendelse. For så vidt der i denne konvention er fastsat særlige bestemmelser om iværksættelse af foranstaltninger på grundlag af indberetningen, afgrænses kompetencen til at iværksætte sådanne foranstaltninger af den anmodede kontraherende parts nationale lovgivning. Hvis den ønskede foranstaltning ikke kan iværksættes, underretter den anmodede kontraherende part straks den indberettende kontraherende part herom." - Artikel 105: "Den indberettende kontraherende part har ansvaret for, at de oplysninger, der optages i Schengen-informationssystemet, er korrekte og aktuelle, samt at de er lovligt indberettet." - Artikel 106: "2. Hvis én af de kontraherende parter, som ikke har foretaget indberetningen, er i besiddelse af konkrete indicier, der lader formode, at en oplysning er ukorrekt eller ulovligt indberettet, underretter den hurtigst muligt den indberettende kontraherende part, der har pligt til at kontrollere denne meddelelse og om nødvendigt omgående rette eller slette oplysningen. 3. Hvis de kontraherende parter ikke kan nå til enighed, forelægger den kontraherende part, der ikke har foretaget indberetningen, sagen for den fælles tilsynsmyndighed ... med henblik på en udtalelse." - Artikel 107: "Når der allerede findes en indberetning om en given person i Schengen-informationssystemet, aftaler den kontraherende part, der indgiver en ny indberetning, med den kontraherende part, der indgav den første indberetning, optagelsen af indberetningerne. De kontraherende parter kan også vedtage generelle bestemmelser herom." - Artikel 108: "1. Hver enkelt af kontraherende parter udpeger en central myndighed, der er ansvarlig for den nationale del af Schengen-informationssystemet. 2. Hver enkelt af de kontraherende parter foretager sine indberetninger via denne myndighed. 3. Myndigheden er ansvarlig for, at den nationale del af Schengen-informationssystemet fungerer korrekt, og træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at bestemmelserne i denne konvention overholdes. 4. De kontraherende parter underretter via depositaren hinanden om, hvilken myndighed de har udpeget, jf. stk. 1." - Artikel 109: "1. En persons ret til at få adgang til oplysninger om sig selv i Schengen-informationssystemet er undergivet lovgivningen i den kontraherende stat, på hvis område denne ret gøres gældende. Hvis den nationale lovgivning tillader det, afgør den nationale tilsynsmyndighed, der er nævnt i artikel 114, stk. 1, om oplysningerne skal videregives og på hvilken måde. En kontraherende part må ikke videregive oplysninger om en indberetning, den ikke selv har foretaget, medmindre den forinden har givet den indberettende kontraherende part lejlighed til at udtale sig herom. 2. Den pågældende person nægtes adgang til oplysningerne, hvis det kan skade gennemførelsen af den lovlige foranstaltning, der følger af indberetningen, eller for at beskytte tredjemands rettigheder og frihedsrettigheder. Oplysninger må aldrig videregives i en periode, hvor der foretages diskret overvågning som følge af en indberetning." - Artikel 110: "Enhver person har ret til at få rettet oplysninger om sig selv, der er ukorrekte, eller få slettet oplysninger om sig selv, der er ulovligt indberettet." En analyse af disse artikler i konventionen har gjort det muligt at fastlægge Sirene-kontorernes vigtigste arbejdsopgaver. Disse opgaver er blevet nærmere præciseret på baggrund af edb-systemernes tekniske krav og den operationelle effektivitet, som er fastlagt i fællesskab. 2. Sirene-kontorernes organisation De nationale Sirene-kontorer er de eneste kontaktsteder mellem konventionens parter i spørgsmål vedrørende Schengen-informationssystemet. I de fleste tilfælde er de dog kun mellemled og videresender oplysningerne til de relevante nationale myndigheder. I denne egenskab udøver de kun en teknisk og formel kontrol. I andre tilfælde må Sirene-kontorernes beføjelser fastlægges på nationalt plan. De ansvarlige for de nationale databaser og de tjenester, som benytter dem, har ansvaret for, at de indberetninger, der optages i SIS, og de oplysninger, som Sirene-kontorerne fremsender, er korrekte, aktuelle og lovligt indberettet. Dette krav følger af de kombinerede virkninger af artikel 105 og 108 i konventionen. Sirene-kontorerne er kun tjenester, der på deres lands vegne i internationale kontakter optræder som juridiske og/eller funktionelle enheder efter regler, som fastsættes af det enkelte land. Hvert land bestemmer, hvordan dets Sirene-kontor skal organiseres, og hvilke nationale procedurer der skal anvendes, under overholdelse af reglerne i denne håndbog. Alle landene skal dog orienteres om disse nationale strukturer, som skal omfatte en række fælles tekniske ressourcer og tjenestemæssige krav. De ansvarlige for Sirene-kontorerne holder møde mindst to gange om året for at gøre status over deres samarbejde, træffe de tekniske foranstaltninger, som er nødvendige for at afhjælpe eventuelle mangler, og tilpasse procedurerne. 2.1. Tekniske ressourcer De tekniske ressourcer er hovedsagelig de måder, hvorpå fremsendelsen af oplysninger mellem Sirene-kontorerne finder sted. Man bør holde sig for øje, at meddelelser kan fremsendes mundtligt, skriftligt og i form af billeder. Hvert Sirene-kontor anvender den nationale del af det kommunikationssystem, som er fastlagt af alle landene i fællesskab. I de fælles bestemmelser i bilag 1 til denne håndbog gives der en oversigt over, hvornår en meddelelse skal være skriftlig, og hvornår den kun behøver at være mundtlig. 2.1.1. Fremsendelse af oplysninger Der er vedtaget følgende foranstaltninger: a) Det skal i hvert enkelt tilfælde afgøres, hvilken kommunikationsform der er den mest hensigtsmæssige. Dette sker på baggrund af de tekniske muligheder og de krav, som meddelelsen skal opfylde. Hvis det er nødvendigt, sendes meddelelserne i krypteret form. b) Meddelelserne gives hovedsagelig pr. telefon. For at begrænse antallet af skriftlige meddelelser mest muligt, skal en telefonsamtale ikke automatisk bekræftes skriftligt. Kriterierne for fremsendelse af meddelelser findes i bilag 1. c) Der sondres mellem to kategorier af skriftlige meddelelser: fritekster og standardformularer, der skal følge instrukserne i bilag 5. Sirene-operatørerne skal om nødvendigt anvende de regler for translitteration, der gælder for SIS (se bilag 2). De Sirene-operatører, som er i direkte kontakt med hinanden ved behandlingen af en sag, bør helst benytte et fælles sprog for at gøre det lettere og hurtigere at anvende oplysningerne. d) Lederne af Sirene-kontorerne skal have en særlig e-mail-adresse, som er uafhængig af det operative system, og som skal gøre det muligt for dem at sende meddelelser direkte til hinanden. 2.1.2. Kommunikationsmidler Der er vedtaget følgende foranstaltninger: a) Tekster og billeder bør fortrinsvis sendes via det særlige e-mail-system, som alle Schengen-landene har fastlagt, snarere end via telex, teletex og telefax. 2.1.3. Arkivering af oplysninger Der er vedtaget følgende foranstaltninger: a) Hvert land fastlægger regler for oplysningernes opbevaring. Hvert indberettende lands Sirene-kontor skal opbevare alle oplysninger vedrørende sine egne indberetninger og stille dem til rådighed for de øvrige lande. Hvert Sirene-kontors arkiv opbygges således, at der er hurtig adgang til de relevante oplysninger, for at de meget korte frister for fremsendelse af oplysninger kan overholdes. b) Sagsakter og andre meddelelser, som er sendt af de øvrige lande, opbevares i henhold til modtagerlandets nationale lovgivning om beskyttelse af data og privatlivets fred. Bestemmelserne i afsnit VI i konventionen finder ligeledes anvendelse. Disse supplerende oplysninger bør så vidt muligt ikke opbevares i Sirene-kontorerne, efter at den pågældende indberetning til SIS er slettet. 2.2. Tjenestemæssige krav Schengen-informationssystemets brugere kan når som helst få brug for supplerende oplysninger for at kunne iværksætte en foranstaltning. Der er således behov for tjenestemæssige krav, som gælder for alle Sirene-kontorer. 2.2.1. Sagsbehandlingsfrister Der er vedtaget følgende foranstaltninger: a) Sirene-kontoret skal hurtigst muligt svare på anmodninger om oplysninger fra de øvrige Schengen-lande. Svarfristen må ikke være på over 12 timer. 2.2.2. Kontaktmuligheder Der er vedtaget følgende foranstaltninger: a) Sirene-kontorerne skal fungere døgnet rundt hver dag hele året. b) De internationale kommunikationsmidler skal være tilgængelige uafbrudt. AFSNIT II AKTIVITETER 3. Arbejdsopgaver Sirene-kontorerne skal gøre det muligt at sikre: - fremsendelsen af oplysninger om indberetninger, som er optaget i Schengen-informationssystemet - overholdelsen af de relevante bestemmelser i konventionen - kontakten med de nationale tjenester og internationale organer med ansvar for den offentlige sikkerhed inden for rammerne af de beføjelser, som det enkelte land har tillagt dem. Disse tre generelle kriterier er udmøntet i følgende liste over arbejdsopgaver: 3.1. Vigtigste arbejdsopgaver 3.1.1. Udveksling af oplysninger forud for en indberetning - Artikel 95, stk. 2 (andet punktum), og artikel 99, stk. 3 Denne procedure omfatter to kategorier af indberetning: dels den i artikel 95, stk. 2 (andet punktum), vedrørende foreløbig anholdelse med henblik på udlevering, dels den i artikel 99, stk. 3, vedrørende diskret overvågning og målrettet kontrol af hensyn til statens sikkerhed. For at sikre, at proceduren i artikel 99, stk. 3, overholdes, træffer hvert land passende tekniske eller organisatoriske foranstaltninger til at forhindre, at indberetninger af denne kategori optages i Schengen-informationssystemet, uden at det indberettende lands Sirene-kontor er blevet underrettet herom. 3.1.2. Udveksling af oplysninger samtidig med en indberetning - Artikel 95, stk. 2 Disse oplysninger er omhandlet i anden del af proceduren efter artikel 95, stk. 2, og skal supplere de oplysninger, der allerede er registreret i SIS. De skal sendes til de øvrige Schengen-lande og har form af en standardformular. Se ligeledes bemærkningerne i punkt 4.1.1. 3.1.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af flere indberetninger - Artikel 107 Det kan skabe usikkerhed, hvis der foreligger flere indberetninger fra forskellige lande om samme person. Det er vigtigt, at det lokale politi, der er den endelige bruger af Schengen-informationssystemet, ikke kommer til at stå over for flere indbyrdes modstridende procedurer, men klart ved, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Der bør indføres en procedure til afsløring af, om der foreligger flere indberetninger, og regler for, i hvilken prioritetsorden de skal optages i SIS. Dette kræver: - at man, inden en indberetning optages, undersøger, om samme person allerede figurerer i SIS - at man om nødvendigt konsulterer de øvrige partnerlande, hvis der foreligger flere indbyrdes modstridende indberetninger. 3.1.4. Udveksling af oplysninger, når der indsættes en påtegning - Artikel 94, 95 og 99 Artikel 94, stk. 4, artikel 95, stk. 3, og artikel 99, stk. 6, giver et anmodet land mulighed for midlertidigt eller permanent at afvise at iværksætte de pågældende foranstaltninger på sit område. Denne mulighed gælder for indberetninger efter artikel 95, 97 og 99. Udnyttelsen af disse muligheder kræver, at der foretages en øjeblikkelig og nøje gennemgang af indberetningerne, og at der hurtigt reageres på de skridt, der skal tages. 3.1.5. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit - Artikel 95, 96, 97, 98, 99 og 100 Når den endelige bruger ved en forespørgsel i SIS konstaterer, at en indberetning faktisk drejer sig om den pågældende person, det pågældende køretøj eller den pågældende genstand, betegnes dette bekræftende svar som et hit. Den endelige bruger kan have behov for supplerende oplysninger for at iværksætte de foranstaltninger, der er fastsat i SIS-tabel 4, 10 og 16 under de bedst tænkelige vilkår (se bilag 4). Medmindre andet er bestemt, skal det indberettende land underrettes om resultatet af dette hit. Dette er først og fremmest en operationel opgave, men har også tekniske konsekvenser, eftersom indberetningen så skal bearbejdes, dvs. måske slettes, hvilket indebærer, at en eventuel indberetning, som ikke tidligere har kunnet optages i systemet, nu kan blive det. Denne "bearbejdning" af indberetningerne er af afgørende betydning for, at SIS kan fungere tilfredsstillende. 3.1.6. Udveksling af oplysninger om uønskede udlændinge - Artikel 5, 25 og 96 I forbindelse med oplysninger om uønskede udlændinge, der nægtes indrejse, jf. artikel 96, er der tale om to typer af foranstaltninger: - for det første at forbyde dem adgang til Schengen-området og med henblik herpå sørge for, at Schengen-landenes konsulære myndigheder ikke udsteder visum til dem, hvis et sådant kræves, og at kontrolmyndighederne ved de ydre grænser nægter dem indrejse på landenes område - for det andet at sørge for, at de kompetente myndigheder, når disse udlændinge allerede befinder sig på landenes område, ikke udsteder opholdstilladelser til dem, men tager skridt til at udsende dem. Med henblik herpå og for bedre at forstå baggrunden for og gyldigheden af det indrejseforbud, der ligger til grund for en indberetning efter artikel 96, kan det land, på hvis område den indberettede tredjelandsstatsborger afsløres, anmode det indberettende land om følgende oplysninger i rubrik 089 i formular G: 1. Afgørelsens art 2. Den myndighed, der har truffet afgørelsen 3. Datoen for afgørelsen 4. Datoen for meddelelsen af afgørelsen 5. Datoen for gennemførelsen af afgørelsen 6. Afgørelsens udløbsdato eller gyldighedsperiode. Se ligeledes punkt 4.6.2. Underretning og konsultation efter henholdsvis artikel 5, stk. 2, og artikel 25 henhører under de myndigheder, som er ansvarlige for udstedelsen af opholdstilladelser eller visa. Sirene-kontorerne skal kun inddrages i procedurerne i disse to artikler, når det drejer sig om fremsendelse af yderligere oplysninger, som hænger direkte sammen med indberetninger (f.eks. meddelelse om et hit eller afklaring af en identitet), eller med slettelse af indberetninger. Sirene-kontorerne kan i øvrigt inddrages i fremsendelsen af supplerende oplysninger, som er nødvendige for at udsende en udlænding eller nægte ham indrejse, eller i fremsendelsen af oplysninger, efter at dette er sket. Sirene-kontorerne fungerer som centrale myndigheder ved fremsendelse og modtagelse af supplerende oplysninger under den konsultationsprocedure, der er fastsat i artikel 25, stk. 1 og 2. I den forbindelse udveksler Sirene-kontorerne formularerne N og O (artikel 25, stk. 1, og artikel 25, stk. 2) efter anmodning fra de myndigheder, der er ansvarlige for udstedelsen af opholdstilladelser eller visa, med henblik på at opretholde eller slette indberetningen. Hvis det land, der har udstedt opholdstilladelse, opdager, at indehaveren af denne tilladelse er blevet indberettet af et andet land efter artikel 96 i konventionen, underretter det sidstnævntes Sirene-kontor (pr. fax, formular M osv.). Sirene-kontoret i det indberettende land iværksætter så konsultationsproceduren efter artikel 25, stk. 2, i konventionen ved hjælp af den hertil beregnede formular. Hvis et tredje Schengen-land (dvs. et land, som hverken har udstedt opholdstilladelsen eller indberettet indehaveren af opholdstilladelsen) opdager, at der er grundlag for konsultation, underretter det både det indberettende land og det land, der har udstedt opholdstilladelsen. 3.1.7. Udveksling af oplysninger, når en foranstaltning ikke kan iværksættes efter et hit - Artikel 104, stk. 3 Artikel 104, stk. 3, omhandler det tilfælde, hvor et land af juridiske eller faktiske grunde ikke kan iværksætte den foranstaltning, der anmodes om i indberetningen. 3.1.8. Udveksling af oplysninger ved ændring af formålet med indberetningen - Artikel 102, stk. 3 Artikel 102, stk. 3, åbner mulighed for efter et hit at fravige princippet om, at oplysningerne skal anvendes til det oprindelige formål med indberetningen. Denne procedure kan kun benyttes, hvis det er nødvendigt for at forebygge en umiddelbar overhængende trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, af tungtvejende hensyn til statens sikkerhed eller til forebyggelse af en alvorlig strafbar handling. Formålet med indberetningen kan kun ændres efter forudgående tilladelse fra det indberettende land. 3.1.9. Udveksling af oplysninger, hvis det konstateres, at en oplysning er ukorrekt eller ulovligt indberettet - Artikel 106 Princippet i artikel 106 om ejendomsretten til oplysningerne må ikke være til hinder for, at en ukorrekt eller ulovligt indberettet oplysning rettes. Stk. 2 og 3 i denne artikel åbner mulighed herfor. 3.1.10. Udveksling af oplysninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger - Artikel 109 og 110 Enhver person har ret til at få adgang til oplysninger om sig selv og til at få rettet oplysninger, der er ukorrekte eller få slettet oplysninger, der er ulovligt indberettet. Denne mulighed er underlagt den nationale lovgivning i det land, hvor den gøres gældende. Et land kan kun give indsigt i en indberetning fra et andet land, hvis det forinden har givet det indberettende land lejlighed til at udtale sig herom. 3.2. Andre arbejdsopgaver 3.2.1. Udveksling af oplysninger om politisamarbejde - Artikel 39 og 46 Schengen-landenes politisamarbejde skal ikke kun omfatte de oplysninger, som er registreret i Schengen-informationssystemet. En indberetning kan føre til afsløring af en strafbar handling eller en alvorlig trussel mod den offentlige orden eller sikkerhed, og det kan også være nødvendigt nøjagtigt at identificere en person eller genstand. Det kan være påkrævet at udveksle oplysninger f.eks. i form af fotos eller fingeraftryk. Artikel 39 og 46 åbner mulighed herfor. Denne udveksling af oplysninger er underlagt bestemmelserne i afsnit VI i konventionen. Følgende henstilles: a) Landenes Sirene-kontorer kan udveksle alle nyttige oplysninger inden for rammerne af de nationale bestemmelser, der træffes i medfør af artikel 39 og 46. b) Sirene-kontorerne holder hinanden underrettet om de nationale bestemmelser, der træffes af de enkelte lande, samt om eventuelle senere ændringer. 3.2.2. Særlige beføjelser med hensyn til politi og sikkerhed - Afsnit III Afsnit III i konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen indeholder mange banebrydende bestemmelser om det politimæssige og retslige samarbejde. Sirene-kontorerne udgør en operationel organisation, der kan vise sig meget nyttig i en række tilfælde; for nogle landes vedkommende kan de betyde, at det ikke er nødvendigt at oprette flere strukturer. Følgende henstilles: a) Hvert land kan overdrage særlige politi- og sikkerhedsmæssige beføjelser til sit Sirene-kontor i overensstemmelse med afsnit III i konventionen. b) Landene holder hinanden underrettet om de bestemmelser, der træffes på nationalt plan vedrørende deres respektive Sirene-kontorer, samt om eventuelle senere ændringer. 3.2.3. Overlapning mellem Sirene-kontorernes og Interpols opgaver Schengen-informationssystemet skal hverken afløse eller efterligne Interpol. Selv om visse opgaver overlapper hinanden, adskiller principperne for Schengen-landenes indsats og samarbejde sig væsentligt fra de principper, der gælder for Den Internationale Kriminalpolitiorganisation. Der må derfor fastsættes regler for samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og de nationale centralbureauer (NCB). Der er aftalt følgende procedurer: a) SIS-indberetninger har forrang frem for Interpol-indberetninger Indberetningerne til SIS og udvekslingen af oplysninger herom har altid forrang frem for indberetninger til og udveksling af oplysninger via Interpol. Denne prioritering gælder navnlig i tilfælde af konflikt mellem en planlagt indberetning til SIS og til Interpol. b) Valg af kommunikationskanal På Schengen-landenes område har indberetninger til Schengen-informationssystemet forrang frem for indberetninger til Interpol. Interpol-indberetninger skal være undtagelsestilfælde (indberetninger, som ikke er omhandlet i konventionen (det er f.eks. ikke muligt at optage indberetninger om kunstværker i SIS), eller hvis der ikke foreligger alle de nødvendige oplysninger til en SIS-indberetning). Parallelle indberetninger til SIS og via Interpol er ikke tilladt inden for Schengen-området. Indberetninger, som formidles via Interpol-kanaler, og som også omfatter Schengen-området eller dele deraf (Interpol-formidlingszone 2), skal markeres således: "Zone 2 undtagen for Schengen-landene". c) Videregivelse af oplysninger til tredjelande Sirene-kontoret i det indberettende land beslutter altid om oplysninger skal videregives til tredjelande (tilladelse, fremsendelsesmåde og -kanal). I den forbindelse overholder Sirene-kontoret Schengen-konventionens bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger. Brug af Interpol-kanalen afhænger af de nationale bestemmelser og procedurer. d) Målrettet eftersøgning En målrettet eftersøgning er en eftersøgning, som foretages i et begrænset geografisk område, hvor der er konkrete indicier for, at den eftersøgte person eller genstand befinder sig. Disse indicier skaber formodning om, at begæringen fra den retlige myndighed kan imødekommes straks efter modtagelsen. Anmodninger om målrettede eftersøgninger inden for Schengen-området skal fremsættes ved hjælp af formular A eller M. Hvis en eftersøgt person eller genstand ikke allerede er registreret i SIS, bør indberetning ske samtidig med, at formular A eller M sendes, så en begæring om foreløbig anholdelse kan fuldbyrdes øjeblikkeligt (artikel 64 i konventionen). Optagelsen af indberetningen i SIS opfylder ikke blot målsætningen i konventionens artikel 93, men øger også chancen for et hit, hvis den pågældende person eller genstand uventet bevæger sig fra et sted til et andet inden for Schengen-området. Hvis der kan opnås et hit ved hjælp af en målrettet eftersøgning i et geografisk begrænset område, kan der bilateralt anmodes om foreløbig anholdelse efter proceduren i udleveringslovgivningen, uden at der optages en indberetning i SIS. e) Hit og slettelse af en indberetning Schengen-landene sikrer på nationalt plan, at Sirene-kontoret og NCB'et underretter hinanden om hits. Slettelse af en indberetning foretages af den myndighed, der foretog indberetningen. f) Forbedring af samarbejdet mellem Sirene-kontorerne og Interpols NCB'er Hvert land træffer passende foranstaltninger med henblik på udveksling af oplysninger på nationalt plan mellem Sirene-kontoret og NCB'et. 4. Gældende procedurer Hvis Schengen-informationssystemet skal fungere tilfredsstillende, må de forskellige nationale systemers indsats koordineres. En væsentlig forudsætning herfor er, at der fastlægges fælles procedurer, som gælder for alle parter. For at få en præcis beskrivelse af Sirene-kontorernes opgaver har man derfor afgrænset og fastsat regler for hvert enkelt tilfælde, hvor de skal gribe ind. 4.1. Udveksling af oplysninger forud for en indberetning 4.1.1. Undersøgelse af, om Schengen-landenes nationale lovgivning tillader foreløbig anholdelse med henblik på udlevering - Artikel 95, stk. 2 Det indberettende land skal undersøge, om de øvrige landes nationale lovgivning tillader den foreløbige anholdelse, som man vil anmode om. Der er vedtaget følgende procedure: a) Det undersøges, om alle landene kan efterkomme den påtænkte indberetning. b) I tvivlstilfælde konsulteres det pågældende Sirene-kontor, og de oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen, fremsendes eller udveksles. c) De oplysninger om sagen, som er omhandlet i artikel 95, stk. 2, andet afsnit, forberedes, inden indberetningen optages i systemet. Det sikres, at alle de krævede oplysninger foreligger, og at de er præsenteret korrekt. Følgende oplysninger er obligatoriske, idet der, hvor det er relevant, oplyses nærmere enkeltheder om retsforfølgning eller fuldbyrdelse af straffedomme: 006: Efternavn: Det efternavn, der anvendes i forbindelse med hovedregistreringen i SIS, anføres i rubrik 006 007: Fornavn 009: Fødselsdato 010: Fødested 011: Kaldenavn: Det første kaldenavn skrives fuldt ud, og det samlede antal kaldenavne, der er fundet, anføres. Der kan om nødvendigt benyttes en formular M til at sende den fuldstændige liste over kaldenavne. 012: Køn 013: Nationalitet: Denne rubrik skal udfyldes så fuldstændigt som muligt på grundlag af de disponible oplysninger. Hvis der hersker tvivl om oplysningen, bør koden "1W" anføres, og ordet "formodet" føjes til ordet "nationalitet". 030: Myndighed, som har udstedt arrestordren eller afsagt dommen (navn og stilling på dommeren eller den offentlige anklager eller navnet på domstolen) 031: Arrestordrens eller dommens referencenummer (037) Se også bemærkningerne i det følgende 032: Arrestordrens eller dommens dato (036) Anmodninger om strafferetlig forfølgning og om fuldbyrdelse af en dom kan sammenfattes i et ledsagende dokument. 033: Navnet på den anmodende myndighed 034: Strafferamme/forudset maksimumsstraf 035: Den dommer eller domstol, der har afsagt dommen 036: Dommens dato 037: Dommens referencenummer 038: Den straf, der er idømt 039: Uafsonet straf 040: Gældende retsregler 041: Retlig beskrivelse af de faktiske omstændigheder 042: Den dato/periode, hvor lovovertrædelsen blev begået 044: Beskrivelse af sagens faktiske omstændigheder (herunder deres konsekvenser) 045: Grad af meddelagtighed (hovedgerningsmand - meddelagtig - hjælper - anstifter) Hvert land kan anvende sin egen juridiske terminologi til at beskrive graden af meddelagtighed (afgørelse vedrørende punkt 2 i dok. SCH/OR.SIS-SIRENE (97) 12). De oplysninger, der gives i rubrik 044, skal være tilstrækkeligt detaljerede til, at de andre Sirene-kontorer kan vurdere indberetningen. Oplysningerne bør dog holdes på et rimeligt niveau for at undgå, at indberetningssystemet belastes unødigt. Hvis Sirene-kontorerne ikke kan modtage meddelelsen, fordi det antal typeenheder, som af tekniske grunde er fastsat i den relevante formular, er utilstrækkeligt, kan der sendes en formular M med supplerende oplysninger. Når forsendelsen er afsluttet, anføres ordene "Meddelelse slut" i den sidste formular (rubrik 044 i formular A eller rubrik 083 i formular M). Det indberettende lands Sirene-kontor kan meddele yderligere oplysninger efter samråd med og/eller efter anmodning fra et andet Schengen-land, hvis det er nødvendigt for at fastslå en persons identitet. Det drejer sig især om: - hvor det pas eller identitetsdokument, som den eftersøgte person er i besiddelse af, stammer fra - passets eller identitetsdokumentets nummer, udstedelsesdato og -sted, den udstedende myndighed samt udløbsdato - beskrivelse af den eftersøgte person - faderens og moderens efternavn og fornavn - eventuelle fotos og/eller fingeraftryk - den sidst kendte adresse. Disse oplysninger samt fotos og fingeraftryk skal så vidt muligt stilles til rådighed i Sirene-kontorerne eller umiddelbart og konstant være tilgængelige for dem, for at de hurtigst muligt kan fremsende disse identifikationsoplysninger. På dette meget følsomme område må det fælles mål være at mindske risikoen mest muligt for, at en forkert person, hvis identitet minder om den indberettede persons identitet, tilbageholdes. d) Når indberetningen kan foretages for alle Schengen-lande: indberetningen forberedes med henblik på optagelse i SIS. e) Når indberetningen ikke kan foretages for alle Schengen-lande: - enten opgiver det indberettende land at foretage indberetning, - eller det holder fast ved indberetningen og opfordrer det eller de berørte Schengen-lande til straks at anmode om, at den forsynes med en påtegning. Hvis indberetningen forsynes med en påtegning, skal den alternative foranstaltning iværksættes af det eller de berørte lande. 4.1.2. Konsultation af Schengen-landene ved indberetning af hensyn til statens sikkerhed - Artikel 99, stk. 3 Ved indberetning med henblik på diskret overvågning eller målrettet kontrol af hensyn til statens sikkerhed skal det indberettende land forinden konsultere de øvrige Schengen-lande. Dette meget følsomme område kræver en særlig procedure for at sikre bestemte oplysningers fortrolighed. Derfor bør kontakterne mellem de tjenester, som er ansvarlige for statens sikkerhed, holdes adskilt fra kontakterne mellem Sirene-kontorerne. I dette specifikke tilfælde konstaterer Sirene-kontorerne, at konsultationsproceduren fungerer tilfredsstillende, og registrerer resultaterne. Den egentlige udveksling af oplysninger finder sted mellem de berørte specialtjenester. Der er vedtaget følgende procedure: a) Inden der foretages en indberetning, kontakter den pågældende statssikkerhedstjeneste de øvrige Schengen-landes tilsvarende tjenester direkte. b) Specialtjenesterne udveksler de oplysninger, de ligger inde med, hvorefter den indberettende statssikkerhedstjeneste underretter sit nationale Sirene-kontor og meddeler det resultaterne. Formålet er hovedsagelig at få eventuelle indvendinger, der måtte være mod den påtænkte indberetning, frem. c) Det Sirene-kontor, der er blevet kontaktet af den statssikkerhedstjeneste, som påtænker at foretage en indberetning, underretter de øvrige Sirene-kontorer. Disse kontorer får herved mulighed for at konsultere deres statssikkerhedstjenester og gøre deres rettigheder gældende. d) Når det indberettende lands Sirene-kontor har konstateret, at konsultationen er blevet afviklet på tilfredsstillende måde, godkender den optagelsen af indberetningen. e) Hvis der opstår vanskeligheder, underretter det berørte Sirene-kontor det indberettende lands Sirene-kontor. f) Hvis det indberettende land opretholder sin indberetning, kan indberetningen på begæring af en anmodet part forsynes med en undersøgelsespåtegning, som gælder i 24 timer. g) Efter udløbet af denne undersøgelsesfrist kan indberetningen på begæring af et Schengen-land forsynes med en permanent påtegning, hvorved den foranstaltning, der skal iværksættes ifølge indberetningen, suspenderes for dette lands vedkommende. 4.2. Udveksling af oplysninger samtidig med optagelsen af en indberetning 4.2.1. Fremsendelse af oplysninger om en sag med henblik på foreløbig anholdelse i udleveringsøjemed - Artikel 95, stk. 2 Disse oplysninger omfatter de obligatoriske oplysninger, som er nævnt i konventionen. Der kan endvidere fremsendes fakultative oplysninger til fremme af sagens behandling, hvis det viser sig nødvendigt for at fastslå en persons identitet. Se ligeledes bemærkningerne i punkt 4.1.1. I bilag 5 til denne håndbog findes en model til fælles formular, som skal benyttes af alle Schengen-landene. Der er vedtaget følgende procedure: a) Det indberettende land skal samtidig med, at det optager indberetningen i SIS, ad den hurtigst mulige vej sende de anmodede lande de obligatoriske oplysninger om sagen. Hvis personen er eftersøgt på basis af mere end én arrestordre eller dom, der kan danne grundlag for en anmodning om foreløbig anholdelse med henblik på udlevering, skal der i første omgang kun sendes oplysninger om én arrestordre eller dom til de andre Sirene-kontorer, når indberetningen foretages. Den pågældende arrestordre eller dom er den, som har den højeste strafferamme, eller den, som efter det indberettende lands vurdering har forrang i betragtning af forældelsesfristen. Oplysningerne om de andre arrestordrer eller domme opbevares hos det indberettende lands Sirene-kontor. I tilfælde af et hit, sendes de straks til det anmodede lands Sirene-kontor. Hvis et af Sirene-kontorerne finder det nødvendigt at indsætte en påtegning på grundlag af oplysningerne i formular A i forbindelse med den første arrestordre eller dom, kan der sendes oplysninger om en anden arrestordre eller dom til alle Sirene-kontorer, således at indberetningen udsendes til og følges op af en så bred kreds som muligt. b) Eventuelle supplerende oplysninger, der er nødvendige for at fastslå identiteten, fremsendes efter samråd med og/eller efter anmodning fra et andet Schengen-land. 4.3. Udveksling af oplysninger i tilfælde af flere indberetninger Der er vedtaget følgende generelle bestemmelser i henhold til artikel 107: a) Hvert land kan kun foretage én indberetning til Schengen-informationssystemet om samme person. b) Flere lande kan foretage indberetning til Schengen-informationssystemet om samme person, hvis disse indberetninger er forenelige med hinanden eller kan bestå side om side. c) Indberetninger efter artikel 95 er forenelige med indberetninger efter artikel 97 og 98. De kan i øvrigt bestå side om side med indberetninger efter artikel 96. I sådanne tilfælde skal de foranstaltninger, som skal træffes efter artikel 95, have forrang frem for dem, der skal træffes efter artikel 96. d) Indberetninger efter artikel 96 og 99 er uforenelige med hinanden og med indberetninger efter artikel 95, 97 og 98, uden at dette er til hinder for, at indberetninger efter artikel 95 og 96 kan bestå side om side. Blandt de indberetninger, der foretages efter artikel 99, er foranstaltninger i form af "diskret overvågning" uforenelige med foranstaltninger i form af "målrettet kontrol". e) Følgende prioritetsorden gælder for indberetningsgrundene: - foreløbig anholdelse med henblik på udlevering (artikel 95) - uønsket i Schengen-landene (artikel 96) - anbringelse i varetægt (artikel 97) - diskret overvågning (artikel 99) - målrettet kontrol (artikel 99) - underretning om opholdssted (artikel 97 og 98). Ovennævnte prioritetsorden kan undtagelsesvis fraviges efter konsultationer mellem landene, hvis vigtige nationale interesser kræver det. f) Indtil indberetningen er slettet, skal det indberettende lands Sirene-kontor opbevare anmodninger om indberetninger, som er blevet afvist efter konsultationer i henhold til ovennævnte bestemmelser. OVERSIGT OVER INDBERETNINGER >TABELPOSITION> Særlige indberetninger efter artikel 96 Bestemmelserne i artikel 101, stk. 2, giver myndighederne med ansvar for udstedelse af visum, behandling af visumansøgninger og udstedelse af opholdstilladelser adgang til de oplysninger, som er nævnt i artikel 96. I praksis er det nødvendigt at stille alle indberetninger efter artikel 96 til rådighed for samtlige Schengen-partnere. Målet er at undgå at udstede opholdstilladelse eller visum til en uønsket udlænding. Dette krav skal forenes med ovennævnte principper. Der er vedtaget følgende generelle bestemmelser: a) Et Schengen-land skal altid kunne foretage en indberetning efter artikel 96, så de ansvarlige myndigheder ikke udsteder opholdstilladelse eller visum. b) I tilfælde af interessekonflikt med en indberetning efter artikel 95 kan hvert land opretholde sin indberetning. Reglerne om forenelighed gælder for alle andre indberetninger. c) De foranstaltninger, der skal iværksættes ifølge indberetningerne, skal følge den fastlagte prioritetsorden, dvs. at den foreløbige anholdelse foretages først. d) Landene træffer de nødvendige nationale foranstaltninger til at underrette brugerne om denne procedure. Særlige indberetninger vedrørende køretøjer Der er vedtaget følgende generelle henstillinger: a) Hvert land kan kun foretage én indberetning til Schengen-informationssystemet om samme køretøj. b) Flere lande kan foretage indberetning til Schengen-informationssystemet om samme køretøj, hvis disse indberetninger er forenelige med hinanden. c) Indberetninger om køretøjer efter artikel 99 med foranstaltninger i form af "diskret overvågning" er uforenelige med indberetninger med foranstaltninger i form af "målrettet kontrol". d) Indberetninger om køretøjer efter artikel 99 er uforenelige med indberetninger om køretøjer efter artikel 100. e) Indtil indberetningen er slettet, skal det indberettende lands Sirene-kontor opbevare anmodninger om indberetninger, som er blevet afvist efter konsultationer i henhold til ovennævnte bestemmelser. OVERSIGT OVER FORENELIGE INDBERETNINGER >TABELPOSITION> Ovennævnte prioritetsorden kan undtagelsesvis fraviges efter konsultationer mellem landene, hvis vigtige nationale interesser kræver det. 4.3.1. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme person Flere indberetninger om samme person vil kun sjældent forekomme. Det største problem vil være præcist at identificere forskellige personer, som har fælles kendetegn. For at løse dette problem anbefales det på baggrund af samarbejdet mellem Schengen-landene og af polititekniske grunde, at man iværksætter konsultationsproceduren mellem Sirene-kontorerne, også selv om indberetningerne er forenelige med hinanden. Hvert land træffer passende tekniske foranstaltninger til at afsløre eventuelle tilfælde af personer med identiske kendetegn, inden en indberetning optages i SIS. De tekniske kriterier til bestemmelse af, om to personer er identiske, er angivet i bilag 6 til denne håndbog. Der er vedtaget følgende procedure: a) Hvis det ved behandlingen af en anmodning om indberetning viser sig, at der i SIS figurerer en person med samme obligatoriske identitetskriterier (efternavn, fornavn, fødselsdato), skal der foretages en undersøgelse, inden indberetningen godkendes. b) Sirene-kontoret optager kontakt med den anmodende myndighed for at afklare, om det drejer sig om samme person. c) Hvis undersøgelsen viser, at det faktisk drejer sig om samme person, iværksætter Sirene-kontoret proceduren for optagelse af flere indberetninger om samme person, jf. punkt 4.3.3. Hvis undersøgelsen viser, at det drejer sig om to forskellige personer, godkender Sirene-kontoret anmodningen om indberetning. 4.3.2. Undersøgelse af, om der findes flere indberetninger om samme køretøj De obligatoriske identitetskriterier for indberetninger om et køretøj er: - enten indregistreringsnummeret, - eller serienummeret. Begge numre kan dog figurere i SIS. Undersøgelsen af, om der findes flere indberetninger om samme køretøj, finder sted ved at sammenligne numrene. Hvis to numre er identiske, formodes det, at der findes flere indberetninger om samme køretøj. Denne undersøgelse volder nogle tekniske vanskeligheder i og med, at det ikke altid er muligt at foretage en sammenligning, da den afhænger af de obligatoriske identitetskriterier, der benyttes. Indberetninger om køretøjer til SIS indeholder serienummeret og/eller indregistreringsnummeret. Hvis det ved optagelsen af en ny indberetning viser sig, at samme serienummer og/eller indregistreringsnummer allerede findes i SIS, rejser dette begrundet formodes det, at der findes flere indberetninger om samme køretøj. Sirene-kontoret skal gøre de nationale brugere opmærksom på de sikkert meget få tilfælde, der kan volde problemer, når der kun foretages sammenligning ved hjælp af ét af de to numre. Et bekræftende svar eller et hit giver formodning om, at der findes flere indberetninger om samme køretøj, men et negativt svar betyder ikke, at der ikke er foretaget en indberetning om dette køretøj. Der kan være foretaget indberetning med det nummer, man ikke har benyttet ved søgningen. De tekniske kriterier til bestemmelse af, om to køretøjer er identiske, er angivet i bilag 6 til denne håndbog. Den procedure, som Sirene-kontorerne skal følge ved køretøjer, er den samme som ved personer. 4.3.3. Forhandling om optagelse af en ny indberetning i tilfælde af uforenelighed med en tidligere Hvis en anmodning om indberetning konkurrerer med en indberetning fra samme Schengen-land, skal det nationale Sirene-kontor påse, at der i SIS kun findes én indberetning. Det enkelte land kan selv bestemme, hvilken procedure der skal anvendes. Hvis den ønskede indberetning er uforenelig med en indberetning fra en eller flere andre Schengen-lande, er det nødvendigt at nå til enighed. Der er vedtaget følgende procedure: a) Hvis indberetningerne er forenelige, er det ikke nødvendigt med konsultationer mellem Sirene-kontorerne; hvis indberetningerne kan bestå side om side, afgør det land, der ønsker at foretage en ny indberetning, om en konsultation vil være hensigtsmæssig. b) Hvis indberetningerne ikke er forenelige, eller der hersker tvivl, er konsultationer mellem Sirene-kontorerne nødvendige for, at der kun optages én indberetning - eller en gruppe af indbyrdes forenelige indberetninger - i Schengen-informationssystemet. c) Når en ny indberetning, der er uforenelig med de indberetninger, som allerede findes i SIS, har fået forrang efter forhandling, slettes de øvrige indberetninger af de lande, som har indlæst dem, ved registreringen af den nye indberetning. d) Enhver konflikt skal løses ved forhandlinger mellem Sirene-kontorerne. Hvis det ikke er muligt at nå til enighed på grundlag af prioritetslisten, er det den ældste indberetning, der opretholdes. 4.4. Udveksling af oplysninger ved indsættelse af en påtegning Sirene-kontorerne skal udveksle oplysninger, så Schengen-landene kan vurdere, om det er nødvendigt at indsætte en påtegning, og derefter iværksætte denne mulighed. En påtegning kan indsættes i tre tilfælde: a) I henhold til artikel 94, stk. 4, kan indberetninger efter artikel 95, 97 og 99 til enhver tid forsynes med en "permanent" påtegning, ligesom en sådan påtegning til enhver tid kan slettes. Der findes en alternativ foranstaltning, når denne påtegning vedrører en indberetning efter artikel 95. Der findes ikke nogen alternativ foranstaltning for indberetninger efter de to andre artikler, og indberetningen kommer ikke frem, når den endelige bruger foretager en søgning. b) Indberetninger efter artikel 95 kan i henhold til artikel 95, stk. 3, forsynes med en 24-timers undersøgelsespåtegning, som kan forlænges til højst 7 dage. Denne påtegning kan gøres permanent. Der skal iværksættes en alternativ foranstaltning som omhandlet i artikel 95, stk. 5. c) Indberetninger efter artikel 99 kan i henhold til artikel 99, stk. 6, forsynes med en undersøgelsespåtegning, som gælder i højst 24 timer. Denne påtegning kan gøres permanent. Der er ikke fastsat nogen alternativ foranstaltning. Schengen-landene skal tage hensyn til følgende bemærkninger: - Proceduren med indsættelse af en påtegning skal kun anvendes i undtagelsestilfælde. - Der kan gå en vis tid mellem optagelsen af en indberetning i Schengen-informationssystemet og indsættelsen af en påtegning. I denne periode skal den fastlagte foranstaltning normalt iværksættes. Det er derfor ønskeligt, at der går så kort tid som muligt. - Det påhviler hvert land hurtigt at finde frem til de indberetninger, som kan kræve indsættelse af en påtegning. 4.4.1. Konsultation af Schengen-landene med henblik på indsættelse af en påtegning Der er vedtaget følgende procedure: a) Det anmodede land, der agter at forsyne en indberetning med en påtegning, underretter det indberettende land herom. Der er ikke fastsat nogen konsultation i forbindelse med en undersøgelsespåtegning efter artikel 95, stk. 3, og artikel 99, stk. 6. Alle landene skal konsulteres i forbindelse med en permanent påtegning efter artikel 94, stk. 4. b) Når landene har udvekslet oplysninger med henblik på at gøre hver enkelts krav gældende, kan det være nødvendigt for dem at ændre eller slette enten indberetningen, for den anmodende parts vedkommende, eller anmodningen, for den anmodede parts vedkommende. 4.4.2. Anmodning om indsættelse af en påtegning Der er vedtaget følgende procedure: a) Det anmodede land henstiller til det indberettende land, at det forsyner en indberetning efter artikel 95, 97 eller 99 med en påtegning. Denne anmodning fremsættes skriftligt. Hvis den foretages pr. telefon, skal den bekræftes skriftligt. b) Det indberettende land skal indsætte påtegningen hurtigst muligt. c) Samme procedure gælder for forlængelse af en undersøgelsespåtegning efter artikel 95, stk. 3, og for slettelse af en midlertidig eller permanent påtegning. d) Et indberettende land kan på grund af sagens hastende karakter henstille til de anmodede lande, at de afstår fra at forsyne indberetninger efter artikel 95 med en undersøgelsespåtegning. 4.4.3. Anmodning om systematisk indsættelse af en påtegning for egne statsborgere Der er vedtaget følgende procedure: a) Et Schengen-land kan anmode de øvrige landes Sirene-kontorer om systematisk at forsyne indberetninger efter artikel 95 med en påtegning, når den eftersøgte person er en af dets egne statsborgere. b) Et land, der ønsker at gøre brug af denne mulighed, skal meddele de lande, over for hvem den vil gøre denne mulighed gældende, sin beslutning skriftligt. c) Det eller de lande, som denne anmodning er rettet til, skal for det land, som har anmodet om det, indsætte en påtegning straks efter optagelsen af indberetningen. d) Denne procedure gælder, indtil den annulleres ved en anden skriftlig anmodning. 4.5. Udveksling af oplysninger i tilfælde af et hit 4.5.1. Underretning af Schengen-partnerne om, at man er stødt på en indberetning Der er vedtaget følgende procedure: a) Et hit som følge af kontrol af en indberettet person, et indberettet køretøj eller en indberettet genstand, meddeles under alle omstændigheder det indberettende lands Sirene-kontor. Det indberettende lands Sirene-kontor meddeler på grundlag af denne oplysning om nødvendigt det lands Sirene-kontor, der er stødt på indberetningen, relevante og specifikke oplysninger samt de særlige foranstaltninger, der skal træffes. Når det indberettende land underrettes om et hit, skal den artikel i konventionen, der finder anvendelse på hittet, anføres i rubrik 090 i formular G. Hvis hittet vedrører en person, som er optaget i SIS efter artikel 95 i konventionen, skal Sirene-kontoret i det land, hvor hittet er sket, underrette Sirene-kontoret i det indberettende land pr. telefon, inden det sender en formular G. b) Hits på indberetninger efter artikel 96 meddeles ikke systematisk de indberettende landes Sirene-kontorer. I særlige tilfælde kan det anmodede land, som er stødt på indberetningen, give meddelelse herom. c) For at hvert land kan gøre sine rettigheder gældende, bør alle hits meddeles de lande, som har tilkendegivet, at de ønsker at optage en indberetning om samme person eller samme genstand. Denne underretning foretages af det indberettende land. d) Den automatiske meddelelse fra C.SIS om slettelse af en indberetning gør det muligt at undersøge, om en anden indberetning, der tidligere var uforenelig med den første, og som derfor ikke kunne optages, nu kan optages. 4.5.2. Meddelelse af supplerende oplysninger Der er vedtaget følgende procedure: a) Sirene-kontorerne kan fremsende supplerende oplysninger om indberetninger efter artikel 95, 97, 98 og 100; Sirene-kontorerne kan i den forbindelse handle på de retslige myndigheders vegne, når disse oplysninger falder ind under den gensidige retshjælp. Sirene-kontorerne har ingen kompetence og skal ikke udføre nogen opgaver i forbindelse med udlevering(2). Hvis de støder på en indberetning efter artikel 95, er deres rolle udelukkende at fremsende supplerende oplysninger, som Schengen-landene kan have brug for for at afgøre, om udleveringsproceduren faktisk kan iværksættes. Det er ikke Sirene-kontorerne, men de kompetente tjenester i det enkelte land, som er ansvarlige for fremsendelse af sagsakter vedrørende udlevering og andre retslige oplysninger ad diplomatisk eller anden vej. b) Sirene-kontorerne fremsender så vidt muligt relevante lægelige oplysninger om personer, som er indberettet i henhold til artikel 97, når der skal træffes beskyttelsesforanstaltninger over for dem. De fremsendte oplysninger opbevares kun så længe, det er strengt nødvendigt, og anvendes kun som led i lægebehandlingen af den pågældende person. c) Når det er påkrævet af hensyn til de handlinger, der skal foretages, efter at man er stødt på en indberetning (afsløring af en strafbar handling eller en trussel mod den offentlige orden og sikkerhed, nødvendigheden af en nærmere identifikation af en genstand, et køretøj eller en person osv.), fremsendes der i henhold til artikel 39 og 46 i konventionen oplysninger til supplering af dem, der er foreskrevet i afsnit IV i konventionen, særlig i artikel 99 og 100. Sirene-kontorerne skal hurtigst muligt sende "supplerende oplysninger" ved hjælp af en formular P som svar på en formular G efter et hit på en indberetning af et køretøj efter artikel 100 i konventionen. NB: Da anmodningen er af hastende karakter, og det derfor ikke vil være muligt at indsamle alle oplysninger straks, er der enighed om, at nogle rubrikker skal være fakultative i stedet for obligatoriske, og at man skal bestræbe sig på at indsamle oplysninger vedrørende de vigtigste rubrikker, f.eks. 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166 og 167. 4.6. Udveksling af oplysninger om uønskede udlændinge Når en udlænding ansøger om opholdstilladelse eller visum og befinder sig i en af de situationer, som er omhandlet i artikel 5 og 25 i konventionen, skal de myndigheder, som udsteder dette dokument, anvende særlige regler. Det kan undtagelsesvis være nødvendigt at underrette Schengen-partnerne om, at man er stødt på en sådan indberetning. Systematisk underretning er ikke ønskelig på grund af antallet og den geografiske spredning af de konsulater og ambassader, som indberetningerne efter artikel 96 er bestemt for. 4.6.1. Udstedelse af opholdstilladelser og visa Der er vedtaget følgende procedure: a) Et anmodet land, der er stødt på en indberetning efter artikel 96, kan meddele dette til det indberettende land. Hvis sidstnævnte finder det hensigtsmæssigt, underretter den de øvrige lande herom. b) Hvis de berørte landes Sirene-kontorer anmodes om det, kan de i henhold til den nationale lovgivning bistå med at videresende de nødvendige oplysninger til de specialtjenester, som er ansvarlige for udstedelsen af opholdstilladelser og visa. c) Hvis proceduren i artikel 25 i konventionen medfører slettelse af en indberetning efter artikel 96, yder Sirene-kontorerne bistand i henhold til den nationale lovgivning, for så vidt de bliver anmodet om det. 4.6.2. Nægtelse af indrejse i eller udsendelse af Schengen-området Der er vedtaget følgende procedure: a) Et Schengen-land kan anmode om at blive underrettet, hver gang nogen støder på indberetninger efter artikel 96, som dette land selv har foretaget. Det land, som ønsker at benytte denne mulighed, anmoder skriftligt de øvrige lande herom. b) Det anmodede land kan tage initiativ til at underrette det indberettende land om, at en udlænding, der er indberettet efter artikel 96, er blevet afsløret og nægtet indrejse i eller udsendt af Schengen-området. c) Hvis en indberettet person afsløres på et Schengen-lands område, sender det indberettende land de oplysninger, som er nødvendige for at udsende (tilbagesende/udvise) en udlænding fra Schengen-området. Afhængigt af det anmodende lands behov og de oplysninger, som det anmodede land ligger inde med, skal disse oplysninger omfatte følgende: - Afgørelsens art - Den myndighed, der har truffet afgørelsen - Datoen for afgørelsen - Datoen for meddelelsen af afgørelsen - Datoen for gennemførelsen af afgørelsen - Afgørelsens udløbsdato eller gyldighedsperiode. Se punkt 3.1.6. - Hvis en indberettet person afsløres ved grænsen, skal den ønskede foranstaltning iværksættes i overensstemmelse med indberetningen fra det indberettende land. - I de undtagelsestilfælde, der er nævnt i artikel 5 eller i artikel 25 i konventionen, skal de nødvendige konsultationer mellem de berørte lande foretages via Sirene-kontorerne. - Det kan ligeledes være nødvendigt omgående at udveksle supplerende oplysninger via Sirene-kontorerne i særlige tilfælde for at identificere en person med sikkerhed. 4.7. Udveksling af oplysninger, når en foranstaltning ikke kan iværksættes efter et hit 4.7.1. Underretning af det indberettende land om, at en foranstaltning ikke kan iværksættes Der er vedtaget følgende procedure: a) Det anmodede land meddeler via sit Sirene-kontor straks det indberettende land, at det ikke kan iværksætte den ønskede foranstaltning, samt grundene hertil. b) De berørte lande kan eventuelt aftale at iværksætte en procedure, som er forenelig med deres nationale lovgivning og med bestemmelserne i konventionen. 4.8. Udveksling af oplysninger ved ændring af formålet med indberetningen Ved denne ekstraordinære procedure er det indberettende lands samtykke nødvendigt. Det indberettende land skal kunne vurdere, hvor vigtig og relevant anmodningen er. Det formål, som oplysningerne skal anvendes til, skal være i overensstemmelse med den type indberetning, som er fastsat i artikel 95-100 i konventionen. Oplysningerne kan under ingen omstændigheder anvendes til andre formål end dem, som er fastsat i konventionen. 4.8.1. Underretning af det indberettende land om ændring af formålet Der er vedtaget følgende procedure: a) Det anmodede land meddeler via sit Sirene-kontor det indberettende land grundene til, at det ønsker at ændre formålet. b) Det indberettende land undersøger hurtigst muligt, om anmodningen kan efterkommes, og meddeler det anmodede land sin afgørelse via sit Sirene-kontor. Det indberettende land kan eventuelt til sin tilladelse knytte visse betingelser med hensyn til oplysningernes anvendelse. 4.8.2. Gennemførelse af formålsændringen Der er vedtaget følgende procedure: a) Efter samtykke fra det indberettende land anvender det anmodede land oplysningerne til det formål, som det har søgt om og opnået tilladelse til. Det tager hensyn til de eventuelle betingelser. 4.9. Udveksling af oplysninger, hvis det konstateres, at en oplysning er ukorrekt eller ulovligt indberettet 4.9.1. Underretning af det indberettende land om, at en oplysning er ukorrekt eller ulovligt indberettet Der er vedtaget følgende procedure: a) Det Schengen-land, der konstaterer, at en oplysning er behæftet med fejl, underretter det indberettende land via sit Sirene-kontor. b) Der udveksles oplysninger for at nå til enighed om at rette eller slette denne oplysning. c) Formular J kan anvendes både til at meddele, at en oplysning er ukorrekt eller ulovligt indberettet, og til at sende svaret fra det indberettende Sirene-kontor. d) De supplerende oplysninger, der er nødvendige for at fastslå identiteten, sendes efter aftale med og/eller efter anmodning fra et andet Schengen-land. 4.9.2. Iværksættelse af rettelsesproceduren Der er vedtaget følgende procedure: a) Hvis der er enighed mellem landene, iværksætter det indberettende land sin nationale procedure for at rette fejlen. b) Hvis der ikke har kunnet opnås enighed, underretter Sirene-kontoret i det land, der har konstateret fejlen, den ansvarlige myndighed i sit land, for at den kan forelægge sagen for Den Fælles Tilsynsmyndighed. 4.10. Udveksling af oplysninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger 4.10.1. Underretning af de nationale myndigheder om anmodningen om adgang til eller om rettelse af oplysninger Der er vedtaget følgende procedure: a) Hvert Sirene-kontor anvender den nationale lovgivning for så vidt angår adgangsret. Afhængigt af sagens omstændigheder sender Sirene-kontorerne de ansvarlige nationale myndigheder de anmodninger om adgang til eller om rettelse af oplysninger, som de får forelagt, eller træffer afgørelse om disse anmodninger i det omfang, de har beføjelse til det. b) Hvis de ansvarlige nationale myndigheder anmoder herom, fremsender Sirene-kontorerne i de berørte lande oplysninger om udøvelsen af denne adgangsret. 4.10.2. Underretning om anmodninger om adgang til indberetninger fra andre Schengen-lande Oplysninger om indberetninger, som et andet Schengen-land har optaget i SIS, udveksles så vidt muligt via de nationale Sirene-kontorer. Der er vedtaget følgende procedure: a) Anmodningen om adgang sendes hurtigst muligt til det indberettende land, så det kan tage stilling. b) Det indberettende land meddeler sin stillingtagen til det land, hvortil anmodningen er indgivet. Det tager hensyn til eventuelle lovbestemte frister for behandlingen af anmodningen. c) Hvis det indberettende land meddeler sin stillingtagen til Sirene-kontoret i det land, hvortil anmodningen er indgivet, sørger dette Sirene-kontor for, at denne stillingtagen hurtigst muligt meddeles den myndighed, som har kompetence til at træffe afgørelse om anmodningen. 4.10.3. Underretning om procedurerne for adgang og rettelse Der er vedtaget følgende procedure: a) Sirene-kontorerne holder hinanden underrettet om de nationale bestemmelser, som er vedtaget for adgang til og rettelse af personoplysninger, samt om de ændringer, der måtte blive foretaget. 5. Opgaver i forbindelse med hver indberetningskategori Når en indberetning optages i Schengen-informationssystemet, skal Sirene-kontorerne løse flere problemer. De skal sikre, at konventionens bestemmelser overholdes, og stå inde for oplysningernes tekniske kvalitet. Rækkefølgen af de opgaver, der skal udføres for hver indberetningskategori, skal overholdes nøje for at sikre pålideligheden af de oplysninger, som SIS formidler. Når man støder på en indberetning, er den vigtigste opgave straks at udsende en meddelelse herom. De eventuelle supplerende oplysninger, som kan være nødvendige for det videre forløb, udveksles mellem de berørte Schengen-partnere. 5.1. Optagelse af en indberetning 5.1.1. Opgaver, som er fælles for alle kategorier Disse opgaver skal udføres, inden der træffes specifikke foranstaltninger vedrørende en bestemt indberetningskategori. a) Det undersøges, om der findes flere indberetninger: - på nationalt plan kan der kun være en indberetning om samme person (eller samme køretøj) i hvert enkelt lands SIS. Hvis der findes flere indberetninger, skal der iværksættes en national procedure med henblik på kun at bibeholde én indberetning - på Schengen-niveau kan der findes flere forenelige indberetninger om samme person (eller samme køretøj). b) Hvis der findes flere indberetninger (om en person eller et køretøj), undersøges det, om de er forenelige: - hvis de er uforenelige, forhandles der om optagelse af kun én indberetning (om en person eller et køretøj). Hvis der ikke kan opnås enighed, afsluttes proceduren - hvis de er forenelige, eller hvis det besluttes, at den nye indberetning skal have forrang, fortsættes proceduren. NB: Det indberettende land skal opbevare de anmodninger, som ikke er efterkommet, så det kan meddele alle de hit, det får underretning om. Det land, der ikke har kunnet få sin indberetning optaget, træffer alle nødvendige tekniske foranstaltninger til at tage sin anmodning op igen, når det automatisk får meddelelse om, at den indberetning, som blokerede for optagelsen, er blevet slettet. 5.1.2. Opgaver, som er specielle for hver indberetningskategori 5.1.2.1. Indberetninger efter artikel 95 a) Det undersøges, om Schengen-landenes nationale lovgivning tillader foreløbig anholdelse med henblik på udlevering. b) Det undersøges, om de supplerende obligatoriske oplysninger om sagen foreligger; se ligeledes punkt 4.1.1. c) Indberetningen optages i SIS, og samtidig sendes oplysningerne om sagen til de andre Sirene-kontorer. d) Hvis et Schengen-land anmoder om det, indsættes en påtegning. 5.1.2.2. Indberetninger efter artikel 96 a) Indberetningen optages i SIS. 5.1.2.3. Indberetninger efter artikel 97 a) Indberetningen optages i SIS. b) Hvis et Schengen-land anmoder om det, indsættes en påtegning. 5.1.2.4. Indberetninger efter artikel 98 a) Indberetningen optages i SIS. 5.1.2.5. Indberetninger efter artikel 99, stk. 2 a) Indberetningen optages i SIS. b) Hvis et Schengen-land anmoder om det, indsættes en påtegning. 5.1.2.6. Indberetninger efter artikel 99, stk. 3 a) Det kontrolleres hos den nationale statssikkerhedstjeneste, at de andre Schengen-landes tilsvarende tjenester er blevet underrettet. b) De andre landes Sirene-kontorer underrettes om den planlagte indberetning, og det konstateres, at konsultationen er blevet afviklet tilfredsstillende. c) Indberetningen optages i SIS. d) Hvis et Schengen-land anmoder om det, indsættes en påtegning. 5.1.2.7. Indberetninger efter artikel 100 a) Det undersøges udelukkende for køretøjers vedkommende, om der findes flere indberetninger, og i givet fald om disse indberetninger er forenelige. b) Indberetningen optages i SIS. c) Indberetning om et køretøj foretages af det land, hvor der først er optaget rapport. 5.2. Ændring af en indberetning 5.2.1. Optagelse af et kaldenavn a) Det kontrolleres, om det kaldenavn, som planlægges optaget, ikke allerede er indberettet. Hvis der hersker tvivl, eller der findes flere indberetninger, iværksættes den vedtagne procedure. Det er det land, der har foretaget den oprindelige indberetning, der er ansvarlig for optagelsen af kaldenavnet. Hvis det er et tredjeland, som opdager dette kaldenavn, meddeler tredjelandet det til det land, der har foretaget den oprindelige indberetning, medmindre det selv indberetter det. b) De andre Schengen-lande underrettes, når kaldenavnet vedrører en indberetning efter artikel 95 eller artikel 99, stk. 3. Sirene-kontorerne videresender om fornødent disse oplysninger til de nationale myndigheder, som er ansvarlige for de enkelte indberetningskategorier. c) Ændringen optages i SIS. 5.2.2. Ændring af indberetningsgrunden eller den foranstaltning, som skal iværksættes ifølge en indberetning Denne procedure anvendes uanset hit. a) Den indberetning, som skal skifte kategori, slettes. b) Hele proceduren for optagelse af en indberetning påbegyndes på ny efter reglerne for den nye kategori. 5.3. Slettelse af en indberetning 5.3.1. Slettelse efter et hit a) De Schengen-lande, der ikke har kunnet optage deres indberetning, underrettes om, at der er fundet et hit, og at indberetningen er blevet slettet. 5.3.2. Slettelse, når betingelserne for at opretholde indberetningen ikke længere er opfyldt Bortset fra slettelse efter et hit kan en indberetning slettes enten direkte af C.SIS (ved forældelse) eller indirekte af den instans, som har optaget den (når betingelserne for at opretholde indberetningen i SIS ikke længere er opfyldt). I begge tilfælde skal C.SIS' meddelelse om slettelse behandles automatisk i N.SIS, så en indberetning, der er stillet i venteposition, kan blive optaget. a) Sirene-kontoret underrettes automatisk via en meddelelse fra N.SIS om, at en indberetning i venteposition kan optages. b) Sirene-kontoret iværksætter hele proceduren for optagelse af en indberetning efter reglerne for denne indberetningskategori. (1) Rådets afgørelse 2003/19/EF af 14. oktober 2002 om afklassificering af visse dele af Sirene-Håndbogen, der er vedtaget af Schengen-Eksekutivkomitéen, som er nedsat ved konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 (EFT L 8 af 14.1.2003, s. 34). (2) Undtagen Sirene-kontoret i Østrig.