Kommissionens forordning (EF) nr. 1386/2002

af 29. juli 2002

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1164/94 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne vedrørende støtte, der er ydet fra Samhørighedsfonden og proceduren for finansielle korrektioner

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1164/94 af 16. maj 1994 om oprettelse af Samhørighedsfonden(1), ændret ved forordning (EF) nr. 1264/1999 og forordning (EF) nr. 1265/1999(2), særlig artikel 12, stk. 4, og artikel H, stk. 4, i bilag II til denne forordning, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Ifølge artikel 12, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1164/94 skal medlemsstaterne træffe en række foranstaltninger for at sikre, at Samhørighedsfondens midler anvendes effektivt og korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

(2) Det er derfor nødvendigt, at medlemsstaterne yder tilstrækkelig vejledning vedrørende organiseringen af de relevante funktioner hos de organer, der er ansvarlige for gennemførelsen af projekter, for at attestere udgifter samt for den generelle forvaltning og koordinering af Samhørighedsfondens virksomhed i den pågældende medlemsstat.

(3) Ifølge forordning (EF) nr. 1164/94 skal medlemsstaterne samarbejde med Kommissionen med henblik på at sikre, at de har velfungerende forvaltnings- og kontrolsystemer, og yde den al nødvendig bistand til at foretage kontrol, herunder stikprøvekontrol.

(4) For at harmonisere normerne for attestering af udgifter for hvilke der anmodes om betaling fra Samhørighedsfonden, er det nødvendigt at fastsætte indholdet af sådanne attester og at specificere arten og kvaliteten af de oplysninger, de er baseret på.

(5) For at Kommissionen kan udføre den i artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1164/94 omhandlede kontrol bør medlemsstaterne efter anmodning give Kommissionen de oplysninger, som de organer, der er ansvarlige for gennemførelsen af projekter og for forvaltningen og koordineringen af Samhørighedsfondens virksomhed, har behov for med henblik på at opfylde forvaltnings-, overvågnings- og evalueringskravene i den nævnte forordning. Det er nødvendigt at angive indholdet af disse oplysninger og formatet samt midlerne for oversendelsen af edb-filer, når oplysningerne fremsendes elektronisk. Kommissionen skal sikre, at elektroniske data og andre oplysninger forbliver fortrolige og sikre.

(6) Denne forordning bør ikke berøre bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder(3).

(7) Denne forordning bør ikke berøre bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF) nr. 1831/94 af 26. juli 1994 om uregelmæssigheder og tilbagebetaling af beløb, der uberettiget er udbetalt inden for rammerne af finansieringen af Samhørighedsfonden, samt om oprettelse af et informationssystem på dette område(4).

(8) Der bør fastsættes nærmere gennemførelsesbestemmelser vedrørende proceduren i artikel H i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94, herunder regler om tilbagesøgning af uretmæssigt udbetalte beløb, om tilbagebetaling til Kommissionen og om morarenter -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

KAPITEL I

Genstand og anvendelsesområde

Artikel 1

Denne forordning fastlægger gennemførelsesbestemmelserne til forordning (EF) nr. 1164/94 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne vedrørende støtte, der er ydet fra Samhørighedsfonden (herefter benævnt "fonden") til støtteberettigede foranstaltninger i henhold til artikel 3 i den nævnte forordning og først er godkendt efter den 1. januar 2000, og for så vidt angår proceduren for foretagelse af finansielle korrektioner af sådan støtte.

KAPITEL II

Forvaltnings- og kontrolsystemer

Artikel 2

1. Hver medlemsstat sørger for at følgende organer og myndigheder gives passende vejledning vedrørende de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er nødvendige for at sikre, at fonden forvaltes økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med almindeligt anerkendte principper og standarder:

a) de organer, der er ansvarlige for projekternes gennemførelse i overensstemmelse med artikel 10, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1164/94 (herefter benævnt "de gennemførende organer")

b) de myndigheder eller organer, der er ansvarlige for at attestere udgiftsanmeldelser, for hvilke der er anmodet om betaling fra fonden i overensstemmelse med artikel 12, stk. 1, litra d), i forordning (EF) nr. 1164/94 og med artikel D, stk. 4, i bilag II til den nævnte forordning samt, hvor disse er nogle andre, de myndigheder eller organer udpeget i medfør af artikel D, stk. 1, i bilag II til forordningen (herefter benævnt "betalingsmyndigheden")

c) de myndigheder, der er ansvarlige for den generelle forvaltning og koordinering af fondens virksomhed i medlemsstaten (herefter benævnt "forvaltningsmyndigheden")

d) de offentlige eller private organer eller tjenester, der handler under forvaltnings- eller betalingsmyndighedernes ansvar eller udfører opgaver på deres vegne i forhold til de gennemførende organer (herefter benævnt "de formidlende organer").

Denne vejledning skal navnlig understøtte disse myndigheder eller organer, når de opstiller de systemer, som er nødvendige ikke alene for at skabe tilstrækkelig sikkerhed for, at ansøgningerne om fællesskabsstøtte er korrekte, lovlige og støtteberettigede, men også for at sikre, at projekterne gennemføres i overensstemmelse med de i den pågældende beslutning fastlagte betingelser og med de fastlagte mål.

2. I denne forordning forstås ligeledes ved "de gennemførende organer", i de tilfælde hvor det gennemførende organ ikke er den endelige modtager af støtten, de organisationer og virksomheder, der som repræsentanter, befuldmægtigede eller på anden måde medvirker ved gennemførelsen af projektet.

3. I denne forordning forstås ved "projekt", med mindre andet er angivet, ethvert individuelt projekt, enhver projektfase eller gruppe af projekter som omhandlet i artikel 1, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1164/94 eller enhver foranstaltning som omhandlet i artikel 3, stk. 2, i den nævnte forordning, om hvilke der er truffet en beslutning i henhold til dennes artikel 10, stk. 6 (herefter benævnt "beslutningen om støtte").

Artikel 3

Forvaltnings- og kontrolsystemerne hos forvaltnings- og betalingsmyndighederne, de formidlende organer samt de gennemførende organer, skal, under hensyntagen til størrelsen af den forvaltede støtte, sikre:

a) en klar definition, en klar fordeling og, af hensyn til at sikre en forsvarlig forvaltning, en tilstrækkelig adskillelse af funktionerne i den pågældende organisation

b) effektive systemer til sikring af, at funktionerne udføres på tilfredsstillende vis

c) for de formidlende organers vedkommende, rapportering til den ansvarlige myndighed om udførelsen af deres opgaver og om de midler, hvormed de udføres.

Artikel 4

1. De i artikel 3 omhandlede forvaltnings- og kontrolsystemer skal omfatte procedurer for kontrol af, at udgifterne faktisk er afholdt, og at projektet gennemføres lige fra forberedelsesfasen til virkeliggørelsen af den finansierede investering, under iagttagelse af de betingelser, der er fastlagt i beslutningen om støtte, og af de deri fastlagte mål for projektet, samt i overensstemmelse med de gældende nationale bestemmelser og fællesskabsbestemmelser, især vedrørende udgifternes berettigelse til støtte fra fonden, miljøbeskyttelse, transport, transeuropæiske net, konkurrence og offentlige udbud.

Kontrollerne skal omfatte alle aspekter, som er nødvendige for en effektiv anvendelse af de bevilgede fondsmidler, hvad enten det drejer sig om et finansielt, teknisk eller administrativt område.

2. Procedurerne skal opstille krav om, at der foretages registreringer af kontrol på stedet af de enkelte projekter. Registreringerne skal omfatte oplysninger om det udførte arbejde, om resultaterne af kontrollen og om de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til behandlingen af uoverensstemmelser. Hvis den fysiske eller administrative kontrol ikke er fuldstændig, men gennemføres på grundlag af stikprøver af arbejdet eller af transaktioner, skal det i registreringerne anføres, hvilke arbejder eller transaktioner der har været undersøgt, og der skal gøres rede for prøvemetoden.

Artikel 5

1. Medlemsstaterne skal, for projekter, der først er godkendt efter den 1. januar 2000, senest tre måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse, underrette Kommissionen om organisationen ved forvaltnings- og betalingsmyndighederne og ved de formidlende organer, der er ansvarlige for fondens virksomhed i deres land, om de hos disse myndigheder og organer indførte forvaltnings- og kontrolsystemer og om forbedringer, der planlægges på grundlag af den i artikel 2, stk. 1, nævnte vejledning.

2. Underretningen skal indeholde følgende oplysninger for hver forvaltnings- og betalingsmyndighed og formidlende organ:

a) de funktioner, de er tildelt

b) funktionernes fordeling mellem eller inden for deres tjenestegrene, herunder mellem forvaltnings- og betalingsmyndigheden, hvor de er samme organ

c) procedurerne for kontrol og godkendelse af arbejder og for modtagelse, kontrol og godkendelse af anmodninger om godtgørelse af udgifter samt for anvisning, gennemførelse og bogføring af betalinger til støttemodtagerne

d) de bestemmelser, der gælder for revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne.

3. Kommissionen sikrer sig i samarbejde med medlemsstaten, at forvaltnings- og kontrolsystemerne, som omhandlet i stk. 1 og 2, opfylder kravene i forordning (EF) nr. 1164/94 og nærværende forordning, og de giver meddelelse om, hvilke hindringer disse systemer eventuelt medfører for en gennemsigtig kontrol af fondens virksomhed og for Kommissionens udførelse af sine opgaver i henhold til traktatens artikel 274. Systemernes funktion tages regelmæssigt op til fornyet overvejelse.

Artikel 6

1. Forvaltnings- og kontrolsystemerne skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.

2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der tillader:

a) afstemning af de samlede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de enkelte udgiftskonteringer og de bilag, der opbevares på de forskellige administrationsniveauer og hos de udøvende organer

b) kontrol af tildelingen og overførslerne af de disponible fællesskabsmidler og nationale midler

c) kontrol af nøjagtigheden af de meddelte oplysninger om projektets gennemførelse i overensstemmelse med de betingelser, der er fastsat i beslutningen om støtte, og med de deri fastlagte mål.

3. Bilag I indeholder en vejledende beskrivelse af informationskravene til et tilstrækkeligt revisionsspor.

4. Forvaltningsmyndigheden sikrer sig:

a) at der foreligger procedurer til sikring af, at de dokumenter, der vedrører specifikke udgifter, foretagne betalinger, gennemførte arbejder og kontroller, som er foretaget i forbindelse med projektet, og som er nødvendige for et tilstrækkeligt revisionsspor, opbevares i overensstemmelse med artikel G, stk. 3, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94 og med bilag I til nærværende forordning

b) at navn og adresse på det organ, der opbevarer dem, registreres

c) at disse dokumenter stilles til rådighed for personer og organer, der normalt har beføjelse til at undersøge sådanne dokumenter.

5. De i stk. 4, litra c), omhandlede personer og organer består af:

a) de ansatte hos forvaltnings- og betalingsmyndigheden, hos de formidlende organer samt hos det gennemførende organ, der behandler betalingsanmodningerne

b) de tjenestegrene, der foretager revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne

c) den person eller afdeling hos betalingsmyndigheden, der skal attestere anmodninger om mellemliggende og endelige betalinger i henhold til artikel 12, stk. 1, litra d), i forordning (EF) nr. 1164/94 og artikel D, stk. 2, litra d), i bilag II til den nævnte forordning, og den person eller afdeling, der udsteder erklæringen i henhold til artikel 12, stk. 1, litra f), i den nævnte forordning

d) bemyndigede medarbejdere fra nationale revisionsinstitutioner og Fællesskabet.

De kan forlange at få udleveret uddrag eller kopier af de i stk. 4 omhandlede dokumenter og regnskaber.

Artikel 7

Betalingsmyndigheden fører regnskab over beløb, der skal tilbagebetales af allerede udbetalte fællesskabsmidler, og sikrer, at beløbene tilbagebetales uden ugrundet ophold. Efter inddrivelsen tilbagebetaler betalingsmyndigheden de inddrevne uretmæssige betalinger sammen med påløbne morarenter idet de pågældende beløb fradrages i betalingsmyndighedens næste udgiftsanmeldelse og betalingsanmodning til Kommissionen for det pågældende projekt. Hvis dette er utilstrækkeligt, kan Kommissionen anmode om at få det overskydende beløb tilbagebetalt.

Betalingsmyndigheden tilsender Kommissionen én gang om året som bilag til den fjerde kvartalsrapport om tilbagebetalinger efter forordning (EF) nr. 1831/94 en opgørelse over de beløb, der endnu ikke er tilbagebetalt pr. denne dato, klassificeret efter det år, tilbagebetalingsproceduren er indledt.

KAPITEL III

Udgiftsattestering

Artikel 8

1. De attester for mellemliggende og endelige udgiftsanmeldelser, der omhandles i artikel 12, stk. 1, litra d), i forordning (EF) nr. 1164/94 og artikel D, stk. 2, litra d), fjerde led, i bilag II til den nævnte forordning, udstedes i den i bilag II foreskrevne form af en person eller en afdeling under betalingsmyndigheden, der fungerer uafhængigt af de afdelinger, der godkender betalingsanmodninger.

2. Inden attestering af en udgiftsanmeldelse sikrer betalingsmyndigheden sig, at:

a) at forvaltningsmyndigheden, de formidlende organer samt det gennemførende organ har opfyldt betingelserne i forordning (EF) nr. 1164/94, særlig artikel 12, stk. 1, litra c) og e), og artikel D, stk. 2, litra b) og d), i bilag II til den nævnte forordning, samt iagttaget betingelserne i beslutningen om støtte.

b) at udgiftsanmeldelsen kun vedrører udgifter:

i) som inden for den i beslutningen fastlagte støtteberettigede periode faktisk er blevet afholdt og kan dokumenteres ved kvitterede fakturaer eller regnskabsbilag med tilsvarende dokumentationsværdi

ii) som angår arbejder, der ikke fysisk var afsluttet på tidspunktet for indgivelsen af støtteansøgningen

iii) som er berettigede som følge af projektets fremadskriden eller afslutning i overensstemmelse med betingelserne i beslutningen om støtte og med de fastlagte mål for projektet.

3. Med henblik på at der altid før fremsendelsen af en udgiftsanmeldelse til Kommissionen kan tages hensyn til, om kontrolsystemet og revisionssporet er tilstrækkelige, sikrer forvaltningsmyndigheden, at betalingsmyndigheden holdes underrettet om de af denne, de formidlende organer samt det gennemførende organ anvendte procedurer til:

a) kontrol af, om udgifterne reelt er blevet afholdt, og af om projektet er blevet gennemført i overensstemmelse med de betingelser, der er fastsat i den pågældende beslutning, og med de fastlagte mål for projektet

b) sikring af overholdelsen af de gældende regler

c) opretholdelsen af revisionssporet.

4. Såfremt forvaltningsmyndigheden og betalingsmyndigheden er eller hører under samme organ, sikrer dette organ, at der anvendes procedurer, der sikrer standarder for kontrol svarende til dem, der er omhandlet i stk. 2 og 3.

KAPITEL IV

Stikprøvekontrol

Artikel 9

1. Medlemsstaterne tilrettelægger kontrol af projekterne på grundlag af passende stikprøver, der skal være egnet til:

a) at kontrollere de indførte forvaltnings- og kontrolsystemers effektivitet

b) selektivt på basis af risikoanalyse at kontrollere udgiftsanmeldelser afgivet på de forskellige niveauer.

2. Den kontrol, der udføres for perioden 2000-2006, skal omfatte mindst 15 % af de samlede afholdte støtteberettigede udgifter for projekter, der er godkendt for første gang i løbet af denne periode. Denne procentsats kan nedsættes proportionalt med de påløbne udgifter inden denne forordnings ikrafttrædelse. Kontrollen skal baseres på et repræsentativt udsnit af transaktionerne under hensyn til bestemmelsen i stk. 3.

Medlemsstaterne bestræber sig på at fordele kontrollen jævnt over den pågældende periode. De foretager en passende adskillelse af opgaverne i forbindelse med sådanne kontroller og opgaverne i forbindelse med gennemførelses- eller udbetalingsprocedurerne vedrørende projekter.

3. Ved udvælgelsen af de stikprøver af transaktioner, der skal kontrolleres, tages der hensyn til:

a) nødvendigheden af at kontrollere en passende blanding af projekttyper og -størrelser

b) de risikofaktorer, der måtte være påvist ved den nationale kontrol eller fællesskabskontrollen

c) behovet for at sikre, at forskellige typer organer, der medvirker i forvaltningen og gennemførelsen af projekter, ligesom de to interventionsområder (transport og miljø), kontrolleres på en passende måde.

Artikel 10

Ved kontrollen bestræber medlemsstaterne sig på at efterprøve:

a) forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effektivitet

b) projekternes gennemførelse i overensstemmelse med de betingelser, der er fastlagt i beslutningen om støtte, og med de fastlagte mål for projekterne

c) for et passende antal regnskabsposteringer, deres overensstemmelse med de bilag, som de formidlende organer og det udøvende organ ligger inde med

d) at revisionssporet er tilstrækkeligt

e) for et passende antal udgiftsposter, at de pågældende udgifter med hensyn til art og afholdelsestidspunkt opfylder Fællesskabets bestemmelser og svarer til de godkendte projektspecifikationer og de faktisk udførte arbejder

f) at den korrekte nationale medfinansiering faktisk er stillet til rådighed

g) at de medfinansierede projekter er gennemført i overensstemmelse med Fællesskabets retsforskrifter og politikker som krævet i henhold til artikel 8 i forordning (EF) nr. 1164/94.

Artikel 11

Det skal ved kontrollen fastslås, om de konstaterede problemer vedrører systemet og indebærer en risiko for nogle af eller alle de andre projekter, der gennemføres af samme udøvende organ eller i samme medlemsstat. Det skal også fastslås, hvad der er årsagerne til sådanne situationer, om der er behov for yderligere undersøgelser, og hvilke korrigerende eller forebyggende foranstaltninger, der skal træffes.

Artikel 12

I overensstemmelse med artikel G, stk. 1, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94 underretter medlemsstaterne senest den 30. juni hvert år og første gang senest den 30. juni 2003 Kommissionen om, hvorledes de har anvendt artikel 9, 10 og 11 i nærværende forordning i det foregående kalenderår, og fremsender desuden eventuelle nødvendige tilføjelser til eller ajourføringer af den beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer, de har fremsendt efter artikel 5, stk. 1.

KAPITEL V

Erklæring ved projektets afslutning

Artikel 13

Den person eller afdeling, der er udpeget til at udstede erklæringer om afslutningen af et projekt, jf. artikel 12, stk. 1, litra f), i forordning (EF) nr. 1164/94, er i sin funktion uafhængig i forhold til:

a) forvaltningsmyndigheden, det udøvende organ og formidlende organer

b) den person eller afdeling under betalingsmyndigheden, der varetager udstedelsen af de attester, der omhandles i artikel 8, stk. 1.

Den udpegede person eller afdeling skal udføre sin undersøgelse i overensstemmelse med internationalt anerkendte revisionsstandarder. Det gennemførende organ, forvaltnings- og betalingsmyndigheden og de formidlende organer stiller alle nødvendige oplysninger til rådighed for den pågældende person eller afdeling, der også skal have adgang til de regnskaber og bilag, som er nødvendige til udfærdigelse af erklæringen.

Artikel 14

Erklæringerne baseres på en undersøgelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne og resultaterne af allerede foretagne kontroller, og om nødvendigt en yderligere stikprøvekontrol af transaktioner, samt af den endelige rapport, der er udarbejdet i henhold til artikel F, stk. 4, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94. Den person eller afdeling, der udsteder erklæringen, foretager alle nødvendige undersøgelser for at få en rimelig sikkerhed for, at den attesterede udgiftsanmeldelse er rigtig, og at de transaktioner, der ligger til grund for den, er lovlige og forskriftsmæssige, samt at projektet er blevet gennemført i overensstemmelse med betingelserne i beslutningen om støtte og de fastlagte mål for projektet.

Erklæringerne udfærdiges efter den vejledende model, som er angivet i bilag III og ledsages af en rapport med alle de relevante oplysninger, der ligger til grund for erklæringen, herunder et resumé af resultaterne af alle kontroller, der er udført af nationale organer og fællesskabsorganer, og som var til rådighed for udstederen af erklæringen.

Artikel 15

Hvis det på grund af betydelige mangler i forvaltningen eller kontrollen, de konstaterede uregelmæssigheders hyppighed eller tvivl med hensyn til, om projektet er blevet korrekt gennemført, ikke er muligt som helhed at give en positiv udtalelse om gyldigheden af anmodningen om betaling af restbeløbet og om attesten vedrørende den endelige betaling, omtales disse forhold i erklæringen, og der gives et skøn over problemets omfang og om dets finansielle konsekvenser.

I dette tilfælde kan Kommissionen anmode om, at der foretages endnu en kontrol med henblik på konstatering og rettelse af uregelmæssighederne inden for en bestemt frist.

KAPITEL VI

Form og indhold af regnskabsoplysninger, der skal opbevares og meddeles Kommissionen efter anmodning

Artikel 16

1. De i bilag I omhandlede regnskaber vedrørende projekterne skal så vidt muligt opbevares i elektronisk form. De skal stilles til rådighed for Kommissionen på dennes anmodning med henblik på gennemførelse af dokumentkontrol og kontrol på stedet, uden at dette dog berører pligten til at fremsende årlige rapporter i overensstemmelse med artikel F, stk. 4, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94.

2. Kommissionen aftaler med hver medlemsstat, hvilket indhold de elektroniske regnskaber, der skal stilles til rådighed i henhold til stk. 1, skal have, hvorledes de skal fremsendes, og hvor lang tid der kræves til udvikling af nødvendige edb-systemer. Omfanget af de oplysninger, der kan kræves, og de tekniske specifikationer, der foretrækkes ved overførsel af datafiler til Kommissionen, er angivet i bilag IV og V.

3. Medlemsstaterne skal bestræbe sig på, efter skriftlig anmodning fra Kommissionen, at fremsende de i stk. 1 omhandlede oplysninger til denne senest ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. En anden frist kan aftales mellem Kommissionen og medlemsstaten, især hvor oplysningerne ikke er til rådighed i elektronisk form.

4. Kommissionen drager omsorg for, at de oplysninger, medlemsstaterne fremsender eller som Kommissionen indsamler under kontrolbesøg på stedet, opbevares fortroligt og sikkert i overensstemmelse med traktatens artikel 287.

5. Under iagttagelse af relevant national lovgivning skal Kommissionens ansatte have adgang til dokumenter, der er udarbejdet med henblik på eller efter kontrol, som er indført i medfør af denne forordning, samt til opbevarede oplysninger, herunder dem, som er lagret i edb-systemer.

KAPITEL VII

Finansielle korrektioner

Artikel 17

1. Størrelsen af finansielle korrektioner foretaget af Kommissionen i henhold til artikel H, stk. 2, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94 for enkeltstående eller systematiske uregelmæssigheder skal fastsættes, hvor det er muligt og gennemførligt, på grundlag af individuelle sager og skal svare til det beløb, der fejlagtigt er blevet debiteret fondene, under hensyn til proportionalitetsprincippet.

2. Når det ikke er muligt eller gennemførligt at angive størrelsen af de uregelmæssige udgifter præcist, eller når det ville være uforholdsmæssigt helt at annullere de pågældende udgifter, skal Kommissionen basere de finansielle korrektioner på ekstrapolering eller en fast sats, og skal i så fald:

a) i tilfælde af ekstrapolering anvende et repræsentativt udsnit af transaktioner med lignende karakteristika

b) i tilfælde af en fast sats vurdere væsentligheden af overtrædelsen samt dets omfang og de finansielle virkninger af eventuelle mangler ved det forvaltnings- eller kontrolsystem, der har ført til den konstaterede uregelmæssighed.

3. Når Kommissionen baserer sin opfattelse på faktiske omstændigheder, som er fastslået af revisorer uden for dens egne tjenestegrene, drager den selv sine konklusioner vedrørende de finansielle følger efter gennemgang af de foranstaltninger, der er truffet af den pågældende medlemsstat i henhold til artikel 12, stk. 1 og 2, i forordning (EF) nr. 1164/94 og artikel G, stk. 1, i bilag II til nævnte forordning, de beretninger, der er fremlagt i medfør af forordning (EF) nr. 1831/94, og eventuelle svar fra medlemsstaten.

Artikel 18

1. Den berørte medlemsstat har en frist på to måneder til at besvare en anmodning i henhold til artikel H, stk. 1, første afsnit, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94 om fremsættelse af bemærkninger, bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, hvor en længere frist er godkendt af Kommissionen.

2. Når Kommissionen foreslår finansielle korrektioner på basis af ekstrapolation eller en fast sats, skal medlemsstaten gives mulighed for ved en gennemgang af de pågældende sager at godtgøre, at uregelmæssighedens faktiske omfang har været mindre end vurderet af Kommissionen. Efter aftale med Kommissionen kan medlemsstaten begrænse omfanget af gennemgangen til en passende del eller stikprøve af de pågældende sager.

Bortset fra i behørigt begrundede tilfælde kan fristen for denne undersøgelse ikke overstige en yderligere tomånedersfrist efter den tomånedersfrist, der er nævnt i stk. 1. Resultaterne af gennemgangen bedømmes efter fremgangsmåden i artikel H, stk. 1, andet afsnit, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94. Kommissionen tager hensyn til bevismateriale, som fremlægges af medlemsstaten inden for de nævnte frister.

3. Når medlemsstaten modsætter sig Kommissionens bemærkninger og en høring finder sted i henhold til artikel H, stk. 1, andet afsnit, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94, begynder den tremånedersfrist, inden for hvilken Kommissionen skal træffe beslutning i henhold til artikel H, stk. 2, i bilag II til den nævnte forordning, at løbe fra datoen for høringen.

Artikel 19

I tilfælde, hvor Kommissionen har suspenderet betalinger i henhold til artikel G, stk. 2, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94, skal Kommissionen og den pågældende medlemsstat bestræbe sig på at nå til enighed efter den procedure og inden for de frister, der er fastsat i artikel 18, stk. 1 og 2, i nærværende forordning. Hvis der ikke opnås enighed, finder artikel 18, stk. 3, anvendelse.

Artikel 20

1. Enhver tilbagebetaling, som skal foretages til Kommissionen i henhold til artikel H, stk. 3, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94, skal foretages inden den forfaldsdato, der er angivet i den indtægtsordre, der udfærdiges i overensstemmelse med finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. Denne forfaldsdato skal være den sidste dag i den anden måned, der følger efter udstedelsen af indtægtsordren.

2. Enhver forsinkelse i tilbagebetalingen giver anledning til morarenter begyndende på dagen efter den i stk. 1 nævnte forfaldsdato og ophører på den faktiske betalingsdato. Rentesatsen er halvandet procentpoint over den sats Den Europæiske Centralbank anvender for sine vigtigste refinansieringsoperationer den første arbejdsdag i den måned, hvori forfaldsdatoen falder.

3. En finansiel korrektion i henhold til artikel H, stk. 2, i bilag II til forordning (EF) nr. 1164/94 berører ikke medlemsstatens forpligtelse til at foretage tilbagesøgning i henhold til artikel 12, stk. 1, litra h), i den nævnte forordning.

4. Når der skal tilbagebetales beløb som følge af en uregelmæssighed, indleder den kompetente tjenestegren eller det kompetente organ en tilbagebetalingsprocedure og underretter det udøvende organ samt forvaltnings- og betalingsmyndigheden derom.

KAPITEL VIII

Almindelige og afsluttende bestemmelser

Artikel 21

Denne forordning er ikke til hinder for, at medlemsstaterne anvender nationale regler, der er strengere end foreskrevet i denne forordning.

Artikel 22

Denne forordning berører ikke medlemsstaternes forpligtelse til at sikre, at projekter, der er godkendt første gang inden den 1. januar 2000, er blevet gennemført korrekt, at uregelmæssigheder forebygges og forfølges, og for at få tilbagebetalt midler, der er gået tabt som følge af uregelmæssigheder eller forsømmelighed.

Artikel 23

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 29. juli 2002.

På Kommissionens vegne

Michel Barnier

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 130 af 25.5.1994, s. 1.

(2) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 57 og 62.

(3) EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.

(4) EFT L 191 af 27.7.1994, s. 9.

BILAG I

VEJLEDENDE BESKRIVELSE AF INFORMATIONSKRAVENE TIL ET TILFREDSSTILLENDE REVISIONSSPOR

(artikel 6)

Et tilstrækkeligt revisionsspor, som omhandlet i artikel 6, stk. 2, foreligger, når følgende er opfyldt for et givent projekt, herunder også individuelle projekter inden for en gruppe af projekter:

1. Regnskaberne ført på det rette forvaltningsniveau giver detaljerede oplysninger om de udgifter, som det udøvende organ, herunder også, hvor sidstnævnte ikke er den endelige modtager af midlerne, de øvrige organisationer eller virksomheder, der som repræsentant, befuldmægtiget eller på anden måde medvirker ved gennemførelsen af projektet, faktisk har afholdt for det medfinansierede projekt. Regnskaberne viser konteringsdatoen, beløbet for hver udgiftspost, bilagenes art og betalingsdato og -måde. De nødvendige bilag (f.eks. fakturaer) er vedlagt.

2. For udgiftsposter, der kun delvis vedrører det medfinansierede projekt, er nøjagtigheden af udgifternes fordeling mellem det medfinansierede projekt og de andre udgiftsområder godtgjort. Det samme gælder udgiftstyper, der kun betragtes som støtteberettigede inden for visse grænser eller i forhold til andre omkostninger.

3. De tekniske specifikationer og finansieringsplanen for projektet, statusrapporter og dokumenterne vedrørende udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurer såvel som beretninger om kontrollen af projektets gennemførelse i overensstemmelse med artikel 4 i nærværende forordning foreligger ligeledes på det rette forvaltningsniveau.

4. I anmeldelserne af de faktisk afholdte udgifter vedrørende det medfinansierede projekt til betalingsmyndigheden, samles de under punkt 1 nævnte oplysninger i en detaljeret udgiftsopgørelse med en opdeling på udgiftskategori. Disse detaljerede udgiftsopgørelser udgør bilagene til betalingsmyndighedens regnskaber og er grundlag for udarbejdelsen af udgiftsanmeldelsen til Kommissionen.

5. Når der er et eller flere formidlende organer mellem det udøvende organ eller organisationer eller virksomheder, der medvirker ved projektets gennemførelse, og betalingsmyndigheden, kræver hvert formidlende organ for sit ansvarsområde detaljerede udgiftsopgørelser fra organet under sig som bilag til sine egne regnskaber, på grundlag af hvilke det til organet over sig indgiver i det mindste en udgiftsoversigt for projektet.

6. Ved datamatiseret overførsel af regnskabsoplysninger får alle berørte myndigheder og organer tilstrækkelige oplysninger fra det lavere niveau til at dokumentere deres regnskaber og de beløb, der rapporteres opad, således at der sikres et tilfredsstillende revisionsspor fra de totalbeløb, der attesteres over for Kommissionen, og ned til de enkelte udgiftsposter og bilagene for det udøvende organ og de øvrige organisationer og virksomheder, der medvirker ved projektets gennemførelse.

BILAG II

>PIC FILE= "L_2002201DA.001202.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201DA.001301.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201DA.001401.TIF">

Tillæg til udgiftsanmeldelsen: tilbagesøgninger gennemført siden sidste attesterede udgiftsanmeldelse og medtaget i nærværende udgiftsanmeldelse

>PIC FILE= "L_2002201DA.001502.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201DA.001601.TIF">

BILAG III

>PIC FILE= "L_2002201DA.001702.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201DA.001801.TIF">

BILAG IV

>PIC FILE= "L_2002201DA.001902.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201DA.002001.TIF">

>PIC FILE= "L_2002201DA.002101.TIF">

BILAG V

FORETRUKNE TEKNISKE SPECIFIKATIONER FOR OVERFØRSEL AF DATAFILER TIL KOMMISSIONEN

1. OVERFØRSELSMIDLER

De fleste gængse midler kan benyttes under forudsætning af forudgående godkendelse af Kommissionen. Her følger en ikke-udtømmende liste over de foretrukne midler.

1.1. Magnetiske databærere

- Diskette 1,4 MB 3,5" (DOS/Windows)

fakultativ komprimering til ZIP-format

- DAT-kassette

4 mm DDS-1 (90 m)

- cd-rom (Worm)

1.2. Elektronisk filoverførsel

- Fremsendelse med e-post

for filer indtil 5 MB

fakultativ komprimering til ZIP-format

- FTP-overførsel

fakultativ komprimering til ZIP-format.

2. FORETRUKNE STANDARDER FOR SAMMENSTILLINGEN AF ET UDTOG FRA MEDLEMSSTATENS EDB-DATA

Den foretrukne datafil har følgende karakteristika:

1) Hver record starter med en tretegnskode, der identificerer oplysningerne i denne record. Der er to typer records:

1.a) Records over projektet identificeret ved koden "PRJ" og indeholdende generelle oplysninger om projektet. Recordattributter (felt 1 til 30) som beskrevet i bilag IV, punkt 1.A.

1.b) Records over udgifterne identificeret ved koden "PAY" og indeholdende detaljerede oplysninger om de anmeldte udgifter for projektet. Recordattributter (felt 31 til 64) som beskrevet i bilag IV, punkt 1.B.

2) "PRJ"-records indeholdende oplysninger om projektet følges umiddelbart af flere "PAY"-records indeholdende udgiftsoplysninger for projektet; PRJ- og PAY-records kan også fremsendes i særskilte filer.

3) Felterne adskilles ved hjælp af et semikolon (";"). To på hinanden følgende semikolonner angiver, at ingen data er angivet i feltet ("tomt felt").

4) Alle records er ikke lige lange. Hver record slutter med koden "CR LF" eller "Carriage Return - Line Feed" (hexadecimalt: "0D 0A").

5) Tegnsæt: ASCII.

6) Numeriske felter repræsenterende beløb:

a) decimaltegn: "."

b) om nødvendigt fortegn "+" eller "-" yderst til venstre umiddelbart foran tallet

c) fast antal decimaler

d) ingen mellemrumstegn i tal og ingen 1000-separatorer.

7) Datofelt: "DDMMÅÅÅÅ" (dag = 2 positioner, måned = 2 positioner og år = 4 positioner).

8) Der må ikke sættes anførselstegn (" ") omkring tekstdata. Postseparatoren ";" må naturligvis ikke benyttes i tekstdata.

9) Alle felter: ingen mellemrumstegn, hverken først eller sidst.

10) Filer, der opfylder de ovennævnte regler, ser ud som følger (eksempel):

PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;29122000;Department of Finance;Dublin Corporation;...

PAY; 2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;...

11) For filer fra Grækenland benyttes koden ELOT-928 eller ISO 8859-7.

3. DOKUMENTATION

Hver fil skal ledsages af kontroltotaler for:

1) antal records

2) beløb i alt

3) beløb i alt for subtotaler for hvert projekt.

For kodede felter, skal der vedlægges en afkodningsliste.

Totalbeløbet i records i datafilen skal for hvert projekt svare til de udgiftsanmeldelser, der er forelagt for Kommissionen for det relevante tidsrum. Alle forskelle skal begrundes i et notat, der vedlægges filen.