Kommissionens afgørelse

af 17. oktober 2000

om ændring af dens forretningsorden

(2000/633/EF, EKSF, Euratom)

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 218, stk. 2,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab, særlig artikel 16,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 131,

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

I Kommissionens forretningsorden foretages følgende ændringer:

1) I artikel 23 indsættes som sidste stykke:"Kommissionen kan vedtage yderligere foranstaltninger vedrørende sin egen og sine tjenestegrenes virksomhed, der knyttes som bilag til denne forretningsorden."

2) Den administrative adfærdskodeks, der er indeholdt i bilaget til nærværende afgørelse, knyttes som bilag til forretningsordenen.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft den 1. november 2000.

Artikel 3

Denne afgørelse offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 17. oktober 2000.

På Kommissionens vegne

Romano Prodi

Formand

BILAG

"BILAG

ADMINISTRATIV ADFÆRDSKODEKS FOR EUROPA-KOMMISSIONENS MEDARBEJDERE HVAD ANGÅR DERES FORBINDELSER MED OFFENTLIGHEDEN

Kvalitetsservice

Kommissionen og dens medarbejdere har pligt til at tjene EU's og derigennem offentlighedens interesser.

Offentligheden forventer med rette en åben, tilgængelig og velfungerende administration, der leverer kvalitetsservice.

Kvalitetsservice indebærer, at Kommissionen og dens medarbejdere optræder høfligt, objektivt og upartisk.

Formål

For at Kommissionen kan opfylde sine forpligtelser vedrørende god administrativ adfærd, navnlig i sine forbindelser med offentligheden, forpligter den sig til at overholde de standarder for god administrativ adfærd, der er anført i denne kodeks, og til at lade sig lede heraf i sit daglige arbejde.

Rækkevidde

Kodeksen er bindende for alle medarbejdere, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber, herefter benævnt "vedtægten" og de andre forskrifter vedrørende forholdet mellem Kommissionen og dens medarbejdere, der gælder for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber. Kontraktansatte, eksperter udstationeret fra offentlige myndigheder i medlemsstaterne, praktikanter m.fl. som arbejder for Kommissionen, bør også følge kodeksens bestemmelser i deres daglige arbejde.

Forholdet mellem Kommissionen og dens medarbejdere reguleres udelukkende gennem vedtægten.

1. GENERELLE PRINCIPPER FOR GOD ADMINISTRATIV ADFÆRD

Kommissionen overholder følgende generelle principper i sine forbindelser med offentligheden.

Lovlighed

Kommissionen handler i overensstemmelse med gældende ret og anvender de regler og procedurer, der er fastsat i fællesskabsretten.

Ikke-diskrimination og ligebehandling

Kommissionen overholder princippet om ikke-diskrimination og garanterer navnlig, at alle, der henvender sig til den, behandles lige uanset nationalitet, køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller overbevisning, handicap, alder eller seksuel orientering. Hvis lignende sager behandles forskelligt, skal dette således være specielt begrundet i de særlige forhold, der gør sig gældende i forbindelse med den foreliggende sag.

Proportionalitet

Kommissionen sikrer, at de trufne foranstaltninger står i et rimeligt forhold til de mål, der forfølges.

Kommissionen vil navnlig sikre, at anvendelsen af denne kodeks aldrig medfører administrative eller budgetmæssige byrder, der ikke står i et rimeligt forhold til de forventede fordele.

Konsekvens

Kommissionen skal være konsekvent i sin administrative adfærd og følge sin normale praksis. Enhver undtagelse fra dette princip skal begrundes behørigt.

2. RETNINGSLINJER FOR GOD ADMINISTRATIV ADFÆRD

Objektivitet og upartiskhed

Medarbejderne skal altid handle objektivt og upartisk, i Fællesskabets og offentlighedens interesse. De skal handle uafhængigt inden for de politiske rammer, som Kommissionen har fastlagt, og deres adfærd må aldrig være styret af personlige eller nationale interesser eller påvirket af politisk pres.

Information om administrative procedurer

Hvis en person anmoder om oplysninger vedrørende en af Kommissionens administrative procedurer, skal medarbejderne sikre, at de ønskede oplysninger gives inden for den frist, der er fastsat for den pågældende procedure.

3. INFORMATION OM DE BERØRTE PARTERS RETTIGHEDER

Høring af alle direkte berørte parter

Hvis fællesskabsretten foreskriver, at de berørte parter bør høres, skal medarbejderne sikre, at parterne får mulighed for at give udtryk for deres synspunkter.

Pligt til at begrunde beslutninger

I en kommissionsbeslutning bør de grunde, den er baseret på, klart angives, og beslutningen bør meddeles de berørte personer og parter.

Som hovedregel bør beslutninger begrundes fuldt ud. I tilfælde, hvor det - f.eks. på grund af det store antal personer, der berøres af lignende beslutninger - ikke er muligt at meddele en detaljeret begrundelse for individuelle beslutninger, kan der dog gives standardsvar. Standardsvarene bør indeholde de vigtigste grunde til den trufne beslutning. Desuden skal der, hvis en berørt part udtrykkeligt anmoder derom, gives en detaljeret begrundelse.

Pligt til at oplyse om ankemuligheder

Hvis fællesskabsretten foreskriver det, skal det i beslutninger, der meddeles, klart angives, at beslutningen kan ankes, og hvordan det skal gøres (navn og adresse på den person eller afdeling, hvortil anken skal sendes, og fristen for indgivelse af anken).

I de relevante tilfælde bør det i en beslutning nævnes, at der er mulighed for at indlede retlige procedurer og/eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand i overensstemmelse med artikel 230 eller 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

4. BEHANDLING AF FORESPØRGSLER

Kommissionen forpligter sig til at besvare forespørgsler på den mest hensigtsmæssige måde og hurtigst muligt.

Anmodninger om dokumenter

Hvis et dokument allerede er offentliggjort bør spørgeren henvises til De Europæiske Fællesskabers Publikationskontor eller de dokumentations- eller informationscentre, hvor der er gratis adgang til dokumenter, f.eks. de såkaldte Info-points og De Europæiske Dokumentationscentre. Mange dokumenter er også let tilgængelige i elektronisk form.

Reglerne om aktindsigt fastlægges ved særskilt foranstaltning.

Korrespondance

I overensstemmelse med artikel 21 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab skal Kommissionen besvare breve på det sprog, de er skrevet på, forudsat at det er skrevet på et af Fællesskabets officielle sprog.

Breve til Kommissionen skal besvares senest 15 arbejdsdage efter, at den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen har modtaget dem. Det bør fremgå af svaret, hvem der er ansvarlig for sagen, og hvordan han eller hun kan kontaktes.

Hvis brevet ikke kan besvares inden for 15 arbejdsdage, og i alle tilfælde, hvor svaret kræver yderligere arbejde, såsom høring af andre tjenestegrene eller oversættelse, bør den ansvarlige medarbejder sende et foreløbigt svar, hvoraf det fremgår, hvornår spørgeren kan forvente at få svar på grundlag af det yderligere arbejde og under hensyntagen til, hvor meget sagen haster, og hvor kompliceret den er.

Hvis svaret skal udarbejdes af en anden tjenestegren end den, som den oprindelige henvendelse er stillet til, bør spørgeren have oplyst navn og kontoradresse på den person, som brevet er videregivet til.

Disse regler gælder ikke for henvendelser, der må betragtes som useriøse, f.eks. fordi der er tale om en gentagelse af tidligere henvendelser, eller fordi de er krænkende og/eller meningsløse. I så fald forbeholder Kommissionen sig retten til at afbryde brevvekslingen.

Telefonisk kommunikation

Når medarbejderne tager telefonen, skal de sige deres navn eller navnet på deres tjenestegren. Når de skal ringe en person op igen, skal de gøre det hurtigst muligt.

Medarbejdere, der besvarer forespørgsler, skal give oplysninger om de områder, de har det direkte ansvar for, og de bør i andre tilfælde henvise den pågældende til den relevante kilde. Om nødvendigt bør de henvise de pågældende til deres overordnede eller rådføre sig med ham eller hende, inden de videregiver oplysningerne.

Når forespørgslerne vedrører områder, som medarbejderne har det direkte ansvar for, skal de først fastslå, hvem der ringer, og undersøge om oplysningerne allerede er blevet offentliggjort, før de videregiver dem. Hvis det ikke er tilfældet, kan medarbejderne vurdere, at det ikke er i Fællesskabets interesse, at oplysningerne videregives. I så fald bør de forklare, hvorfor de ikke kan videregive oplysningerne, og i givet fald henvise til deres tavshedspligt, således som denne er fastslået i artikel 17 i vedtægten for tjenestemænd.

I givet fald skal medarbejderne bede om skriftlig bekræftelse af de forespørgsler, der fremsættes telefonisk.

E-post

Medarbejderne skal besvare e-post hurtigt i overensstemmelse med de retningslinjer, der er angivet i afsnittet om telefonisk kommunikation.

I de tilfælde, hvor et e-brev efter sin art kan sidestilles med et brev, skal den behandles i overensstemmelse med retningslinjerne for behandling af korrespondance, og der gælder de samme frister for den.

Anmodninger fra medierne

Presse- og Kommunikationstjenesten har ansvaret for kontakterne med medierne. Medarbejderne kan dog besvare anmodninger om oplysninger vedrørende tekniske spørgsmål, der falder inden for deres specifikke ansvarsområder.

5. BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER OG FORTROLIGE OPLYSNINGER

Kommissionen og dens medarbejdere skal navnlig overholde:

- reglerne om beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger

- de forpligtelser, der er fastsat i artikel 287 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, navnlig dem, der vedrører tjenestehemmeligheder

- reglerne om hemmeligholdelse af oplysninger i forbindelse med strafferetlige undersøgelser

- fortrolighedskravene i sager, der falder inden for arbejdsområdet for de forskellige udvalg og opgaver, der er omhandlet i artikel 9 og i bilag II og III i vedtægten.

6. KLAGER

Europa-Kommissionen

Klager over en mulig overtrædelse af principperne i denne adfærdskodeks kan indgives direkte til Europa-Kommissionens Generalsekretariat, som skal videresende dem til den relevante tjenestegren.

Generaldirektøren eller chefen for tjenestegrenen skal besvare klagen skriftligt inden for to måneder. Klageren kan derefter inden for en måned anmode Europa-Kommissionens generalsekretær om at tage resultatet af klagen op til fornyet behandling. Generalsekretæren skal besvare anmodningen om fornyet behandling inden for en måned.

Den Europæiske Ombudsmand

Der kan også indgives klage til Den Europæiske Ombudsmand i overensstemmelse med artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og Den Europæiske Ombudsmands statut."