RETSAKT Nr. 1/99 UDSTEDT AF DEN FÆLLES KONTROLINSTANS FOR EUROPOL

den 22. april 1999

om fastsættelse af dens forretningsorden

(1999/C 149/01)

DEN FÆLLES KONTROLINSTANS HAR -

under henvisning til konventionen, udarbejdet på grundlag af artikel K.3 i traktaten om Den Europæiske Union, om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol-konventionen)(1), især artikel 24, stk. 7, og

ud fra følgende betragtning:

Det tilkommer den fælles kontrolinstans at fastsætte sin forretningsorden med enstemmighed -

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

FORRETNINGSORDEN

FOR DEN FÆLLES KONTROLINSTANS FOR EUROPOL

INDHOLDSFORTEGNELSE

>TABELPOSITION>

AFSNIT I

DEN FÆLLES KONTROLINSTANS' OPGAVER OG BEFØJELSER

Artikel 1

Opgaver

1. Den fælles kontrolinstans har til opgave i overensstemmelse med konventionen at overvåge Europols virksomhed for at sikre, at personers rettigheder ikke krænkes ved lagring, behandling og anvendelse af oplysninger, som Europol er i besiddelse af. Den kontrollerer endvidere lovligheden af videregivelsen af oplysninger, som stammer fra Europol (konventionens artikel 24, stk. 1, første og andet punktum).

2. Med henblik herpå varetager den fælles kontrolinstans især følgende opgaver:

a) undersøgelse af oprettelsesbestemmelserne vedrørende de enkelte databaser (konventionens artikel 12, stk. 1, andet punktum, og artikel 12, stk. 2, tredje punktum)

b) undersøgelse af bestemmelserne om registrering (logning) af søgning efter personoplysninger (konventionens artikel 16, første punktum)

c) undersøgelse af de almindelige regler for Europols videregivelse af personoplysninger til tredjelande og eksterne organisationer (konventionens artikel 18, stk. 2, andet punktum)

d) undersøgelse af spørgsmål vedrørende

- anvendelsen og fortolkningen af konventionen i forbindelse med Europols arbejde med at behandle og anvende personoplysninger (konventionens artikel 24, stk. 3, første sætning)

- den uafhængige kontrol, som medlemsstaternes nationale kontrolinstanser har foretaget (konventionens artikel 24, stk. 3, anden sætning)

- udøvelse af egenacces (konventionens artikel 24, stk. 3, tredje sætning)

- udarbejdelse af harmoniserede forslag med henblik på fælles løsninger af de foreliggende problemer (konventionens artikel 24, stk. 3, fjerde sætning)

e) efter anmodning fra enhver person undersøgelse af, om de oplysninger om vedkommende, som Europol er i besiddelse af, er lagret og indsamlet samt behandles og anvendes på lovlig vis (konventionens artikel 24, stk. 4)

f) regelmæssig udarbejdelse af en beretning om sin virksomhed (konventionens artikel 24, stk. 6).

Artikel 2

Beføjelser

1. Den fælles kontrolinstans skal for at kunne udføre sine opgaver tillægges de beføjelser, der er fastsat i konventionen.

2. Den fælles kontrolinstans skal især kunne indhente oplysninger fra Europol, få indsigt i alle dokumenter og sagsakter samt adgang til oplysninger, der er lagret af Europol, og til enhver tid have fri adgang til alle Europols lokaler (konventionens artikel 24, stk. 2). Dette omfatter oplysning om og adgang til hardware og software efter behov i forbindelse med udførelsen af den fælles kontrolinstans' opgaver. De nærmere bestemmelser kan fastsættes i aftaler mellem den fælles kontrolinstans og Europols Styrelsesråd.

Artikel 3

Udvalg

1. Den fælles kontrolinstans nedsætter det udvalg, der er omhandlet i konventionens artikel 24, stk. 7.

2. Den kan nedsætte et eller flere interne udvalg og fastsætte deres sammensætning og mandat (konventionens artikel 24, stk. 8).

AFSNIT II

FORRETNINGSORDEN FOR DEN FÆLLES KONTROLINSTANS

Artikel 4

Medlemmer

1. Den fælles kontrolinstans består af højst to medlemmer eller repræsentanter for hver national kontrolinstans, der udgør en delegation. Hvert medlem kan have en suppleant. Medlemmerne af den fælles kontrolinstans og suppleanterne udnævnes for fem år af hver medlemsstat (konventionens artikel 24, stk. 1, tredje punktum) og kan genudnævnes.

2. Medlemmerne af den fælles kontrolinstans og suppleanterne skal være uafhængige, må ikke være bundet af nogen instruktioner under udøvelsen af deres hverv og kun være underlagt loven. I særdeleshed må de ikke samtidig være medlemmer af andre organer, der er oprettet i henhold til konventionen, eller være ansat i Europol.

Opstår der interessekonflikter, skal den pågældende person gøre opmærksom på dette og afholde sig fra at deltage i debatten og i beslutningen om spørgsmålet. Vedkommende kan i givet fald udelukkes herfra med et flertal af de stemmer, der afgives under en hemmelig afstemning af de tilstedeværende delegationer. Den pågældende person høres inden en eventuel udelukkelse, men deltager ikke i afgørelsen. Hvis en person afholder sig fra at deltage eller udelukkes, kan vedkommende afløses af sin suppleant.

3. Kun personer med de nødvendige kvalifikationer kan udnævnes til medlemmer eller suppleanter af den fælles kontrolinstans (artikel 24, stk. 1, tredje punktum, i konventionen). Der skal især lægges vægt på de betingelser, der stilles i forbindelse med klageudvalget.

4. Et medlem af den fælles kontrolinstans, som er forhindret i at deltage i et møde, kan repræsenteres af sin suppleant.

5. Medlemskabet af den fælles kontrolinstans ophører, når den pågældende person træder tilbage. Det ophører også, når den pågældende ikke længere er medlem af eller repræsenterer den nationale kontrolinstans, medmindre den pågældende medlemsstat bekræfter hans mandatperiode. Udnævnelsen af et medlem kan kun tilbagekaldes i henhold til national lov. Dette gælder tilsvarende for suppleanter.

Artikel 5

Formandskab

1. Den fælles kontrolinstans vælger af sin midte en formand og en næstformand met to tredjedeles flertal af stemmerne, der afgives ved hemmelig afstemning blandt de tilstedeværende delegationer. Næstformanden må ikke være medlem af formandens delegation. Hvis ingen af kandidaterne opnår det krævede flertal i første afstemningsrunde, afholdes en ny afstemning mellem de to kandidater, der har fået flest stemmer. Formanden og hans suppleant vælges for to år. De kan genvælges for et år.

2. Formanden repræsenterer den fælles kontrolinstans og leder møderne. Han overvåger, at kontrolinstansens arbejde forløber korrekt. Han indkalder til møder i den fælles kontrolinstans og afgør, hvor og hvornår sådanne møder skal afhaldes. Han indleder og hæver møderne. Han udarbejder den foreløbige dagsorden og sikrer gennemførelse af den fælles kontrolinstans' afgørelser.

3. Næstformanden afløser formanden, hvis denne ikke kan være til stede. Er næstformanden ikke til stede, optræder alderspræsidenten som næstformand. Det første møde i den fælles kontrolinstans indkaldes og ledes af alderspræsidenten, indtil der er valgt en formand.

4. På forslag af formanden kan den fælles kontrolinstans af sin midte udpege en eller flere ordførere med henblik på at forberede kontrolinstansens arbejde i forbindelse med et særligt spørgsmål. Hvis sagen haster, kan formanden i embeds medfør udpege en eller flere ordførere. I så fald underretter han straks medlemmerne af den fælles kontrolinstans herom.

5. Formanden eller et flertal af delegationerne kan anmode om, at direktøren deltager i møderne samt indbyde ansatte i Europol, nationale eksperter, forbindelsesofficerer og andre til at deltage i mødet.

Artikel 6

Arbejdsmetode

1. Den fælles kontrolinstans holder møde mindst fire gange om året. Endvidere mødes den på initiativ af formanden, og hvis mindst tre delegationer forelægger et skriftligt, begrundet forslag herom eller mundtligt fremsætter et sådant forslag under et forudgående møde. Formanden for styrelsesrådet og Europols direktør kan foreslå punkter til optagelse på dagsordenen og henstille, at der indkaldes til møde i den fælles kontrolinstans.

2. Bortset fra tilfælde, hvor formanden anser sagen for hastende, fremsendes mødeindkaldelsen, så modtageren har den i hænde mindst to uger før mødet. Sammen med mødeindkaldelsen fremsendes den foreløbige dagsorden samt de dokumenter, der skal bruges til mødet, medmindre deres karakter ikke gør det muligt. Den endelige dagsroden skal vedtages ved begyndelsen af hvert møde.

3. Den fælles kontrolinstans er kun beslutningsdygtig, hvis mindst to tredjedele af delegationerne er til stede på mødet. Der træffes afgørelse med simpelt flertal af de tilstedeværende delegationer, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden. Hver delegation råder over én stemme ved afstemninger. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

4. Møderne i den fælles kontrolinstans er ikke offentlige. Alle instansens dokumenter er fortrolige, medmindre den fælles kontrolinstans træffer anden afgørelse. Dokumenter, der forelægges af Europol, er imidlertid underkastet reglerne om sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger som omhandlet i konventionens artikel 31, stk. 1.

5. Den fælles kontrolinstans holder møde på grundlag af dokumenter og udkast, der udarbejdes på alle officielle sprog i Den Europæiske Unionens institutioner. Denne regel kan kun fraviges i hastende tilfælde, idet delegationerne dog har ret til at kræve oversættelse til deres eget sprog.

6. Den fælles kontrolinstans kan træffe afgørelser ved skriftlig procedure, hvis samtlige delegationer har godkendt dette på et møde. I hastetilfælde kan formanden indlede en skriftlig procedure. I begge tilfælde fremsender formanden et udkast til afgørelse til medlemmerne af den fælles kontrolinstans. Hvis delegationerne ikke fremsætter indvendinger imod udkastet til afgørelse, der er oversat til de respektive officielle sprog, inden for et tidsrum på mindst 14 dage efter modtagelsen, som fastsættes af formanden, anses forslaget for vedtaget. Hvis en delegation inden fem arbejdsdage efter modtagelsen af udkastet til afgørelse anmoder om, at det drøftes mundtligt i den fælles kontrolinstans, afbrydes den skriftlige procedure.

Artikel 7

Kontrolforanstaltninger på stedet og eksperter

1. Inden for rammerne af sine beføjelser som omhandlet i artikel 24 i konventionen kan den fælles kontrolinstans kontrollere datasikkerheden i Europol.

2. Den fælles kontrolinstans kan udpege et eller flere medlemmer til at foretage denne kontrol. Disse medlemmer kan bistås af eksperter i det omfang, det skønnes hensigtmæssigt af den fælles kontrolinstans; eksperterne kan kun vælges fra en liste, som den fælles kontrolinstans forudgående har opstillet og meddelt Europol. Eksperterne på denne liste skal komme fra nationale kontrolinstanser og regeringsorganer, medmindre sådanne eksperter ikke findes. Samtlige eksperter skal opfylde de sikkerhedsmæssige krav, der gælder i henhold til deres nationale ret.

3. Hvis formanden skønner, at en sag er hastende, kan han udpege sådanne medlemmer og eksperter i embeds medfør. I så fald underretter han straks medlemmerne af den fælles kontrolinstans herom.

4. De medlemmer af den fælles kontrolinstans, der udpeges til at foretage kontrol, aflægger rapport til den fælles kontrolinstans om resultaterne af deres arbejde.

Artikel 8

Fremgangsmåde i tilfælde af, at konventionens bestemmelser overtrædes

Hvis den fælles kontrolinstans konstaterer, at der i forbindelse med lagring, behandling eller anvendelse af personoplysninger er handlet i strid med konventionen, underretter den fælles kontrolinstans Europols direktør herom og anmoder ham skriftligt om svar inden for en bestemt frist. Hvis den fælles kontrolinstans anser svaret for at være utilstrækkeligt eller fremsendt efter fristens udløb, eller hvis der opstår andre problemer, forelægger den fælles kontrolinstans sagen skriftligt for styrelsesrådet (konventionens artikel 24, stk. 5, tredje punktum). Hvis en endelig beslutning truffet af klageudvalget ikke overholdes, betragtes dette som en overtrædelse af konventionen.

Artikel 9

Mødereferater

Der udarbejdes referat af samtlige møder i den fælles kontrolinstans. Udkast til mødereferaterne udarbejdes af sekretariatet under formandens ledelse og forelægges for den fælles kontrolinstans til godkendelse på det efterfølgende møde. Hvert medlem har ret til at ændre udkastet til referatet, så det afspejler de bemærkninger, vedkommende fremsatte under mødet.

Artikel 10

Beretning om virksomheden

1. Den fælles kontrolinstans udarbejder en beretning om sin virksomhed mindst hvert andet år. Styrelsesrådet skal have lejlighed til at afgive en udtalelse, som vedlægges beretningen (konventionens artikel 24, stk. 6), senest en måned før beretningen fremsendes til Rådet.

2. Den fælles kontrolinstans afgør, om beretningen skal offentliggøres eller ej; i bekræftende fald træffer den afgørelse om, hvordan den skal offentliggøres.

AFSNIT III

FORRETNINGSORDEN FOR KLAGEUDVALGET

Artikel 11

Klageudvalgets opgaver

1. Klageudvalget, i det følgende benævnt "udvalget", behandler de klager, der er omhandlet i konventionens artikel 19, stk. 6, 7 og 8, artikel 20, stk. 4, og artikel 22, stk. 3.

2. Udvalget træffer endelig afgørelse i de spørgsmål, der er nævnt i stk. 1.

3. Ud over de beføjelser, der er nævnt i artikel 2, stk. 2, har udvalget de beføjelser, der er omhandlet i dette afsnit.

Artikel 12

Medlemmer

1. Udvalget består af et medlem fra hver delegation i den fælles kontrolinstans. Medlemmerne kan have en suppleant. Medlemmerne af udvalget og dens suppleanter udpeges for fem år af den fælles kontrolinstans efter indstilling fra den pågældende delegation, og perioden kan forlænges.

2. Medlemmerne af udvalget og deres suppleanter skal have de nødvendige kvalifikationer til at foretage undersøgelser og træffe afgørelse om de i artikel 11, stk. 1, omhandlede klager, herunder bl.a. juridisk sagkundskab, erfaring med løsning af konflikter og erfaring på databeskyttelsesområdet.

3. Et medlem af udvalget, som ikke kan deltage i et møde, kan repræsenteres af sin suppleant.

4. Medlemskab af udvalget ophører, når den pågældende person trækker sig tilbage eller ophører med at være medlem af den fælles kontrolinstans. Denne bestemmelse finder tilsvarende anvendelse på suppleanter.

Artikel 13

Uafhængighed og upartiskhed

1. Medlemmerne af udvalget og deres suppleanter skal være uafhængige og upartiske og må ikke være bundet af instrukser fra den fælles kontrolinstans eller fra anden side under udøvelsen af deres hverv; de er kun underlagt loven. De må ikke under deres mandatperiode påtage sig arbejde, der er uforeneligt med deres uafhængighed og upartiskhed som udvalgsmedlemmer eller med den påkrævede ståen til rådighed for udvalgsarbejdet. Tidligere eller nuværende virksomhed på vegne af den nationale kontrolinstans anses ikke for uforenelig med udvalgsarbejdet. Bestemmelserne i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på suppleanterne.

2. Hvis et medlem af eller en suppleant til udvalget er involveret i sagen på en sådan måde, at det giver anledning til alvorlig tvivl om hans upartiskhed, eller hvis der foreligger andre omstændigheder, som kan indvirke på en korrekt afgørelse af klagen, skal vedkommende gøre opmærksom på dette og træde tilbage.

3. Hvis en af parterne fremsætter indsigelser mod et medlem eller en suppleant af de i stk. 1 og 2 nævnte grunde, hører udvalget den pågældende person samt de øvrige parter og træffer derefter, uden den pågældende persons tilstedeværelse, afgørelse om, hvad der skal ske, ved hemmelig afstemning.

4. Hvis en person trækker sig tilbage eller udelukkes fra sagen i henhold til stk. 3, indtræder suppleanten i hans sted.

Artikel 14

Formandskab

1. Udvalget vælger af sin midte en formand og en næstformand med to tredjedeles flertal af de stemmer, som afgives ved hemmelig afstemning blandt de tilstedeværende medlemmer. Hvis ingen af kandidaterne opnår det krævede flertal i første afstemningsrunde, afholdes en ny afstemning mellem de to kandidater, der har fået flest stemmer. Formanden eller næstformanden for den fælles kontrolinstans kan ikke vælges til formand eller næstformand for udvalget eller være medlem af samme delegation. Formanden og næstformanden vælges for to år; denne periode kan forlænges med ét år.

2. Formanden leder udvalgets møder. Han overvåger, at udvalget fungerer smidigt og tilfredsstillende. Han indkalder til møder i udvalget og afgør, hvor og hvornår disse møder skal afholdes. Han fastsætter den foreløbige dagsorden.

3. Næstformanden træder i stedet for formanden, hvis denne ikke kan være til stede. Hvis næstformanden ikke er til stede, optræder udvalgets alderspræsident som næstformand. Det første møde i udvalget indkaldes og ledes af alderspræsidenten, indtil der er valgt en formand.

4. For at forberede udvalgets drøftelser kan det på forslag af formanden udpege en eller flere ordførere blandt sine medlemmer. I sådanne tilfælde skal det medlem, der udpeges til ordfører, komme fra samme medlemsstat som klager eller, hvis klager kommer fra et tredjeland, fra den medlemsstat, som mest direkte er berørt af sagen. Hvis sagen haster, kan formanden i embeds medfør udpege en eller flere ordførere. I så fald underretter han straks udvalget herom. Ordføreren undersøger klagen og forelægger udvalget en rapport om, hvorvidt den kan antages til behandling, og stiller forslag om de videre foranstaltninger, navnlig med hensyn til hvilke forberedende foranstaltninger der skal træffes.

Artikel 15

Repræsentation

Klager kan lade sig bistå af eller repræsentere ved en advokat eller en anden rådgiver. En advokat eller rådgiver kan udelukkes fra udvalgets behandling af sagen i tilfælde af groft utilstedelig opførsel. Hvis en advokat eller rådgiver udelukkes, kan formanden give den berørte part en frist til eventuelt at udpege en anden advokat eller rådgiver; sagen suspenderes indtil fristens udløb. En advokat eller rådgiver skal på udvalgets anmodning fremlægge gyldig fuldmagt fra klager.

Artikel 16

Sprog

1. Sagsbehandlingen foregår på et af de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner. Klager vælger sagsbehandlingens officielle sprog. Sagsbehandlingssproget anvendes i parternes mundtlige udsagn og i deres skriflige dokumentation samt i udvalgets referater og afgørelser.

2. Dokumenter på andre sprog end sagsbehandlingssproget ledsages af en oversættelse til dette sprog. Hvis der er tale om lange dokumenter, kan det være tilstrækkeligt at forelægge oversættelsen i uddrag eller forelægge et resumé. Udvalget kan til enhver tid, i embeds medfør eller på anmodning af en part, kræve dokumenter oversat i deres helhed.

3. Efter behov stilles der vederlagsfrit tolketjeneste og oversættelser til rådighed for alle udvalgets medlemmer og sagens parter. Udvalgets afgørelser oversættes til alle de officielle sprog i Den Europæiske Unions institutioner.

4. I tilfælde, hvor klager ikke har kendskab til nogen af de officielle sprog i Den Europæiske Unions instituter, kan klagen indgives på et andet sprog. Klager er forpligtet til at forelægge et resumé på et af de officielle sprog. Til brug for formanden eller ordføreren skal klagen oversættes til det valgte sprog.

Artikel 17

Indledning af proceduren

1. Klageproceduren indledes ved indsendelse af en skriftlig klage til den fælles kontrolinstans' sekretariat, inden tre måneder efter at klager har modtaget Europols afgørelse. Hvis der ikke foreligger nogen afgørelse, indledes klageproceduren senest tre måneder efter udløbet af den relevante tidsfrist, som omhandlet i konventionens artikel 19, stk. 6, artikel 20, stk. 4, og artikel 22, stk. 3. Enhver tvivl om, hvorvidt tidsfristerne er overholdt, skal komme klager til gode.

2. Klageren skal kort redegøre for klagens grundlag. Det skal klart fremgå, hvem der klager, hvad vedkommende klager over og af hvilke grunde. Klagen skal vedlægges enhver form for dokumentation, som kan underbygge den. Klager kan til enhver tid trække sin klage tilbage.

3. Sekretariatet anerkender modtagelsen af klagen inden fire uger og giver generelle oplysninger om procedurens forløb.

4. Hvis klagen ikke opfylder betingelserne i stk. 2, første og andet punktum, og i artikel 16, stk. 4, andet punktum, opfordrer sekretariatet klageren til at afhjælpe eventuelle mangler inden for fire uger.

5. Klager, der ikke opfylder betingelserne, afvises af udvalget på forslag af formanden eller ordføreren. En klage, som indgives efter udløbet af de i stk. 1 omhandlede tidsfrister, kan accepteres, hvis særlige omstændigheder kan begrunde forsinkelsen.

Artikel 18

Indledende behandling

1. Hvis klagen opfylder betingelserne, behandles den af udvalget efter følgende regler under hensyn til konventionen, særlig artikel 19, 20 og 22.

2. En genpart af klagen sendes til Europol, der fremsætter bemærkninger dertil inden for en frist på fire uger, som kan forlænges med yderligere to uger.

3. Udvalget kan i hvert enkelt tilfælde træffe beslutning om yderligere at inddrage en eller flere nationale enheder i behandlingen af klagen. Klageren og Europol underrettes om en sådan beslutning. De berørte nationale enheder får tilsendt genpart af Europols og klagers bemærkninger, så de har mulighed for at fremsætte deres egne bemærkninger inden for en frist på fire uger, som kan forlænges med yderligere to uger.

4. Efter modtagelse af bemærkningerne eller efter fristernes udløb behandler udvalget klagen inden for de følgende tre måneder.

Artikel 19

Supplerende oplysninger

1. Udvalget kan bede klager, Europol, de nationale enheder, de nationale kontrolinstanser og andre organer om at forelægge oplysninger, beviser eller bemærkninger for udvalget. Parterne er berettiget til at komme med forslag til udvalget vedrørende afhøring af vidner eller til at anmode om at måtte forelægge bevismateriale. Udvalget efterkommer disse forslag og anmodninger i det omfang, det er nødvendigt for sagsbehandlingen.

2. Udvalget kan også beslutte at undersøge sagen nærmere i Europols egne lokaler. Artikel 7 finder tilsvarende anvendelse. I så fald underrettes klager eller hans rådgiver om resultatet af undersøgelsen.

Artikel 20

Aktindsigt

1. Alle parter skal have aktindsigt, hvis de ønsker det, og den fælles kontrolinstans' sekretariat skal give dem uddrag eller fotokopier, som de selv betaler for. Der nægtes aktindsigt, hvis dette er nødvendigt:

- for at Europol kan udføre sine opgaver behørigt

- for at beskytte medlemsstaternes sikkerhed og den offentlige orden eller for at bekæmpe strafbare handlinger

- for at beskytte tredjemands rettigheder og friheder

idet den berørte persons interesse i udleveringen ikke kan begrunde en tilsidesættelse af disse hensyn.

2. Europol, de nationale enheder og de nationale kontrolinstanser kan oplyse, i hvilket omfang de oplysninger, som de forelægger, skal gøres tilgængelige for klager, samt årsagerne til denne begrænsning. Udvalget kan anmode om yderligere begrundelser. I det omfang udvalget finder begrundelserne acceptable, tilbageholdes de pågældende oplysninger. Udvalget kan kun træffe anden afgørelse, hvis der ikke foreligger acceptable begrundelser, og kun enstemmigt. I så fald kan udvalget beslutte, at klager får et resumé stillet til rådighed, eller kræve, at klager får udleveret visse oplysninger.

Artikel 21

Høring

1. Parterne høres af udvalget, såfremt de anmoder herom. Udvalget giver parterne behøring underretning om deres ret til at blive hørt. Denne ret udøves skriftligt. Udvalget træffer afgørelse om anvendelse af mundtlig høring efter anmodning fra en af de berørte parter i sagen, hvis det er nødvendigt for sagens behandling. Udvalget giver parterne behørig underretning om deres ret til at anmode om anvendelse af mundtlig høring. Alle parter skal i god tid underrettes om høringen og har ret til at være til stede.

2. En mundtlig høring er tilgængelig for offentligheden, medmindre udvalget i embeds medfør eller på anmodning af en af parterne beslutter helt eller delvis at udelukke offentligheden, såfremt hensynet til den offentlige sikkerhed, især de i konventionens artikel 19, stk. 3, nævnte årsager, eller en persons privatliv kræver det, eller i det omfang det efter udvalgets opfattelse er bydende nødvendigt under særlige omstændigheder, hvor offentlige drøftelser ville gøre det vanskeligt at tage behørig stilling til klagen. Hvis en medlemsstat, der er part i sagen, eller Europol anmoder om, at offentligheden udelukkes fra høringen, kan udvalget kun træffe anden afgørelse med den begrundelse, at ingen af de grunde, der er nævnt i første punktum, kan gøres gældende, og kun enstemmigt.

3. Udvalget kan efter anmodning fra en part eller på eget initiativ beslutte at høre en part, uden at de andre parter er til stede, hvis det er nødvendigt for at sikre, at Europol fungerer efter hensigten, for at beskytte en medlemsstats sikkerhed eller for at beskytte klagers eller en tredjeparts interesser. Fraværende parter underrettes om høringer, der finder sted i deres fravær.

Artikel 22

Høring af vidner og eksperter

1. Udvalget kan efter anmodning fra en part eller på eget initiativ beslutte at høre vidner. Alle parter og de pågældende vidner skal i god til underrettes om høringen. Artikel 21, stk. 2 og 3, finder tilsvarende anvendelse.

2. Vidner, som indkaldes af udvalget, skal have dækket deres udgifter til rejse og indkvartering og have godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste, i det omfang udvalget finder rimeligt. De kan modtage forskud. Alle betalinger sker over den fælles kontrolinstans' budget.

3. Vidnerne skal høres af udvalget. Udvalgets medlemmer kan stille spørgsmål til vidnerne. Med formandens tilladelse kan parterne stille spørgsmål til vidnerne. Inden høringen begynder, skal formanden minde vidnerne om, at de skal udtale sig i overensstemmelse med sandheden.

4. Udvalget kan udpege en ekspert og definere hans mandat. Eksperten har ret til vederlag for sit arbejde. Udvalget kan beslutte at høre eksperten. Reglerne for høring af vidner finder tilsvarende anvendelse.

Artikel 23

Afsluttende erklæringer

Inden udvalget træffer sin endelige afgørelse, skal det anmode parterne om at indgive deres afsluttende bemærkninger.

Artikel 24

Protokol

1. Udvalget fører protokol over møderne, der afspejler forløbet af de enkelte høringer og de erklæringer, der er afgivet. Parterne kan anmode om, at visse dokumenter eller erklæringer optages helt eller delvis i protokollen. Protokollen underskrives af formanden, sendes til parterne og vedføjes sagsakterne. I de i artikel 21, stk. 2, og artikel 22, stk. 1, nævnte sager skal udvalget pålægge begrænsninger.

2. Artikel 9 finder tilsvarende anvendelse på alle udvalgsmøder, hvor parterne ikke deltager.

Artikel 25

Afgørelser og tavshedspligt

1. Udvalget er kun beslutningsdygtigt, hvis fire femtedele af medlemmerne eller deres suppleanter er til stede ved mødet.

2. Der træffes afgørelse med simpelt flertal af de tilstedeværende medlemmer eller suppleanter, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden eller i konventionen. I tilfælde af stemmelighed har formanden den afgørende stemme. Alle, der deltager i den endelige afgørelse, skal have overværet en mundtlig høring.

3. Udvalgets drøftelser er omfattet af tavshedspligt også efter møderne.

4. Udvalgets endelige afgørelse skal indeholde navnene på parterne og deres repræsentanter, navnene på de udvalgsmedlemmer, der deltager i afgørelsen, den dato, hvor afgørelsen meddeles, afgørelsens konklusion, en kort redegørelse for sagens faktiske omstændigheder og begrundelsen for afgørelsen. Den meddeles på et offentligt møde og fremsendes til parterne. En kopi af afgørelsen sendes til den fælles kontrolinstans.

Artikel 26

Underretninger

Indkaldelser og andre meddelelser til parter, vidner og eksperter skal foretages på en måde, der giver en rimelig sikkerhed for, at de er behørigt underrettet, og at dette om nødvendigt kan kontrolleres.

Artikel 27

Omkostninger

1. Udvalget tager stilling til sagsomkostningerne i sin endelige afgørelse. Udvalgets behandling af sagen er gratis. Hvis klageren får helt eller delvis medhold, afholder Europol de nødvendige omkostninger, som klager har haft i forbindelse med udarbejdelsen og indgivelsen af klagen, i det omfang udvalget finder det rimeligt.

2. Hvis en klager ikke kan dække sagsomkostningerne eller en del heraf, kan han når som helst efter anmodning få hjælp til dækning heraf. Når han indgiver klagen, skal han vedlægge dokumentation for, at han har brug for hjælp. Udvalget kan når som helst trække hjælpen tilbage, hvis forholdene har ændret sig under sagsbehandlingen. Hvis hjælp godkendes, dækkes omkostningerne over den fælles kontrolinstans' budget. I de tilfælde, hvor det er rimeligt, kan det i den endelige afgørelse kræves, at en part tilbagebetaler de udbetalte forskud til den fælles kontrolinstans' budget. Når en klager indgiver sin anmodning, skal han erklære sig rede til at betale et eventuelt forskud tilbage, hvis det kræves i den endelige afgørelse.

Artikel 28

Retfærdig procedure

I de tilfælde, der ikke er omfattet af denne forretningsorden, skal udvalget behandle sagerne i overensstemmelse med de generelle principper for fællesskabsretten, jf. artikel F, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union.

AFSNIT IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 29

Sekretariat

1. Den fælles kontrolinstans bistås ved udførelsen af sine opgaver af et sekretariat, der har til huse på den fælles kontrolinstans' hjemsted. Sekretariatet er et permanent organ, hvis ansatte udelukkende ansættes på grundlag af faglige kvalifikationer. Sekretariatets ansatte handler alene i den fælles kontrolinstans' interesse, er fuldstændigt uafhængige af Europol og modtager ikke instruktioner fra nogen anden myndighed. Ansættelse eller udstationering i sekretariatet foretages på forslag af den fælles kontrolinstans. Sekretariatets ansatte må ikke udføre andet arbejde uden tilladelse fra formanden for den fælles kontrolinstans.

2. Sekretariatet arbejder under ledelse af formanden for den fælles kontrolinstans i overensstemmelse med de af denne fastlagte regler. Sekretariatet bistår også klageudvalget. Når det varetager disse opgaver, sker det under ledelse af udvalgets formand. Sekretariatet fører et register over klagerne og alle andre dokumenter.

3. Sekretariatet sikrer, at forpligtelserne i henhold til konventionens artikel 32 også overholdes i forbindelse med udførelsen af arbejdet i den fælles kontrolinstans.

Artikel 30

Tavshedspligt

1. Medlemmer af den fælles kontrolinstans, suppleanter, eksperter og sekretariatspersonalet har pligt til at behandle de oplsyninger, som de får kendskab til som led i deres arbejde, fortroligt, medmindre andet kræves for en korrekt udførelse af deres opgaver. Tavshedspligten gælder også, når de ikke længere varetager det pågældende arbejde.

2. Når medlemmer af den fælles kontrolinstans, suppleanter, eksperter og sekretariatspersonale udpeges, skal de erklære, at de accepterer denne tavshedspligt.

3. Hvis et medlem af den fælles kontrolinstans eller dennes suppleant bryder tavshedspligten, kan vedkommende suspenderes med et flertal på to tredjedele af de stemmer, som afgives ved en hemmelig afstemning af de delegationer, der deltager i et møde i den fælles kontrolinstans. Den pågældende høres i forvejen, men deltager ikke i afgørelsen. Denne bestemmelse finder tilsvarende anvendelse på klageudvalget i de tilfælde, hvor tavshedspligten et blevet brudt i forbindelse med dette udvalgs arbejde. I så fald underrettes den fælles kontrolinstans straks.

I tilfælde af suspension overtages det suspenderede medlems plads af suppleanten. Den nationale kontrolinstans, der er ansvarlig for udnævnelsen af det suspenderede medlem, underrettes om suspensionen.

Artikel 31

Budget og omkostninger

1. Sekretariatet udarbejder forslag til den fælles kontrolinstans' årlige budget, som efter godkendelse fremsendes til styrelsesrådet forud for den høring, der kræves i henhold til konventionens artikel 24, stk. 9.

2. Den fælles kontrolinstans træffer afgørelse om anvendelsen af det budget, den får tildelt, og som administreres af sekretariatet.

3. Omkostningerne til den fælles kontrolinstans og klageudvalget, herunder udgifter afholdt af dettes medlemmer og suppleanter, som er nødvendige for en korrekte udførelse af deres pligter, afholdes over den fælles kontrolinstans' budget i overensstemmelse med regler, som den fastlægger.

Artikel 32

Ændring af forretningsordenen

Ændringer af nærværende forretningsorden vedtages med enstemmighed af den fælles kontrolinstans og forelægges Rådet til enstemmig godkendelse (konventionens artikel 24, stk. 7, første punktum).

Artikel 33

Vurdering

Denne forretningsorden tages op til vurdering af den fælles kontrolinstans tidligst et og senest tre år efter ikrafttrædelsen.

Artikel 34

Forretningsordenens ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter, at Rådet har godkendt den i overensstemmelse med konventionens artikel 24, stk. 7(2).

Udfærdiget i Bruxelles, den 22. april 1999.

På vegne af den fælles kontrolinstans

Fergus GLAVEY

Formand

(1) EFT C 316 af 27.11.1995, s. 1.

(2) Forretningsordenen er blevet godkendt af Rådet den 29. april 1999.

RÅDETS ERKLÆRING

ad artikel 4, stk. 5, og artikel 12, stk. 4, vedtaget i forbindelse med godkendelsen af forretningsordenen for Den Fælles Kontrolinstans for Europol

Medlemsstaterne er enige om, at et medlems eller en suppleants medlemskab af den fælles kontrolinstans ikke kan ophøre inden mandatperiodens ophør af årsager med tilknytning til udøvelsen af et hverv i klageudvalget.