RÅDETS AFGØRELSE

af 25. maj 1999

om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Fællesskabernes interesser

(1999/394/EF, Euratom)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig artikel 207, stk. 3,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 121, stk. 3,

under henvisning til Rådets forretningsorden, særlig artikel 21, stk. 2, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Det fastsættes i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999(1) og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 af 25. maj 1999(2) om de undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), at kontoret indleder og gennemfører administrative undersøgelser i institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved EF-traktaten og Euratom-traktaten eller på grundlag heraf;

(2) det ansvar, som tillægges Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, som oprettet af Kommissionen, vedrører foruden beskyttelse af de finansielle interesser, samtlige kontorets aktiviteter til sikring af Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative eller strafferetlige konsekvenser;

(3) det er vigtigt at forbedre omfanget og effektiviteten af bekæmpelsen af svig ved at udnytte den eksisterende ekspertise med hensyn til administrative undersøgelser;

(4) det er derfor vigtigt, at alle institutioner, organer, kontorer og agenturer inden for deres administrative ansvarsområde overlader det til kontoret at foretage interne administrative undersøgelser, der har til formål at undersøge alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af arbejdsmæssige aktiviteter, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser som omhandlet i artikel 11, artikel 12, stk. 2 og 3, artikel 13, artikel 14, artikel 16 og artikel 17, stk. 1, i vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "vedtægten"), der skader Fællesskabernes interesser og bør forfølges administrativt eller i givet fald strafferetligt, eller en grov personlig fejl, som omhandlet i vedtægtens artikel 22, eller manglende opfyldelse af de analoge forpligtelser, der påhviler medlemmer, ledere eller ansatte i Fællesskabets institutioner, organer, kontorer og agenturer, som ikke er omfattet af vedtægten, eller manglende opfyldelse af de forpligtelser, som fællesskabsretten pålægger medlemmerne af Rådet og dettes instanser, når disse handler som medlem af Rådet;

(5) disse undersøgelser bør gennemføres på ensartede betingelser i alle Fællesskabernes institutioner, organer, kontorer og agenturer, uden at overdragelsen af denne opgave til kontoret fratager institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne deres ansvar eller på nogen måde mindsker de berørte personers retsbeskyttelse;

(6) i afventning af en ændring af vedtægten er det nødvendigt at fastsætte de nærmere vilkår, som i praksis skal gælde for medlemmerne af institutioner og organer, ledere af kontorer og agenturer og tjenestemænd og øvrige ansatte i disse institutioner, organer, kontorer og agenturer i forbindelse med deres medvirken til en hensigtsmæssig afvikling af de interne undersøgelser;

(7) det fastsættes i artikel 4, stk. 6, i hhv. forordning (EF) nr. 1073/1999 og i forordning (Euratom) nr. 1074/1999, at hver institution, organ, kontor og agentur vedtager en afgørelse, som navnlig omfatter regler om den pligt, medlemmer, ledere, tjenestemænd og de ansatte i institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne har til at samarbejde med og afgive oplysninger til kontorets ansatte, de procedurer, kontorets ansatte skal følge ved gennemførelsen af de interne undersøgelser, og sikringen af rettighederne for de personer, der er berørt af en intern undersøgelse;

(8) den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber om de interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)(3), forpligter de undertegnende institutioner, og de institutioner, organer, kontorer og agenturer, der tiltræder aftalen, til at vedtage en intern afgørelse i overensstemmelse med den model, der er knyttet som bilag til omhandlede aftale, og kun at fravige fra ordningen, såfremt særlige omstændigheder gør det teknisk nødvendigt;

(9) der foreligger ingen særlige omstændigheder, som gør det teknisk nødvendigt at fravige standardafgørelsen for så vidt angår tjenestemænd og andre ansatte i Generalsekretariatet for Rådet, i det følgende benævnt "generalsekretariatet";

(10) Rådet bør inden for sit administrative ansvarområde overlade det til kontoret at foretage interne administrative undersøgelser, der har til formål at undersøge alvorlige forhold, der kan indebærer manglende opfyldelse af de forpligtelser, som fællesskabsretten pålægger medlemmerne af Rådet og dettes instanser; der bør dog tages hensyn til, at til forskel fra medlemmerne af de øvrige institutioner udøver Rådets medlemmer og dets instanser i det væsentlige nationale opgaver og forbliver underlagt national lovgivning i forbindelse hermed; anvendelsesområdet for denne afgørelse bør derfor begrænses til kun at omfatte det arbejde, som disse personer udfører som medlem af Rådet eller dettes instanser;

(11) kontoret har ingen retslige beføjelser og gennemfører kun administrative undersøgelser; undersøgelserne gennemføres under nøje overholdelse af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig protokollen vedrørende privilegier og immuniteter, gennemførelsesbestemmelserne hertil og vedtægten;

(12) undersøgelserne bør gennemføres på de betingelser og nærmere bestemmelser, der er fastlagt i Det Europæiske Fællesskabs og Det Europæiske Atomenergifællesskabs forordninger; disse forordninger giver ikke kontoret ret til adgang til bygninger, som medlemsstaterne benytter, navnlig deres faste repræsentationer;

(13) den interne afgørelse, der omhandles i aftalen mellem institutionerne, præciserer udelukkende pligten til at samarbejde med og underrette kontoret, Sikkerhedskontorets pligt til at bistå kontorets ansatte og tilsvarende kontorets pligt til at underrette de personer, der er berørt af dettes undersøgelse -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Pligt til at samarbejde med kontoret

Generalsekretæren, tjenestegrenene og alle tjenestemænd og øvrige ansatte i generalsekretariatet har pligt til i fuld udstrækning at samarbejde med kontorets medarbejdere og yde den nødvendige bistand til undersøgelsen. Med henblik herpå giver de kontorets medarbejdere alle relevante oplysninger og forklaringer.

Med forbehold af de relevante bestemmelser i traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, særlig protokollen vedrørende privilegier og immuniteter og gennemførelsesbestemmelserne hertil, samarbejder medlemmerne af Rådet og dettes instanser i fuld udstrækning med kontoret.

Artikel 2

Oplysningspligt

Enhver tjenestemand eller anden ansat i generalsekretariatet, som får kendskab til forhold, der lader formode, at der kunne foreligge tilfælde af svig, bestikkelse eller enhver anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabernes interesser, eller alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af arbejdsmæssige aktiviteter, der kan indebære manglende opfyldelse af Fællesskabernes tjenestemænds og ansattes forpligtelser, som bør forfølges administrativt og i givet fald strafferetligt, eller manglende opfyldelse af de forpligtelser, som fællesskabsretten pålægger medlemmerne af Rådet og dettes instanser, når disse handler som medlem af Rådet, hvis dette skader Fællesskabets interesser, underretter omgående sin kontorchef eller generaldirektør eller, såfremt han finder det hensigtsmæssigt, generalsekretæren eller kontoret direkte.

Generalsekretæren, generaldirektørerne og kontorcheferne i generalsekretariatet sender omgående alle oplysninger i deres besiddelse, som lader formode, at der foreligger uregelmæssigheder som omhandlet i stk. l, til kontoret.

Tjenestemænd og øvrige ansatte i generalsekretariatet må i intet tilfælde udsættes for en urimelig eller diskriminerende behandling som følge af, at de har videregivet oplysninger som omhandlet i stk. 1 og 2.

Medlemmer af Rådet og faste repræsentanter, som får kendskab til forhold som omhandlet i stk. l, underretter formanden for Rådet, eller, såfremt de finder det hensigtsmæssigt, kontoret direkte. Delegerede fra medlemsstaterne, som får kendskab til forhold som omhandlet i stk. 1, underretter deres lands faste repræsentant herom.

Artikel 3

Bistand fra Sikkerhedskontoret

Efter anmodning fra kontorets direktør bistår generalsekretariatets Sikkerhedskontor kontorets ansatte ved den praktiske gennemførelse af undersøgelserne.

Artikel 4

Underretning af den berørte person om undersøgelsen

Hvis det fremgår, at et medlem af Rådet eller dettes instanser, en tjenestemand eller en anden ansat i generalsekretariatet kan være personligt involveret, skal den pågældende underrettes hurtigt, såfremt der ikke er risiko for, at dette skader undersøgelsen. Under alle omstændigheder kan der ikke drages konklusioner, som med navns nævnelse berører en af de omhandlede personer ved undersøgelsens afslutning, uden at den pågældende har fået mulighed for at udtale sig om de faktiske omstændigheder, som berører ham.

I tilfælde, der nødvendiggør absolut hemmeligholdelse af hensyn til undersøgelsen og anvendelse af undersøgelsesmetoder, der henhører under en national retslig myndighed, kan forpligtelsen til at give den berørte person lejlighed til at udtale sig udsættes til senere, i forståelse med henholdsvis formanden for Rådet eller generalsekretæren.

Artikel 5

Underretning om indstilling af undersøgelsen

Såfremt der ved en intern undersøgelses afslutning ikke kan gøres noget forhold gældende mod den person, som der har været rettet en beskyldning imod, indstilles den interne undersøgelse mod ham efter beslutning truffet af kontorets direktør, som skriftligt underretter den pågældende herom.

Artikel 6

Ophævelse af immunitet

Enhver anmodning fra en national politimyndighed eller retslig myndighed om ophævelse af immunitet mod retsforfølgning for så vidt angår en tjenestemand eller anden ansat i generalsekretariatet i forbindelse med et eventuelt tilfælde af svig, bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet forelægges direktøren for kontoret til udtalelse. Såfremt en anmodning om ophævelse af immunitet vedrører et medlem af Rådet eller dettes instanser, underrettes kontoret.

Artikel 7

Ikrafttrædelse

Denne beslutning træder i kraft den 1. juni 1999.

Udfærdiget i Bruxelles, den 25. maj 1999.

På Rådets vegne

H. EICHEL

Formand

(1) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.

(2) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 8.

(3) EFT L 136 af 31.5.1999, s. 15.