Artikel 1

Rejsereglerne for transportfællesskabets personale, der er fastsat i bilaget, vedtages hermed.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

BILAG

REJSEREGLER FOR TRANSPORTFÆLLESSKABETS PERSONALE

1.   Anvendelsesområde

1.1.

Disse regler finder anvendelse på alle tjenesterejser fra tjenestestedet, som er i transportfællesskabets interesse.

1.2.

Disse regler gælder for alle medlemmer af transportfællesskabets personale, som er underlagt transportfællesskabets personalevedtægt.

2.   Rejsetilladelser

2.1.

Inden afrejsen skal den ansatte indhente godkendelse i form af en godkendt ansøgning om rejsetilladelse. Ansøgninger om rejsetilladelse godkendes skriftligt af direktøren eller en af denne bemyndiget ansat. Ansøgningen om rejsetilladelse skal give direktøren alle de detaljer, der er nødvendige for, at denne kan træffe en informeret afgørelse, herunder: — tjenesterejsens formål, dens destination og mødets/mødernes start- og sluttidspunkter — tjenesterejsens varighed vurderet ud fra det anvendte transportmiddel og rejseplanen og -tidspunkterne for ud- og hjemrejsen, herunder om nødvendigt lokal transport — indkvartering — anslåede udgifter beregnet ud fra en optimal omkostningseffektivitet.

2.2.

Det er den ansattes eget ansvar at indhente den nødvendige godkendelse, inden tjenesterejsen påbegyndes. Den ansatte skal opbevare den godkendte ansøgning om rejsetilladelse og vedlægge den anmodningen om godtgørelsen efter hjemkomsten fra tjenesterejsen sammen med en rapport om tjenesterejsen.

2.3.

I forbindelse med direktørens tjenesterejser vil der på forhånd blive udarbejdet et memorandum på grundlag af skabelonen i tillægget, som undertegnes af direktøren. I memorandummet angives årsagen til tjenesterejsen og dens anslåede varighed. Direktøren følger de almindelige procedurer som fastsat i disse regler.

3.   Transport mellem tjenestestedet og tjenesterejsestedet

3.1.

Som hovedregel godkendes den mest omkostningseffektive transportform set i lyset af tjenesterejsens formål og varighed.

3.2.

Rejses der med fly, er ruten den mest direkte og til den lavest mulige pris. Når rejsedatoerne omfatter en weekend med henblik på at kunne få en nedsat billetpris, som tilbydes for nogle fly- og togbilletter, hvis de købes inden for et vist tidsrum inden afrejsen (Advance Purchase Excursion eller APEX-billet), vil den ansatte være berettiget til yderligere dagpenge, forudsat at APEX-billetten er den billigste flybillet, og at der samlet set kan opnås en besparelse.

3.3.

Togrejser skal være på anden klasse.

3.4.

Hvis det hverken er muligt at rejse med fly eller tog, eller disse transportformer ikke er omkostningseffektive, godkendes rejser med bus eller i bil.

3.5.

Når rejser med bil godkendes, opfordres den ansatte til at gøre brug af billeje, der arrangeres af transportfællesskabet. Transportfællesskabet vil sørge for den størst mulige forsikringsdækning, der er tilgængelig. Hvis forsikringen alligevel kræver en selvrisiko, dækker transportfællesskabet denne. Transportfællesskabet hæfter ikke i tilfælde, hvor forsikringen ikke dækker skaden, tabet eller tyveriet.

3.6.

Undtagelsesvist kan brugen af privat køretøj godkendes. I disse tilfælde udbetales en godtgørelse til den ansatte på et beløb svarende til en togbillet på anden klasse i overensstemmelse med punkt 3.3. Hvis mere end én ansat rejser med det private køretøj, udbetales godtgørelsen udelukkende til køretøjets ejer. Når transportfællesskabet godkender brugen af privat køretøj, kan transportfællesskabet ikke drages til ansvar for krav fra tredjeparter, skader på køretøjet og tab eller tyveri af personlige ejendele i køretøjet.

3.7.

Ansatte må inddrage private rejsemål i tjenesterejsen, hvis disse er behørigt godkendt af direktøren. Hvis inddragelsen af et privat rejsemål fører til højere omkostninger, skal den ansatte betale differencen mellem billetprisen for den officielle rejseplan og den ændrede billetpris.

4.   Køb af billetter

4.1.

Bestilling af rejser varetages centralt af administrationsafdelingen i det permanente sekretariat (»administrationsafdelingen«).

4.2.

Det forventes, at ansatte så tidligt som muligt oplyser om deres rejsebehov, således at der kan købes de billigste billetter.

4.3.

Administrationsafdelingen sender den godkendte ansøgning om rejsetilladelse til det autoriserede rejsebureau og returnerer den til den rejsende. Transportfællesskabet instruerer rejsebureauet i, at det ikke må udstede eller levere billetter, inden det har modtaget den godkendte ansøgning om rejsetilladelse via fax. Denne procedure finder også anvendelse på togbilletter. Hvis rejsebureauet ikke kan levere togbilletter, kan den ansatte selv købe dem, og disse vil efter indgivelsen af anmodningen om godtgørelse blive godtgjort.

5.   Rejseudgifter

Rejseudgifter, som betales eller godtgøres af transportfællesskabet på grundlag af bilag, omfatter:

—	transportudgifter, herunder transport til og fra lufthavnen eller et andet ankomst- eller afgangssted (f.eks. hotel, anden indkvartering, mødested og lokaler tilhørende det permanente sekretariat)

—

dagpenge

—	andre udgifter, som er direkte forbundet med tjenesterejsen, og som er godkendt sammen med ansøgningen om rejsetilladelse (f.eks. bagageovervægt, visumomkostninger, tilmeldingsgebyr i forbindelse med konferencer, seminarer).

6.   Transport til og fra lufthavne, havne og stationer ved tjenestestedet

Som hovedregel skal ansatte benytte offentlig transport. Kørsel med taxi kan dog godkendes af direktøren, hvis transporten er berettiget. Dette gælder f.eks., hvis to eller flere ansatte, der er på tjenesterejse, deler en taxi, hvis der ikke er anden offentlig transport til rådighed, eller hvis transporten finder sted inden kl. 8 eller efter kl. 21. De dermed forbundne omkostninger godtgøres mod forelæggelse af bilag. Brugen af private køretøjer kan godkendes, såfremt det er berettiget. I sådanne tilfælde begrænses godtgørelsen til parkeringsafgifter (ved lufthavnen, stationen eller havnen) mod forelæggelse af bilag.

7.   Transport på tjenesterejsestedet

Som hovedregel skal ansatte benytte offentlig transport. Kørsel med taxi kan dog tillades, hvis offentlig transport ikke er et relevant alternativ (f.eks. af sikkerhedsmæssige årsager). Direktøren erkender dette forhold ved at undertegne den pågældende ansattes anmodning om godtgørelse. Omkostningerne vil blive godtgjort mod forelæggelse af bilag.

8.   Aflysning og ændring inden afgang

Hvis tjenesterejsen aflyses eller ændres, skal den ansatte:

—	omgående informere direktøren og administrationsafdelingen og angive årsagerne hertil

—	omgående skriftligt afbestille eller ombooke de billetter og reservationer, som det autoriserede rejsebureau har udstedt, også hvis de ikke kan godtgøres

—	træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at afbestille eller ombooke billetter, som er købt direkte på anden vis

—	omgående skriftligt afbestille eller ændre hotelreservationer og reservationer af lejebiler

—	udarbejde en opgørelse over afholdte udgifter som følge af aflysningen eller ændringen.

Transportfællesskabet dækker omkostninger i forbindelse med afbestilling og ombooking, uanset hvordan reservationen er foretaget.

9.   Forlængelse

Hvis rejsens varighed på grund af uforudsete omstændigheder overstiger den oprindeligt angivne varighed på rejsetilladelsen, og det fører til yderligere udgifter, skal dette angives i anmodningen om godtgørelse af rejseudgifter (se punkt 15).

10.   Afbrydelse

En tjenesterejse kan blive afbrudt pga. tjenstlige hensyn, force majeure eller personlige årsager, som direktøren anser for at være alvorlige. Afbrydelsen skal godkendes på forhånd af direktøren. Undtaget herfra er ekstraordinære hastetilfælde og tilfælde, hvor det ikke er muligt at få fat i direktøren. Alle udgifter, der opstår som følge af en afbrydelse, som direktøren på grundlag af de ovenfor anførte årsager har godkendt, dækkes af transportfællesskabet og godtgøres som en del af tjenesterejsen.

11.   Ændringer foretaget af personlige årsager

Ansatte, der skal på tjenesterejse, kan få tilladelse til at tilpasse tidsplanen, indkvarteringsstedet eller transporten af personlige årsager. I sådanne tilfælde skal de vedlægge ansøgningen om rejsetilladelse en sammenligning mellem de foreslåede omkostninger og de omkostninger, der ville være blevet afholdt uden de pågældende ændringer. Sammenligningen skal udføres på grundlag af de tilgængelige oplysninger på tidspunktet for anmodningen om rejsetilladelse og ved hjælp af en af de metoder, der er anvendt til at arrangere rejsen, og på grundlag af lignende forhold. Den ansatte, der skal på tjenesterejse, skal direkte og personligt (på den måde, som administrationsafdelingen har meddelt denne) dække:

—

enhver ekstraomkostning, målt i forhold til de samlede omkostninger ved tjenesterejsen uden at medregne dagpenge, der er opstået som følge af ændringer foretaget af personlige årsager, herunder afgang fra/eller rejse til en anden destination, hvis sammenligningen viser, at omkostningerne for tjenesterejsen er steget

—	ethvert gebyr, der opkræves for at udføre sammenligningen, hvis denne er udført af rejsebureauet.

12.   Dagpenge

12.1.

Dagpengene omfatter omkostninger til betalt indkvartering og måltider, drikkepenge og andre ekstraomkostninger.

12.2.

De seneste dagpengesatser for EU-finansierede kontrakter om ekstern bistand finder anvendelse (1). Satsen gælder for det sted, hvor den ansatte overnatter. Det fulde dagpengebeløb udbetales for den dag, tjenesterejsen påbegyndes. Dagpengene udbetales på grundlag af antallet af nætter på tjenesterejsen, og de udbetales derfor ikke for den dag, tjenesterejsen afsluttes.

12.3.

Undtagelsesvist kan direktøren godkende en højere kompensation efter en vurdering af det konkrete tilfælde, hvis den rejsende opfordres til at overnatte på forudbestemte hoteller med en værelsespris, der udgør 60 % eller mere af dagpengesatsen. I sådanne tilfælde godtgøres indkvarteringsudgifterne mod forelæggelse af den tilhørende regning. I alle tilfælde skal omstændigheder, som medfører et krav om en højere kompensation, beskrives i ansøgningen om rejsetilladelse og godkendes inden afrejsen.

12.4.

Reducerede dagpengesatser finder anvendelse, hvis: 12.4.1. tjenesterejsen ikke indebærer en overnatning: — 50 % af dagpengene for den pågældende destination udbetales for tjenesterejser på otte timer eller mere — 35 % af dagpengene udbetales for tjenesterejser med en varighed på mellem fem og otte timer — 20 % af dagpengene udbetales for tjenesterejser med en varighed på op til fem timer. 12.4.2. den rejsende får gratis indkvartering: — 50 % af dagpengene for den pågældende destination udbetales 12.4.3. tjenesterejsen foregår om natten via interkontinentale flyvninger eller togture: — 50 % af dagpengene for den pågældende destination udbetales 12.4.4. den rejsende får gratis måltider (f.eks. morgenmad, frokost eller aftensmad): — 10 % af dagpengene trækkes fra pr. gratis måltid 12.4.5. den rejsende får gratis indkvartering og måltider: — 20 % af dagpengesatsen udbetales.

12.5.

I forbindelse med tjenesterejser inden for værtslandet (Serbien) anvendes dagpengesatsen for dette land. Bestemmelserne om fratrækning af dagpenge for tjenesterejser i udlandet finder tilsvarende anvendelse for tjenesterejser i Serbien.

12.6.

Hvis alle udgifter afholdes af arrangøren, gælder de ovenfor angivne bestemmelser om udregningen af dagpengesatsen.

12.7.

Der vil ikke blive udbetalt dagpenge for den del af tjenesterejsen, der ændres i henhold til punkt 11.

13.   Rejseforskud

13.1.

Hvis den rejsende anmoder herom, stiller transportfællesskabet et forskud på op til 80 % af dagpengesatsen for tjenesterejser til rådighed. Anmodninger om rejseforskud skal indgives senest fire arbejdsdage før afrejsen.

13.2.

Ethvert forudbetalt beløb fratrækkes det beløb til dækning af udgifter på tjenesterejsen, som godtgøres. Hvis der er blevet udbetalt et forskud, som viser sig at være større end rejsens omkostninger, tilbageholdes det overskydende beløb fra den ansattes efterfølgende lønudbetaling. Hvis et forskud udbetales til en ansat i forbindelse med en tjenesterejse, som efterfølgende bliver aflyst, fratrækkes beløbet automatisk en efterfølgende lønudbetaling.

14.   Tjenesterejserapport

Ansatte, der har været på tjenesterejse, skal indgive en kort rapport om tjenesterejsen inden for en uge efter hjemkomsten. Tjenesterejserapporten skal undertegnes af kontorlederen, vedlægges anmodningen om godtgørelse og sendes til direktøren samt, hvis det er relevant, til andre berørte ansatte.

15.   Godtgørelse af rejseudgifter

15.1.

Den ansatte skal indgive en anmodning om godtgørelse af rejseudgifterne, tjenesterejserapporten, rejsetilladelsen og bilag til administrationsafdelingen og direktøren senest en uge efter hjemkomsten, uanset om der er blevet udbetalt forskud eller ej. Det er ikke nødvendigt at vedlægge regninger for hoteller, måltider og ekstraomkostninger, da den fastlagte dagpengesats er et fast beløb til kompensation for disse udgifter.

15.2.

I tilfælde af at en ansat har fået et rejseforskud i henhold til punkt 13 og ikke indgiver anmodningen om godtgørelse inden for den fastsatte frist, fratrækkes rejseforskuddet en efterfølgende lønudbetaling. Dette beløb tilbagebetales kun, hvis anmodningen om godtgørelse indgives.

16.   Ansattes ansvar og forpligtelser

De ansatte er ansvarlige for, at deres erklæringer og redegørelser i forbindelse med planlægningen og udførelsen af tjenesterejsen samt i forbindelse med tjenesterejserapporten er korrekte og fuldstændige. Med forbehold af bestemmelserne i transportfællesskabets personalevedtægt hæfter de ansatte for ethvert beløb, der er uretmæssigt modtaget, eller for alvorlige forseelser.

De ansatte skal gennemføre tjenesterejser i overensstemmelse med de generelle præstationskrav i transportfællesskabets personalevedtægt. Det forventes, at de ansatte lever op til de højeste fagetiske standarder og forbliver uafhængige til hver en tid.

17.   Kontrolforanstaltninger

Transportfællesskabet opbevarer i fem år optegnelser, bilag og dokumentation vedrørende godkendelsen, planlægningen og tilrettelæggelsen af tjenesterejserne samt betalingen af skyldige beløb.

Transportfællesskabets finansielle regler og revisionsprocedurer finder anvendelse.

18.   Anvendelse

Disse regler finder anvendelse fra dagen efter deres vedtagelse.

---

(1)  https://ec.europa.eu/international-partnerships/system/files/per-diem-rates-20200201_en.pdf.