BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR HANDELSUDVALGET

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1.   Handelsudvalget, som er nedsat i overensstemmelse med artikel 15.1 i frihandelsaftalen mellem Den Europæiske Union og dens medlemsstater på den ene side og Republikken Korea på den anden side (»aftalen«), udfører sine opgaver i henhold til artikel 15.1 i aftalen og tager ansvaret for den almindelige gennemførelse af aftalen.

2.   Handelsudvalget skal, jf. artikel 15.1, stk. 1, i aftalen, bestå af repræsentanter for Unionen på den ene side og repræsentanter for Korea på den anden side.

3.   Formandskabet for Handelsudvalget varetages i fællesskab af Koreas handelsminister og det medlem af Europa-Kommissionen, der har ansvaret for handel. Formændene kan træffe aftale om at blive repræsenteret af stedfortrædere udpeget af disse personer, jf. artikel 15.1,stk. 2, i aftalen.

Artikel 2

Repræsentation

1.   En part skal fremsende en liste over sine medlemmer af Handelsudvalget til den anden part. Listen ajourføres af Handelsudvalgets sekretariat.

2.   Et medlem, der ønsker at lade sig repræsentere af en suppleant, meddeler formændene for Handelsudvalget navnet på sin suppleant inden det pågældende møde. Suppleanten for et medlem af Handelsudvalget udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 3

Møder

1.   Handelsudvalget træder sammen en gang om året efter anmodning fra en af parterne. Møder foregår skiftevis i Bruxelles og Seoul, medmindre parterne bestemmer andet.

2.   Hvis parterne er enige, kan møderne i Handelsudvalget undtagelsesvist afholdes som video- eller telekonference.

3.   Sekretariatet indkalder til møderne i Handelsudvalget, der afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om. Mødeindkaldelsen udsendes af Handelsudvalgets sekretariat til udvalgets medlemmer senest 28 dage før mødets start, medmindre parterne bestemmer andet.

Artikel 4

Delegering

Medlemmerne af Handelsudvalget kan ledsages af embedsmænd. Før hvert møde underrettes formændene for Handelsudvalget om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

Artikel 5

Observatører

Handelsudvalget kan beslutte at indbyde observatører på ad hoc-basis.

Artikel 6

Sekretariat

De koordinatorer, der er udpeget af parterne i henhold til artikel 15.6 i aftalen, fungerer sammen som sekretariat for Handelsudvalget.

Artikel 7

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i Handelsudvalget er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretariatet som dokumenter fra Handelsudvalget.

Artikel 8

Korrespondance

1.   Al korrespondance til formændene for Handelsudvalget stiles til Handelsudvalget sekretariat med henblik på rundsendelse til medlemmerne af Handelsudvalget.

2.   Korrespondance fra formændene for Handelsudvalget sendes til modtagerne af Handelsudvalgets sekretariat og nummereres og rundsendes i givet fald til medlemmerne af Handelsudvalget.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1.   Handelsudvalgets sekretariat udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes sammen med de relevante dokumenter til medlemmerne af Handelsudvalget samt til formændene for Handelsudvalget senest 7 dage før mødet.

2.   Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som Handelsudvalgets sekretariat fra en part har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen sammen med de relevante dokumenter senest 14 dage før mødet.

3.   Dagsordenen godkendes af Handelsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.   Formændene for Handelsudvalget kan efter aftale indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5.   Formændene for Handelsudvalget kan efter aftale afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol

1.   Handelsudvalgets sekretariat udarbejder normalt et udkast til protokol senest 21 dage efter mødet.

2.   Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

a)	dokumenter, der er forelagt Handelsudvalget

b)	eventuelle erklæringer, som et medlem af Handelsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen, og

c)	de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget i specifikke spørgsmål.

3.   Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Handelsudvalget eller deres suppleanter, som deltog i mødet, en liste over de delegationsmedlemmer, som ledsagede dem, og en liste over eventuelle observatører og eksperter ved mødet.

4.   Protokollen godkendes skriftligt af begge parter senest 28 dage efter mødet eller en anden dato, som parterne enes om. Når protokollen er godkendt, underskriver Handelsudvalgets sekretariat to eksemplarer heraf, og hver part modtager et sådant originalt eksemplar. En genpart af den underskrevne protokol sendes til medlemmerne af Handelsudvalget.

Artikel 11

Rapporter

Handelsudvalget rapporterer til Det Blandede Udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen, om sin virksomhed og om aktiviteterne i de specialiserede udvalg, arbejdsgrupperne og de øvrige organer, på hvert ordinært møde i Det Blandede Udvalg, jf. artikel 15.1, stk. 5, i aftalen.

Artikel 12

Afgørelser og henstillinger

1.   Handelsudvalget træffer afgørelser og vedtager henstillinger efter aftale mellem parterne, jf. artikel 15.4 i aftalen.

2.   I perioden mellem møderne kan Handelsudvalget træffe afgørelser eller vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom. Den skriftlige procedure består i udveksling af noter mellem formændene for Handelsudvalget.

3.   Hvis Handelsudvalget i medfør af aftalen er bemyndiget til at træffe afgørelser eller vedtage henstillinger, benævnes sådanne akter henholdsvis »afgørelse« og »henstilling«. Handelsudvalgets sekretariat påfører alle afgørelser og henstillinger et løbenummer, datoen for deres vedtagelse og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

4.   Afgørelser og henstillinger vedtaget af Handelsudvalget bekræftes ved to autentiske genparter heraf, som underskrives af formændene for Handelsudvalget.

Artikel 13

Offentliggørelse og fortrolighed

1.   Møder i Handelsudvalget er ikke offentlige, medmindre andet bestemmes.

2.   Når en part forelægger oplysninger, der i henhold til dens love og forskrifter anses for at være fortrolige, for Handelsudvalget, de specialiserede udvalg, arbejdsgrupperne eller de øvrige organer, behandler den anden part de pågældende oplysninger som fortrolige, jf. artikel 15.1, stk. 7, i aftalen.

3.   Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre Handelsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender.

Artikel 14

Udgifter

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Handelsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 15

Specialiserede udvalg og arbejdsgrupper

1.   Handelsudvalget bistås ved udførelsen af sine opgaver af de specialiserede udvalg og arbejdsgrupper, der er nedsat under Handelsudvalget.

2.   Handelsudvalget oplyses om de kontaktpersoner, der er udpeget af de enkelte specialiserede udvalg og arbejdsgrupper. Al korrespondance, dokumenter og meddelelser, herunder udveksling af e-mails mellem kontaktpersonerne for de specialiserede udvalg og arbejdsgrupperne vedrørende anvendelsen af aftalen, sendes samtidig til Handelsudvalgets sekretariat.

3.   De specialiserede udvalg og arbejdsgrupperne aflægger rapporter til Handelsudvalget om deres virksomhed på hvert af de ordinære møder i Handelsudvalget.

4.   De specialiserede udvalg og arbejdsgrupperne fastsætter selv deres forretningsorden, som skal meddeles til Handelsudvalget.