Afgørelse nr. 4/2002 truffet af Det Fælles Råd EF-Mexico

den 6. november 2003

om forretningsorden for de særlige udvalg EF-Mexico

(2003/824/EF)

DET FÆLLES RÅD HAR -

under henvisning til aftalen om økonomisk partnerskab og politisk samordning og samarbejde mellem Det Europæiske Fællesskab på den ene side og De Forenede Mexicanske Stater på den anden side, der blev undertegnet i Bruxelles den 8. december 1997, i det følgende benævnt "aftalen", særlig artikel 49, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til afgørelse nr. 2/2000 truffet den 23. marts 2000 nedsatte Det Fælles Råd EF-Mexico et særligt udvalg for toldsamarbejde og oprindelsesregler, et særligt udvalg for standarder og tekniske forskrifter, et særligt udvalg for sundhedsmæssige og plantesundhedsmæssige foranstaltninger, et særligt udvalg for stålprodukter, et særligt udvalg for offentlige indkøb og et særligt udvalg for anliggender vedrørende intellektuel ejendomsret.

I henhold til afgørelse nr. 2/2001 truffet den 27. februar 2001 nedsatte Det Fælles Råd EF-Mexico desuden et særligt udvalg for finansielle tjenesteydelser.

(2) I henhold til artikel 49 i aftalen fastlægger Det Fælles Råd EF-Mexico i sin forretningsorden, hvorledes sådanne udvalg skal fungere -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Forretningsordenen for de særlige udvalg EF-Mexico er anført i bilaget til denne afgørelse, som vil blive knyttet som tillæg til det fælles råds forretningsorden, der findes i bilaget til Det Fælles Råd EF-Mexicos afgørelse nr. 1/2001(1).

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft den 6. november 2003.

Udfærdiget i Bruxelles, den 6. november 2003.

På det fælles råds vegne

L. E. Derbez

Formand

(1) EFT L 70 af 12.3.2001, s. 1.

BILAG

"Tillæg

FORRETNINGSORDEN FOR DE SÆRLIGE UDVALG UNDER DET FÆLLES RÅD EF-MEXICO

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for møderne i de særlige udvalg under EF-Mexico (i det følgende benævnt "de særlige udvalg") udøves på skift af henholdsvis en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og en repræsentant for Mexicos regering, sædvanligvis på højtstående embedsmandsplan.

Artikel 2

Møder

De særlige udvalg træder sammen som anført i de respektive artikler i afgørelse nr. 2/2000 truffet af Det Fælles Råd EF-Mexico den 23. marts 2000 og afgørelse nr. 2/2001 truffet af Det Fælles Råd EF-Mexico, den 27. februar 2001 om gennemførelse af artikel 6, artikel 9, artikel 12, stk. 2, litra b), og artikel 50 i aftalen om økonomisk partnerskab og politiksamordning og samarbejde, i henhold til hvilke de er nedsat.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden for det særlige udvalg om den planlagte sammensætning af parternes delegationer og om deres leder.

Artikel 4

Sekretariat

1. En tjenestemand fra Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og en tjenestemand fra Mexicos regering fungerer sammen som sekretærer for det særlige udvalg.

2. Al korrespondance til og fra formanden for det særlige udvalg i henhold til denne forretningsorden sendes til sekretærerne for det særlige udvalg og til sekretærerne og formanden for Det Blandede Udvalg EF-Mexico samt efter omstændighederne til medlemmerne af Det Blandede Udvalg EF-Mexico.

Artikel 5

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i det særlige udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af de to sekretærer som dokumenter fra det særlige udvalg.

Artikel 6

Offentlighed

Møderne i det særlige udvalg er ikke offentlige, medmindre der træffes beslutning herom.

Artikel 7

Dagsorden for møderne

1. Sekretærerne for det særlige udvalg udarbejder en foreløbig dagsorden senest 30 dage før hvert møde samt støttemateriale. Dagsordenen fremsendes til Det Blandede Udvalg EF-Mexicos formand, sekretærer og medlemmer senest 15 dage inden mødet.

Dagsordenen vedtages af det særlige udvalg ved hvert mødes begyndelse. Der kan optages nye punkter på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2. Efter aftale mellem de to parter kan de i stk. 1 nævnte tidsfrister afkortes for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 8

Protokol

Efter hvert møde udarbejdes en protokol, som baseres på formandens sammenfatning af de konklusioner, det særlige udvalg er nået frem til, i henhold til følgende procedure:

a) Parterne laver et udkast til en foreløbig protokol umiddelbart efter mødet i det særlige udvalg.

b) Herefter har parterne 20 arbejdsdage til at rundsende protokollen internt og sammenligne de versioner, der er godkendt internt.

c) Efter vedtagelse af protokollen i det særlige udvalg undertegnes den af formanden og sekretærerne senest ti arbejdsdage efter, at den interne godkendelsesprocedure i litra b) er tilendebragt.

d) Der sendes en genpart til formanden og sekretærerne for Det Blandede Udvalg EF-Mexico.

Artikel 9

Henstillinger

1. I de tilfælde, hvor det særlige udvalg har beføjelse til at fremsætte henstillinger i henhold til afgørelse nr. 2/2000 eller nr. 2/2001, benævnes disse akter "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

2. Når det særlige udvalg fremsætter en henstilling, finder bestemmelserne i artikel 10, 11 og 12 i det fælles råds afgørelse nr. 1/2001 om forretningsordenen for Det Fælles Råd EF-Mexico tilsvarende anvendelse.

3. Det særlige udvalgs henstillinger sendes til sekretærerne for Det Blandede Udvalg EF-Mexico.

Artikel 10

Udgifter

1. De Forenede Mexicanske Stater og Det Europæiske Fællesskab afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i de særlige udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møderne, tolkning ved møderne, oversættelse og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 11

Årlig beretning

Det særlige udvalg rapporterer årligt til Det Blandede Udvalg EF-Mexico.

Artikel 12

Andre særlige udvalg

Denne forretningsorden gælder ethvert andet særligt udvalg eller organ, der nedsættes i henhold til artikel 49 i aftalen for at bistå Det Fælles Råd EF-Mexico i udførelsen af dets opgaver."