Afgørelse nr. 1/2003 truffet af Den Blandede Landbrugskomité, der er nedsat ved aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om handel med landbrugsprodukter

af 21. oktober 2003

om vedtagelse af den blandede komités forretningsorden

(2003/808/EF)

DEN BLANDEDE KOMITÉ HAR -

under henvisning til aftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om handel med landbrugsprodukter (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 6, stk. 4, og

ud fra følgende betragtning:

Aftalen trådte i kraft den 1. juni 2002 -

TRUFFET AFGØRELSE OM AT VEDTAGE FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for den blandede komité går på skift hvert kalenderår mellem Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund, i det følgende benævnt "parterne".

Artikel 2

Sekretariat

Formandskabet varetager komitéens sekretariatsfunktioner. Formanden giver delegationscheferne meddelelse om navnet på og andre relevante oplysninger om den person, der varetager sekretariatsfunktionerne.

Artikel 3

Møder

1. Formanden fastsætter mødedato og -sted efter aftale med delegationscheferne.

2. Hvis en delegationschef anmoder om, at der afholdes et ekstraordinært møde, indkalder formanden til dette møde senest 30 dage efter modtagelsen af anmodningen.

3. Komitéens møder er ikke offentlige, medmindre andet vedtages.

Artikel 4

Delegationer

1. Delegationscheferne underretter inden hvert møde formanden om den forventede sammensætning af deres delegation.

2. Parterne udpeger de delegationschefer, der uden for møderne fungerer som kontaktpersoner for ethvert anliggende vedrørende aftalen.

3. Komitéen kan indbyde personer, der ikke er medlem af en delegation, til at deltage i sine møder med henblik på at give oplysninger om bestemte emner.

Artikel 5

Korrespondance

Al korrespondance til og fra komitéens formand sendes til komitéens sekretariat. Sekretariatet sender en kopi af al korrespondance vedrørende aftalen til delegationscheferne samt til den schweiziske mission ved Den Europæiske Union og til Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1. Formanden opstiller den foreløbige dagsorden for hvert møde. Den foreløbige dagsorden sendes til delegationscheferne senest 15 arbejdsdage inden mødet.

Den foreløbige dagsorden indeholder de punkter, som formandskabet senest 21 dage inden mødet er blevet anmodet om at optage på dagsordenen. Et punkt vil kun blive optaget på den foreløbige dagsorden, hvis formandskabet senest på datoen for dagsordenens afsendelse har modtaget de eventuelle relevante dokumenter vedrørende det pågældende punkt.

2. Dagsordenen fastsættes endeligt af delegationscheferne ved begyndelsen af hvert møde. Der kan på dagsordenen optages andre punkter end dem, der fremgår af den foreløbige dagsorden, hvis delegationscheferne er enige herom.

3. Med delegationschefernes samtykke kan formanden af hensyn til særlige omstændigheder i en given sag afkorte de i stk. 1 fastsatte frister.

Artikel 7

Mødereferater

1. Sekretariatet udarbejder et udkast til mødereferat for hvert møde. Udkastet skal indeholde de afgørelser, der træffes, de henstillinger, der fremsættes, og de konklusioner, der vedtages. Udkastet til referat forelægges komitéen til godkendelse. Når referatet er godkendt af komitéen, underskrives det af formanden, komitéens sekretariat og delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet. Hver part opbevarer et originaleksemplar af referatet.

2. Udkastet til mødereferat udarbejdes senest ti arbejdsdage efter mødet og forelægges komitéen til godkendelse efter den i artikel 9 omhandlede skriftlige procedure. Hvis denne procedure ikke fører til godkendelse af referatet, godkender komitéen dette på sit næste møde.

Artikel 8

Vedtagelse af retsakter

1. Komitéens beslutninger og henstillinger som omhandlet i aftalens artikel 6 og 12 betegnes "afgørelse" eller "henstilling" efterfulgt af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en angivelse af emnet.

2. Komitéens afgørelser og henstillinger underskrives af formanden, komitéens sekretariat og delegationschefen for den part, der ikke har formandskabet.

3. Hver part kan beslutte at offentliggøre ethvert dokument, der er vedtaget af komitéen.

Artikel 9

Skriftlig procedure

1. Komitéens retsakter kan vedtages ved skriftlig procedure, når de to delegationschefer er enige herom.

2. Den part, der foreslår anvendelsen af den skriftlige procedure, forelægger udkastet til retsakten for den anden part. Den anden part svarer ved at angive, om den accepterer udkastet, om den foreslår ændringer heraf, eller om den anmoder om yderligere betænkningstid. Hvis udkastet vedtages, stadfæster formanden retsakten i overensstemmelse med artikel 8.

Artikel 10

Udgifter

Hver part afholder sine egne udgifter i forbindelse med deltagelsen i komitéens møder.

Artikel 11

Fortrolighed

Komitéens drøftelser er fortrolige.

Artikel 12

Arbejdsgrupper

Arbejdsgrupperne arbejder under komitéens ansvar, og de skal aflægge en skriftlig rapport til komitéen efter hvert møde. Rapporten sendes til komitéens sekretariat, som videresender den til delegationscheferne. Arbejdsgrupperne kan ikke træffe afgørelser, men de kan fremsætte henstillinger til komitéen.

Hver arbejdsgruppe bistås af repræsentanter for parterne, som træffer beslutning om disse repræsentanters antal og identitet.

På vegne af Den Blandede Landbrugskomité

Delegationslederne

Undertegnet i Bruxelles, den 21. oktober 2003.

For Det Schweiziske Forbund

Christian Häberli

På vegne af Det Europæiske Fællesskab

Aldo Longo

På vegne af Sekretariatet for Den Blandede Landbrugskomité

Remigi Winzap