Dette dokument er et dokumentationsredskab, og institutionerne påtager sig intet ansvar herfor

om gennemførelsesbestemmelser for programmer for grænseoverskridende samarbejde, der finansieres under Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1638/2006 om almindelige bestemmelser om oprettelse af et europæisk naboskabs- og partnerskabsinstrument

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1638/2006 af 24. oktober 2006 om almindelige bestemmelser om oprettelse af et europæisk naboskabs- og partnerskabsinstrument ( 1 ), særlig artikel 11, stk. 1, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)

Det grænseoverskridende samarbejde mellem Den Europæiske Unions medlemsstater og partnerlande i områder, der støder op til deres fælles del af Den Europæiske Unions ydre grænse, med det formål at skabe et område med velstand og gode naboskabsforbindelser (i det følgende benævnt »det grænseoverskridende ENPI-samarbejde«) udgør et af indsatsområderne under forordning (EF) nr. 1638/2006.

(2)

Ifølge artikel 11 i forordning (EF) nr. 1638/2006 skal Kommissionen vedtage særlige gennemførelsesbestemmelser om gennemførelsen af afsnit III »Grænseoverskridende samarbejde«, som vedrører spørgsmål som f.eks. samfinansiering, udarbejdelse af fælles operationelle programmer, udpegning af fælles myndigheder og fastsættelse af deres opgaver, fastsættelse af rolle og funktion for de fælles overvågningsudvalg og det fælles sekretariat, udgifternes støtteberettigelse, udvælgelse af fælles projekter, forberedelsesfasen, teknisk og finansiel forvaltning af fællesskabsbistanden, finansiel kontrol og revision, overvågning og evaluering, synliggørelse og informationsaktiviteter for potentielle modtagere.

(3)	Artikel 21 i forordning (EF) nr. 1638/2006 fastsætter, at gennemførelsesbestemmelserne også skal indeholde regler om udbud og kontrakter for det grænseoverskridende ENPI-samarbejde.

(4)	Det strategidokument, der er omhandlet i artikel 7, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1638/2006, fastsætter de strategiske rammer for den støtte, der ydes af Kommissionen til det grænseoverskridende ENPI-samarbejde, og indeholder det vejledende program for dette samarbejde.

(5)	Fællesskabsstøtten under det grænseoverskridende ENPI-samarbejde ydes under fælles operationelle programmer, der er fastlagt i strategidokumentet.

(6)

Der bør fastlægges gennemførelsesbestemmelser med særlige fælles regler for det grænseoverskridende samarbejde under forordning (EF) nr. 1638/2006, der sikrer de deltagende lande en vis fleksibilitet med hensyn til fastsættelsen af de nærmere detaljer i forbindelse med tilrettelæggelse og gennemførelse af hvert enkelt program under hensyn til dets særlige karakter. På baggrund af det princip og i overensstemmelse med nærværende forordning skal de deltagende lande i fællesskab fastlægge detaljerede bestemmelser om deres grænseoverskridende ENPI-samarbejde i dokumentet for det fælles operationelle program, der vedtages af Kommissionen i henhold til artikel 9, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1638/2006.

(7)

Inddragelsen af samtlige deltagerlande i beslutningsstrukturerne for programmet samtidigt med, at ansvaret for gennemførelsen er overdraget til en fælles forvaltningsmyndighed i et af deltagerlandene, kræver, at der fastlægges fælles regler med henblik på fordeling af funktionerne mellem de forskellige programforvaltningsstrukturer.

(8)

Eftersom programmerne gennemføres ved delt forvaltning, bør forvaltnings- og kontrolsystemerne under programmet opfylde kravene i fællesskabslovgivningen. Kommissionens vedtagelse af programmet bør svare til en forudgående godkendelse af disse systemer. Kommissionen bør følge gennemførelsen af hvert program ved eventuel deltagelse i det fælles overvågningsudvalg og gennem rapporter, som den fælles forvaltningsmyndighed fremlægger for den.

(9)

For at sikre, at partnerlandenes potentielle støttemodtagere deltager fuldt ud i programmet for at anvende samme forvaltningsmetode for aktører, der er etableret i EU-medlemsstaterne og i partnerlandene, og for så vidt som bevillingerne til det grænseoverskridende ENPI-samarbejde forvaltes inden for rammerne af EU's udenrigspolitik, bør de kontraktprocedurer, der anvendes på eksterne foranstaltninger, som finansieres af Europa-Kommissionen, anvendes på samtlige projekter, der finansieres inden for rammerne af det grænseoverskridende samarbejde, som er omhandlet i forordning (EF) nr. 1638/2006.

(10)	For at sikre en effektiv gennemførelse af programmet bør procedurerne for evaluering og opfølgning præciseres.

(11)	De foranstaltninger, der er fastsat i nærværende forordning, er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er nedsat i henhold til forordning (EF) nr. 1638/2006 —

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Ved denne forordning fastsættes der gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 1638/2006, hvad angår programmerne for grænseoverskridende samarbejde.

Hvert fælles operationelt program udarbejdes efter fælles overenskomst mellem deltagerlandene i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1638/2006, strategidokumentet og nærværende forordning.

Hvert fælles operationelt program beskriver mål, prioriteter og foranstaltninger vedrørende de aktioner, der skal gennemføres, og redegør for deres sammenhæng med andre igangværende eller planlagte bilaterale og multilaterale programmer i de berørte lande og regioner, navnlig inden for rammerne af de programmer, der finansieres af Den Europæiske Union.

Den oversigt, der er omhandlet i stk. 2, litra g), angiver Det Europæiske Fællesskabs bidrag og fordeler de planlagte og vejledende beløb, som Kommissionen forpligter sig til at anvende årligt indtil 2013 (beløbene for perioden 2011-2013 skal bekræftes på ny i det vejledende program for perioden 2011-2013). De vejledende samfinansieringsbeløb, der er planlagt på baggrund af deltagerlandenes egne ressourcer, indgår ligeledes i denne oversigt.

For så vidt angår stk. 2, litra h), udvælges de projekter, der finansieres under programmet, som hovedregel på baggrund af procedurer med forslagsindkaldelse. Deltagerlandene kan imidlertid også efter fælles overenskomst med Europa-Kommissionen udvælge grænseoverskridende projekter af et betydeligt omfang, som ikke er genstand for forslagsindkaldelse; disse projekter skal i så fald nævnes udtrykkeligt i programmet eller gøres til genstand for en beslutning truffet efterfølgende af det fælles overvågningsudvalg, der er nævnt i artikel 11 til 13, hvis de er i overensstemmelse med programmets prioriteter og foranstaltninger, og der er udarbejdet et særligt budget til det formål.

1. Hvert fælles operationelt program indsendes til Kommissionen af den fælles forvaltningsmyndighed, efter at det er udtrykkeligt godkendt af samtlige de lande, der har deltaget i og bidraget til programmets udarbejdelse.

2. Kommissionen gennemgår det fælles operationelle program for at kontrollere, om det indeholder alle de oplysninger, der er omhandlet i artikel 4, herunder ved:

3. Efter gennemgangen af det fælles operationelle program kan Kommissionen opfordre deltagerlandene til at fremlægge supplerende oplysninger eller til eventuelt at revidere visse punkter.

4. Vedtagelsen af hvert enkelt fælles operationelt program er ensbetydende med Kommissionens godkendelse af de forvaltnings- og kontrolstrukturer, der er etableret af den fælles forvaltningsmyndighed.

5. Hvert fælles operationelt program vedtages ved kommissionsbeslutning, som gælder for hele dets varighed.

1. Overvågning og evaluering af hvert fælles operationelt program tager sigte på at forbedre kvalitet, effektivitet og sammenhæng i forbindelse med dets gennemførelse. Der tages i forbindelse med den videre programmering hensyn til evalueringsresultaterne.

2. Der gennemføres en midtvejsevaluering af det fælles operationelle program i forbindelse med en revision af programmet i overensstemmelse med strategidokumentet.

Denne evaluering gennemføres af Kommissionen, og resultaterne heraf, som meddeles det fælles overvågningsudvalg og den fælles forvaltningsmyndighed for programmet, kan føre til justeringer af den vejledende programmering.

3. Bortset fra denne midtvejsevaluering kan Kommissionen til enhver tid gennemføre en evaluering af det fælles operationelle program eller en del af dette.

4. Året efter afslutningen af gennemførelsesfasen for projekter, der finansieres under det fælles operationelle program, gennemfører Kommissionen en efterfølgende evaluering af programmet.

1. Tilpasninger af finansieringsoversigten for det fælles operationelle program, som blot vedrører overførsel af fællesskabsmidler fra én prioritet til en anden, der beløber sig til højst 20 % af de oprindeligt fastlagte beløb for hver enkelt prioritet, kan uden videre gennemføres af den fælles forvaltningsmyndighed efter forudgående godkendelse af det fælles overvågningsudvalg. Den fælles forvaltningsmyndighed giver Kommissionen meddelelse om sådanne ændringer.

Denne regel kan kun anvendes på teknisk bistand, der finansieres med fællesskabsbevillinger, hvis der forinden foreligger en skriftlig tilladelse fra Kommissionen.

2. På begrundet anmodning fra det fælles overvågningsudvalg eller på foranledning af Kommissionen i forståelse med det fælles overvågningsudvalg kan de fælles operationelle programmer gennemgås på ny og eventuelt revideres i følgende tilfælde:

3. Revision af et fælles operationelt program som planlagt i de tilfælde, som er omhandlet i stk. 2, vedtages ved kommissionsbeslutning og kræver indgåelse af en tillægsaftale til de finansieringsaftaler, der er omhandlet i artikel 10.

1. I forbindelse med hvert fælles operationelt program anvendes der et eller flere af Den Europæiske Unions officielle sprog som arbejdssprog inden for programmets forvaltningsstrukturer.

2. Af hensyn til programmernes partneraspekt kan støttemodtagerne under projekterne forelægge den fælles forvaltningsmyndighed alle dokumenter vedrørende deres projekt på deres nationale sprog, hvis denne mulighed udtrykkeligt nævnes i programmet, og det fælles overvågningsudvalg tager højde for, at der træffes de nødvendige tolknings- og oversættelsesforanstaltninger via den fælles forvaltningsmyndighed.

3. Udgifter til tolkning og oversættelser for de programsprog, der vælges, dækkes:

1. Efter vedtagelse af det fælles operationelle program ved kommissionsbeslutning iværksættes programmet øjeblikkeligt i medlemsstaterne med bevillinger til grænseoverskridende samarbejde hidrørende fra udgiftsområde 1 B i de finansielle overslag (Interinstitutionel aftale 2006/C 139/01) ( 2 ) under det europæiske naboskabs- og partnerskabsinstrument. Der kan også træffes fælles foranstaltninger, der er nødvendige for programmets gennemførelse, f.eks.:

2. Den kommissionsbeslutning, som er omhandlet i stk. 1, anvendes på alle de lande, der deltager i programmet, når der er indgået en finansieringsaftale med disse lande i henhold til artikel 10.

1. Der indgås en finansieringsaftale mellem Kommissionen og hvert af de partnerlande, der deltager i det pågældende fælles operationelle program. Den fælles forvaltningsmyndighed, som er udpeget inden for rammerne af hvert fælles operationelt program, kan medundertegne finansieringsaftalen.

2. Det fælles operationelle program, der er vedtaget af Kommissionen, udgør det tekniske bilag til finansieringsaftalen.

3. De enkelte finansieringsaftaler indgås senest inden udgangen af det år, der følger efter året for kommissionsbeslutningen om godkendelse af det fælles operationelle program (»N+1«-reglen).

4. Hvis aftalen ikke indgås inden for den fastsatte frist, kan den eksterne del af det fælles operationelle program ikke iværksættes for det pågældende partnerlands vedkommende.

Når et program omfatter flere partnere, kan det iværksættes med hvert af de berørte partnerlande, når de har undertegnet deres egen finansieringsaftale.

5. Hvis intet partnerland undertegner en finansieringsaftale inden for den fastsatte frist, bliver den eksterne del af det fælles operationelle program ugyldigt, og de regler, der er omhandlet i artikel 44, stk. 3 og 4, finder anvendelse.

1. Det fælles overvågningsudvalg er sammensat af repræsentanter, der af de enkelte deltagerlandene er bemyndiget til at træffe alle beslutninger vedrørende det fælles operationelle program inden for rammerne af udvalgets beføjelser. Medlemmerne af udvalget har funktionel og ikke personlig bemyndigelse til at repræsentere deres land. Udvalget omfatter ligeledes en formand og en sekretær. Sekretæren skal udvælges blandt medlemmerne af den fælles forvaltningsmyndighed.

2. Bortset fra parternes bemyndigede repræsentanter er det vigtigt, at deltagerlandene sikrer passende repræsentation af civilsamfundet (lokale administrative myndigheder, arbejdsmarkedets parter og civilsamfundet), således at de forskellige lokale parter i vidt omfang inddrages i gennemførelsen af det fælles operationelle program.

3. Kommissionen inviteres til at deltage i hvert møde i det fælles overvågningsudvalg på samme tid som deltagerlandene, og den informeres om de resultater, der opnås med arbejdet. Den kan på eget initiativ deltage i hele mødet eller en del af overvågningsudvalgets møde som observatør men uden beføjelse til at træffe beslutning.

1. De bemyndigede medlemmer af overvågningsudvalget vedtager dets forretningsorden med enstemmighed.

2. Det fælles overvågningsudvalg træffer beslutning efter fælles overenskomst. Det kan imidlertid i visse tilfælde anvende en afstemningsprocedure, navnlig når der er tale om at træffe et endeligt valg om projekter og den støtte, der bevilliges hertil. I forbindelse med denne afstemningsprocedure har hvert land én stemme uanset antallet af repræsentanter for landene.

3. De bemyndigede repræsentanter vælger en formand. Udvalget kan beslutte at betro formandskabet til en repræsentant for den fælles forvaltningsmyndighed eller en anden ekstern person.

Formanden for det fælles overvågningsudvalg indtager rollen som dommer og leder drøftelserne. Han bevarer sin stemmeret, medmindre formandskabet er betroet til en repræsentant for den fælles forvaltningsmyndighed eller en anden ekstern person. I sidstnævnte tilfælde har formanden ingen stemmeret.

4. Overvågningsudvalget holder møde efter behov, men mindst en gang om året. Det indkaldes af formanden på foranledning af den fælles forvaltningsmyndighed eller på begrundet anmodning fra et af dets bemyndigede medlemmer eller fra Kommissionen. Det kan ligeledes træffe beslutning ved skriftlig procedure på foranledning af formanden, den fælles forvaltningsmyndighed eller et af deltagerlandene. I tilfælde af uenighed kan hvert enkelt medlem anmode om sagsbehandling på et møde.

5. Efter hvert møde i det fælles overvågningsudvalg udarbejdes der en protokol, der undertegnes af formanden og sekretæren. Den fremsendes til alle udvalgets medlemmer og til Kommissionen.

Udvalget har bl.a. følgende opgaver i forbindelse med det fælles operationelle program:

Hvis det fælles overvågningsudvalg, når det træffer de beslutninger, der er omhandlet i stk. 1, litra e), beslutter ikke at følge alle eller en del af udvælgelsesudvalgets henstillinger, bør det begrunde sin beslutning skriftligt. Denne beslutning videregives derefter af den fælles forvaltningsmyndighed til Kommissionen med henblik på forudgående godkendelse. Kommissionen afgiver udtalelse til den fælles forvaltningsmyndighed inden for en frist på 15 arbejdsdage.

Forvaltningsmyndighedens aktiviteter bør gennemføres i overensstemmelse med de gældende forordninger og bestemmelser. Forvaltningsmyndigheden har til opgave at sikre sig, at overvågningsudvalgets beslutninger er i overensstemmelse med disse regler.

1. Den fælles forvaltningsmyndighed er generelt et nationalt, regionalt eller lokalt offentligretligt organ. Den fælles forvaltningsmyndighed kan også være et privatretligt organ, der har til opgave at yde offentlige tjenesteydelser.

Dette organ bør give tilstrækkelige finansielle garantier og opfylde de betingelser, der er fastsat i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 ( 3 ), særlig artikel 54, og i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 ( 4 ), særlig artikel 38, 39 og 41.

2. Deltagerlandene pålægger den fælles forvaltningsmyndighed at varetage de opgaver til gennemførelse af det fælles operationelle program, som de er betroet i forbindelse med forvaltningen af programmet. De har ansvaret for, inden for rammerne af det fælles overvågningsudvalg, at kontrollere, at anvendelsen af midlerne er i overensstemmelse med de regler og principper, der er gældende for forvaltningen af programmet.

3. Den fælles forvaltningsmyndigheds arbejde kan finansieres med fællesskabsbevillinger til teknisk bistand og ved samfinansiering, navnlig ved bidrag i form af naturalier som omhandlet i artikel 19, stk. 3.

4. De regnskaber, der udarbejdes af den fælles forvaltningsmyndighed, underkastes årligt en efterfølgende ekstern revision, der gennemføres af et uafhængigt organ som omhandlet i artikel 31.

5. Tilrettelæggelsen af arbejdet i den fælles forvaltningsmyndighed er baseret på bedste internationale praksis, hvad angår forvaltning og intern kontrol, og der anvendes systemer til forvaltning og intern kontrol, der er tilpasset gennemførelsen af dens opgaver, således at der sikres lovlighed, formel rigtighed og god finansiel forvaltning af foranstaltningerne.

Den operationelle forvaltning og den finansielle forvaltning varetages således uafhængigt inden for rammerne af den fælles forvaltningsmyndighed. Funktionerne som henholdsvis anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

6. Den fælles forvaltningsmyndighed råder over en intern revisionstjeneste, som er uafhængig af de enheder, der varetager funktionerne som henholdsvis anvisningsberettiget, regnskabsfører og forvaltningsansvarlig enhed.

7. Den fælles forvaltningsmyndighed anvender procedurer, der skal sikre, at de oplyste programudgifter er velbegrundede og lovmæssige, og den benytter sig til det formål af pålidelige og it-baserede systemer til regnskabsføring, overvågning og finansiel information.

8. Den fælles forvaltningsmyndighed overvåger navnlig, at betingelser og betalingsfrister efterleves i forbindelse med udbetaling af støtte og kontrakter, som den undertegner med tredjeparter. Ved hjælp af velegnede kontrolprocedurer sikrer den sig, at de midler, der udbetales i forbindelse med støtte og kontrakter, udelukkende anvendes til de godkendte formål.

Den anvender et generelt system til regnskabsføring og til administrativ og finansiel overvågning af støtte og kontrakter (udveksling af korrespondance, overvågning eller erindringsskrivelser, modtagelse af rapporter osv.).

9. Den fælles forvaltningsmyndighed underretter øjeblikkeligt Kommissionen og det fælles overvågningsudvalg om enhver ændring af sine procedurer eller sin organisation eller enhver anden omstændighed, som kan have indflydelse på programmets gennemførelse.

10. Den fælles forvaltningsmyndighed er, ligesom de forskellige støttemodtagere, kontrahenter og partnere, der er omfattet af de kontrakter, som den undertegner med henblik på gennemførelse af projekter, underlagt kontrol foretaget af Kommissionen, De Europæiske Fællesskabers Revisionsret og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).

1. Den fælles forvaltningsmyndighed varetager forvaltning og gennemførelse af det fælles operationelle program, herunder teknisk bistand, under overholdelse af princippet for god finansiel forvaltning og i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og den gennemfører de nødvendige kontroller på de vilkår og måder, der er fastsat i den gældende lovgivning.

1. Hver fælles forvaltningsmyndighed kan efter forudgående godkendelse fra det fælles overvågningsudvalg lade sig bistå i den daglige forvaltning af det fælles operationelle program af et fælles teknisk sekretariat, der råder over de nødvendige midler.

Aktiviteterne i det fælles tekniske sekretariat finansieres med bevillingerne til teknisk bistand.

2. Det fælles tekniske sekretariat kan eventuelt råde over mindre lokale kontorer i deltagerlandene, som kan informere potentielle støttemodtagere i de berørte lande om de aktiviteter, der er planlagt inden for rammerne af programmet.

I det tilfælde, at en allerede eksisterende fælles forvaltningsmyndighed, der råder over en struktur, som Kommissionen har godkendt til forvaltning af igangværende eller tidligere programmer, på ny udpeges til at varetage forvaltningen af et fælles operationelt program, er det ikke nødvendigt at ændre den eksisterende organisation for denne fælles forvaltningsmyndighed, hvis den eksisterende struktur opfylder kravene i nærværende forordning.

Den tekniske bistand, der er berettiget til fællesskabsfinansiering, er højst 10 % af det samlede fællesskabsbidrag til det fælles operationelle program.

Fra sag til sag og med henvisning til udgiftsniveauet de foregående programår og til forventede og begrundede programbehov er det ved en revision af programmet imidlertid muligt at overveje en forhøjelse af de beløb til teknisk bistand, der oprindeligt var fastsat for programmet.

1. Samfinansiering finder sted med landenes egne ressourcer eller ressourcer fra organer, der deltager i de fælles operationelle programmer.

2. Deltagerlandene kan selv træffe beslutning om samfinansieringskilder, beløbsstørrelse og fordeling på mål og prioriteter for samfinansieringen under hvert fælles operationelt program.

3. Den fælles forvaltningsmyndigheds bidrag i naturalier kan efter Kommissionens forudgående godkendelse betragtes som samfinansiering. Det bør i så tilfælde udtrykkeligt nævnes i programdokumentet.

1. Samfinansieringen udgør mindst 10 % af fællesskabsbidraget til det fælles operationelle program bortset fra støtten til teknisk bistand, som finansieres via fællesskabsbidraget.

2. Samfinansieringen fordeles om muligt jævnt over hele programperioden, således at minimumsmålet på 10 % nås ved programmets afslutning.

1. Den enhed, der varetager regnskabsførerfunktionen under den fælles forvaltningsmyndighed, åbner og forvalter én bankkonto i euro, som er specifik for programmet. Ved anvendelse af denne konto kræves det, at både den anvisningsberettigede og regnskabsføreren for den fælles forvaltningsmyndighed undertegner.

2. Hvis der tilskrives renter på bankkontoen, anvendes renter hidrørende fra forfinansieringsbetalinger til det pågældende fælles operationelle program og opgives til Kommissionen i den endelige rapport, der er omhandlet i artikel 32.

Regnskabet for det fælles operationelle program føres af den enhed under den fælles forvaltningsmyndighed, som har ansvaret for de finansielle operationer. Dette regnskab er autonomt og særskilt og vedrører kun foranstaltninger under det fælles operationelle program. Det gør det muligt at gennemføre en analytisk overvågning af programmet for de enkelte mål, prioriteter og foranstaltninger.

Den fælles forvaltningsmyndighed redegør for afstemningen af dette regnskab med saldoen for programbankkontoen over for det fælles overvågningsudvalg for programmet og Kommissionen i tilknytning til årsrapporten og ved enhver anmodning om supplerende forfinansiering.

1. De kontraktprocedurer for indkøbsaftaler og støtte, som er nødvendige for den fælles forvaltningsmyndigheds gennemførelse af det fælles operationelle program, er dem, der er gældende for eksterne aktioner, og de er fastsat i artikel 162-170 i forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 og artikel 231-256 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002.

De gældende procedurer og standarddokumenterne og de tilhørende kontraktmodeller findes i den praktiske vejledning for kontraktprocedurer i forbindelse med eksterne aktioner (Practical Guide to Contracts Procedures for EC External Actions) og de tilhørende bilag, der er gældende på tidspunktet for gennemførelse af udbudsprocedurer eller indkaldelse af forslag.

2. Reglerne for støtteberettigelse i forbindelse med udbud og indkaldelse af forslag er fastsat i artikel 14 i forordning (EF) nr. 1638/2006 og i artikel 40 og 41 i nærværende forordning.

3. Disse bestemmelser er gældende på hele det geografiske område for programmet, både på medlemsstaternes område og deltagerlandenes område.

Ud over den indledende budgetmæssige forpligtelse, som ledsager beslutningen om godkendelse af det fælles operationelle program, indgår Kommissionen hvert år de ledsagende budgetforpligtelser senest den 31. marts det pågældende år. Forpligtelsesbeløbet fastsættes ud fra finansieringsoversigten over den planlagte årlige fordeling, som er angivet i det fælles operationelle program, de fremskridt, der er gjort med gennemførelsen af programmet, og inden for rammerne af de disponible bevillinger. Kommissionen informerer den fælles forvaltningsmyndighed om den nøjagtige dato for indgåelse af de årlige forpligtelser.

1. Alle Kommissionens betalinger af fællesskabsbidrag sker inden for rammerne af de disponible midler. Kommissionen modregner automatisk enhver betaling til den fælles forvaltningsmyndighed i den første årlige rate af forpligtelsesbevillingen, indtil dette ratebeløb er opbrugt. Når den første årlige rate af forpligtelsesbevillingen er opbrugt, kan man begynde at bruge den næste rate.

2. Betalingerne foretages i euro på bankkontoen for det fælles operationelle program.

1. Hvert år, når den er blevet underrettet om indgåelse af en budgetforpligtelse, kan den fælles forvaltningsmyndighed højst anmode om, at 80 % af fællesskabsbidraget til finansiering af det igangværende regnskabsår udbetales i form af forfinansiering.

Fra det fælles operationelle programs andet år ledsages anmodningen om forfinansiering af den midlertidige årlige finansieringsrapport, der dækker alle udgifter og indtægter for det foregående år, og som endnu ikke er godkendt ved en ekstern revisionsrapport; rapporten skal være ledsaget af et budgetoverslag over den fælles forvaltningsmyndigheds forpligtelser og udgifter for det efterfølgende år.

Efter gennemgang af denne rapport og efter evaluering af programmets reelle finansieringsbehov og verifikation af disponible bevillinger gennemfører Kommissionen betaling af hele eller en del af den forfinansiering, der er anmodet om.

2. Den fælles forvaltningsmyndighed kan i løbet af året anmode om udbetaling af hele eller en del af saldoen af det årlige fællesskabsbidrag som supplerende forfinansiering.

Den fælles forvaltningsmyndighed baserer sin ansøgning på en midlertidig finansiel rapport, som dokumenterer, at de udgifter, der er afholdt eller efter planen vil skulle afholdes i løbet af det pågældende år, overstiger de tidligere forfinansieringsbeløb.

Denne supplerende udbetaling udgør en supplerende forfinansiering, for så vidt som den ikke er godkendt ved en ekstern revisionsrapport.

3. I anden halvdel af hvert programgennemførelsesår sammenholder Kommissionen tidligere forfinansieringer med de faktisk afholdte og støtteberettigede udgifter som godkendt i den eksterne årlige revisionsrapport, jf. artikel 31.

Kommissionen foretager på baggrund heraf eventuelt nødvendige finansielle tilpasninger.

1. Den fælles forvaltningsmyndighed er ansvarlig for inddrivelse af uberettigede eller ikke-støtteberettigede udgifter og for forholdsmæssigt tilpasset tilbagebetaling til Kommissionen af dennes bidrag til programmet.

Hvis der ved modtagelse af en endelig rapport i forbindelse med en kontrakt, eller det efter en kontrol eller revision konstateres, at der er foretaget udbetalinger for ikke-støtteberettigede udgifter, udsteder den fælles forvaltningsmyndighed indtægtsordrer over for de pågældende støttemodtagere og kontrahenter.

2. Hvis inddrivelsen vedrører en fordring hos en støttemodtager, en kontrahent eller en partner, der er etableret i en medlemsstat, og den fælles forvaltningsmyndighed ikke formår at inddrive fordringen inden for et år efter udstedelsen af indtægtsordren, betaler den medlemsstat, hvor støttemodtageren, kontrahenten eller den berørte partner er etableret, det skyldige beløb til den fælles forvaltningsmyndighed, inden den søger fyldestgørelse hos støttemodtageren, kontrahenten eller partneren.

3. Hvis inddrivelsen vedrører en fordring hos en støttemodtager, en kontrahent eller en partner, der er etableret i et partnerland, og den fælles forvaltningsmyndighed ikke formår at inddrive fordringen inden for et år efter udstedelsen af indtægtsordren, forelægger den fælles forvaltningsmyndighed sagen for Kommissionen, som på grundlag af et komplet dossier overtager inddrivelsen af fordringen hos støttemodtageren, kontrahenten eller partneren, der er etableret i partnerlandet, eller direkte hos det pågældende lands nationale myndigheder.

4. Det dossier, der videregives til medlemsstaten eller Kommissionen, indeholder alle de dokumenter, der er nødvendige for at gennemføre inddrivelsen, samt dokumentation for de foranstaltninger, den fælles forvaltningsmyndighed har truffet i forhold til støttemodtageren eller kontrahenten for at inddrive de skyldige beløb.

5. Den fælles forvaltningsmyndighed skal bestræbe sig på at sikre tilbagebetaling inden for en frist på et år fra udstedelsen af indtægtsordren. Den skal navnlig sikre sig, at fordringen er sikker, opgjort og eksigibel. Når den fælles forvaltningsmyndighed påtænker at give afkald på en fastlagt fordring, sikrer den sig, at afkaldet formelt er i orden og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutningen om afkald skal være begrundet og er underlagt det fælles overvågningsudvalgs og Kommissionens forudgående godkendelse.

6. Hvis det ikke har været muligt at inddrive fordringen, eller det ikke har været muligt at oversende et komplet dossier, jf. stk. 4, til medlemsstaten eller Kommissionen på grund af fejl eller forsømmelighed fra den fælles forvaltningsmyndigheds side, er den fælles forvaltningsmyndighed ansvarlig for inddrivelse efter udløbet af fristen på et år, og de skyldige beløb erklæres for ikke-berettigede til fællesskabsstøtte.

7. I henhold til stk. 2 og 3 indeholder kontrakter, der er indgået af den fælles forvaltningsmyndighed under programmet, en bestemmelse, der gør det muligt for Kommissionen eller den pågældende medlemsstat at foretage inddrivelse hos støttemodtageren, kontrahenten eller partneren, hvis fordringen stadig er gældende et år efter den fælles forvaltningsmyndigheds udstedelse af indtægtsordren.

1. Senest den 30. juni hvert år forelægger forvaltningsmyndigheden Kommissionen en årsrapport, der er godkendt ved den revisionsrapport, der er omhandlet i artikel 31 og vedrører gennemførelsen af det operationelle program fra 1. januar til 31. december det foregående år, som forinden er godkendt af det fælles overvågningsudvalg. Den første årsrapport fremlægges senest den 30. juni i løbet af det andet programår.

1. Den fælles forvaltningsmyndigheds interne revisionstjeneste iværksætter årligt et program for kontrol med de interne kredsløb og korrekt anvendelse af procedurerne i den fælles forvaltningsmyndighed. Den udarbejder en årsrapport, som den fremsender til repræsentanten for den fælles forvaltningsmyndighed.

2. Den fælles forvaltningsmyndighed fremsender den rapport, som er omhandlet i stk. 1, til Kommissionen og til det fælles overvågningsudvalg som bilag til sin årsrapport, jf. artikel 28.

1. Den fælles forvaltningsmyndighed udarbejder hvert år en rapport om gennemførelsen det foregående år af et projektrevisionsprogram som omhandlet i artikel 37. Denne rapport indeholder en detaljeret beskrivelse af den metode, som den fælles forvaltningsmyndighed har brugt til at udvælge et repræsentativt udsnit af projekterne, af de gennemførte kontroller, de formulerede anbefalinger og de konklusioner, der er draget af den fælles forvaltningsmyndighed med hensyn til den finansielle forvaltning af de pågældende projekter.

2. Den fælles forvaltningsmyndighed fremsender den rapport, som er omhandlet i stk. 1, til Kommissionen og til det fælles overvågningsudvalg som bilag til sin årsrapport, jf. artikel 28.

1. Uafhængigt af de eksterne revisioner, der gennemføres i forhold til den fælles forvaltningsmyndighed af myndighederne i det land, hvor den er etableret, benytter den fælles forvaltningsmyndighed et uafhængigt offentligt organ eller en uafhængig autoriseret revisor, som er medlem af et internationalt anerkendt tilsynsorgan for lovpligtig revision, til hvert år at foretage en efterfølgende kontrol, som er i overensstemmelse med normerne og de etiske regler for International Federation of Accountants (IFAC), af de udgifter og indtægter, som den fælles forvaltningsmyndighed har angivet i sin årlige finansrapport.

2. Den eksterne revision dækker udgifter, der er afholdt direkte af den fælles forvaltningsmyndighed i forbindelse med teknisk bistand og projektforvaltning (betalinger). Med den eksterne revisionsrapport attesteres de udgifter og indtægter, den fælles forvaltningsmyndighed har angivet i sin årlige finansrapport og navnlig, at de anmeldte udgifter er afholdt, og at de er nøjagtige og støtteberettigede.

3. Den fælles forvaltningsmyndighed fremsender den eksterne revisionsrapport til Kommissionen og til det fælles overvågningsudvalg som bilag til sin årsrapport, jf. artikel 28.

Den afsluttende rapport om gennemførelsen af det operationelle program indeholder med de nødvendige ændringer de samme oplysninger som årsrapporterne, herunder deres bilag, i hele programperioden. Den fremlægges senest den 30. juni 2016.

1. For at være berettigede til fællesskabsfinansiering bør udgifterne under det operationelle program være afholdt i løbet af programgennemførelsesperioden, jf. artikel 43.

2. For at kunne betragtes som støtteberettigede udgifter til teknisk bistand i forbindelse med den fælles forvaltningsmyndigheds gennemførelse af programmet skal disse udgifter opfylde følgende kriterier:

Følgende udgifter til teknisk bistand i forbindelse med den fælles forvaltningsmyndigheds gennemførelse af programmet er ikke-støtteberettigede:

Eventuelle bidrag i form af naturalier fra deltagerlandene og eventuelt fra andre kilder bør angives særskilt i budgettet for det fælles operationelle program og er ikke-støtteberettigede.

Denne form for bidrag kan ikke betragtes som en del af deltagerlandenes samfinansiering for så vidt angår det minimum på 10 %, der er omhandlet i artikel 20, bortset fra de startbidrag fra den fælles forvaltningsmyndighed, der er omhandlet i artikel 19, stk. 3, i nærværende forordning.

Udgifter til personale fra deltagerlandene, der er beskæftiget med teknisk bistand under programmet, betragtes ikke som bidrag i naturalier og kan ikke betragtes som samfinansiering i programbudgettet.

1. Udgifterne for hvert projekt bør være afholdt i løbet af gennemførelsesperioden for hver enkelt berørt kontrakt.

2. Støtteberettigede udgifter, ikke-støtteberettigede udgifter og muligheden for at yde bidrag i form af naturalier på projektniveau er fastlagt i de kontrakter, der er undertegnet med støttemodtagere og kontrahenter.

1. Fra det første år af det fælles operationelle programs gennemførelse fastlægger den fælles forvaltningsmyndighed hvert år et revisionsprogram for de projekter, som den finansierer.

2. De kontroller, der er omhandlet i stk. 1, gennemføres på grundlag af regnskabsbilag og på stedet for et udsnit af projekter, der udvælges af den fælles forvaltningsmyndighed efter en vilkårlig statistisk stikprøvemetode, der er baseret på internationalt anerkendte revisionsnormer, navnlig under hensyn til de risikofaktorer, der er forbundet med projektbeløbene, foranstaltningernes art, arten af støttemodtagere eller andre relevante forhold. Stikprøven er tilstrækkeligt repræsentativ til at garantere et acceptabelt sikkerhedsniveau, hvad angår den fælles forvaltningsmyndigheds kontrol vedrørende den faktiske rigtighed, nøjagtigheden og støtteberettigelsen for de udgifter, der er oplyst for de enkelte projekter.

Kommissionen, OLAF, Revisionsretten for De Europæiske Fællesskaber og enhver ekstern revisor, der er bemyndiget af disse institutioner, kan kontrollere regnskabsbilag og gennemføre kontrol på stedet vedrørende den fælles forvaltningsmyndigheds og de forskellige støttemodtageres og projektpartneres anvendelse af fællesskabsmidler.

Denne kontrol kan være en generel revision på grundlag af dokumenter, konti og regnskabsbilag og enhver anden dokumentation vedrørende finansiering af det fælles operationelle program (herunder, for den fælles forvaltningsmyndigheds vedkommende, alle dokumenter vedrørende udvælgelse og kontrakter) og af projektet.

Medlemsstaterne kan etablere et nationalt kontrolsystem, der gør det muligt at kontrollere gyldigheden af de anmeldte udgifter til foranstaltninger eller dele af foranstaltninger, der gennemføres på deres område, og overensstemmelsen af disse udgifter og foranstaltninger eller dele af hertil knyttede foranstaltninger med fællesskabsreglerne og de nationale regler.

1. Projekterne fremlægges af ansøgere, der repræsenterer partnerskaber omfattende mindst en partner fra en medlemsstat, der deltager i programmet, og mindst en partner fra et partnerland, der deltager i programmet.

2. De ansøgere og de partnere, der er omhandlet i stk. 1, er etableret i de regioner, der er angivet i artikel 4, litra a) og b), og de opfylder de kriterier for støtteberettigelse, der er fastsat i artikel 23, stk. 2, i nærværende forordning.

I tilfælde af, at projektmålene ikke kan nås uden deltagelse af partnere, der er etableret i andre regioner end dem, der er omhandlet i første afsnit, kan en sådan deltagelse godkendes.

Projekterne gennemføres i de regioner, der er omhandlet i artikel 4, litra a) og b), i nærværende forordning.

I særlige tilfælde kan projekterne gennemføres delvist i andre regioner end dem, der er fastsat i stk. 2, hvis det er nødvendigt for at nå projektmålene.

Information og synliggørelse i forbindelse med det fælles operationelle program

1. Den fælles forvaltningsmyndighed har ansvaret for information om og synliggørelse af det fælles operationelle program. Den fælles forvaltningsmyndighed træffer i den forbindelse de nødvendige foranstaltninger til at sikre synligheden af Fællesskabets finansierings- eller samfinansieringsindsats, af dens egne aktiviteter og aktiviteter under projekter, der finansieres under programmet. Disse foranstaltninger bør følge de regler, der er gældende for synliggørelse af eksterne foranstaltninger, som fastlægges og offentliggøres af Kommissionen.

2. Lokalkontorer under det fælles tekniske sekretariat, som eventuelt oprettes i deltagerlande, har til opgave at udbrede kendskabet til aktiviteterne under det fælles operationelle program og informere eventuelt interesserede organer herom.

1. Gennemførelsesperioden for hvert fælles operationelt program begynder, når Kommissionen vedtager det, og afsluttes senest den 31. december 2016.

1. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 9, stk. 10, litra c) og d), i forordning (EF) nr. 1638/2006 eller i andre behørigt begrundede tilfælde, kan Kommissionen, på foranledning af det fælles overvågningsudvalg eller på eget initiativ efter høring af det fælles overvågningsudvalg, beslutte at afslutte det fælles operationelle program inden den planlagte afslutning af gennemførelsesperioden.

2. I så tilfælde forelægger den fælles forvaltningsmyndighed denne anmodning for Kommissionen og fremlægger den endelige rapport senest tre måneder efter Kommissionens beslutning. Efter afslutning af tidligere forfinansiering gennemfører Kommissionen den afsluttende betaling eller udsteder eventuelt en endelig indtægtsordre over for den fælles forvaltningsmyndighed. Kommissionen frigør ligeledes saldobeløbet for forpligtelserne.

3. Hvis programmet indstilles, fordi partnerlandene ikke har undertegnet finansieringsaftalerne inden for den fastsatte frist, forbliver de budgetforpligtelser, der allerede er indgået i form af bevillinger under det europæiske naboskabs- og partnerskabsinstrument til grænseoverskridende samarbejde under udgiftsområde 1 B i de finansielle overslag (Interinstitutionel aftale 2006/C 139/01), tilgængelige i den normalt fastsatte periode, men kan kun anvendes på foranstaltninger, som udelukkende finder sted i de berørte medlemsstater. De budgetforpligtelser, der allerede er indgået i form af bevillinger under det europæiske naboskabs- og partnerskabsinstrument til grænseoverskridende samarbejde under udgiftsområde 4 i de finansielle overslag (Interinstitutionel aftale 2006/C 139/01), frigøres.

4. Hvis partnerlandene ikke undertegner finansieringsaftalen, eller Kommissionen beslutter at indstille det fælles operationelle program før dets planlagte afslutning, anvendes følgende procedure:

Den fælles forvaltningsmyndighed og de forskellige støttemodtagere og projektpartnere bør i en periode på syv år fra betalingen af saldoen for programmet eller hvert projekt opbevare alle dokumenter vedrørende det fælles operationelle program og projektet, navnlig rapporter og dokumentation og regnskaber og regnskabsbilag samt ethvert andet dokument vedrørende finansiering af det fælles operationelle program (herunder, for den fælles forvaltningsmyndigheds vedkommende, alle dokumenter vedrørende udvælgelse og kontrakter) eller de enkelte projekter.

1. Et fælles operationelt program anses for at være afsluttet, når der er truffet følgende foranstaltninger:

2. Afslutningen af det fælles operationelle program berører ikke Kommissionens ret til eventuelt efterfølgende at gennemføre finansielle korrektioner i forhold til den fælles forvaltningsmyndighed eller støttemodtagere under projekter, hvis det som følge af kontrol foretaget efter afslutningsdatoen er nødvendigt at revidere det endelige støtteberettigede beløb for programmer eller projekter.

Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

( 2 ) Interinstitutionel aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen om budgetdisciplin og forsvarlig økonomisk forvaltning (EUT C 139 af 14.6.2006, s. 1).

		Tidende
		No	page	date
►M1	KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 435/2011 af 5. maj 2011	L 118	1	6.5.2011