EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 32014R1042

Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1042/2014 af 25. juli 2014 om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser

OJ L 289, 3.10.2014, p. 3–15 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force: This act has been changed. Current consolidated version: 16/10/2018

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_del/2014/1042/oj

3.10.2014   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 289/3


KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1042/2014

af 25. juli 2014

om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 26, stk. 4, og artikel 29, stk. 1, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)

For at sikre kontinuiteten i gennemførelsen af de tidligere fonde, der var omfattet af rammen for det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme 2007-2013, og særforordningerne, der var omfattet af rammeprogrammet for 2014-2020, er forordning (EU) nr. 514/2014 i vid udstrækning udformet efter de regler, der gjaldt for tidligere fonde, men under hensyntagen til de ændringer i den delte forvaltning, som Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2) medførte.

(2)

For at sikre, at de organer, der skal gennemføre de nationale programmer, har kapacitet til effektivt at udføre deres opgaver i overensstemmelse med de mål og prioriteringer, der er fastsat i de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014, bør der fastsættes regler for udpegelsen af disse organer, tilsynet med deres udpegelse og om nødvendigt ophævelse af udpegelsen.

(3)

For at sikre, at omfanget af deres ansvarsområde sætter dem i stand til at gennemføre det nationale program, er det nødvendigt at fastsætte regler, der definerer de ansvarlige myndigheders forvaltnings- og kontrolopgaver, navnlig betingelserne for uddelegering eller udlicitering af nogle af deres opgaver.

(4)

Proceduren for udvælgelse af projekter og tildeling af EU-støtte inden for rammerne af de nationale programmer bør overholde principperne om gennemsigtighed, forbud mod forskelsbehandling og ligebehandling. Der bør derfor fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger inden for rammerne af de nationale programmer, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan gennemføre projekter direkte.

(5)

I alle medlemsstater bør revisionerne være effektive, have et passende omfang og gennemføres i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder. Med henblik herpå bør revisionsmyndighedernes status og revisionsstandarder defineres klart.

(6)

For at sikre, at revisionsmyndighedernes revisionsaktiviteter sætter dem i stand til at understøtte deres revisionserklæringer, bør der defineres forskellige former for revisionsaktiviteter.

(7)

Det er vigtigt, at resultaterne af revisionsmyndighedens aktiviteter meddeles den udpegende myndighed og Europa-Kommissionen i tide og på hensigtsmæssig vis. Det er navnlig vigtigt, at forvaltningserklæringen og det årlige sammendrag af de endelige revisionsberetninger og de gennemførte kontroller, der fremsendes som en del af den årlige ansøgning om støtteudbetaling, tydeligt afspejler resultaterne af revisionsmyndighedens arbejde og konklusioner. Revisionsmyndigheden bør derfor som led i sit revisionsarbejde sikre, at disse dokumenter indeholder relevante oplysninger om dens revisionsaktiviteter.

(8)

For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen og gennemførelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

(9)

Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning

(10)

Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning —

VEDTAGET DENNE FORORDNING:

KAPITEL I

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 1

Definitioner

Ved anvendelsen af denne forordning gælder definitionerne i forordning (EU) nr. 514/2014. Derudover forstås der ved:

a)   »udpegende myndighed«: medlemsstatens myndighed på ministerplan, jf. artikel 26, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, som udpeger den ansvarlige myndighed

b)   »kompetente myndigheder«: den ansvarlige myndighed, revisionsmyndigheden og eventuelt den delegerede myndighed, der er omhandlet i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014

c)   »SFC2014«: det elektroniske dataudvekslingssystem, der oprettes ved artikel 2 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 802/2014 (3)

d)   »støtteaftale«: en aftale eller et tilsvarende retligt instrument, på grundlag af hvilket den ansvarlige myndighed yder støtte til støttemodtageren med henblik på gennemførelsen af et projekt inden for rammerne af det nationale program.

KAPITEL II

DEN ANSVARLIGE MYNDIGHED

AFDELING I

Udpegelse af den ansvarlige myndighed

Artikel 2

Kriterier og procedure for udpegelsen af den ansvarlige myndighed

1.   Det organ, der skal udpeges som ansvarlig myndighed, skal have en administrativ organisation og et system for intern kontrol, der opfylder kriterierne i bilaget til denne forordning (»udpegelseskriterier«). Udpegelseskriterierne vedrører:

a)

interne forhold

b)

kontrolaktiviteter

c)

interne oplysninger og kommunikation

d)

internt tilsyn og rapportering.

Medlemsstaterne kan fastsætte yderligere udpegelseskriterier for at tage hensyn til den ansvarlige myndigheds størrelse, opgaver og andre kendetegn.

2.   Det revisionsorgan, der er omhandlet i artikel 26, stk. 3, i forordning (EU) nr. 514/2014 vurderer, om den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne i bilaget og dokumenterer sine revisionsresultater, -konklusioner og -erklæringer i en revisionsberetning, der sendes til den udpegende myndighed.

3.   Hvis den udpegende myndighed ikke finder, at den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne, giver den dette organ særlige instrukser til, hvordan den kan afhjælpe dette problem, og en frist for opfyldelsen af kriterierne, inden den kan udpeges som ansvarlig myndighed.

Indtil dette problem er afhjulpet, kan organet foreløbigt blive udpeget som ansvarlig myndighed i op til højst 12 måneder. Længden af denne foreløbige periode skal stå i et rimeligt forhold til omfanget af kriterier, der ikke opfyldes.

4.   Ved udpegelsen af den ansvarlige myndighed underretter medlemsstaten straks Kommissionen via SFC2014. Sammen med denne underretning sender medlemsstaten dokumentation, hvoraf følgende fremgår:

a)

fordelingen af de vigtigste ansvarsområder mellem den ansvarlige myndigheds organisatoriske enheder

b)

myndighedens forhold til delegerede myndigheder, aktiviteter, der skal uddelegeres, og de vigtigste procedurer for kontrol med disse delegerede aktiviteter, hvis det er relevant

c)

en sammenfatning af de vigtigste procedurer for behandling af finansielle fordringer fra støttemodtagerne og for godkendelse og registrering af udgifter.

Artikel 3

Tilsyn med den ansvarlige myndighed og revurdering af udpegelsen

1.   Den udpegende myndighed fører tilsyn med den ansvarlige myndighed, navnlig på grundlag af de oplysninger, der er omhandlet i denne forordnings artikel 14, stk. 2, og følger op på de mangler, der konstateres.

2.   Medlemsstaterne sikrer, at oplysninger om, at den ansvarlige myndighed ikke længere opfylder udpegelseskriterierne, straks sendes til den udpegende myndighed.

3.   Hvis den ansvarlige myndighed ikke længere fuldt ud opfylder udpegelseskriterierne, eller dens system for intern kontrol er så mangelfuldt, at det svækker dens mulighed for at udføre sine opgaver, fastsætter den udpegende myndighed en prøveperiode for den ansvarlige myndighed. I så tilfælde forelægger den udpegende myndighed en afhjælpningsplan for den ansvarlige myndighed, som skal gennemføres inden en frist, der står i et rimeligt forhold til omfanget af den manglende opfyldelse af udpegelseskriterierne eller manglerne. Denne periode må ikke være på over 12 måneder at regne fra starten af prøveperioden.

4.   Den udpegende myndighed underretter straks Kommissionen om enhver afhjælpningsplan, der udarbejdes i medfør af stk. 3, og holder Kommissionen orienteret om, hvor langt man er nået med gennemførelsen heraf.

5.   Hvis udpegelsen af den ansvarlige myndighed bringes til ophør, udpeger den udpegende myndighed straks en anden ansvarlig myndighed, jf. artikel 26 i forordning (EU) nr. 514/2014 og nærværende forordnings artikel 2, for at sikre, at udbetalingerne til støttemodtagerne ikke ophører.

6.   Hvis Kommissionen konstaterer, at en medlemsstat ikke har opfyldt sin forpligtelse til at udarbejde en afhjælpningsplan, jf. stk. 3, eller at den ansvarlige myndighed bibeholder sin udpegelse, selv om den ikke har gennemført afhjælpningsplanen inden for den fastsatte frist, sørger Kommissionen for at afhjælpe alle resterende mangler ved anvendelse af den efterprøvende regnskabsafslutning, jf. artikel 47 i forordning (EU) nr. 514/2014.

AFDELING II

Den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolopgaver

Artikel 4

Den ansvarlige myndigheds opgaver

Den ansvarlige myndighed forvalter og gennemfører det nationale program i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den:

a)

hører partnerne i henhold til artikel 12, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014

b)

sikrer, at det overvågningsudvalg, der er omhandlet i artikel 12, stk. 4, i forordning (EU) nr. 514/2014, fungerer efter hensigten

c)

forelægger Kommissionen et forslag til det nationale program, der er omhandlet i artikel 14 i forordning (EU) nr. 514/2014, og alle ændringer heraf ved brug af SFC2014

d)

definerer og fastsætter støtteberettigelsesreglerne for projekter og projektomkostninger for alle aktiviteter for derved at sikre ligebehandling og undgå interessekonflikter, jf. principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning

e)

tilrettelægger og offentliggør indkaldelser af bud og forslag samt tilrettelægger og offentliggør den deraf følgende udvælgelse af og tildeling af støtte til projekter, der skal finansieres inden for rammerne af det nationale program, jf. anvendelsesområdet og målene for de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 og kriterierne i nærværende forordnings artikel 9

f)

sikrer, at der findes systemer til indsamling af de data, der kræves for at give meddelelse om fælles og programspecifikke indikatorer til Kommissionen samt andre data om gennemførelsen af programmet og projekterne

g)

modtager betalinger fra Kommissionen og foretager udbetalinger til støttemodtagerne

h)

sikrer, at der er sammenhæng og komplementaritet mellem samfinansieringen inden for rammerne af særforordningerne og andre relevante finansielle instrumenter på nationalt plan og på EU-plan

i)

overvåger projekterne og kontrollerer, at de udgifter, der er anmeldt i forbindelse med projekter, rent faktisk også er afholdt og er i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler

j)

sørger for, at der er et system til elektronisk registrering og lagring af regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af det nationale program, og at de gennemførelsesdata, som er nødvendige for den økonomiske forvaltning, overvågningen, kontrollen og evalueringen, indsamles

k)

sikrer, at støttemodtagerne og andre organer, der er involveret i gennemførelsen af projekter, der finansieres inden for rammerne af det nationale program, anvender enten et særskilt regnskabssystem eller hensigtsmæssige regnskabskoder for alle transaktioner i forbindelse med projektet, jf. dog de nationale regnskabsregler

l)

sikrer, at evalueringerne af det nationale program, jf. artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, gennemføres inden for de relevante frister

m)

sikrer, at de uafhængige evalueringseksperter modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen af det nationale program med henblik på at gennemføre den evaluering, der er omhandlet i artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014

n)

indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter, beslutninger og kontrolaktiviteter har et tilstrækkeligt revisionsspor og overholder de af Kommissionens gennemførelsesforordninger, der er vedtaget med hjemmel i artikel 27, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014

o)

sikrer, at den uafhængige revisionsmyndighed modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen og de anvendte kontrolprocedurer samt de udgifter, der er finansieret inden for rammerne af særforordningerne, med henblik på at gennemføre den revision, der er omhandlet i artikel 29 i forordning (EU) nr. 514/2014

p)

udarbejder de gennemførelsesrapporter, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014, og de evalueringsrapporter, der er omhandlet i artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014

q)

udarbejder anmodningerne om betaling, jf. artikel 44 i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014

r)

gennemfører oplysnings- og PR-aktiviteter og videreformidler resultaterne af programmet, jf. artikel 53 i forordning (EU) nr. 514/2014

s)

foretager administrativ kontrol og kontrol på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014

t)

samarbejder med Kommissionen og de ansvarlige myndigheder i de andre medlemsstater

u)

reagerer på revisionsmyndighedens revisionsresultater enten ved at afhjælpe de konstaterede mangler, eller hvis revisionsmyndighedens revisionsresultater ikke accepteres, ved at fremlægge en detaljeret begrundelse.

Artikel 5

Delegeret myndighed

1.   Den ansvarlige myndighed kan uddelegere nogle eller alle sine opgaver til en delegeret myndighed, jf. artikel 25, stk. 1, litra c), i forordning (EU) nr. 514/2014. Enhver uddelegering af opgaver skal ske under overholdelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning og sikre overholdelsen af princippet om forbud mod forskelsbehandling og synligheden af EU-finansieringen. De uddelegerede opgaver må ikke give anledning til interessekonflikter.

2.   Omfanget af de opgaver, den ansvarlige myndighed uddelegerer til den delegerede myndighed, og de detaljerede procedurer for udførelsen af disse skal fastsættes i et dokument, der undertegnes af den ansvarlige myndighed og den delegerede myndighed. I dokumentet om uddelegering skal som et minimum nævnes:

a)

den relevante særforordning

b)

de(n) opgave(r), der uddelegeres til den delegerede myndighed

c)

den delegerede myndigheds forpligtelse til at kontrollere, at støttemodtagerne overholder EU-reglerne og de nationale regler

d)

den delegerede myndigheds pligt til at indføre og fastholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der passer til dens opgaver

e)

de oplysninger og bilag, som den delegerede myndighed skal forelægge den ansvarlige myndighed, og de frister, der skal overholdes

f)

den ansvarlige myndigheds mekanisme for overvågning af den delegerede myndighed.

3.   I henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 må kommunikationen med Kommissionen ikke uddelegeres. Den delegerede myndighed kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.

4.   Hvis den delegerede myndighed ikke er en offentlig forvaltning eller et privat organ, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, der er omfattet af national lovgivning, uddelegerer den ansvarlige myndighed ikke gennemførelsesbeføjelser til den, som indebærer en betydelig skønsmargen, der vil kunne afspejle overvejelser af politisk art.

5.   Den ansvarlige myndighed er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret. Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.

6.   Hvad angår uddelegerede opgaver, finder denne forordning tilsvarende anvendelse på den delegerede myndighed.

Artikel 6

Udlicitering af opgaver

Den ansvarlige myndighed kan udlicitere nogle af sine opgaver. Den er dog fortsat ansvarlig for dem.

Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.

AFDELING III

Den ansvarlige myndigheds forpligtelser med hensyn til offentlig indgriben

Artikel 7

Den ansvarlige myndigheds rolle som tildelende myndighed

1.   Som hovedregel tildeler den ansvarlige myndighed støtte til projekter inden for rammerne af det nationale program på grundlag af offentlige indkaldelser af forslag.

2.   Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte til projekter på grundlag af en begrænset indkaldelse af forslag.

Begrænsede indkaldelser af forslag er kun åbne for udvalgte organisationer som følge af projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de organer, der opfordres til at indsende forslag.

Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fremgå af indkaldelsen af forslag.

3.   Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte uden indkaldelse af forslag, hvis projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de relevante organer ikke levner andre muligheder, f.eks. i tilfælde af et retligt eller egentligt monopol.

Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fastsættes i afgørelsen om tildeling af støtte.

4.   I behørigt begrundede tilfælde, herunder fortsættelse af flerårige projekter, der blev udvalgt ved en tidligere indkaldelse af forslag, eller i hastende situationer kan støtten tildeles uden indkaldelse af forslag.

Begrundelsen for, at støtten blev tildelt uden en indkaldelse af forslag, skal fremgå af afgørelsen om tildeling af støtte.

5.   Hvis den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, kan hverken den ansvarlige myndighed eller nogen delegeret myndighed modtage støtte, der tildeles i henhold til denne artikel.

6.   Den ansvarlige myndighed beslutter, hvem der tildeler støtte, og sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter, navnlig når ansøgerne er nationale organer.

Artikel 8

Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan

1.   På grund af de administrative beføjelser eller den tekniske ekspertise eller fordi projektets karakteristika såsom et retligt monopol eller sikkerhedskravene ikke levner andre muligheder for at gennemføre projektet, kan den ansvarlige myndighed beslutte at gennemføre projektet direkte, enten alene eller sammen med andre nationale myndigheder. I så tilfælde er den ansvarlige myndighed støttemodtager.

2.   Den ansvarlige myndigheds begrundelse for at fungere som gennemførelsesorgan og udvælge tilknyttede nationale myndigheder som beskrevet i stk. 1, skal meddeles Kommissionen i den årlige gennemførelsesrapport, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014.

3.   Ved gennemførelsen af projekter som gennemførelsesorgan overholder den ansvarlige myndighed princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.

4.   Den administrative afgørelse om at samfinansiere et projekt inden for rammerne af det nationale program skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge gennemførelsen af samfinansierede produkter og tjenesteydelser og foranstaltninger til kontrol af de udgifter, der er afholdt.

5.   Hvis det er sandsynligt, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt fungerer som gennemførelsesorgan:

a)

må den ansvarlige myndighed og revisionsmyndigheden ikke være en del af samme organ, medmindre revisionsmyndigheden rapporterer til et eksternt organ og dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret

b)

må den ansvarlige myndigheds opgaver som fastsat i artikel 4 ikke blive påvirket.

Artikel 9

Udvælgelses- og tildelingsprocedure

1.   De indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, offentliggøres på en sådan måde, at det sikres, at alle kan deltage i proceduren, og at potentielle støttemodtagere informeres herom på passende vis. Alle væsentlige ændringer af indkaldelserne skal offentliggøres på samme måde.

I de indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1 og 2, skal følgende specificeres:

a)

formålet

b)

udvælgelses- og tildelingskriterierne

c)

retningslinjerne for EU-støtte og eventuelt national støtte, herunder muligheden for at anmode om en øget samfinansieringssats, hvis det er relevant, jf. artikel 16, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014

d)

retningslinjerne og fristen for indsendelse af forslag

e)

reglerne for udgifternes støtteberettigelse

f)

projektets varighed og

g)

finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og gives meddelelse om.

2.   Inden der træffes afgørelse om tildeling af støtte, skal den ansvarlige myndighed sikre sig, at projektets støttemodtagere er i stand til at opfylde udvælgelses- og støttetildelingskriterierne.

3.   Den ansvarlige myndighed fastsætter procedurerne for modtagelse af forslag. Den foretager på gennemsigtig vis og uden at gøre forskel en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering af forslagene ved anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Den ansvarlige myndighed giver en skriftlig begrundelse for ikke at godtage de øvrige forslag.

4.   Af afgørelsen om tildeling af støtte skal mindst fremgå støttemodtagernes navn, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, maksimumsstørrelsen af EU's bidrag og maksimumssatsen for samfinansieringen af de støtteberettigede udgifter.

5.   Den ansvarlige myndighed informerer alle ansøgere skriftligt om sin afgørelse. Under henvisning til udvælgelses- og støttetildelingskriterierne begrunder den over for ansøgere, der ikke kom i betragtning, hvorfor deres forslag ikke opfyldt kriterierne.

Artikel 10

Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan

1.   I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, der mindst indeholder følgende krav:

a)

undertegnelse af støtteaftaler med støttemodtagerne og

b)

overvågning af støtteaftalerne, herunder ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.

2.   Støtteaftalen skal indeholde eller angive følgende:

a)

maksimumsstørrelsen af EU-bidraget

b)

maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning

c)

en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet

d)

alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger

e)

det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen

f)

metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning

g)

en tidsplan og gennemførelsesbestemmelserne i aftalen, herunder bestemmelser om rapporteringsforpligtelser, ændringer af aftalen og opsigelse af aftalen

h)

projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal gives meddelelse om

i)

bestemmelser om, at støttemodtagerne i tide skal indsamle de fornødne oplysninger for de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året

j)

definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering

k)

regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten

l)

betingelserne vedrørende revisionsspor

m)

bestemmelserne vedrørende databeskyttelse

n)

bestemmelserne vedrørende PR.

3.   Som hovedregel skal støtteaftalen undertegnes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.

4.   I støtteaftalen skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.

Artikel 11

Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan

1.   I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, hvori der mindst skal kræves følgende:

a)

formalisering af en administrativ afgørelse om samfinansiering af projekter

b)

overvågning af de administrative afgørelser og ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.

2.   Den administrative afgørelse skal indeholde eller angive følgende:

a)

maksimumsstørrelsen af EU-bidraget

b)

maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning

c)

en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet

d)

alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger

e)

det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen

f)

metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning

g)

projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal anvendes

h)

bestemmelser om, at den ansvarlige myndighed skal indsamle de krævede data til de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året

i)

definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering

j)

regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten

k)

betingelserne vedrørende revisionsspor

l)

bestemmelserne vedrørende databeskyttelse

m)

bestemmelserne vedrørende PR.

3.   Som hovedregel skal den administrative afgørelse træffes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.

4.   I den administrative afgørelse skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.

KAPITEL III

REVISIONSMYNDIGHEDENS STATUS OG REVISIONSFORPLIGTELSER

Artikel 12

Revisionsmyndighedens status

1.   Revisionsmyndigheden fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed, jf. artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og artikel 25, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 514/2014. Revisionsmyndigheden anses for funktionelt uafhængig, når der ikke består noget direkte over- og underordnelsesforhold mellem den og den ansvarlige myndighed, og revisionsmyndigheden selvstændigt afgiver sine udtalelser og erklæringer.

2.   Al revisionsarbejde skal udføres i overensstemmelse med internationalt accepterede revisionsstandarder.

Artikel 13

Udlicitering af revisionsarbejde

Revisionsmyndigheden kan udlicitere en del af revisionsarbejdet til et andet revisionsorgan, forudsat at dette organ fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed. Revisionsmyndigheden er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har udliciteret.

Udliciteret revisionsarbejde skal udføres i henhold til de internationalt accepterede revisionsstandarder og under revisionsmyndighedens nøje overvågning og tilsyn.

Artikel 14

Revisioner

1.   For at kunne afgive den udtalelse, der er omhandlet i artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, foretager revisionsmyndigheden systemrevisioner og finansielle revisioner.

2.   Ved systemrevisionerne kontrolleres det, om den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer har fungeret effektivt, således at der er rimelig sikkerhed for, at de udgifter, der er medtaget i årsregnskaberne, er lovlige og formelt rigtige.På grundlag af disse revisioner afgør revisionsmyndigheden, om den ansvarlige myndighed fortsat overholder udpegelseskriterierne, jf. bilaget.

3.   Finansielle revisioner udføres for at opnå rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af de udgifter, den ansvarlige myndighed har anmeldt.

For at kunne konkludere, om regnskaberne giver et retvisende billede, kontrollerer revisionsmyndigheden, at alle elementer af de udgifter, som den ansvarlige myndighed har betalt, og det offentlige bidrag, den har modtaget og opført i regnskaberne i regnskabsåret, er registreret korrekt i regnskabssystemet og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som den ansvarlige myndighed opbevarer. På grundlag af disse regnskaber foretager revisionsmyndigheden navnlig følgende:

a)

kontrollerer, at den samlede størrelse af de støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i anmodningen om udbetaling af den årlige saldo, og som er forelagt Kommissionen, svarer til udgifterne i den ansvarlige myndigheds regnskaber, og hvis der er forskelle, at der er givet passende forklaringer i regnskaberne for beløbsforskellene

b)

kontrollerer, at de beløb, som er trukket tilbage og inddrevet, de beløb, der skal inddrives, og de beløb, der ikke har kunnet inddrives ved regnskabsårets udgang, svarer til de beløb, der er opført i den ansvarlige myndigheds regnskabssystem og understøttes af den ansvarlige myndigheds dokumenterede beslutninger

c)

sikrer, at den ansvarlige myndighed har udført den administrative kontrol og kontrollen på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014.

Den i litra a), b) og c) omhandlede kontrol kan foretages som stikprøvekontrol.

4.   Revisionsmyndigheden gentager som en del af sin systemrevision og finansielle revision nogle af de administrative kontroller eller kontroller på stedet, som den ansvarlige myndighed udførte. Revisionsmyndigheden beslutter på grundlag af sin risikovurdering, i hvilket omfang revisionsarbejdet skal gentages.

5.   Hvis revisionsmyndighedens systemrevision eller finansielle revision viser, at der er betydelige mangler, hvad angår effektiviteten af den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer, foretager den følgende:

a)

vurderer de finansielle og driftsmæssige virkninger af disse mangler

b)

fremsætter passende henstillinger til den ansvarlige myndighed om afhjælpende og forebyggende foranstaltninger

c)

overvåger den ansvarlige myndigheds gennemførelse af disse foranstaltninger og vurderer, om der findes en handlingsplan for at sikre, at forvaltnings- og kontrolsystemerne kommer til at fungere effektivt igen.

6.   Revisionsmyndigheden giver ved afslutningen af sine revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3, meddelelse om sine resultater til den udpegende myndighed, herunder også om den ansvarlige myndighed efter dens mening fortsat opfylder udpegelseskriterierne.

7.   Revisionsmyndigheden sikrer, at den ansvarlige myndighed på passende vis giver Europa-Kommissionen meddelelse om alle oplysninger vedrørende dens revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3.

KAPITEL IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSE

Artikel 15

Ikrafttræden

Denne forordning træder i kraft dagen efter dens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.

Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juli 2014.

På Kommissionens vegne

José Manuel BARROSO

Formand


(1)  EUT L 150 af 20.5.2014, s. 112

(2)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).

(3)  Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 802/2014 af 24. juli 2014 om fastsættelse af modeller for nationale programmer og vilkår og betingelser for det elektroniske dataudvekslingssystem mellem Kommissionen og medlemsstaterne i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (EUT L 219 af 25.7.2014, s. 22).


BILAG

Udpegelse af den ansvarlige myndighed

1.   Interne forhold

A)   Organisationsstruktur

1)

En organisationsstruktur, der sætter den ansvarlige myndighed i stand til at udføre sine opgaver, jf. artikel 4.

2)

En organisationsstruktur, der er fastsat i en organisationsplan, der klart og tydeligt viser opgave- og ansvarsfordelingen.

B)   Normer for personaleressourcer

1)

Tilstrækkeligt personale til at udføre de opgaver, der er beskrevet i artikel 4.

2)

En adskillelse af funktioner, således at ingen ansatte både bevilger, udbetaler og bogfører midler i forbindelse med det nationale program, og ingen udfører en af disse opgaver uden at blive kontrolleret af en anden medarbejder.

3)

En skriftlig definition af hvert medarbejders ansvarsområde, herunder en afgrænsning af den pågældendes finansielle beføjelser.

4)

En hensigtsmæssig uddannelse af personalet.

5)

Procedurer for at undgå interessekonflikter, når personer, der har ansvarsfulde poster, eller som har en nøglestilling med kontrol, anvisning, betaling og bogføring i forbindelse med ansøgninger, udøver andre funktioner uden for den ansvarlige myndighed.

2.   Kontrolaktiviteter

A)   Projektudvælgelse

1)

Udvælgelses- og støttetildelingsprocedurer, jf. artikel 9.

2)

Procedurer vedrørende indholdet og undertegnelsen af støtteaftaler og forvaltningstekniske afgørelser, jf. artikel 10 og 11.

B)   Procedurer for administrativ kontrol og kontrol på stedet

1)

Procedurer for regelmæssig og rettidig information af ledelsen af den ansvarlige myndighed på det relevante niveau om resultaterne af de udførte kontroller for derved at muliggøre ajourføringen af kontrolstrategien og de interne kontrolprocedurer, når der indkredses systemiske mangler, eller der er behov herfor.

2)

Beskrivelse af den anvendte metode til udførelse af stikprøvekontrol, når den administrative kontrol eller kontrollen på stedet ikke er fuldstændig, men udføres på grundlag af stikprøver, og en procedure for indrapportering af forskelle og uregelmæssigheder.

3)

Hvis andre organer ligger inde med bilag (i papirform eller elektronisk form) vedrørende kontrollen af finansielle fordringer, oplysninger om de procedurer, disse organer og den ansvarlige myndighed har indført for at sikre, at den ansvarlige myndighed har adgang til disse dokumenter.

C)   Procedurer for tilladelse til at betale finansielle fordringer fra støttemodtagere

1)

Procedurer, der skal sikre overvågningen af gennemførelsen af støtteaftaler, administrative afgørelser og kontrakter i overensstemmelse med de aftalte vilkår og betingelser.

2)

Procedurer for modtagelse, registrering og behandling af finansielle fordringer fra støttemodtagere, hvor navnlig det dokument, der skal anvendes, og proceduren for gennemgangen af det udførte arbejde, beskrives.

3)

Tjekliste for den kontrol, som hver medarbejder, der er ansvarlig for at give tilladelser, herunder gennemgang af det udførte arbejde, skal have.

4)

Procedure for tilladelse til betaling, herunder kontrol af overholdelsen af EU-reglerne og de nationale regler og den kontrol, der er foreskrevet i artikel 5, stk. 2, og artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014 for at forebygge og opdage svig og uregelmæssigheder med særlig vægt på de risici, der består.

D)   Betalingsprocedurer

1)

Procedurer, der skal sikre, at betalingerne kun sker til bankkonti, der tilhører støttemodtagerne, og at der ikke sker kontantudbetalinger.

2)

Procedurer, der skal sikre, at alle betalinger, hvor der ikke sker overførsel, igen krediteres budgettet for det nationale program.

E)   Regnskabsprocedurer

Regnskabsprocedurer, der skal sikre, at årsregnskaberne er fuldstændige og præcise og fremlægges til tiden, og at alle fejl og udeladelser opdages og berigtiges, navnlig ved hjælp af periodisk kontrol og afstemninger.

F)   Forudbetalingsprocedurer

1)

Procedurer, der skal sikre, at udbetalingen af forskud til støttemodtagere opføres særskilt i regnskabsbilagene.

2)

Procedurer, der skal sikre, at forskuddene afvikles inden for de fastsatte frister, og at forskud, der endnu ikke er afviklet, identificeres.

G)   Procedurer for udestående fordringer

1)

Procedurer, der skal sikre, at kriterierne i punkt A til D finder tilsvarende anvendelse på beløb, som den ansvarlige myndighed skal inddrive, jf. artikel 21, litra h), i forordning (EU) nr. 514/2014.

2)

Procedurer, der skal sikre en korrekt opfølgning af udstedte tilbagebetalingspålæg og betaling af eventuelle morarenter.

3)

Procedurer, der skal sikre, at årsagerne til, at beløb ikke inddrives, indkredses, således at det kan vurderes, om medlemsstaten skal betale dem tilbage til EU-budgettet.

4)

System til identifikation af udestående fordringer og registrering af alle sådanne skyldige beløb, indtil de modtages i debitorbogholderiet.

5)

Procedurer, der skal sikre, at debitorbogholderiet kontrolleres regelmæssigt for at sikre, at det er pålideligt og fuldstændigt.

H)   Procedurer til afsløring af uregelmæssigheder og svig

1)

Definitioner af uregelmæssigheder i overensstemmelse med EU's krav.

2)

Mekanismer, der skal sikre, at uregelmæssigheder opdages rettidigt, og at der straks kan træffes afhjælpende foranstaltninger.

3)

Procedurer for indførelse af forholdsmæssige foranstaltninger til bekæmpelse af svig.

4)

Procedurer, der skal sikre, at Kommissionen løbende informeres om de konstaterede uregelmæssigheder og alle afhjælpende foranstaltninger, der er truffet i årsregnskaberne, hvis det er relevant.

I)   Revisionsspor

Procedure, der skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor i overensstemmelse med den gennemførelsesforordning, der vedtages med hjemmel i artikel 27, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014, ved fremlæggelse af dokumentation, som skal opbevares i den ansvarlige myndigheds lokaler, vedrørende udvælgelsen af projekter, godkendelser, regnskaber og betaling af finansielle fordringer fra en støttemodtager samt håndtering af forskud og skyldige beløb.

3.   Intern information og kommunikation

A)   Kommunikation

1)

Procedurer, der skal sikre, at:

a)

alle ændringer af EU-lovgivningen registreres

b)

instruktioner, databaser og tjeklister ajourføres, så disse ændringer afspejles heri

c)

alle interesserede parter såsom den delegerede myndighed informeres om disse ændringer rettidigt.

2)

Procedurer, der skal sikre, at alle støttemodtagere er i besiddelse af de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver og gennemføre foranstaltningerne.

3)

Procedurer, der skal sikre tilstrækkelig efterfølgende information af ansøgerne om resultaterne af udvælgelsesprocessen.

B)   Informationssystemernes sikkerhed

1)

Sikkerheden ved de(t) informationssystem(er), der anvendes, i overensstemmelse med de seneste internationalt accepterede standarder.

2)

Procedurer, der skal sikre, at de finansielle og teknologiske foranstaltninger står i et rimeligt forhold til risiciene.

4.   Internt tilsyn og rapportering

A)   Interne dokumenter og rapporter

1)

Dokumenterede procedurer og tilsvarende tjeklister, der skal suppleres, for at:

a)

støtte arbejdet i det overvågningsudvalg, der er omhandlet i artikel 12, stk. 4, i forordning (EU) nr. 514/2014 og forsyne det med de oplysninger, det kræver for at udføre sine opgaver, specielt oplysninger om fremskridt med hensyn til at nå målene i det operationelle program, finansielle data og data vedrørende indikatorer og delmål

b)

udarbejde årlige og endelige gennemførelsesrapporter og forelægge dem for Kommissionen

c)

udarbejde de dokumenter, der udgør anmodningen om betaling af den årlige saldo, jf. artikel 44 i forordning (EU) nr. 514/2014

d)

sikre, at den øverste ledelse modtager alle de rapporter og oplysninger, der er nødvendige for effektivt at kunne overvåge gennemførelsen af de programmer, den er ansvarlig for

e)

sikre, at den øverste ledelse modtager rapporterne vedrørende de uafhængige vurderinger af eller revisioner vedrørende den måde, hvorpå deres system fungerer.

2)

Dokumenterede procedurer for rapportering og overvågning, hvis den ansvarlige myndighed har ansvaret for at udføre opgaver for et andet organ.

B)   Overvågning af andre opgaver, der ikke udføres af myndighederne selv

1)

Procedurer, der skal sikre, at overvågningsmekanismerne er på plads, så der sikres en forsvarlig finansiel forvaltning, når organer handler under den ansvarlige myndigheds ansvar, dog med undtagelse af delegerede myndigheder.

2)

Procedurer, der skal sikre, at overvågningsmekanismerne er på plads, så der sikres fælles kontrolmetoder og ensartethed, hvis kontrolaktiviteterne udliciteres.

3)

Procedurer, der skal sikre, at forordningens artikel 5, stk. 4, overholdes, hvis den ansvarlige myndighed uddelegerer aktiviteter.


Top