Afgørelse truffet af Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik

af 19. juli 2011

om reglerne for aktindsigt i dokumenter

(2011/C 243/08)

DEN HØJTSTÅENDE REPRÆSENTANT HAR —

under henvisning til Rådets afgørelse af 26. juli 2010 om, hvordan Tjenesten for EU's Optræden Udadtil skal tilrettelægges og fungere (2010/427/EU), særlig artikel 11, stk. 1 —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Anvendelsesområde

1.   Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i EU-Udenrigstjenestens dokumenter i henhold til de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 Europa-Parlamentets og Rådets (1) (»forordningen«), og de særlige bestemmelser, der er fastsat i disse regler. Retten til aktindsigt vedrører dokumenter, som EU-Udenrigstjenesten er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget, og som den råder over.

2.   I overensstemmelse med forordningens artikel 2, stk. 2, nyder enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger, ret til aktindsigt i EU-Udenrigstjenestens dokumenter på samme vilkår, dog med undtagelse af retten til at indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Artikel 2

Fremsættelse af en begæring om aktindsigt

1.   Begæringer om aktindsigt i EU-Udenrigstjenestens dokumenter sendes pr. brev til aktindsigtskoordinatoren, CHAR 15/11, EU-Udenrigstjenesten, Rue de la Loi 170, 1046 Bruxelles, Belgien, pr. e-mail under anvendelse af e-formularen på EU-Udenrigstjenestens websted, eller pr. fax (+32 22979893).

2.   Så snart begæringen er registreret, sendes der en kvittering for modtagelsen til ansøgeren (medmindre det inden for samme tidsramme er muligt at besvare begæringen).

Artikel 3

Frister

1.   EU-Udenrigstjenesten besvarer oprindelige og genfremsatte begæringer senest femten arbejdsdage efter datoen for registreringen af begæringen.

2.   I tilfælde af upræcise begæringer, jf. forordningens artikel 6, stk. 2, opfordrer EU-Udenrigstjenesten den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at finde frem til de ønskede dokumenter; svarfristen begynder først at løbe fra det tidspunkt, hvor Kommissionen råder over disse oplysninger.

3.   Som fastsat i artikel 7, stk. 3, og artikel 8, stk. 2, kan fristen i undtagelsestilfælde forlænges med femten arbejdsdage, navnlig

Den, der fremsætter begæringen, skal informeres om forlængelsen, der skal begrundes.

Artikel 4

Afgivelse af svar

1.   Aktindsigtskoordinatoren varetager afgivelsen af svar på oprindelige begæringer.

2.   Den administrerende direktør træffer afgørelse om genfremsatte begæringer efter udtalelse fra aktindsigtskoordinatoren.

Artikel 5

Afslag

Såfremt begæringen afslås helt eller delvist, skal svaret indeholde en begrundelse herfor på grundlag af en af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i forordningen, samt information til den person, der har fremsat begæringen, om dennes ret til at genfremsætte begæringen (når der er truffet afgørelse om en oprindelig begæring) eller andre klagemuligheder (når der er truffet afgørelse om en genfremsat begæring).

Artikel 6

Dokumenter fra tredjemand, som EU-Udenrigstjenesten er i besiddelse af

1.   Hvis EU-Udenrigstjenesten modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som den er i besiddelse af, men som hidrører fra tredjemand, skal tredjemand høres, medmindre det i lyset af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i forordningen, er indlysende, at der skal eller ikke skal gives aktindsigt i dokumentet.

2.   Begæringen skal imødekommes, uden at tredjemand høres, såfremt dokumentet allerede er offentliggjort af ophavsmanden, eller i henhold til forordningen eller tilsvarende bestemmelser.

3.   I alle tilfælde skal tredjemand høres, såfremt dokumentet er omfattet af forordningens artikel 9, eller hvis dokumentet hidrører fra en medlemsstat, og den pågældende medlemsstat har anmodet EU-Udenrigstjenesten om ikke at give aktindsigt i et dokumentet uden dens forudgående samtykke, jf. forordningens artikel 4, stk. 5. Medlemsstatens anmodning skal være skriftlig.

4.   Tredjemand skal høres skriftligt (f.eks. pr. e-mail) og gives en rimelig svarfrist, under hensyntagen til de svarfrister, der påhviler EU-Udenrigstjenesten, jf. ovenfor artikel 3. Tredjemand afgiver udtalelse skriftligt (f.eks. pr. e-mail).

5.   Modtager EU-Udenrigstjenesten ikke svar fra tredjemand inden for tidsfristen, eller er tredjemand ukendt eller umulig at opspore, træffer EU-Udenrigstjenesten afgørelse om begæringen i lyset af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i forordningen, under hensyntagen til tredjemands legitime interesser, på grundlag af de oplysninger, EU-Udenrigstjenesten råder over.

6.   Hvis EU-Udenrigstjenesten har til hensigt at give aktindsigt i et dokument mod tredjemands ønske, underretter den inden for den i henhold til forordningen gældende tidsfrist tredjemand om, at den har til hensigt at give aktindsigt i det pågældende dokument, og om, hvilke klagemuligheder tredjemand råder over med henblik på at modsætte sig, at der gives aktindsigt.

Artikel 7

Høring af EU-Udenrigstjenesten

1.   Anmodninger om høring af EU-Udenrigstjenesten fra en medlemsstat eller fra andre EU-institutioner, EU-organer eller EU-agenturer, som har modtaget en begæring vedrørende et dokument, som de har i deres besiddelse, men som hidrører fra EU-Udenrigstjenesten, sendes pr. brev til aktindsigtskoordinatoren, CHAR 15/11, EU-Udenrigstjenesten, Rue de la Loi 170, 1046 Bruxelles, Belgien, pr. e-mail (EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu) eller pr. fax (+32 22979893).

2.   EU-Udenrigstjenesten afgiver udtalelse hurtigst muligt, idet den tager hensyn til eventuelle svarfrister, og senest inden for fem arbejdsdage.

Artikel 8

Klassificerede dokumenter

1.   Hvis en begæring om aktindsigt vedrører et dokument, der er omfattet af forordningens artikel 9, eller som er klassificeret i henhold til EU-Udenrigstjenesten sikkerhedsregler, skal den behandles af tjenestemænd, der har ret til at gøre sig bekendt med de pågældende dokumenter.

2.   Ethvert fuldstændigt eller delvist afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument skal begrundes på grundlag af undtagelserne i forordningens artikel 4. Såfremt det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i det pågældende dokument, sørger den tjenestemand, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den person, der har begæret aktindsigt i det.

Artikel 9

Retningslinjer for aktindsigt

1.   Dokumenter, der gives aktindsigt i, fremsendes pr. post, fax eller e-mail. Hvis de dokumenter, som begæringen vedrører, er omfangsrige eller vanskelige at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at komme og læse i dokumenterne der, hvor de opbevares. At komme og læse i dokumenterne skal være gratis.

2.   Hvis et dokument har været offentliggjort, kan svaret bestå i publikationshenvisninger, herunder en angivelse af, på hvilket websted dokumentet er tilgængeligt.

3.   Hvis et dokument er på mere end tyve sider, kan den person, der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,10 EUR pr. side plus forsendelsesomkostninger. Anvendes der en anden forsendelsesform, fastlægges gebyret i hvert enkelt tilfælde, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.

Artikel 10

Dokumentregister

1.   EU-Udenrigstjenesten fører i henhold til forordningens artikel 11 et dokumentregister, som er tilgængeligt via EU-Udenrigstjenesten websted.

2.   I overensstemmelse med forordningens artikel 9 indføres dokumenter, der er omfattet af artiklens bestemmelser, kun i registret med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.

Artikel 11

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

(1)  EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.