1.   Panelets formand udnævnes af Kommissionen for en periode på fem år, som ikke kan forlænges, efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser. Formandens embedsperiode løber fra det tidspunkt, som er fastsat i udnævnelsesdokumentet. Denne afgørelse offentliggøres i C-udgaven af Den Europæiske Unions Tidende.

2.   Formanden fungerer som særlig rådgiver som omhandlet i artikel 5 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Formandens kontrakt som særlig rådgiver skal fuldt ud respektere vedkommendes uafhængighed og må ikke påvirke varigheden af vedkommendes mandat.

3.   Kommissionen kan afskedige formanden, hvis vedkommende ikke længere opfylder kravene for at kunne varetage sit hverv.

4.   Reglerne for udnævnelse, fratræden og afsættelse af formanden gælder også for vedkommendes stedfortræder. Bestemmelserne i stk. 1-3 i denne artikel og bestemmelserne i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 gælder også for formandens stedfortræder.

1.   Hvis formanden er forhindret, varetages dennes opgaver af stedfortræderen.

2.   Hvis formandsposten er ledig, varetages formandsopgaverne af formandens stedfortræder indtil udnævnelsen af en ny formand.

3.   Hvis både formanden og dennes stedfortræder er forhindret, varetages opgaverne af det længst siddende faste medlem, der repræsenterer Kommissionen.

1.   Formanden repræsenterer panelet.

2.   Formanden leder panelets møder og tilrettelægger dets arbejde.

3.   Med henblik herpå bistås formanden af det i artikel 7 nævnte faste sekretariat.

4.   Formanden kan delegere sin undertegnelsesbeføjelse til alle de faste medlemmer, der repræsenterer Kommissionen, således at de i vedkommendes navn og på dennes vegne og ifølge de instrukser, vedkommende giver dem, kan undertegne dokumenter vedrørende en bestemt sag eller administrative anliggender.

5.   Efter høring af de faste medlemmer fastlægger formanden panelets mødekalender.

6.   Formanden udfører de øvrige opgaver, som vedkommende tillægges ved denne afgørelse.

1.   Direktøren for den centrale finanstjeneste i Generaldirektoratet for Budget er et af de to faste medlemmer af panelet, der repræsenterer Kommissionen, jf. artikel 143, stk. 2, litra b), i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Generaldirektøren for budget udpeger en stedfortræder for dette faste medlem blandt tjenestemænd i lønklasse AD 11 eller derover.

Generaldirektøren for budget udpeger personligt det andet faste medlem, der repræsenterer Kommissionen, og vedkommendes stedfortræder blandt de tjenestemænd i Kommissionen, der som minimum er indplaceret i henholdsvis lønklasse AD 14 og AD 11.

2.   Det medlem, der repræsenterer den kompetente anvisningsberettigede (i det følgende benævnt »den henvisende myndighed«) og vedkommendes stedfortræder er tjenestemænd eller midlertidigt ansatte udpeget i overensstemmelse med forretningsordenen og de interne administrative regler for den berørte institution, det berørte agentur eller det berørte organ, jf. artikel 73, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. De fungerer mindst som kontorchef eller delegationschef.

1.   Observatørerne deltager i panelets forhandlinger, men ikke i vedtagelsen af henstillinger.

2.   Kommissionens Juridiske Tjeneste har automatisk observatørstatus i forbindelse med behandlingen af alle sager, der forelægges panelet, og fremsætter bemærkninger på eget initiativ eller på anmodning af formanden. Derfor deltager et medlem af Juridisk Tjeneste i alle panelets forhandlinger. Juridisk Tjeneste underrettes om alle skriftlige procedurer.

3.   I sager, hvor anmodningen fra den henvisende myndighed bl.a. bygger på oplysninger fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), deltager repræsentanten herfor i panelets møder og i mundtlige og skriftlige procedurer. Vedkommende kan fremsætte bemærkninger på eget initiativ eller efter anmodning fra formanden.

4.   I forbindelse med behandlingen af andre sager kan OLAF af formanden anmodes om at afgive oplysninger eller udtalelser.

5.   Foruden den henvisende myndighed kan de øvrige anvisningsberettigede i Kommissionen, i et europæisk kontor nedsat af Kommissionen, i et forvaltningsorgan, i en anden institution eller i et andet europæisk kontor eller organ, som er berørt af den sag, der er forelagt panelet, deltage som observatører. Disse anvisningsberettigede kan deltage i panelets forhandlinger, og de holdes underrettet om skriftlige procedurer og fremsætter mundtlige og skriftlige bemærkninger efter anmodning fra formanden.

6.   Efter høring af panelets faste medlemmer kan formanden indbyde andre observatører til at deltage i panelets forhandlinger og opfordre dem til at fremsætte mundtlige og skriftlige bemærkninger.

1.   Panelets sekretariat oprettes af og knyttes administrativt til Generaldirektoratet for Budget.

2.   Under formandens ledelse varetager det faste sekretariat følgende opgaver:

1.   Når formanden eller dennes stedfortræder, ethvert andet medlem eller vedkommendes stedfortræder, tjenestemændene og de øvrige ansatte i panelets sekretariat og enhver anden person, der deltager i panelets møder eller har kendskab til dokumenter vedrørende en bestemt sag, befinder sig i en situation, der kunne give anledning til en interessekonflikt, underretter de omgående de øvrige medlemmer og sekretariatet. Det samme gælder, når de befinder sig i en situation, der objektivt set kunne opfattes som en interessekonflikt.

2.   Ingen af de i stk. 1 nævnte personer deltager i forhandlingerne eller vedtagelsen af henstillingen. Sagsakten vedlægges et notat om, hvordan risikoen for interessekonflikter er blevet behandlet.

1.   OLAF arbejder tæt sammen med panelet i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (6) under behørig hensyntagen til processuelle og grundlæggende rettigheder og til beskyttelse af whistleblowere.

2.   Hvis anmodningen fra den henvisende myndighed er baseret på oplysninger fra OLAF, konsulterer panelet af hensyn til fortroligheden af de undersøgelser, som gennemføres eller koordineres af OLAF, herunder beskyttelsen af whistleblowere, og de nationale undersøgelser eller retssager, der måtte være kendskab til, OLAF, inden den økonomiske aktør underrettes.

3.   Videregivelse til økonomiske aktører eller deres ansatte af oplysninger, der stammer fra undersøgelser gennemført eller koordineret af OLAF, kræver OLAF's godkendelse.

1.   Panelet forelægges en anmodning om en henstilling fra enhver delegeret anvisningsberettiget i Kommissionen, i en af de øvrige institutioner, i et af Kommissionen oprettet europæisk kontor, i et forvaltningsorgan eller i et andet europæisk kontor eller organ.

Når anmodningen stammer fra en myndighed, der ikke henhører under Kommissionen, skaber det faste sekretariat omgående de kontakter, der er nødvendige for at sikre, at parterne respekterer fortroligheden af al korrespondance vedrørende den pågældende sag.

2.   Anmodningen sendes i fortrolig form til sekretariatet med elektronisk post til følgende adresse: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

3.   Når den henvisende myndighed får kendskab til de oplysninger, der er omhandlet i artikel 136 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, forelægger den panelet disse oplysninger hurtigst muligt efter selv at have fået kendskab hertil, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.

4.   Anmodningen om en henstilling skal indeholde alle de oplysninger, der kræves i henhold til artikel 142, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Den skal ligeledes indeholde alle de øvrige oplysninger, der er omhandlet i forordningens artikel 136, herunder eventuelle rapporter fra OLAF. Den skal omfatte et behørigt udfyldt oplysningsskema.

1.   Medmindre der er vægtige legitime grunde til at sikre fortrolighed i forbindelse med en undersøgelse eller en national retslig procedure, har den økonomiske aktør ret til at fremsætte bemærkninger i overensstemmelse med artikel 143, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.

2.   Den økonomiske aktør tilsendes en skrivelse med oplysninger om de faktiske omstændigheder og den foreløbige juridiske vurdering, hvori panelet kun tager hensyn til de dokumenter, som den økonomiske aktør har haft mulighed for at få kendskab til, jf. dog artikel 143, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. I princippet fremsendes denne skrivelse med elektronisk post.

3.   Den økonomiske aktør fremsætter bemærkninger til sekretariatet skriftligt og ad elektronisk vej ved at sende en e-mail til følgende adresse: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu eller til den e-mailadresse, der er angivet i nævnte skrivelse, sammen med eventuelle bilag i form af en elektronisk fil skabt ved hjælp af standardsoftware.

4.   Skriftlige bemærkninger må ikke fylde mere end ti sider, eksklusive bilag, hvilket dog ikke gælder i sager med særligt komplekse juridiske og faktuelle aspekter.

5.   Som hovedregel har den økonomiske aktør tre uger til at fremsætte sine bemærkninger. Denne frist begynder at løbe fra dagen efter meddelelsen af de faktiske omstændigheder og den foreløbige juridiske vurdering heraf. Når den økonomiske aktør kontraktligt har accepteret at kommunikere med den ansvarlige anvisningsberettigede ad elektronisk vej, fremsendes meddelelsen ad denne vej.

6.   En frist kan undtagelsesvis forlænges efter begrundet anmodning fra den økonomiske aktør, men ikke med mere end halvdelen af den oprindelige frist.

7.   Ved fristens udløb, og hvis der ikke er fremsat en behørigt begrundet anmodning om forlængelse af fristen, eller ved udløbet af den forlængede frist afsluttes den kontradiktoriske procedure.

8.   Når formanden konstaterer, at den økonomiske aktør ikke har fremsat bemærkninger inden for den fastsatte frist, fortsætter proceduren, og formanden indkalder panelet for at vedtage henstillingen.

1.   Når sekretariatet har kontrolleret anmodningen og behandlet sagen i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 7, fremsender det den til formanden og panelets medlemmer. Formanden tager stilling til sagens klargørelse, eventuelt efter at have anmodet om supplerende kontrol- eller undersøgelsestiltag.

2.   Proceduren, der indledes med formandens stillingtagen til sagens klargørelse og afsluttes med en udtalelse til den henvisende myndighed og eventuelt en henstilling, må i princippet ikke vare mere end tre måneder. Denne frist kan forlænges af formanden, bl.a. for at sikre overholdelsen af retten til at blive hørt.

1.   Bestemmelserne i artikel 1-4, 8, 12, 13, 17 og 18 i kapitel I i denne forretningsorden finder anvendelse på panelets udøvelse af den rådgivende kompetence, det har i henhold til artikel 93 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.

2.   Bestemmelserne i de øvrige artikler i kapitel I i denne forretningsorden finder også anvendelse på panelets udøvelse af den i stk. 1 nævnte kompetence, jf. dog eventuelle andre specifikke bestemmelser i dette kapitel.

1.   Når det afgiver udtalelse i henhold til artikel 93, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, består panelet af de medlemmer, der er nævnt i artikel 143, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, og følgende tre supplerende medlemmer:

2.   Alle disse tre medlemmer har en stedfortræder, der udpeges af:

1.   Kommissionens Juridiske Tjeneste udpeger en observatør, når den berørte ansatte ikke tilhører Kommissionen.

2.   Den kompetente anvisningsberettigede eller eventuelt lederen af EU-delegationen, der fungerer som anvisningsberettiget ved subdelegation, eller deres repræsentanter har observatørstatus.

3.   OLAF udpeger en observatør, når oplysningen om en påstået overtrædelse af en bestemmelse i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, af enhver anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller af kontrollen af operationer følger af en oplysning hidrørende fra OLAF.

4.   Den berørte institutions eller det berørte organs disciplinærkontor udpeger en observatør, når panelet forelægges en sag af ansættelsesmyndigheden. I alle andre tilfælde kan formanden opfordre det til at udpege en observatør.

5.   Efter høring af medlemmerne kan formanden invitere andre observatører.

1.   Bestemmelserne i artikel 7 finder anvendelse, dog med undtagelse af bestemmelsen i stk. 2, litra k).

2.   Sekretariatet skal navnlig gøre følgende:

1.   I overensstemmelse med artikel 93, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 indkaldes panelet efter anmodning fra enhver kompetent ansættelsesmyndighed på disciplinærområdet eller af en ansvarlig anvisningsberettiget, herunder en EU-delegationsleder eller dennes stedfortræder, der fungerer som anvisningsberettiget ved subdelegation (herefter benævnt »henvisende myndigheder«).

2.   Når panelet informeres direkte af en ansat, fremsender den sagen til den kompetente ansættelsesmyndighed eller eventuelt den myndighed, der har beføjelse til at indgå ansættelseskontrakter, og underetter den pågældende ansatte herom. Hvis den kompetente ansættelsesmyndighed beslutter at forelægge en sag for panelet, underrettes den ansatte herom. Hvis den beslutter ikke at henvise sagen til panelet, underrettes panelet og den ansatte herom.

For at sikre en effektiv beskyttelse af whistleblowere, jf. artikel 22a, stk. 3, i tjenestemandsvedtægten, kan panelet som en undtagelse fra foregående afsnit beslutte ikke at underrette den kompetente ansættelsesmyndighed herom og underrette OLAF herom.

1.   Panelet bestræber sig på at opnå konsensus om, hvorvidt der foreligger en finansiel uregelmæssighed, og om den begrundelse, som udtalelsen eller henstillingen er baseret på.

2.   I mangel af konsensus foretages der afstemning, hvor:

I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

3.   Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på vedtagelsen af henstillinger. Konsensus eller afstemningen vedrører navnlig en finansiel uregelmæssigheds systemiske karakter.

1.   Afgørelse C(2011) 6109 final ophæves.

2.   Afgørelse (EU, Euratom) 2015/2463 ophæves.