Accept Refuse

EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 52018BP1410

Europa-Parlamentets beslutning (EU) 2018/1410 af 18. april 2018 med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016

OJ L 248, 3.10.2018, p. 300–304 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

ELI: http://data.europa.eu/eli/res/2018/1410/oj

3.10.2018   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 248/300


EUROPA-PARLAMENTETS BESLUTNING (EU) 2018/1410

af 18. april 2018

med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016

EUROPA-PARLAMENTET,

der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016,

der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0111/2018),

A.

der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren understreger, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

B.

der henviser til, at det endelige budget for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (»agenturet«) for regnskabsåret 2016 ifølge dets opgørelse over indtægter og udgifter (1) var på 82 267 949 EUR, hvilket er en stigning på 21,77 % i forhold til 2015, der skyldes den nye procedure for visuminformationssystemet og for biometrisystemet; der henviser til, at agenturets budget hovedsageligt stammer fra EU-budgettet;

C.

der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2016 (»»Revisionsrettens beretning«) har erklæret, at den har fået rimelig sikkerhed for, at agenturets årsregnskab er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

Opfølgning på decharge for 2013 og 2015

1.

bemærker med bekymring antallet af udestående spørgsmål og igangværende korrigerende foranstaltninger som reaktion på Revisionsrettens bemærkninger i 2013 og 2015 i forbindelse med en rammekontrakt om indkøb af tjenesteydelser og med forholdet mellem agenturet og associerede Schengenlande; opfordrer indtrængende agenturet til straks at træffe korrigerende foranstaltninger;

Bemærkninger om transaktionernes lovlighed og formelle rigtighed

2.

finder det forkasteligt, at agenturet modtog og godkendte leverancer til en værdi af 2 800 000 EUR uden at have de nødvendige budgetmæssige og retlige forpligtelser (kontrakter) på plads; bemærker, at de retlige forpligtelser blev indgået med tilbagevirkende kraft for at regularisere indkøbene; bemærker endvidere, at indkøbene ifølge agenturet var blevet foretaget på denne måde med for at håndtere presserende operationelle krav, men også som reaktion på medlemsstaternes stigende behov for lagerkapacitet; opfordrer agenturet til væsentligt at forbedre sin budgetplanlægning og budgetforvaltning; er af den opfattelse, at agenturet burde have kunnet forudsige medlemsstaternes stigende behov for lagerkapacitet; er af den opfattelse, at Unionens udbudsregler giver mulighed for at anvende en hasteprocedure, og at indgåelsen af kontrakter med tilbagevirkende kraft grundet behovet for et hurtigt indkøb derfor ikke er i overensstemmelse med EU-retten;

Budgetmæssig og økonomisk forvaltning

3.

bemærker, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2016 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 97,9 %, og at udnyttelsesgraden for betalingsbevillinger var på 97,6 %;

4.

bemærker, at agenturet i juni 2015 underskrev en kontrakt til en værdi af 21 500 000 EUR vedrørende bygge- og anlægsarbejder for sin afdeling i Strasbourg; bemærker endvidere, at det blev aftalt, at betalingen hovedsageligt skulle foretages som delbetalinger; bemærker med bekymring, at agenturet i juli 2015 ændrede kontrakten for at gøre forskudsbetalinger til standardmetoden med henblik på at øge budgetudnyttelsen; er alvorligt bekymret over, at agenturet i november 2016 havde betalt det fulde kontraktbeløb, selv om mindre end halvdelen af arbejdet var blevet afsluttet; noterer sig, at forfinansieringen ifølge agenturets svar var forbundet med en tilsvarende finansiel garanti og en opfyldelsesgaranti på 5 %; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne kontrakt;

Forpligtelser og fremførsler

5.

bemærker, at niveauet af bevillinger, der blev fremført under afsnit II (administrationsudgifter), ifølge Revisionsrettens beretning er højt, nemlig 5 000 000 EUR, svarende til 63 % af de forpligtede bevillinger (i forhold til 2015, hvor det var på 9 000 000 EUR, svarende til 50 %); minder om, at fremførslerne hovedsageligt vedrører bygningsvedligeholdelse og konsulentydelser, der skal leveres i 2017;

6.

bemærker, at ifølge agenturets svar bliver bevillinger under afsnit I og II løbende revideret og planlagt, så de med tiden kan reduceres til et strengt minimum, og at der ud af de 19,5 mio. EUR i ikkeopdelte bevillinger, som blev fremført til 2016, kun blev annulleret 474 000 EUR, svarende til 2,42 %;

7.

bemærker, at fremførsler ofte er delvist eller fuldt ud berettigede på grund af den flerårige karakter af agenturenes operationelle programmer, at de ikke nødvendigvis er tegn på svagheder i budgetplanlægning og -gennemførelse og ikke altid er i strid med budgetprincippet om etårighed, navnlig ikke hvis de er planlagt på forhånd af agenturet og meddelt Revisionsretten;

Udbud og personalepolitik

8.

bemærker med bekymring, at Revisionsretten identificerede udbud, hvor agenturet ikke har foretaget nogen kontrol for den billigste løsning, idet det ikke blev kontrolleret, om rammekontrahenten havde fundet den bedste pris; opfordrer agenturet til at tage princippet om sparsommelighed og omkostningseffektivitet alvorligt og til at iværksætte alle relevante foranstaltninger for at undgå, at denne situation gentager sig;

9.

bemærker, at agenturet i maj 2016 indgik en rammekontrakt på 194 000 000 EUR med et konsortium om videreudvikling og vedligeholdelse af visuminformationssystemet (VIS) og biometrisystemet (BMS) i en periode på højst seks år; noterer sig, at kontrakten blev tildelt på grundlag af en offentlig udbudsprocedure; noterer sig endvidere, at en væsentlig betingelse for, at tilbudsgiverne kunne godkendes, var, at de havde kommerciel adgang til BMS-teknologien; udtrykker sin bekymring over, at der heri lå en potentiel risiko for begrænsning af konkurrence; noterer sig, at erhvervelsen af faste licenser ifølge agenturets svar var knyttet til deres efterfølgende vedligeholdelse og resulterede i betydelige besparelser på lang sigt, anslået til 402 243,22 EUR over en fireårig periode; bemærker, at artikel I.19.1 i de særlige betingelser til rammekontrakten indeholder bestemmelser om den mest begunstigede kunde, hvormed agenturets finansielle interesser beskyttes yderligere, når det indkøber hardware eller software hos kontrahenten;

10.

konstaterer ud fra agenturets stillingsfortegnelse, at 114 stillinger (ud af de 118 stillinger, som var godkendt i henhold til EU-budgettet) var besat den 31. december 2016, i forhold til 117 i 2015; bemærker, at agenturet derudover beskæftigede 26 kontraktansatte, 47 midlertidigt ansatte og 6 udstationerede nationale eksperter;

11.

bemærker med bekymring, at den stigende operationelle risiko, som agenturet står over for, er forbundet med underbemanding i agenturet, idet antallet af opgaver, som agenturet pålægges, forsat stiger, samtidig med at der er sket en nedskæring i personalet som følge af kravet om at skære personalet ned med 5 %; bemærker, at der findes en række funktioner i agenturet, som enten er underbemandede eller ikke har en indbygget forretningskontinuitet (hvor én enkelt medarbejder udfører de pågældende opgaver og har den nødvendige knowhow); bemærker med bekymring, at en reduktion af personalet og udlicitering af arbejde øger risikoen for »svingdørssituationer« og læk af oplysninger; bemærker med tilfredshed, at agenturet i sin kodeks for etisk adfærd har offentliggjort de generelle principper vedrørende forpligtelser i forbindelse med tjenesteperiodens ophør;

12.

konstaterer, at agenturet i stigende grad er afhængigt af eksternt personale, som ofte er dyrere at anvende end internt personale og kan have en iboende risiko med hensyn til bibeholdelse af viden og kapacitet i agenturet og bæredygtigheden af dets aktiviteter;

13.

glæder sig over agenturets politik for fastholdelse af personale, som bestyrelsen har indført, og som giver mulighed for, at midlertidigt ansatte kan få tidsubegrænsede kontrakter ved udgangen af deres første kontraktperiode, hvilket gør det muligt for agenturet at bevare den vigtige interne viden og ekspertise;

14.

bemærker med bekymring den manglende kønsbalance i de besatte stillinger pr. 31. december 2016, idet der er 28 % kvindelige og 72 % mandlige ansatte; beklager, at der er en endnu mere ulige balance i bestyrelsen, hvor der sidder 11 % kvindelige og 89 % mandlige bestyrelsesmedlemmer; opfordrer agenturet til at være mere opmærksomme på personalets kønsbalance;

15.

beklager, at der ikke er truffet særlige foranstaltninger med hensyn til den ulige kønsfordeling i sammensætningen af agenturets bestyrelse; opfordrer medlemsstaterne til at sikre kønsbalance, når de udpeger medlemmer og suppleanter til agenturets bestyrelse; opfordrer agenturet til proaktivt at minde medlemsstaterne om vigtigheden af kønsbalance;

16.

bemærker med tilfredshed, at agenturet i 2016 ikke modtog nogen klager eller sagsanlæg, og at der ikke blev indberettet sager i forbindelse med ansættelse eller afskedigelse af medarbejdere;

17.

konstaterer, at agenturets ansatte i 2016 i gennemsnit var sygemeldt i 10,7 dage; noterer sig, at antallet af dage pr. ansat, der blev anvendt til velværeaktiviteter i 2016, ifølge agenturets svar lå på mellem to og tre; bemærker, at agenturet afholdt forskellige teambuildingaktiviteter, hvor der var afsat flere dage til det operationelle personale og færre til det administrative personale; opfordrer agenturet til at konsultere lægetjenesten om, hvordan fraværet fra arbejdet på grund af sygefravær kan bringes ned;

18.

bemærker, at agenturet i 2015 vedtog en politik for beskyttelse af personers værdighed og forebyggelse af mobning og sexchikane, og at oplysninger om gennemførelsesbestemmelserne indgår i velkomstprogrammet for nye medarbejdere; bemærker, at agenturets enhed for menneskelige ressourcer og uddannelse giver svar og oplysninger til medarbejderne om disse spørgsmål; bemærker, at to klager blev indgivet, undersøgt og afsluttet med henstillinger i 2016, og at der ikke blev foretaget nogen formelle sagsanlæg;

19.

bemærker, at agenturet ikke disponerer over nogen officielle køretøjer;

Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter samt gennemsigtighed og demokrati

20.

bemærker, at agenturets styrelsesudvalg den 23. maj 2016 godkendte retningslinjerne for whistleblowing, og at Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) har afgivet positiv udtalelse om teksten; bemærker imidlertid, at Kommissionens Generaldirektorat for Menneskelige Ressourcer ikke var tilhænger af dem, og at det orienterede agenturet om, at Kommissionen var i gang med at udarbejde nye retningslinjer; bemærker med glæde, at agenturet i mellemtiden har offentliggjort de generelle principper, som er relevante for whistleblowing, i sin adfærdskodeks, der er offentliggjort på dets websted; gentager, at gennemsigtighed er et centralt element til at skabe og opretholde et tillidsfuldt forhold mellem borgerne, Unionen og dens institutioner;

21.

bemærker, at alle medlemmer af agenturets bestyrelse er forpligtet til på agenturets websted at offentliggøre en årlig skriftlig interessetilkendegivelse; bemærker, at CV'er for den administrerende direktør og formanden for bestyrelsen også offentliggøres og holdes ajour; bemærker, at agenturet er i færd med at udarbejde nye regler om forebyggelse og håndtering af interessekonflikter; beklager, at medlemmerne af bestyrelsen og af det rådgivende udvalg har offentliggjort erklæringer om, at der ikke foreligger interessekonflikter snarere end interesseerklæringer, da det ikke er op til medlemmerne selv at erklære, at der ikke foreligger interessekonflikter, men for en tredjepart uafhængigt at kontrollere interesseerklæringerne; opfordrer medlemmerne af bestyrelsen og den rådgivende gruppe til at offentliggøre interesseerklæringer med oplysninger om eventuel medlemskab af andre organisationer; opfordrer agenturet til at informere dechargemyndigheden om dette spørgsmål inden udgangen af juli 2018;

22.

bemærker, at den første årlige overvågningsrapport om gennemførelsen af agenturets strategi til bekæmpelse af svig (april 2016) viste en lav gennemførelsesgrad tæt på 60 %, mens den næste overvågningsrapport (november 2017) viste en kvantitativ gennemførelse på mindst 80 %; noterer sig de fremskridt, der er gjort i denne henseende; opfordrer agenturet til løbende at forbedre gennemførelsen af sin strategi for bekæmpelse af svig;

23.

bemærker med tilfredshed, at agenturet er i færd med at forberede en revision af sin strategi for bekæmpelse af svig; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om vedtagelsen og gennemførelsen af de nye regler;

24.

bemærker, at agenturet har meddelt Parlamentet, at det ikke interagerer med lobbyister;

25.

bemærker, at agenturet i 2016 modtog elleve anmodninger om aktindsigt i dokumenter, og at agenturet gav fuld aktindsigt i ni tilfælde, mens der blev nægtet aktindsigt i to tilfælde begrundet i beskyttelse af forretningsmæssige interesser og beskyttelse af formålet med inspektioner, undersøgelser og revisioner; forventer, at agenturet, når det træffer afgørelse om at begrænse aktindsigt for at beskytte forretningsmæssige interesser, også seriøst tager hensyn til borgernes interesser og Unionens forpligtelse til at sikre mere gennemsigtighed, idet der tages højde for alle relevante regler og forordninger;

26.

bemærker, at i et af de tilfælde, hvor en anmodning om aktindsigt blev afslået, blev sagen videregivet til Den Europæiske Ombudsmand, som foretog en undersøgelse i slutningen af 2016 og begyndelsen af 2017 og lukkede sagen i marts 2017 med en rapport dateret og underskrevet 3. marts 2017; opfordrer agenturet til at underrette dechargemyndigheden om Ombudsmandens afgørelse og i givet fald den efterfølgende procedure;

Vigtigste resultater

27.

glæder sig over de tre vigtigste resultater, som agenturet har identificeret i 2016, nemlig:

det har indført et kvalitetsstyringssystem

det har sikret en stabil og kontinuerlig drift af de systemer, det har fået overdraget, og samtidig givet bred støtte til Kommissionen i forbindelse med udviklingen af flere vigtige lovgivningsforslag

det spillede en central rolle i al udvikling inden for interoperabilitet mellem IT-systemer på området for retlige og indre anliggender og gav betydelige input til at støtte og fremme arbejdet i den ekspertgruppe på højt plan om informationssystemer og interoperabilitet, der ledes af Kommissionen;

28.

bemærker, at der ifølge Revisionsrettens beretning på Kommissionens vegne blev foretaget en ekstern evaluering af agenturet fra marts til december 2015, og at resultaterne blev fremlagt i marts 2016; bemærker, at evalueringen konkluderede, at agenturet bidrager til den operationelle forvaltning af store IT-systemer inden for området med frihed, sikkerhed og retfærdighed og udfører sine opgaver effektivt; bemærker endvidere, at evaluatorerne med henblik på yderligere at forbedre den operationelle forvaltning fremsatte 64 anbefalinger, hvoraf syv anses for kritiske og 11 for meget vigtige; bifalder, at agenturet har udarbejdet en plan for implementeringen af disse anbefalinger, og at den er under gennemførelse; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne plan;

29.

glæder sig over agenturets løbende samarbejde med de andre agenturer inden for retlige og indre anliggender; bemærker, at årsberetningen for agenturernes netværk viser, at agenturet i 2016 har indledt et større antal fælles aktiviteter med andre agenturer end i noget tidligere år;

30.

bemærker, at 2016 var det mest intense og krævende år for agenturet siden dets oprettelse, og at agenturet ikke desto mindre havde gode resultater og fuldt ud opfyldte sit årlige arbejdsprogram, gennemførte stort set alle aktiviteter som planlagt og nåede sine operationelle mål; bemærker endvidere, at et antal yderligere opgaver blev overtaget i løbet af året;

Intern revision

31.

bemærker, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS) i sin revisionsrapport fra juli 2016 ifølge Revisionsrettens beretning konkluderede, at processernes udformning og praktiske gennemførelse samlet set sikrer, at agenturet driver IT-systemerne for Schengeninformationssystemet II, visuminformationssystemet og det Eurodac-databasen på en måde, der muliggør kontinuerlig og uafbrudt dataudveksling mellem de nationale myndigheder, der bruger dem; glæder sig over, at agenturet ifølge den eksterne evaluering, der blev foretaget på vegne af Kommissionen, fungerer og udfører sine opgaver effektivt; bemærker endvidere, at IAS påpegede, at det er muligt at forbedre effektiviteten af processerne vedrørende konfigurationsstyring, ændringsstyring, frigivelses- og teststyring, problemstyring samt service- og hændelsesstyring; noterer sig, at agenturet og IAS blev enige om en plan for korrigerende foranstaltninger; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne plan;

32.

bemærker, at IAS udførte to revisioner i 2016: en revision af IT-operationer og en revision af planlægningen og fordelingen af personale, bedømmelse af arbejdsindsats, forfremmelse og uddannelse; bemærker, at IAS konkluderede, at der stadig forekommer svagheder i agenturets procedure for forvaltning af menneskelige ressourcer, især elementer, som ikke er i fuld overensstemmelse med de proceduremæssige aspekter af gennemførelsesbestemmelserne og agenturets egne interne retningslinjer; bemærker, at der er blevet udarbejdet en handlingsplan for at afhjælpe alle mangler; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne handlingsplan;

33.

bemærker, at den interne revisionsfunktion (IAC) udførte tre revisioner:

en revision af »Design of Internal Control System for Smart Borders Delegation Agreement«, hvor IAC fandt, at udformningen af det interne kontrolsystem, der blev etableret af agenturet, pr. 23. maj 2016, var passende

en revision af renovationsprojektet i Strasbourg, hvor IAC ikke kunne give rimelig sikkerhed for effektiviteten af det interne kontrolsystem, der var etableret for projektet, i mangel af de nødvendige projektdokumenter, og hvor det udtrykte bekymring over projekt- og kontraktforvaltningen; bemærker, at der er blevet udarbejdet en handlingsplan for at afhjælpe alle mangler; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne handlingsplan

en endelig revisionsrapport om forvaltningen af IT-projekter, hvor IAC fandt, at projektforvaltningen akut burde revideres og forbedres; bemærker, at der er blevet udarbejdet en handlingsplan; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af denne handlingsplan;

34.

bemærker, at agenturet pr. 31. december 2016 havde 22 udestående revisionsanbefalinger, der var klassificeret som »meget vigtige«, heraf 10, der var blevet udstedt for nylig; bemærker, at der ikke er nogen »kritiske« udestående anbefalinger; opfordrer agenturet til at aflægge rapport til dechargemyndigheden om gennemførelsen af disse revisionsanbefalinger;

Andre bemærkninger

35.

bemærker, at aftalen med værtsmedlemsstaten Frankrig om den tekniske lokalitet trådte i kraft den 28. august 2016;

36.

bemærker med tilfredshed, at for at sikre en omkostningseffektiv og miljøvenlig arbejdsplads var kriterierne for miljø- og klimapræstationer medtaget i de tekniske specifikationer i agenturets udbud, og at der i de bygninger, der forvaltes direkte af agenturet, gælder regler om energieffektivitet;

37.

bemærker med tilfredshed, at for at sikre yderligere reduktioner i eller modregning af CO2-emissioner, sigter agenturets politik for så vidt angår rejser mod at mindske flyrejser til det allerhøjst nødvendige ved i vidt omfang at anvende videokonferencer mellem agenturets to hovedlokaliteter;

38.

bemærker, at et niveau for udveksling af oplysninger mellem agenturet og Kommissionen, der vil muliggøre en grundig forberedelse af aktiviteter efter brexit, endnu ikke er fuldt opnået, idet visse juridiske aspekter, såsom adgang til de systemer, der forvaltes af agenturet, og anvendelse af data fra Det Forenede Kongerige, der indkodes efter brexit, kræver yderligere præcisering; opfordrer Kommissionen til at bistå agenturet med løsninger, så snart forhandlingerne med Det Forenede Kongerige giver dem tilstrækkelige oplysninger;

39.

glæder sig over, at agenturet har sikret en stabil og kontinuerlig drift af de systemer, det har fået overdraget, og samtidig har givet bred støtte til Kommissionen i forbindelse med udviklingen af en række vigtige lovforslag (ind- og udrejsesystemet (EES), EU-systemet vedrørende rejseinformation og rejsetilladelse (ETIAS), det europæiske informationssystem vedrørende strafferegistre (ECRIS-TCN), Eurodac-databasen omarbejdet samt anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II) — omarbejdet);

40.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 18. april 2018 (2) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.

(1)  EUT C 113 af 30.3.2016, s. 191.

(2)  Vedtagne tekster, P8_TA(2018)0133 (se side 393 i denne EUT).


Top