EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52017TA1206(19)
Report on the annual accounts of the European Institute for Gender Equality for the financial year 2016, together with the Institute’s reply
Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder for regnskabsåret 2016 med instituttets svar
Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder for regnskabsåret 2016 med instituttets svar
OJ C 417, 6.12.2017, p. 120–125
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
6.12.2017 |
DA |
Den Europæiske Unions Tidende |
C 417/120 |
BERETNING
om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder for regnskabsåret 2016 med instituttets svar
(2017/C 417/19)
INDLEDNING
1. |
Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder (herefter »instituttet« eller »EIGE«), der ligger i Vilnius, blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1922/2006 (1). Instituttet har til opgave at indsamle, analysere og udbrede oplysninger vedrørende ligestilling mellem mænd og kvinder samt udvikle, analysere, evaluere og udbrede metodiske redskaber for at støtte integrationen af ligestilling mellem mænd og kvinder i alle Unionens politikker og de heraf følgende nationale politikker. |
2. |
Tabellen viser instituttets nøgletal (2). Tabel Instituttets nøgletal
|
OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN
3. |
Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i instituttets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer og en analyse af ledelsens udtalelser. |
ERKLÆRING
Regnskabernes rigtighed Erklæring om regnskabernes rigtighed
Lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskaberne Indtægter Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de indtægter, der ligger til grund for regnskaberne
Betalinger Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de betalinger, der ligger til grund for regnskaberne
Den øverste og den daglige ledelses ansvar
Revisors ansvar for revision af regnskaberne og de underliggende transaktioner
|
16. |
Bemærkningerne i det følgende drager ikke Revisionsrettens erklæring i tvivl. |
BEMÆRKNINGER OM BUDGETFORVALTNINGEN
17. |
Der blev igen fremført et stort beløb i forpligtede bevillinger under afsnit III (aktionsudgifter), nemlig 1,7 millioner euro eller 51 % (2015: 2,2 millioner euro eller 60 %), hovedsagelig vedrørende undersøgelser, der strakte sig ud over årets udgang. Instituttet kunne overveje at indføre opdelte budgetbevillinger med henblik på bedre at afspejle aktionernes flerårige karakter og de uundgåelige tidsforskydninger mellem kontraktunderskrivelse, leverance og betaling. |
BEMÆRKNINGER OM DEN INTERNE KONTROL
18. |
I 2016 iværksatte instituttet et åbent udbud med henblik på indgåelse af en rammekontrakt til maksimalt 1,6 millioner euro om vedligeholdelse og ajourføring af dets værktøjer og ressourcer vedrørende kønsstatistikker. Udbuddet blev opdelt i to delkontrakter uden angivelse af de respektive beløb. Som følge af et spørgsmål fra en tilbudsgiver præciserede instituttet på sit websted, at maksimumbeløbet for hver delkontrakt var anslået til 800 000 euro. Der blev imidlertid med samme tilbudsgiver indgået to særskilte rammekontrakter med et maksimumbeløb for hver delkontrakt på 1,6 millioner euro og mulighed for yderligere forhøjelse af beløbene med op til 50 % pr. delkontrakt, hvilket giver instituttet mulighed for at indgå specifikke kontrakter i rammekontrakternes maksimale varighedsperiode (fire år) for op til 4,8 millioner euro, dvs. tre gange så meget som angivet i udbudsbekendtgørelsen. Endvidere var priskonkurrencen i udbuddet kun baseret på daglige satser uden hensyntagen til, hvor lang tid det ville tage at udføre opgaverne, og derfor var det ikke muligt at identificere og vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud og sikre mest valuta for pengene. Disse svagheder kan have påvirket konkurrencen. Betalingerne i 2016 beløb sig til 87 920 euro. Som reaktion på revisionen ændrede instituttet begge rammekontrakter, så maksimumbeløbet for hver blev reduceret til 800 000 euro (med mulighed for en forhøjelse på op til 50 %). |
19. |
Med henblik på indgåelse af en kontrakt om vedligeholdelse og support af IT-værktøjer og databaser gennemførte instituttet et udbud med forhandling, hvor det opfordrede en enkelt tilbudsgiver til at afgive tilbud, fastsatte et maksimumbeløb for alle de tre definerede output på 81 000 euro (ekskl. moms) og angav, at bud over dette beløb ikke ville blive taget i betragtning. Efter at have modtaget tilbud på to af de tre ønskede output indgik instituttet en tjenesteydelseskontrakt på 97 410 euro. Betalingerne i 2016 beløb sig til 73 057 euro. |
BEMÆRKNINGER OM FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING OG PERFORMANCE
20. |
I januar 2016 offentliggjorde instituttet sin eksterne evaluering. Heri blev det konkluderet, at instituttets aktiviteter var i overensstemmelse med dets mandat, og at dets administration scorede forholdsvis højt med hensyn til styring og produktivitet. Evalueringen indeholdt imidlertid flere anbefalinger til forbedring af instituttets aktioner, f.eks. ved opstilling af klarere prioriteter, bedre målretning af output og udvikling af synergier med relevante eksterne aktører samt ved styrkelse af bestyrelsens rolle og præcisering af ekspertforummets rolle. Instituttet er begyndt at gennemføre en handlingsplan med henblik på at implementere anbefalingerne. |
OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE ÅRS BEMÆRKNINGER
En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på Revisionsrettens bemærkninger fra tidligere år, vises i bilaget.
Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Baudilio TOMÉ MUGURUZA, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 19. september 2017.
På Revisionsrettens vegne
Klaus-Heiner LEHNE
Formand
(1) EUT L 403 af 30.12.2006, s. 9.
(2) Nærmere oplysninger om instituttets beføjelser og aktiviteter kan findes på dets websted: www.eige.europa.eu.
(3) Tjenestemænd, midlertidigt ansatte, kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.
Kilde: Instituttet.
(4) Årsregnskabet omfatter balancen, resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende noter.
(5) Beretningerne om budgetgennemførelsen omfatter de beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktionerne, og de forklarende noter.
(6) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1).
BILAG
Opfølgning på tidligere års bemærkninger
År |
Revisionsrettens bemærkninger |
Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/Ikke igangsat/Ikke relevant) |
2015 |
Omfanget af forpligtede bevillinger, der blev fremført under afsnit III, var fortsat stort, nemlig 61 % (2014: 54 %). Dette skyldes navnlig arten af instituttets aktiviteter, som bl.a. er at udføre undersøgelser, der strækker sig over mange måneder, ofte ud over regnskabsårets udgang. |
Ikke relevant |
INSTITUTTETS SVAR
18. |
De fremførte beløb under afsnit III forblev på det pågældende niveau på grund af væsentlige udfordringer i forbindelse med de omtalte fem projekter, som bevirkede, at de blev fremført til 2017. To af disse projekter blev ramt af forsinkelserne i afgørelsen om formandskabet for Rådet (efter ændringen fra Det Forenede Kongerige til Estland) og i de langvarige høringer med Kommissionen. Andre projekter blev indledt senere end forventet på grund af sen gennemførelse af tidligere projekter og undersøgelser, som de nye projekter byggede på, og fordi forbigåede kandidater klagede over tildelingsbeslutningen, og der derfor måtte foretages nye evalueringer. EIGE mener, at det er værd at fremhæve, at det på trods af alle udfordringerne som følge af force majeure, som påvirkede gennemførelsen af EIGE's budget negativt, lykkedes instituttet at reducere de operationelle (C1) fremførsler med over 9 %. Med hensyn til de opdelte bevillinger er det vigtigt at bemærke, at EIGE tidligere blev frarådet at indføre denne tilgang på grund af princippet om budgettets etårighed. På trods heraf vil instituttet foretage en gennemførlighedsanalyse for at have et solidt grundlag at træffe fremtidige beslutninger om eventuel indførelse af opdelte bevillinger på. |
19. |
Instituttet noterer sig Rettens bemærkninger om dette anliggende. Forholdet skyldtes en administrationsfejl, som bevirkede, at det beløb, der blev fastsat i rammekontrakten for hvert parti, ikke blev ændret tilsvarende. De indgåede rammekontrakter har ingen indvirkning på budgettet. Begge partier er tildelt den samme underleverandør, og kandidaterne blev informeret på behørig vis i udbudsfasen. EIGE foretrak at gå videre med en enkelt rammekontrakt, fordi markedet for det specifikke udbud var meget lille, hvilket begrænsede antallet af kvalificerede og stærke underleverandører. Løsningen med en enkelt rammekontrakt gav større garanti for kvalitet og kontinuitet for dette meget specifikke projekt, som kunne være blevet bragt i fare, hvis man havde valgt en kaskadetilgang eller havde genåbnet udbuddet under en rammekontrakt med flere kontrahenter. Med henblik på at overholde princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning har EIGE ændret de relevante skabeloner for tekniske specifikationer. EIGE vil i mellemtiden afbøde risikoen ved at anføre et maksimalt antal arbejdsdage i fremtidige anmodninger om specifikke tjenester. |
20. |
Instituttet noterer sig Rettens bemærkning. Idet tilbudsgiveren har eneret til den software, EIGE anvender, blev det valgt at anvende et særligt udbud efter forhandling med én enkelt tilbudsgiver. Der blev under proceduren med forhandling foretaget ændringer i den oprindelige anmodning og tilføjet yderligere tjenester i overensstemmelse med EIGE’s øgede behov og disponible budget, og på grund af at tilbudsgiveren ikke kunne levere et af de tre resultater, EIGE oprindeligt havde anmodet om. |
21. |
Instituttet noterer sig Rettens bemærkning. Der er allerede blevet truffet nogle tidlige foranstaltninger, såsom strategien for videnstyring og kommunikation 2016-2018, som blev vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016. Det samlede programmeringsdokument indeholder detaljerede foranstaltninger vedrørende kommunikation og øget overvågning af udbredelse, og der blev fastlagt et grundlag for måling af outputindikatorer i 2016. |