BEGRUNDELSE

1.           BAGGRUND FOR FORSLAGET

Den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale ("foreløbig ØPA") mellem landene i det østlige og sydlige Afrika (ØSA) på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side blev undertegnet den 29. august 2009 og har fundet midlertidig anvendelse siden den 14. maj 2012.

Ved aftalens artikel 64 er der nedsat et ØPA-Udvalg, der skal være ansvarligt for forvaltningen af aftalen og for udførelsen af alle de i aftalen nævnte opgaver.

ØPA-Udvalget bistås ved udførelsen af sine opgaver af Toldsamarbejdsudvalget, der er nedsat ved artikel 41 i protokol 1 til aftalen, og Det Fælles Udviklingsudvalg, der er nedsat ved aftalens artikel 52.

ØPA-Udvalget skal fastlægge de regler, hvorefter det skal organiseres og fungere, samt forretningsordenerne for de to underudvalg.

2.           RESULTAT AF HØRINGER AF INTERESSEREDE PARTER OG KONSEKVENSANALYSER

Forpligtelsen til at fastlægge forretningsordenerne fremgår af den foreløbige ØPA. Alle parter i aftalen er blevet hørt, og der blev opnået enighed om forretningsordenerne, og de blev godkendt ad referendum med de fire undertegnende ØSA-lande (Madagascar, Mauritius, Seychellerne og Zimbabwe) på ØPA-Udvalgets konstituerende møde i oktober 2012.

Der er ikke blevet foretaget en konsekvensanalyse af dette forslag, da det ikke har nogen direkte økonomiske, samfundsmæssige eller miljømæssige konsekvenser.

3.           JURIDISKE ASPEKTER AF FORSLAGET

Forslaget indbefatter et udkast til Rådets afgørelse baseret på artikel 218, stk. 9, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde med henblik på at fastlægge Den Europæiske Unions holdning. Der er tidligere blevet vedtaget tilsvarende afgørelser med henblik på at vedtage forretningsordener som led i ØPA'er.

Rådets afgørelse indeholder som et bilag et udkast til afgørelse, der skal træffes af ØPA-Udvalget i 2013. Sidstnævnte indbefatter tre bilag, der omfatter forretningsordenen for henholdsvis ØPA-Udvalget, Toldsamarbejdsudvalget og Det Fælles Udviklingsudvalg. Der blev opnået enighed om disse forretningsordener, og de blev godkendt ad referendum med de fire undertegnende ØSA-lande på ØPA-Udvalgets konstituerende møde i oktober 2012.

4.           VIRKNINGER FOR BUDGETTET

Begrænset til administrative udgifter.

2013/0053 (NLE)

Forslag til

RÅDETS AFGØRELSE

om Den Europæiske Unions holdning til forretningsordenerne for ØPA-Udvalget, Toldsamarbejdsudvalget og Det Fælles Udviklingsudvalg, der er nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR –

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig sidstnævnte traktats artikel 207 og 209 sammenholdt med artikel 218, stk. 9,

under henvisning til Rådets afgørelse om undertegnelse og midlertidig anvendelse af den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side[1],

under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)       Den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side blev undertegnet den 29. august 2009 og har fundet midlertidig anvendelse siden den 14. maj 2012.

(2)       Ved nævnte aftales artikel 64 er der nedsat et ØPA-Udvalg, der skal være ansvarligt for forvaltningen af aftalen og for udførelsen af alle de i aftalen nævnte opgaver.

(3)       I henhold til artikel 64 skal ØPA-Udvalget fastlægge de regler, hvorefter det skal organiseres og fungere.

(4)       ØPA-Udvalget bistås ved udførelsen af sine opgaver af Toldsamarbejdsudvalget, der er nedsat ved artikel 41 i protokol 1 til aftalen, og Det Fælles Udviklingsudvalg, der er nedsat ved den foreløbige aftales artikel 52.

(5)       Den Europæiske Union bør afgøre, hvilken holdning der skal indtages med hensyn til vedtagelse af forretningsordenen for ØPA-Udvalget og de to underudvalg, der er nedsat i henhold til aftalen –

BESTEMT FØLGENDE:

Artikel 1

Den Europæiske Unions holdning med henblik på det ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side nedsatte ØPA-Udvalgs vedtagelse af en afgørelse om dets forretningsorden baseres på ØPA-Udvalgets udkast til afgørelse, der er knyttet som bilag til denne afgørelse.

Mindre ændringer af udkastet til afgørelse kan vedtages, uden at Kommissionen eller Rådet inddrages.

Artikel 2

ØPA-Udvalgets afgørelse offentliggøres efter vedtagelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 3

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Udfærdiget i Bruxelles, den

                                                                       På Rådets vegne

                                                                       Formand

BILAG

AFGØRELSE Nr. …/2013

TRUFFET AF ØPA-UDVALGET,

der er nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side, om vedtagelse af forretningsordenerne for ØPA-Udvalget, Toldsamarbejdsudvalget og Det Fælles Udviklingsudvalg

ØPA-UDVALGET HAR –

under henvisning til den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side (i det følgende benævnt "aftalen"), der blev undertegnet i Grand Baie den 29. august 2009, og som har fundet midlertidig anvendelse siden den 14. maj 2012, særlig artikel 64, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I henhold til aftalen skal ØPA-Udvalget fastlægge de regler, hvorefter det skal organiseres og fungere.

(2) ØPA-Udvalget bistås ved udførelsen af sine opgaver af Toldsamarbejdsudvalget, der er nedsat ved artikel 41 i protokol 1 til aftalen, og Det Fælles Udviklingsudvalg, der er nedsat ved den foreløbige aftales artikel 52 –

BESTEMT FØLGENDE:

Artikel 1

1.           Forretningsordenen for ØPA-Udvalget er fastlagt i bilag I, forretningsordenen for Toldsamarbejdsudvalget i bilag II, og forretningsordenen for Det Fælles Udviklingsudvalg i bilag III.

2.           Disse forretningsordener berører ikke de særlige bestemmelser, der i givet fald er fastsat i aftalen, eller som ØPA-Udvalget måtte fastsætte.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft den [...].

Udfærdiget i (sted), den (dato).

BILAG I

FORRETNINGSORDEN FOR ØPA-UDVALGET,

nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

Artikel 1

Anvendelsesområde

Forretningsordenen i dette bilag finder anvendelse på sagsbehandlingen under møder i ØPA-Udvalget.

Artikel 2

Sammensætning og formandskab

1.           ØPA-Udvalget sammensættes af repræsentanter for EU-parten på den ene side og repræsentanter for de undertegnende lande i det østlige og sydlige Afrika ("de undertegnende ØSA-lande")[2] på den anden side på minister- eller højt embedsmandsplan.

2.           Når der henvises til "parterne" i forretningsordenen, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61.

3.           Formandskabet for ØPA-Udvalget på ministerplan varetages i fællesskab af en repræsentant for Den Europæiske Union og en repræsentant for ØSA-landene. Formandskabet i ØPA-Udvalget på højt embedsmandsplan varetages i fællesskab af højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten og af repræsentanter for de undertegnende ØSA-lande, sædvanligvis på højt embedsmandsplan. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur.

Artikel 3

Observatører

1.           Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i ØPA-Udvalgets møder som observatører.

2.           Sekretæren for ØPA-Udvalget underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i ØPA-Udvalget, således at de kan deltage som observatører.

3.           Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra det fælles formandskab og efter godkendelse fra ØPA-Udvalgets side.

4.           ØPA-Udvalget kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører.

Artikel 4

Møder

1.           ØPA-Udvalget træder sammen en gang om året, eller når omstændighederne kræver det, hvis parterne er enige herom. Hvis parterne er enige, kan møderne i ØPA-Udvalget afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales.

2.           ØPA-Udvalgets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3.           ØPA-Udvalgets sekretær indkalder til møderne i ØPA-Udvalget.

Artikel 5

Delegationer

Før hvert møde underrettes det fælles formandskab for ØPA-Udvalget om den planlagte sammensætning af delegationerne fra ØSA-landene og EU-parten.

Artikel 6

Sekretariat

1.           Embedsmænd fra Europa-Kommissionen og fra de undertegnende ØSA-lande fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for ØPA-Udvalget. Det undertegnende ØSA-land kan bistås af Comesa-sekretariatet.

2.           Første periode begynder på datoen for afholdelse af ØPA-Udvalgets første møde og slutter den 31. december det følgende år. ØPA-Udvalgets sekretariatsfunktioner varetages først af en repræsentant for Europa-Kommissionen. De undertegnende ØSA-lande varetager sekretariatsfunktionerne efter tur.

Artikel 7

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i ØPA-Udvalget er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra ØPA-Udvalget senest 14 dage før mødets begyndelse.

Artikel 8

Korrespondance

1.           Al korrespondance til ØPA-Udvalget stiles til sekretæren for ØPA-Udvalget.

2.           Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til ØPA-Udvalget videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 7 i denne forretningsorden.

3.           Korrespondance fra det fælles formandskab for ØPA-Udvalget sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 7 i denne forretningsorden.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1.           ØPA-Udvalgets sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig kommenteret dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for ØPA-Udvalget til parterne senest tre uger før mødet.

2.           Den foreløbige kommenterede dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3.           Dagsordenen vedtages af ØPA-Udvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.           Det fælles formandskab for ØPA-Udvalget kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5.           Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol

1.           Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.

2.           Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

a)      alle dokumenter, der er forelagt ØPA-Udvalget

b)      eventuelle erklæringer, som et medlem af ØPA-Udvalget har anmodet om at få optaget i protokollen

c)      de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3.           Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af ØPA-Udvalget, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører.

4.           De undertegnende ØSA-lande og EU godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1.           ØPA-Udvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved konsensus.

2.           ØPA-Udvalget kan beslutte at forelægge AVS-EU-Ministerrådet, jf. artikel 15 i Cotonouaftalen, ethvert spørgsmål af generel interesse for AVS og EU, der opstår i forbindelse med aftalen.

3.           I perioden mellem møderne kan ØPA-Udvalget træffe afgørelser ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne.

4.           Afgørelser og henstillinger vedtaget af ØPA-Udvalget benævnes hhv. "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

5.           Afgørelser truffet af ØPA-Udvalget bekræftes af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten og af en repræsentant for ØSA-landene.

6.           Afgørelser og henstillinger videresendes til parterne som dokumenter fra ØPA-Udvalget.

Artikel 12

Offentlighed

1.           Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i ØPA-Udvalget ikke offentlige.

2.           Hver part kan beslutte at offentliggøre ØPA-Udvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 13

Sprog

1.           ØPA-Udvalgets arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk.

2.           ØPA-Udvalget baserer sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Afgørelser og henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 14

Udgifter

1.           Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i ØPA-Udvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.           Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.           Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten.

Artikel 15

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen kan ændres efter bestemmelserne i artikel 11, stk. 1.

BILAG II

FORRETNINGSORDEN FOR TOLDSAMARBEJDSUDVALGET,

nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

Artikel 1

Anvendelsesområde

Forretningsordenen i dette bilag finder anvendelse på sagsbehandlingen under møder i Toldsamarbejdsudvalget.

Artikel 2

Toldsamarbejdsudvalgets rolle

Toldsamarbejdsudvalget nedsættes i henhold til artikel 41 i protokol 1 til aftalen. Det behandler også alle spørgsmål, der forelægges det af ØPA-Udvalget.

Artikel 3

Sammensætning og formandskab

1.           Toldsamarbejdsudvalget sammensættes af repræsentanter for EU-parten på den ene side og repræsentanter for de undertegnende ØSA-lande[3] på den anden side.

2.           Når der henvises til "parterne" i forretningsordenen, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61.

3.           Formandskabet for Toldsamarbejdsudvalget varetages i fællesskab af en repræsentant for Europa-Kommissionen og en repræsentant for ØSA-landene. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur.

Artikel 4

Observatører

1.           Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i Toldsamarbejdsudvalgets møder som observatører.

2.           Sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i Toldsamarbejdsudvalget, således at de kan deltage som observatører.

3.           Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra det fælles formandskab og efter godkendelse fra Toldsamarbejdsudvalgets side.

4.           Toldsamarbejdsudvalget kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører.

Artikel 5

Møder

1.           Medmindre andet fremgår af aftalen, træder Toldsamarbejdsudvalget sammen efter anmodning fra en af parterne. Hvis parterne er enige, kan møderne i Toldsamarbejdsudvalget afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales.

2.           Toldsamarbejdsudvalgets møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3.           Toldsamarbejdsudvalgets sekretær indkalder til møderne i Toldsamarbejdsudvalget.

Artikel 6

Delegationer

Før hvert møde underrettes det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget om den planlagte sammensætning af delegationerne fra ØSA-landene og Den Europæiske Union.

Artikel 7

Sekretariat

Embedsmænd fra Europa-Kommissionen og fra ØSA-landene fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for Toldsamarbejdsudvalget. Det undertegnende ØSA-land kan bistås af Comesa-sekretariatet. Disse perioder skal være sammenfaldende med henholdsvis Den Europæiske Unions og ØSA-landenes varetagelse af sekretariatsfunktionerne i ØPA-Udvalget. De undertegnende ØSA-lande varetager sekretariatsfunktionerne efter tur.

Artikel 8

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i Toldsamarbejdsudvalget er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra Toldsamarbejdsudvalget senest 14 dage før mødets begyndelse.

Artikel 9

Korrespondance

1.           Al korrespondance til Toldsamarbejdsudvalget stiles til sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget.

2.           Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til Toldsamarbejdsudvalget videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8 i denne forretningsorden.

3.           Korrespondance fra det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8 i denne forretningsorden.

Artikel 10

Dagsorden for møderne

1.           Toldsamarbejdsudvalgets sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig kommenteret dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget til parterne senest tre uger før mødet.

2.           Den foreløbige kommenterede dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3.           Dagsordenen vedtages af Toldsamarbejdsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.           Det fælles formandskab for Toldsamarbejdsudvalget kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5.           Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 11

Protokol

1.           Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.

2.           Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

a)      alle dokumenter, der er forelagt Toldsamarbejdsudvalget

b)      eventuelle erklæringer, som et medlem af Toldsamarbejdsudvalget har anmodet om at få optaget i protokollen

c)      de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3.           Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Toldsamarbejdsudvalget, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører.

4.           De undertegnende ØSA-lande og EU godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter.

Artikel 12

Afgørelser og henstillinger

1.           Toldsamarbejdsudvalget vedtager afgørelser og henstillinger ved konsensus.

2.           I perioden mellem møderne kan Toldsamarbejdsudvalget træffe afgørelser ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne.

3.           Afgørelser og henstillinger vedtaget af Toldsamarbejdsudvalget benævnes hhv. "afgørelse" og "henstilling" og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet. I hver afgørelse skal der være angivet en ikrafttrædelsesdato.

4.           Afgørelser og henstillinger vedtaget af Toldsamarbejdsudvalget bekræftes af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten og af en repræsentant for ØSA-landene.

5.           Afgørelser og henstillinger videresendes til parterne og til ØPA-Udvalget som dokumenter fra Toldsamarbejdsudvalget.

Artikel 13

Offentlighed

1.           Medmindre andet bestemmes, er Toldsamarbejdsudvalgets møder ikke offentlige.

2.           Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre Toldsamarbejdsudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender.

Artikel 14

Sprog

1.           Toldsamarbejdsudvalgets arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk.

2.           Toldsamarbejdsudvalget baserer sine forhandlinger og træffer sine afgørelser på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Afgørelser og henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 15

Udgifter

1.           Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Toldsamarbejdsudvalgets møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.           Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.           Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten.

Artikel 16

Rapportering

Toldsamarbejdsudvalget rapporterer til ØPA-Udvalget.

Artikel 17

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen kan ændres af ØPA-Udvalget. Toldsamarbejdsudvalget kan fremsætte henstillinger over for ØPA-Udvalget vedrørende forslag til ændringer af forretningsordenen.

BILAG III

FORRETNINGSORDEN FOR DET FÆLLES UDVIKLINGSUDVALG,

nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

Artikel 1

Anvendelsesområde

Forretningsordenen i dette bilag finder anvendelse på sagsbehandlingen under møder i Det Fælles Udviklingsudvalg.

Artikel 2

Det Fælles Udviklingsudvalgs rolle

Det Fælles Udviklingsudvalg er nedsat som et underudvalg under ØPA-Udvalget. I overensstemmelse med artikel 52 i den foreløbige aftale drøfter det spørgsmål vedrørende udviklingssamarbejde i tilknytning til gennemførelsen af den foreløbige aftale.

Artikel 3

Sammensætning og formandskab

1.           Det Fælles Udviklingsudvalg sammensættes af repræsentanter for EU-parten på den ene side og repræsentanter for ØSA-landene på den anden side.

2.           Når der henvises til "parterne" i forretningsordenen, forstås parterne som defineret i aftalens artikel 61.

3.           Formandskabet for Det Fælles Udviklingsudvalg varetages i fællesskab af en repræsentant for Europa-Kommissionen og en repræsentant for ØSA-landene. De undertegnende ØSA-lande varetager formandskabet et år ad gangen efter tur.

Artikel 4

Observatører

1.           Repræsentanter for Fællesmarkedet for det Østlige og Sydlige Afrika (Comesa) og repræsentanter for Kommissionen for Det Indiske Ocean (IOC) indbydes til at deltage i Det Fælles Udviklingsudvalgs møder som observatører.

2.           Sekretæren for Det Fælles Udviklingsudvalg underretter repræsentanterne for Comesa og IOC om møder i Det Fælles Udviklingsudvalg, således at de kan deltage som observatører.

3.           Parterne kan i fællesskab beslutte at indbyde yderligere observatører på ad hoc-basis. Sådanne observatører kan deltage i mødet efter indbydelse fra det fælles formandskab og efter godkendelse fra Det Fælles Udviklingsudvalgs side.

4.           Det Fælles Udviklingsudvalg kan beslutte, at dele af møder, hvor der behandles følsomme spørgsmål, er lukket for observatører.

Artikel 5

Møder

1.           Medmindre andet fremgår af aftalen, træder Det Fælles Udviklingsudvalg sammen efter anmodning fra en af parterne. Hvis parterne er enige, kan møderne i Det Fælles Udviklingsudvalg afholdes som video- eller telekonference. I så fald bærer hver part sin respektive del af omkostningerne ved afholdelse af et møde ved brug af sådanne midler, medmindre andet aftales.

2.           Det Fælles Udviklingsudvalgs møder afholdes på en dato og et sted, som begge parter er enige om.

3.           Det Fælles Udviklingsudvalgs sekretær indkalder til møderne i Det Fælles Udviklingsudvalg.

Artikel 6

Delegationer

Før hvert møde underrettes det fælles formandskab for Det Fælles Udviklingsudvalg om den planlagte sammensætning af delegationerne fra ØSA-landene og Den Europæiske Union.

Artikel 7

Sekretariat

Embedsmænd fra Europa-Kommissionen og fra ØSA-landene fungerer på skift i en periode på 12 måneder som sekretær for Det Fælles Udviklingsudvalg. Det undertegnende ØSA-land kan bistås af Comesa-sekretariatet. Disse perioder skal være sammenfaldende med henholdsvis Den Europæiske Unions og ØSA-landenes varetagelse af sekretariatsfunktionerne i ØPA-Udvalget. De undertegnende ØSA-lande varetager sekretariatsfunktionerne efter tur.

Artikel 8

Dokumenter

Hvis forhandlingerne i Det Fælles Udviklingsudvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretæren som dokumenter fra Det Fælles Udviklingsudvalg senest 14 dage før mødets begyndelse.

Artikel 9

Korrespondance

1.           Al korrespondance til Det Fælles Udviklingsudvalg stiles til sekretæren for Det Fælles Udviklingsudvalg.

2.           Sekretæren sørger for, at al korrespondance stilet til Det Fælles Udviklingsudvalg videresendes til det fælles formandskab for udvalget og rundsendes, i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8 i denne forretningsorden.

3.           Korrespondance fra det fælles formandskab for Det Fælles Udviklingsudvalg sendes af sekretæren til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 8 i denne forretningsorden.

Artikel 10

Dagsorden for møderne

1.           Det Fælles Udviklingsudvalgs sekretær udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den fremsendes af sekretæren for Toldsamarbejdsudvalget til parterne senest tre uger før mødet.

2.           Den foreløbige dagsorden omfatter de punkter, som sekretæren senest en måned inden mødet har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; de optages dog ikke på den foreløbige dagsorden, medmindre de relevante bilag er sekretæren i hænde senest på datoen for udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

3.           Dagsordenen vedtages af Det Fælles Udviklingsudvalg ved hvert mødes begyndelse. Et punkt, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.           Det fælles formandskab for Det Fælles Udviklingsudvalg kan efter aftale med parterne indbyde eksperter til at deltage i møderne med henblik på oplysninger om specifikke spørgsmål.

5.           Sekretæren kan efter aftale med parterne afkorte den i stk. 1 nævnte tidsfrist for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 11

Protokol

1.           Sekretæren udarbejder hurtigst muligt et udkast til protokol for hvert møde, normalt inden for en måned efter dets afholdelse.

2.           Protokollen indeholder sædvanligvis en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysning om:

a)      alle dokumenter, der er forelagt Det Fælles Udviklingsudvalg

b)      eventuelle erklæringer, som et medlem af Det Fælles Udviklingsudvalg har anmodet om at få optaget i protokollen

c)      de vedtagne afgørelser, fremsatte henstillinger, vedtagne erklæringer samt konklusioner, der er vedtaget om specifikke spørgsmål.

3.           Protokollen indeholder desuden en liste over de medlemmer af Det Fælles Udviklingsudvalg, som deltog i mødet, og en liste over eventuelle observatører.

4.           De undertegnende ØSA-lande og EU godkender protokollen skriftligt senest to måneder efter mødets afholdelse. Når protokollen er godkendt, undertegnes den af sekretæren. Hvert undertegnende ØSA-land og EU-parten tilstilles en original af disse autentiske dokumenter.

Artikel 12

Henstillinger

1.           Det Fælles Udviklingsudvalg vedtager henstillinger ved konsensus.

2.           I perioden mellem møderne kan Det Fælles Udviklingsudvalg vedtage henstillinger ved skriftlig procedure, hvis parterne er enige herom. En skriftlig procedure består i udveksling af noter mellem parterne.

3.           Det Fælles Udviklingsudvalgs henstillinger benævnes "henstillinger" og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

4.           Henstillinger vedtaget af Det Fælles Udviklingsudvalg bekræftes af en repræsentant for Europa-Kommissionen på vegne af EU-parten og af en repræsentant for ØSA-landene.

5.           Henstillinger videresendes til parterne som dokumenter fra Det Fælles Udviklingsudvalg og forelægges for ØPA-Udvalget til behandling.

Artikel 13

Offentlighed

Medmindre der træffes anden afgørelse, er møder i Det Fælles Udviklingsudvalg ikke offentlige.

Artikel 14

Sprog

1.           Det Fælles Udviklingsudvalgs arbejdssprog er de officielle sprog, der er fælles for parterne, dvs. engelsk og fransk.

2.           Det Fælles Udviklingsudvalg baserer sine forhandlinger og fremsætter henstillinger på grundlag af dokumenter og forslag, der så vidt muligt er udarbejdet på begge de i stk. 1 omhandlede sprog. Henstillinger skal foreligge på begge de i stk. 1 omhandlede sprog.

Artikel 15

Udgifter

1.           Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Det Fælles Udviklingsudvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.           Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.           Udgifter i forbindelse med tolkning på møder og oversættelse af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet. Udgifter i forbindelse med tolkning ved møder og oversættelse af dokumenter til eller fra Den Europæiske Unions officielle sprog afholdes af EU-parten.

Artikel 16

Rapportering

Det Fælles Udviklingsudvalg rapporterer til ØPA-Udvalget.

Artikel 17

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen kan ændres af ØPA-Udvalget. Det Fælles Udviklingsudvalg kan fremsætte henstillinger over for ØPA-Udvalget vedrørende forslag til ændringer af forretningsordenen.

FORENKLET FINANSIERINGSOVERSIGT

(anvendes i forbindelse med interne kommissionsafgørelser af generel betydning med budgetmæssig virkning for bevillinger af administrativ art eller for menneskelige ressourcer, hvis det ikke ville være hensigtsmæssigt at anvende en anden type finansieringsoversigt – artikel 23 i de interne regler)

1.         Udkastets betegnelse:

Rådets afgørelse om Den Europæiske Unions holdning til forretningsordenerne for ØPA-Udvalget, Toldsamarbejdsudvalget og Det Fælles Udviklingsudvalg, der er nedsat ved den foreløbige aftale om fastlæggelse af en ramme for en økonomisk partnerskabsaftale mellem landene i det østlige og sydlige Afrika på den ene side og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den anden side

2.         Politikområde(r) og dermed forbundne ABB-aktivitet(er):

20 - Handelspolitik

3.         Retsgrundlag:

            x Administrativ uafhængighed    ¨ Andet (angiv nærmere):______________

4.         Beskrivelse og begrundelse:

Afgørelsen vedrører møder og arbejdsgang i institutioner, der skal etableres i henhold til den foreløbige ØPA. Institutionernes møder afholdes for at følge op på gennemførelsen af aftalen.

5.         Varighed og anslået finansiel virkning:

5.1.      Gennemførelsesperiode:

¨      Afgørelse af begrænset varighed: afgørelse gyldig fra [dato] til [dato]

x        Afgørelse af ubegrænset varighed: gældende fra [dato for vedtagelsen af denne afgørelse]

5.2.      Forventet indvirkning på budgettet:

Udkastet til afgørelse medfører

¨      besparelser

x        yderligere omkostninger (præciser i givet fald det eller de relevante udgiftsområder i den flerårige finansielle ramme): Udgiftsområde 5 – administrative udgifter

5.3.      Tredjeparters bidrag til finansieringen af udkastet til afgørelse:

Hvis forslaget indebærer samfinansiering med medlemsstaterne eller med andre organer (oplys hvilke), angives der et skøn i tabellen nedenfor over beløbet for denne samfinansiering.

bevillinger i mio. EUR (3 decimaler)

|| År n || År n+1 || År n+2 || År n+3 || År n+4 || År n+5 || År n+6 || I alt

Kilden til/organet bag samfinan­sieringen angives || || || || || || || ||

Samfinansierede bevillinger I ALT || || || || || || || ||

5.4.      Nærmere forklaring af tallene:

De gennemsnitlige udgifter til personale kan ses nederst på side http://www.cc.cec/budg/pre/legalbasis/pre-040-020_preparation_en.html

6.         Forenelighed med indeværende flerårige finansielle ramme:

x        Forslaget er foreneligt med den gældende finansielle programmering.

¨      Forslaget kræver omlægning af det relevante udgiftsområde i den flerårige finansielle ramme.

¨      Forslaget kræver, at fleksibilitetsinstrumentet anvendes, eller at den flerårige finansielle ramme revideres[4].

7.         Besparelsernes eller de yderligere omkostningers indvirkning på ressourcefordelingen:

¨      Ressourcerne skal tilvejebringes ved intern omfordeling mellem afdelinger

x        Ressourcerne er forhåndsallokeret vedkommende afdeling(er)

¨      Der skal ansøges om ressourcerne i forbindelse med den næste tildelingsprocedure

De nødvendige personalemæssige og administrative ressourcer vil blive dækket via tildelingen til det ansvarlige GD i forbindelse med den årlige bevillingsprocedure under hensyntagen til de budgetmæssige begrænsninger.

BILAG:

ANSLÅET FINANSIEL VIRKNING (besparelser eller yderligere omkostninger) FOR BEVILLINGER AF ADMINISTRATIV ART ELLER FOR MENNESKELIGE RESSOURCER

FTÆ = Fuldtidsækvivalenter

XX er det omhandlede politikområde eller udgiftsområde

i mio. EUR (tre decimaler)

FTÆ/år || År || År || År || År || År || År || År || I ALT /årlige udgifter

n || n+1 || n+2 || n+3 || n+4 || n+5 || n+6

Udgiftsområde 5 || FTÆ || bevill. || FTÆ || bevill. || FTÆ || bevill. || FTÆ || bevill. || FTÆ || bevill. || FTÆ || bevill. || FTÆ || bevill. || FTÆ || bevill.

Stillinger i stillingsfortegnelsen (tjenestemænd og/eller midlertidigt ansatte)

(i hovedsædet og Kommissionens repræsentationskontorer) ||  0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21

XX 01 01 02 (i delegationer) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Eksternt personale ||

XX 01 02 01 (samlet bevillingsramme) || || || || || || || || || || || || || || || ||

XX 01 02 02 (i delegationer) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Andre budgetposter (præciser) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Subtotal – udgiftsområde 5 ||  0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21

Uden for udgiftsområde 5 ||

Stillinger i stillingsfortegnelsen (tjenestemænd og/eller midlertidigt ansatte)

XX 01 05 01 (indirekte forskning) || || || || || || || || || || || || || || || ||

10 01 05 01 (direkte forskning) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Eksternt personale

XX 01 04 yy || || || || || || || || || || || || || || || ||

- Hovedsædet || || || || || || || || || || || || || || || ||

- Delegationer || || || || || || || || || || || || || || || ||

XX 01 05 02 (indirekte forskning) || || || || || || || || || || || || || || || ||

10 01 05 02 (direkte forskning) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Andre budgetposter (præciser) || || || || || || || || || || || || || || || ||

Subtotal – uden for udgiftsområde 5 || || || || || || || || || || || || || || || ||

I ALT ||  0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21

De nødvendige personalemæssige og administrative ressourcer vil blive dækket via tildelingen til det ansvarlige GD i forbindelse med den årlige bevillingsprocedure under hensyntagen til de budgetmæssige begrænsninger.

Andre administrative bevillinger

XX er det omhandlede politikområde eller udgiftsområde

i mio. EUR (tre decimaler)

|| År || År || År || År || År || År || År || I ALT

n || n+1 || n+2 || n+3 || n+4 || n+5 || n+6

Udgiftsområde 5 || || || || || || || ||

Hovedsædet || || || || || || || ||

XX 01 02 11 01 - Tjenesterejser og repræsentationsudgifter || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07

XX 01 02 11 02 – Møder og konferencer || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07

XX 01 02 11 03 – Udvalg || || || || || || || ||

XX 01 02 11 04 - Undersøgelser og høringer || || || || || || || ||

XX 01 03 01 03 – Udstyr og inventar ||   || || || || || || ||

XX 01 03 01 04 - Udgifter til tjenesteydelser og andre driftsudgifter || || || || || || || ||

Andre budgetposter (præciser om nødvendigt) – Oversættelse || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07

Delegationer: || || || || || || || ||

XX 01 02 11 01 – Tjenesterejser, konferencer og repræsentationsudgifter || || || || || || || ||

XX 01 02 12 02 – Videreuddannelse af personale || || || || || || || ||

XX 01 03 02 01 – Udgifter til køb og leje mv. || || || || || || || ||

XX 01 03 02 02 – Udstyr, inventar, forsyninger og tjenesteydelser || || || || || || || ||

Subtotal – Udgiftsområde 5 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21

Uden for udgiftsområde 5 || || || || || || || ||

XX 01 04 yy - Udgifter til teknisk og administrativ bistand (omfatter ikke eksternt personale) finansieret over aktionsbevillinger (tidligere BA-poster) || || || || || || || ||

- Hovedsædet || || || || || || || ||

- Delegationer || || || || || || || ||

XX 01 05 03 - Andre administrationsudgifter – indirekte forskning || || || || || || || ||

XX 01 05 03 - Andre administrationsudgifter – direkte forskning || || || || || || || ||

Andre budgetposter (præciser i givet fald) || || || || || || || ||

Subtotal – uden for udgiftsområde 5 || || || || || || || ||

I ALT || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21

De nødvendige personalemæssige og administrative ressourcer vil blive dækket via tildelingen til det ansvarlige GD i forbindelse med den årlige bevillingsprocedure under hensyntagen til de budgetmæssige begrænsninger.

[1]               EUT L 111 af 24.4.2012, s. 1.

[2]               Madagascar, Mauritius, Seychellerne og Zimbabwe.

[3]               Madagascar, Mauritius, Seychellerne og Zimbabwe.

[4]               Jf. punkt 19 og 24 i den interinstitutionelle aftale.