1.   Denne afgørelse finder anvendelse på fortegnelser og arkiver, uanset format eller medium (f.eks. papir, digitalt, optisk, lyd, fotografisk), som udvalgets medarbejdere er i besiddelse af, herunder også udvalgets konstituerende organer – og udvalgets medlemmer af disse – samt de øvrige organer og enheder, som enten er en del af eller er oprettet af udvalget.

2.   Denne afgørelse finder anvendelse på alle fortegnelser, som udvalget er i besiddelse af, herunder dem, der er oprettet eller modtaget i forbindelse med udvalgets aktiviteter af de tjenestegrene, der deles med Det Europæiske Regionsudvalg (»de fælles tjenestegrene«).

3.   Den dokumenthåndteringsansvarlige, jf. artikel 20, fastlægger sammen med den tilsvarende ansvarlige i Det Europæiske Regionsudvalg en aftale om fælles og/eller koordinerede procedurer og praksisser for at undgå uoverensstemmelser, uvished og konflikter i forbindelse med forvaltningen af fortegnelser og arkiver.

1.   Afhængigt af de formelle krav, der er fastsat for de enkelte typer fortegnelser, identificerer ophavsmanden til enhver indførelse og registrering det elektroniske forvaltningssystem, hvori oplysningerne skal forvaltes, og det officielle register, hvori de skal opbevares.

2.   Udvalgets fortegnelser oprettes som elektroniske fortegnelser og opbevares i dets officielle elektroniske registre.

I følgende situationer kan fortegnelserne dog oprettes på et andet medie eller opbevares på en anden måde:

1.   Dokumenter registreres, hvis de vedrører en sag under en af udvalgets afdelingers ansvarsområder, eller hvis de kan indebære handling eller opfølgning fra udvalgets eller en af dets afdelingers side. Oplysninger af kortvarig relevans registreres ikke.

2.   Der oprettes registre for at generere entydige identifikatorer for de enkelte registrerede fortegnelser og sikre, at de ikke kan ændres, samt garantere deres autenticitet, pålidelighed, integritet og bevarelse samt adgangen til dem over tid.

3.   Hvert register skal være forbundet med et eller flere elektroniske datalagre. Der kan gøres undtagelser af sikkerhedshensyn.

1.   Fortegnelser på analoge medier, som udvalget har oprettet eller modtaget, digitaliseres systematisk. De deraf følgende elektroniske gengivelser erstatter de tilsvarende oprindelige analoge dokumenter, medmindre de indeholder håndskrevne underskrifter, som ikke kan erstattes af kvalificerede elektroniske underskrifter.

2.   Interne instrukser, som vedtages i henhold til artikel 24, skal indeholde de proceduremæssige og tekniske detaljer vedrørende digitalisering, de gældende undtagelser og elimineringen af analoge fortegnelser efter digitaliseringen heraf.

1.   Fortegnelserne samles i dossierer fra det tidspunkt, hvor de oprettes eller modtages.

2.   Der oprettes et enkelt dossier for hver sag, som henhører under en given afdelings ansvarsområde. Dette dossier indeholder alle de fortegnelser, der er oprettet eller modtaget i forbindelse med sagen.

3.   Der udpeges en enkelt ledende afdeling for hvert af udvalgets dossierer. Den ledende afdeling er den administrative enhed, som har ansvaret for dossieret, så længe det eksisterer, og den samarbejder med den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, omkring opbevaring, overførsel og eliminering af det.

4.   Afdelingerne tilføjer pålidelige og varige metadata til dossiererne, der bl.a. kan anvendes til at udføre handlinger, der følger af retlige forpligtelser, navnlig i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 og forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83.

5.   De enkelte afdelinger opretter med støtte fra den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, en liste over de typer dossierer og fortegnelser, de er i besiddelse af, og gennemgår regelmæssigt de typer af oplysninger, der fremkommer eller modtages som led i deres respektive aktiviteter, med henblik på at identificere, hvilke oplysninger der skal indføres i et officielt elektronisk register, og, under hensyntagen til den sammenhæng, hvori de blev udarbejdet, på at tilrettelægge forvaltningen af oplysningerne i hele deres livscyklus.

6.   De indsamlede fortegnelser må ikke ændres. De kan fjernes eller erstattes af efterfølgende versioner, indtil det dossier, de tilhører, lukkes.

1.   Den dokumenthåndteringsansvarlige, som omhandlet i artikel 20, udarbejder, ændrer og ajourfører en arkiveringsplan og forbereder, hvor det er relevant, forslag til afgørelser vedrørende arkiveringsplanen og opbevaringslisten på udvalgsniveau.

2.   I forbindelse med udvalgets arkiveringsplan anvendes der en fælles dossierklassificering på tværs af alle udvalgets afdelinger. Klassificeringen indgår i udvalgets aktivitetsbaserede forvaltning.

3.   Uanset hvilket elektronisk informationssystem de forvaltes i, og hvilket officielt lager de opbevares i, knyttes udvalgets dossierer hver især til en af planens rubrikker, afhængigt af den forretningsaktivitet de vedrører.

1.   En kvalificeret elektronisk signatur (13) har samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift.

2.   For et kvalificeret elektronisk segl (14) gælder der en formodning om integriteten af de data og nøjagtigheden af oprindelsen af de data, som det kvalificerede elektroniske segl er knyttet til.

3.   For et kvalificeret elektronisk tidsstempel (15) gælder der en formodning om nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt, som det angiver, og integriteten af de data, som dato- og tidsangivelsen er knyttet til.

4.   Med hensyn til data, der sendes og modtages via en kvalificeret elektronisk registreret leveringstjeneste, gælder der en formodning om dataenes integritet, den identificerede afsenders afsendelse og den identificerede modtagers modtagelse af dataene og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse og modtagelse, som den kvalificerede elektroniske registrerede leveringstjeneste angiver.

1.   Et dokument, der er udarbejdet eller modtaget af udvalget, anses for at opfylde kriterierne for gyldighed eller antagelighed, hvis følgende betingelser er opfyldt:

2.   En elektronisk gengivelse, der genereres ved digitalisering af et analogt dokument, som er oprettet eller modtaget af udvalget, anses for at opfylde kriterierne for gyldighed eller antagelighed, hvis følgende betingelser er opfyldt:

Hvis der ikke kræves et underskrevet analogt dokument, kan en sådan elektronisk gengivelse anvendes til enhver udveksling af oplysninger og til interne procedurer i udvalget.

3.   Hvis en bestemmelse i EU-retten eller national ret kræver et underskrevet originaleksemplar af et dokument, opfylder et dokument, der er udarbejdet eller modtaget af udvalget, dette krav, hvis dokumentet indeholder et af følgende:

4.   Hvis en procedure, der er specifik for udvalget, kræver en bemyndiget persons underskrift eller en persons godkendelse på et eller flere trin i proceduren, kan proceduren forvaltes ved hjælp af IT-systemer, forudsat at hver enkelt person er klart og utvetydigt identificeret, og at det pågældende system garanterer, at indholdet ikke ændres under proceduren.

5.   Hvis en procedure involverer udvalget og andre enheder og kræver en bemyndiget persons underskrift eller en persons godkendelse på et eller flere trin i proceduren, kan proceduren forvaltes af IT-systemer, der opfylder betingelser og giver tekniske garantier, som er fastsat efter fælles overenskomst.

1.   Data og oplysninger stilles til rådighed og deles så bredt som muligt i udvalget, medmindre retlige forpligtelser kræver begrænset adgang.

2.   Af hensyn til informationsudvekslingen sørger afdelingerne for, at deres dossierer er lige så bredt tilgængelige, som følsomheden af deres indhold tillader.

1.   Fortegnelser forvaltes i overensstemmelse med udvalgets sikkerhedsforskrifter for beskyttelse af oplysninger. Med henblik herpå skal fortegnelser, dossierer, informationssystemer og arkiver, herunder deres netværk og fremsendelsesmidler, beskyttes ved hjælp af passende sikkerhedsforanstaltninger til forvaltning af klassificerede oplysninger, følsomme ikkeklassificerede oplysninger og personoplysninger.

2.   Fortegnelser, der indeholder følsomme oplysninger, er omfattet af denne afgørelse og dens gennemførelsesbestemmelser.

3.   Den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, udarbejder i samarbejde med de afdelinger, som har ansvaret for sikkerhed og informationsteknologi, et sæt regler for behandling af følsomme oplysninger i forbindelse med forvaltningen af fortegnelser og arkiver.

4.   Klassificerede oplysninger behandles i overensstemmelse med de gældende sikkerhedsregler.

1.   Bevarelse finder sted på følgende betingelser:

2.   Udvalget sørger for, at der gennemføres en digital bevarelsesstrategi for at sikre langsigtet adgang til elektroniske registre på grundlag af ovennævnte opbevaringslister. Strategien sikrer, at der findes de rette processer, værktøjer og ressourcer til at garantere fortegnelsernes autenticitet, pålidelighed og integritet og deres tilgængelighed.

1.   Opbevaringsperioden for de forskellige kategorier af dossierer fastsættes for hele udvalget ved hjælp af en retsakt som f.eks. en opbevaringsliste for udvalgets dossierer, der udarbejdes på grundlag af den organisatoriske sammenhæng, den eksisterende lovgivning og udvalgets retlige forpligtelser.

2.   Hver af afdelingerne under udvalgets generalsekretariat, herunder de fælles tjenestegrene når det handler om udvalgets aktiviteter, gennemfører regelmæssigt en vurdering af de fortegnelser og dossierer, de forvalter, for at vurdere, om de bør overføres til udvalgets arkivtjeneste, jf. artikel 16, eller elimineres.

3.   Når den administrative nytteperiode er forbi, overføres de fortegnelser og dossierer, der bevares, til den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, idet det præciseres, hvordan overførslen skal forløbe.

Et sæt metadata om fortegnelser og dossierer opbevares i det originale elektroniske register som dokumentation for sådanne fortegnelser og dossierer og overførsel eller eliminering heraf.

1.   Følgende undtagelser fra de registreredes rettigheder finder kun anvendelse i overensstemmelse med artikel 25, stk. 4, i forordning (EU) 2018/1725, såfremt udøvelsen af disse rettigheder ville umuliggøre eller i alvorlig grad hindre opfyldelse af arkiveringsformål i samfundets interesse, og kun i det omfang de er nødvendige for at opfylde disse formål:

2.   Udvalget gennemfører passende garantier for at sikre overholdelse af artikel 13 i forordning (EU) 2018/1725. Sådanne garantier omfatter tekniske og organisatoriske foranstaltninger, navnlig for at sikre overholdelse af princippet om dataminimering. Garantierne omfatter følgende:

3.   Udvalget registrerer årsagerne til de undtagelser, der anvendes i henhold til denne afgørelse. Fortegnelsen og, hvor det er relevant, dokumenterne vedrørende den faktuelle eller juridiske sammenhæng registreres. De stilles til rådighed for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på dennes anmodning.

4.   Udvalgets databeskyttelsesrådgiver høres hurtigst muligt i tilfælde, hvor det forventes, at undtagelser fra de registreredes rettigheder vil blive anvendt i overensstemmelse med denne afgørelse. Undtagelser fra de registreredes rettigheder skal dokumenteres, og dokumentationen skal indeholde databeskyttelsesrådgiverens udtalelse. Hver gang en dataansvarlig agter at træffe en afgørelse om at fravige den registreredes rettigheder i en bestemt sag, skal vedkommende:

5.   Når det er muligt, og helst inden der indsamles personoplysninger, underretter udvalget de registrerede om, at de fortegnelser, der indeholder deres personoplysninger, kan blive overført til de historiske arkiver ved udløbet af den opbevaringsperiode, der er fastsat for disse fortegnelser.

6.   I gennemførelsesforanstaltningerne til denne afgørelse kan der fastsættes særlige regler for styrket beskyttelse af følsomme personoplysninger, herunder oplysninger, der falder uden for anvendelsesområdet for artikel 10, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725.

1.   Den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, giver, hvor det er muligt, EUI adgang til digitaliserede kopier af fortegnelser, der opbevares på et analogt medie.

2.   EUI er det primære adgangspunkt til udvalgets historiske arkiver, som er åbne for offentligheden.

3.   Den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, sender EUI beskrivelser af de deponerede arkiver.

4.   EUI fungerer som databehandler (19) i overensstemmelse med artikel 3 i forordning (EU) 2018/1725 efter instruks fra udvalget, der fungerer som dataansvarlig (20) for personoplysninger indeholdt i udvalgets historiske arkiver, der er deponeret hos EUI. Udvalgets arkivtjeneste giver på vegne af udvalget de instrukser, der er nødvendige for, at EUI kan behandle personoplysninger i udvalgets deponerede arkiver, og fører tilsyn med EUI's arbejde.

1.   Alle medlemmer af udvalgets konstituerende organer og alle udvalgets medarbejdere bør være ansvarlige for oprettelse og korrekt forvaltning af fortegnelser vedrørende politikker, processer og procedurer, som de er ansvarlige for.

2.   Alle udvalgets afdelinger, herunder de fælles tjenestegrene når det handler om udvalgets aktiviteter, er ansvarlige for at sikre den nødvendige organisatoriske, administrative og fysiske struktur og sørge for, at medarbejderne får den nødvendige uddannelse til at gennemføre denne afgørelse.

3.   Generalsekretæren har ansvaret for at sikre, at denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne hertil anvendes.

4.   Den afdeling, som er ansvarlig for informationsteknologi, har ansvaret for at tilvejebringe den teknologiske infrastruktur til gennemførelse af denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne hertil.

1.   Generalsekretæren udpeger en dokumenthåndteringsansvarlig (og stedfortrædere), der skal føre et moderne og effektivt system til forvaltning af fortegnelser i udvalget og sikre koordinering mellem afdelingerne og med de øvrige EU-institutioner, -agenturer og -organer.

2.   Den dokumenthåndteringsansvarlige og stedfortræderne skal tilhøre den afdeling, som har ansvaret for gennemførelsen af politikker for forvaltning af fortegnelser og arkiver.

3.   Den dokumenthåndteringsansvarliges vigtigste opgaver er at:

1.   Den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, sikrer, at oprettede eller modtagne fortegnelser, dossierer og arkiver forvaltes i overensstemmelse med reglerne i denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne hertil.

2.   De generelle opgaver for den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, er:

1.   Hver af udvalgets afdelinger udpeger en dokumenthåndteringskorrespondent, der skal føre et moderne og effektivt system til forvaltning af fortegnelser, og som inden for sin afdeling skal koordinere med den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser, og med udvalgets øvrige afdelinger.

2.   Netværket af dokumenthåndteringskorrespondenter har til opgave at:

1.   Generalsekretæren kan vedtage interne instrukser i samråd med den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, og sikrer gennemførelsen heraf.

2.   Generalsekretæren kan uddelegere denne og andre dermed forbundne opgaver til den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, samt til den dokumenthåndteringsansvarlige.

1.   Data og oplysninger stilles til rådighed og deles så bredt som muligt i udvalget. Der anvendes effektive systemer og værktøjer til at lette søgningen efter data og oplysninger på tværs af officielle elektroniske registre.

2.   Uanset den brede anvendelse af princippet i stk. 1 begrænses udvekslingen af oplysninger i visse dossierer på kort, mellemlangt eller langt sigt afhængigt af emnets følsomhed og de sager, der behandles, bl.a. af hensyn til informationssikkerheden, databeskyttelsen og sektorfortroligheden, f.eks. vedrørende konkurrencespørgsmål, undersøgelser og kommercielle interesser.

3.   Når det skønnes nødvendigt for en effektiv beskyttelse af fortroligheden, identificeres følsomme ikkeklassificerede fortegnelser ved hjælp af sikkerhedsmærkninger (dvs. mærker, der anvendes på oplysninger for at sikre, at der træffes relevante sikkerhedsforanstaltninger, og som angiver informationernes fortrolighedsgrad).

4.   I samarbejde med de afdelinger, som har ansvaret for informationsteknologi, menneskelige ressourcer og informationssikkerhed, og sammen med den afdeling, som er ansvarlig for forvaltningen af fortegnelser og arkiver, udarbejder generalsekretæren også interne regler for behandling af følsomme oplysninger i forbindelse med forvaltningen af fortegnelser og arkiver. Om nødvendigt vil der gælde særlige regler for forvaltning af klassificerede fortegnelser.