BILAG

Forretningsorden for det fælles udvalg vedtaget i henhold til artikel 14, stk. 3, i aftalen mellem Den Europæiske Union på den ene side og New Zealand på den anden side om New Zealands deltagelse i EU-programmer

Regel 1

Opgaver

Det fælles udvalg, der er nedsat i henhold til artikel 14, stk. 1, i aftalen mellem Den Europæiske Union (»Unionen«) på den ene side og New Zealand på den anden side om New Zealands deltagelse i EU-programmer (»aftalen«), varetager de opgaver og pligter, der er omhandlet i aftalens artikel 14, stk. 1.

Regel 2

Sammensætning og formandskab

1.

Det fælles udvalg består af repræsentanter for Unionen og for New Zealand.

2.

Formandskabet for det fælles udvalg varetages i fællesskab af højtstående embedsmænd eller deres stedfortrædere, der fungerer som repræsentanter for henholdsvis Den Europæiske Union og New Zealand.

3.

Unionen og New Zealand underretter hinanden om navn, stilling og kontaktoplysninger for den embedsmand, der for henholdsvis Unionen og New Zealand er formand for det fælles udvalg. Denne embedsmand anses for fortsat at fungere som henholdsvis Unionens og New Zealands formand for det fælles udvalg indtil den dato, hvor enten Unionen eller New Zealand meddeler den anden part om en ny formand.

4.

En formand anses for at have bemyndigelse til at repræsentere henholdsvis Unionen eller New Zealand indtil den dato, hvor den anden part gives meddelelse om en ny formand.

Regel 3

Sekretariat

1.

Det fælles udvalgs sekretariat (»sekretariatet«) består af en embedsmand fra Unionen og en embedsmand fra New Zealand. Sekretariatet varetager de opgaver, det pålægges i henhold til denne forretningsorden.

2.

Unionen og New Zealand underretter hinanden om navn, stilling og kontaktoplysninger for den embedsmand, der for henholdsvis Unionen og New Zealand er medlem af sekretariatet for det fælles udvalg. Denne embedsmand anses for fortsat at fungere som medlem af sekretariatet for Unionen eller New Zealand indtil den dato, hvor enten Unionen eller New Zealand har givet meddelelse om et nyt medlem.

Regel 4

Møder

1.

I overensstemmelse med aftalens artikel 14, stk. 4, træder det fælles udvalg sammen mindst én gang om året og, når særlige omstændigheder kræver det, efter anmodning fra en af parterne.

2.

I princippet mødes udvalget skiftevis i Belgien og i New Zealand, medmindre formændene bestemmer andet. Møderne kan også afholdes via videokonference eller telekonference, hvis formændene er enige herom.

3.

Mellem møderne foregår det fælles udvalgs arbejde løbende ved hjælp af ethvert kommunikationsmiddel, navnlig ved udveksling af e-mails.

Regel 5

Deltagelse i møder

1.

I rimelig tid forud for hvert møde underretter Unionen og New Zealand gennem sekretariatet hinanden om den planlagte sammensætning af deres respektive delegationer og angiver navn og funktion for hvert medlem af delegationen.

2.

Hvis det er relevant og efter fælles aftale, kan formændene indbyde eksperter (dvs. personer, der ikke er embedsmænd) til at deltage i det fælles udvalgs møder og fremlægge oplysninger om specifikke emner; eksperterne deltager kun i de dele af mødet, hvor sådanne specifikke emner drøftes.

3.

Repræsentanten for den part, der tilrettelægger og er vært for mødet, fastsætter efter godkendelse fra den anden part dato og sted for mødet.

Regel 6

Dokumenter

Dokumenter, der danner grundlag for det fælles udvalgs drøftelser, nummereres og rundsendes af sekretariatet til Unionen og New Zealand.

Regel 7

Korrespondance

1.

Unionen og New Zealand sender via sekretariatet deres korrespondance stilet til det fælles udvalg. En sådan korrespondance kan fremsendes i enhver skriftlig form, herunder via e-mail.

2.

Sekretariatet sikrer, at korrespondance stilet til det fælles udvalg videresendes til formændene og, når det er relevant, rundsendes i overensstemmelse med regel 6.

3.

Al korrespondance fra eller stilet direkte til formændene videresendes til sekretariatet og rundsendes, når det er relevant, i overensstemmelse med regel 6.

Regel 8

Dagsorden

1.

Sekretariatet udarbejder et udkast til foreløbig dagsorden for hvert møde. Med henblik herpå udarbejder den embedsmand, der fungerer som medlem af sekretariatet for den part, der er vært for mødet, det første udkast til en foreløbig dagsorden sammen med de dokumenter, der vedrører hvert punkt på mødet, mindst fire uger inden mødet, og det sendes med henblik på bemærkninger til den anden parts medlem af sekretariatet. Når udkastet til foreløbig dagsorden er udarbejdet af sekretariatet, sendes det sammen med eventuelle relevante dokumenter til formændene senest 10 dage før mødet med henblik på godkendelse.

2.

Den foreløbige dagsorden skal omfatte de punkter, som parterne har anmodet om. Alle sådanne anmodninger fremsendes sammen med eventuelle relevante dokumenter til sekretariatet senest 15 dage inden mødets begyndelse.

3.

I særlige tilfælde kan formændene aftale at afkorte de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2 ovenfor.

4.

Det fælles udvalg vedtager sin dagsorden ved hvert mødes begyndelse.

5.

Punkter, der ikke er opført på udkastet til dagsorden, kan tilføjes, og andre punkter på udkastet til dagsorden kan udgå, udsættes eller ændres på mødet, forudsat at de to parter er enige herom.

Regel 9

Åbenhed og aktindsigt

1.

Møderne i det fælles udvalg er ikke offentlige, medmindre formændene træffer anden afgørelse.

2.

Hver part kan beslutte at offentliggøre det fælles udvalgs afgørelser i deres respektive officielle tidende eller online efter forudgående høring af den anden part.

3.

Hvis Unionen eller New Zealand forelægger det fælles udvalg oplysninger, der er fortrolige eller beskyttede mod videregivelse i henhold til dens relevante love og forskrifter, behandler den anden part de modtagne oplysninger som fortrolige.

4.

Hvis Europa-Kommissionen forelægger det fælles udvalg oplysninger, der er fortrolige eller beskyttet mod videregivelse i henhold til dens lovgivning om informationssikkerhed (1), sikrer New Zealand et sammenligneligt niveau af fortrolighed og beskyttelse for de modtagne oplysninger. Hvis New Zealand forelægger det fælles udvalg oplysninger, der er fortrolige eller beskyttede mod videregivelse i henhold til landets relevante love og forskrifter, behandler Europa-Kommissionen de modtagne oplysninger som fortrolige.

5.

Hver part behandler anmodninger om aktindsigt i det fælles udvalgs dokumenter i overensstemmelse med sine relevante love og forskrifter.

Regel 10

Referater

1.

Der udarbejdes et referat for hvert møde i det fælles udvalg.

2.

Den embedsmand, der fungerer som medlem af sekretariatet for den part, der er vært for mødet, udarbejder et udkast til mødereferat senest 15 dage efter mødets afslutning, medmindre formændene beslutter andet. Udkastet til mødereferat sendes til den anden parts medlem af sekretariatet, som kan fremsætte bemærkninger hertil. Sidstnævnte kan fremsætte bemærkninger senest 30 dage efter modtagelsen af udkastet til referat.

3.

Referatet skal indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysninger om: a) de dokumenter, der blev forelagt det fælles udvalg b) eventuelle erklæringer, som en af parterne har anmodet om at få optaget i referatet, og c) de vedtagne afgørelser, beslutninger om erklæringer og praktiske konklusioner, der er vedtaget om specifikke punkter.

4.

Referatet skal indeholde en deltagerliste med navn, titel og funktion for alle mødets deltagere.

5.

Referatet godkendes og undertegnes af formændene senest to måneder efter mødet eller på en anden dato, der fastsættes af formændene. Formændene kan aftale, at undertegnelse og udveksling af elektroniske kopier opfylder det sidstnævnte krav. Den autentiske udgave af referatet opbevares i hver parts arkiver.

6.

Senest to arbejdsdage efter mødet i det fælles udvalg udarbejder det fælles udvalgs sekretariat også et sammendrag af referatet, som godkendes af formændene, så snart det er praktisk muligt. Når formændene for det fælles udvalg har godkendt teksten til sammenfatningen, kan parterne offentliggøre sammendraget.

Regel 11

Afgørelser

1.

Hvor aftalens artikel 14 foreskriver dette, træffes beslutninger i det fælles udvalg i enighed. Sekretariatet registrerer alle afgørelser med et løbenummer og en henvisning til datoen for vedtagelsen.

2.

Det fælles udvalg kan træffe afgørelser ved skriftlig procedure via udveksling af noter mellem udvalgets formænd, hvis parterne i aftalen er enige herom. Teksten til et udkast til afgørelse forelægges skriftligt af en af formændene for den anden formand på det fælles udvalgs officielle sprog, jf. regel 14. Den anden part har en måned eller en længere frist, der er fastsat af den forslagsstillende part, til at give udtryk for sin tilslutning til udkastet til afgørelse. Hvis den anden part ikke giver udtryk for sin tilslutning, drøftes den foreslåede afgørelse, og den kan vedtages på næste møde i det fælles udvalg. Udkastet til afgørelse anses for at være vedtaget, når den anden part giver udtryk for sin tilslutning, og skal optages i referatet af det fælles udvalgs næste møde.

3.

Hver afgørelse undertegnes af formændene for det fælles udvalg. Formændene kan aftale, at undertegnelse og udveksling af elektroniske kopier opfylder dette undertegnelseskrav.

4.

I afgørelser, der vedtages af det fælles udvalg, angives datoen for deres ikrafttræden.

Regel 12

Beskyttelse af personoplysninger

Offentliggørelse af de i regel 9, 10 og 11 omhandlede dokumenter sker i overensstemmelse med begge parters gældende databeskyttelsesregler, herunder for beskyttelse af personoplysninger.

Regel 13

Arbejdsgrupper og rådgivende organer

1.

I overensstemmelse med aftalens artikel 14, stk. 4, kan det fælles udvalg beslutte at nedsætte eller opløse en arbejdsgruppe eller et rådgivende organ på ekspertniveau. Det fælles udvalg fastlægger de enkelte arbejdsgruppers eller rådgivende organers sammensætning og opgaver og kan ændre dem efter behov.

2.

Arbejdsgruppen eller det rådgivende organ bidrager til det fælles udvalgs arbejde og bistår det i udførelsen af dets opgaver, herunder – hvis arbejdsgruppen/det rådgivende organ har fået dette til opgave af det fælles udvalg – ved at udarbejde rapporter eller udkast til afgørelser med henblik på godkendelse af det fælles udvalg.

3.

Arbejdsgruppen eller det rådgivende organ mødes i det omfang, det er nødvendigt for udførelsen af de pågældende opgaver, og aflægger rapport til det fælles udvalg.

4.

Nedsættelsen af en arbejdsgruppe eller et rådgivende organ og dennes/dettes funktion må ikke være til hinder for, at parterne kan indbringe spørgsmål direkte for det fælles udvalg.

5.

Det fælles udvalgs forretningsorden finder tilsvarende anvendelse på de arbejdsgrupper og rådgivende organer, der nedsættes af det fælles udvalg.

Regel 14

Sprog

1.

Det fælles udvalgs officielle sprog og arbejdssprog er engelsk.

2.

Det fælles udvalgs drøftelser finder sted på engelsk. Dagsordenen for møder, de dokumenter, der forelægges det fælles udvalg, og mødereferaterne affattes på engelsk.

3.

Det fælles udvalg vedtager sine afgørelser på engelsk.

Regel 15

Udgifter

Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i møderne i det fælles udvalg og i de nedsatte arbejdsgrupper og rådgivende organer.

Udgifter i forbindelse med mødernes tilrettelæggelse afholdes af den part, der er vært for mødet.

Regel 16

Ændringer af forretningsordenen

Denne forretningsorden kan ændres efter fælles overenskomst mellem parterne, jf. regel 11.

---

(1)  Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/443 af 13. marts 2015 om sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen (EUT L 72 af 17.3.2015, s. 41).