(1)

Ved Kommissionens afgørelse C(2024) 1420 (2) om Mæglingstjenesten oprettes Mæglingstjenesten som en uafhængig tjeneste i Kommissionen. Dens opgave er at tilvejebringe en forligsmæssig løsning på arbejdsrelaterede konflikter og tvister vedrørende rettigheder og forpligtelser for Kommissionens ansatte, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union, der er fastsat i Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (3).

(2)

Ved afgørelse C(2024) 1420 indføres der en uformel procedure, som giver enhver person, der falder ind under dens anvendelsesområde, mulighed for at anmode om bistand hos Mæglingstjenesten.

(3)

Kommissionen, og i forbindelse med nærværende afgørelse Mæglingstjenesten på dens vegne, bidrager til produktivitet og gensidig respekt på arbejdspladsen ved uformelt at bilægge tvister, inden de eskalerer, og ved at forhindre, at lignende situationer opstår inden for institutionen. Mæglingstjenesten yder uformel, fortrolig rådgivning til alle medarbejdere, der anmoder om dens bistand (»den anmodende person«). Mæglingstjenesten kan også, efter samtykke fra den anmodende person, kontakte enhver anden person, som den anmodende person har identificeret (»den berørte person«) i forbindelse med en mægling. Mægling kræver samtykke fra alle involverede parter. Mæglingstjenesten handler udelukkende på et uformelt grundlag. Den har ikke beføjelse til at træffe afgørelser, der er bebyrdende for enkeltpersoner.

(4)

For at udføre sine mæglingsopgaver indsamler og behandler Kommissionen oplysninger, herunder en række kategorier af personoplysninger om medarbejdere og andre personer, der er omfattet af anvendelsesområdet for afgørelse C(2024) 1420, herunder identifikationsdata, kontaktoplysninger, oplysninger om faglige roller og opgaver, oplysninger om privat og professionel adfærd samt oplysninger om præstationer. Kommissionen kan også behandle følsomme personoplysninger som omhandlet i artikel 10 og 11 i forordning (EU) 2018/1725, som den anmodende person frivilligt har givet.

(5)

Personoplysningerne lagres i et sikret fysisk og elektronisk miljø for at forhindre ulovlig adgang til eller videregivelse af oplysninger til personer, der ikke behøver at kende dem. Når behandlingen er afsluttet, opbevares oplysningerne i overensstemmelse med artikel 6, stk. 11, i afgørelse C(2024) 1420.

(6)

I henhold til forordning (EU) 2018/1725 er Kommissionen som dataansvarlig forpligtet til at underrette de registrerede om disse behandlingsaktiviteter og overholde deres rettigheder som registrerede.

(7)

Under udførelsen af sine opgaver er Kommissionen forpligtet til at overholde fysiske personers rettigheder med hensyn til behandling af personoplysninger, jf. artikel 8, stk. 1, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og artikel 16, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, samt de rettigheder, der er fastsat i forordning (EU) 2018/1725. I forbindelse med sine aktiviteter som mæglingstjeneste er Kommissionen samtidig forpligtet til at overholde strenge regler om fortrolighed over for anmodende personer og kan derfor være forpligtet til at afveje en registreret persons rettigheder i forhold til andre registreredes grundlæggende rettigheder og friheder.

(8)

Det er afgørende for den anmodende person, at udvekslingerne holdes fortrolige, og at der ikke træffes foranstaltninger uden dennes samtykke. Når en person henvender sig til Mæglingstjenesten for at modtage fortrolig rådgivning i forbindelse med en konflikt, men ikke giver Mæglingstjenesten samtykke til at kontakte den berørte person med henblik på mægling, vil det ikke være muligt for Mæglingstjenesten at underrette den berørte person. Hvis sådanne oplysninger blev viderebragt, ville det blive umuligt at opfylde eller i alvorlig grad hindre opfyldelsen af Mæglingstjenestens målsætninger, navnlig hvad angår målet om at skabe et trygt rum, hvor den anmodende person åbent kan drøfte sin situation og beslutte, om der skal indledes en mæglingsproces med den berørte person. Kommissionen kan derfor anvende undtagelsen i artikel 16, stk. 5, litra b), i forordning (EU) 2018/1725 for at beskytte fortroligheden af behandlingen, jf. artikel 5, stk. 1, i afgørelse C(2024) 1420.

(9)

I visse tilfælde er det nødvendigt at afveje hensynet til registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 mod behovet for at sikre, at Kommissionen effektivt kan udføre sine opgaver med at yde uformel fortrolig rådgivning, og at andre registreredes grundlæggende rettigheder og friheder også overholdes til fulde. Med henblik herpå fastsættes det i artikel 25, stk. 1, litra h), i forordning (EU) 2018/1725, at Kommissionen har mulighed for på strenge betingelser at begrænse anvendelsen af artikel 14-17, 19, 20 og 35 samt gennemsigtighedsprincippet i artikel 4, stk. 1, litra a), for så vidt bestemmelserne heri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i forordningens artikel 14-17, 19, 20 og 35.

(10)

Dette kan især være tilfældet, når den anmodende person indirekte giver oplysninger om andre berørte personer. I så fald kan Kommissionen beslutte at begrænse visse af den berørte persons rettigheder, hvis udøvelsen af disse rettigheder ville medføre, at der afsløres oplysninger om en anmodende person, der ikke har givet samtykke til, at Mæglingstjenesten træffer foranstaltninger for at fremme en dialog med den pågældende berørte person. I et sådant tilfælde kan Kommissionen beslutte at begrænse den berørte persons ret til indsigt i oplysningerne eller vedkommendes øvrige rettigheder med henblik på at beskytte den anmodende persons rettigheder og friheder. Kommissionen kan beslutte at gøre dette i henhold til artikel 25, stk. 1, litra h), i forordning (EU) 2018/1725.

(11)

Det kan være nødvendigt at beskytte fortrolige oplysninger om en anmodende person. I sådanne tilfælde kan Kommissionen være nødt til at begrænse adgangen til den anmodende persons identitet, erklæringer og andre personoplysninger, herunder det simple forhold, at vedkommende har været i kontakt med Mæglingstjenesten, for at beskytte vedkommendes rettigheder og friheder.

(12)

Det kan også være nødvendigt at begrænse den anmodende persons ret til oplysninger, hvis Mæglingstjenesten har brug for at varsle Lægetjenesten om tilfælde, hvor der er behov for en hurtig indsats med henblik på at beskytte den anmodende persons fysiske og psykiske integritet. I sådan en situation kan Mæglingstjenesten beslutte at undlade at underrette den anmodende person om en sådan varsling for at give Lægetjenesten mulighed for at vurdere, hvilke sundheds- eller socialomsorgsforanstaltninger der kan ydes vedkommende. Kommissionen kan beslutte at gøre dette i henhold til artikel 25, stk. 1, litra h), i forordning (EU) 2018/1725. I denne særlige situation vil den anmodende persons rettigheder være beskyttet, fordi Lægetjenesten hemmeligholder lægelige oplysninger, og den anmodende person vil blive underrettet, fordi Lægetjenesten sætter sig i kontakt med vedkommende, såfremt den finder det nødvendigt.

(13)

I henhold til afgørelse C(2024) 1420 skal Kommissionen sikre, at anmodninger om bistand, der indgives til Mæglingstjenesten, behandles fortroligt. For at sikre fortrolighed og samtidig overholde kravene til beskyttelse af personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er det nødvendigt at vedtage interne regler, hvorefter Kommissionen kan begrænse de registreredes rettigheder i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra h), i forordning (EU) 2018/1725.

(14)

De interne regler bør finde anvendelse på al behandling, som Kommissionen foretager i forbindelse med sine opgaver, når den behandler anmodninger i henhold til artikel 6 i afgørelse C(2024) 1420.

(15)

For at efterleve artikel 14, 15 og 16 i forordning (EU) 2018/1725 bør Kommissionen oplyse alle fysiske personer om de af dens aktiviteter, der indebærer behandling af deres personoplysninger, og om deres rettigheder på en gennemsigtig og sammenhængende måde ved at offentliggøre en databeskyttelsesmeddelelse på Kommissionens websted. Hvis det er relevant, bør Kommissionen individuelt og på en passende måde underrette den anmodende person. Hvis den anmodende person har givet sit samtykke til at en anden berørt person kontaktes, bør Kommissionen på en passende måde underrette denne berørte person individuelt.

(16)

Kommissionen bør kun anvende begrænsninger, når disse respekterer kernen i de grundlæggende rettigheder og friheder og er en nødvendig og forholdsmæssig foranstaltning i et demokratisk samfund. Kommissionen bør begrunde disse begrænsninger.

(17)

I henhold til principperne om gennemsigtighed, retfærdighed og ansvarlighed bør Kommissionen behandle alle begrænsninger på en gennemsigtig måde og registrere enhver anvendelse af begrænsninger i en tilhørende fortegnelse.

(18)

I henhold til artikel 25, stk. 6, i forordning (EU) 2018/1725 skal den dataansvarlige underrette de registrerede om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, og om deres ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

(19)

I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725 kan Kommissionen udsætte, undlade eller afvise at underrette den registrerede om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, hvis underretningen på nogen måde vil ophæve virkningen af begrænsningen.

(20)

Hvis registreredes rettigheder begrænses, bør Kommissionen i hvert enkelt tilfælde vurdere, om underretning om begrænsningen vil ophæve dens virkning.

(21)

Kommissionen bør ophæve begrænsningen, så snart de bevæggrunde, der berettiger begrænsningen, ikke længere er til stede, og bør vurdere disse bevæggrunde regelmæssigt. I visse tilfælde kan det vise sig nødvendigt at opretholde anvendelsen af en begrænsning, indtil de pågældende personoplysninger ikke længere opbevares af Kommissionen. I sådanne tilfælde bør den registrerede ikke underrettes om, at vedkommendes personoplysninger behandles. En sådan situation kan navnlig opstå, hvis der er en høj risiko for, at andres rettigheder og friheder lider skade som følge af, at den berørte person udøver sine rettigheder. Dette er navnlig tilfældet, hvis den anmodende person ikke giver sit samtykke til, at Mæglingstjenesten kontakter den berørte person med henblik på at indlede en uformel mægling mellem dem.

(22)

Kommissionen bør tage anvendelsen af begrænsningerne op til fornyet overvejelse, når den anmodende person giver sit samtykke til at deltage i en uformel mægling, eller senest når den afslutter behandlingen af en anmodning om bistand.

(23)

Artikel 16, stk. 5, artikel 17, stk. 4, artikel 19, stk. 3, og artikel 20, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725 indeholder bestemmelser om undtagelser fra registreredes rettigheder. Hvis disse undtagelser finder anvendelse, behøver Kommissionen ikke at anvende en begrænsning i henhold til nærværende afgørelse.

(24)

For at sikre beskyttelsen af registreredes rettigheder og friheder og i overensstemmelse med artikel 44, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725 bør Kommissionen inddrage den eller de relevante databeskyttelseskoordinatorer og Europa-Kommissionens databeskyttelsesrådgiver i hele proceduren og dokumentere denne høring. Navnlig bør den databeskyttelseskoordinator, der er udpeget til at rådgive den pågældende tjenestegren i Kommissionen, høres inden der anvendes begrænsninger, og kontrollere, at begrænsningerne anvendes i overensstemmelse med nærværende afgørelse.

(25)

Europa-Kommissionens databeskyttelsesrådgiver bør foretage en uafhængig fornyet vurdering af anvendelsen af begrænsninger med henblik på at sikre overholdelsen af nærværende afgørelse.

(26)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt og afgav udtalelse den 13. marts 2024 –