1.   Denne afgørelse fastlægger de interne regler vedrørende de betingelser, under hvilke SRB i forbindelse med en uformel procedure under SRB's politik for beskyttelse af personers værdighed og forebyggelse af psykisk og seksuel chikane kan begrænse anvendelsen af de rettigheder, der er nedfældet i artikel 14-21, 35 samt artikel 4, i henhold til artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725.

2.   Denne afgørelse finder anvendelse på SRB's behandling af personoplysninger med henblik på iværksættelse, udførelse og afslutning af en uformel procedure i forbindelse med SRB's politik for beskyttelse af personers værdighed samt forebyggelse af psykisk og seksuel chikane. For SRB's behandling af personoplysninger med henblik på gennemførelse af interne undersøgelser, administrative undersøgelser samt disciplinærsager gælder en anden afgørelse om begrænsning af rettigheder (jf. SRB/ES/2019/32).

3.   Kategorierne af de berørte oplysninger er hårde oplysninger (administrative oplysninger, telefon, privat adresse, elektronisk kommunikation samt trafikdata) og/eller bløde oplysninger (evalueringer, indledning af undersøgeler, rapporter om indledende efterforskninger) osv.

4.   Med forbehold af de betingelser, der er fastlagt i denne afgørelse, kan begrænsningerne gælde følgende rettigheder: indsigt i, berigtigelse, sletning og ret til portabilitet, ret til oplysning, fortrolighed af kommunikation og principper om databehandlingsaktiviteten, forudsat at de vedrører en rettighed.

1.   Der er indført følgende beskyttelsesforanstaltninger for at undgå brud på datasikkerheden, lækager eller uberettiget videregivelse: begrænsning af adgangsrettigheder til elektroniske mapper og til funktionspostkassen til indsendelse af klager, aflåsning af skabe og specifik uddannelse af de personer, der behandler oplysninger om fortrolighed.

2.   Den dataansvarlige for denne behandlingsaktivitet er SRB, der her repræsenteres ved SRB's koordinator for bekæmpelse af chikane.

3.   De indsamlede personoplysninger lagres og opbevares i overensstemmelse med SRB's regler om opbevaring af dokumenter. Opbevaringsperioden er i overensstemmelse med princippet om ikke at opbevare oplysninger i længere tid end nødvendigt med henblik på behandlingsaktiviteten og i sidste ende for at tillade retslige eller administrative tvister.

1.   I overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725 må en begrænsning kun anvendes med henblik på:

2.   En begrænsning skal være strengt nødvendig og forholdsmæssig i et demokratisk samfund og respektere det væsentlige indhold af de grundlæggende rettigheder og friheder.

3.   Der skal udføres en nødvendigheds- og proportionalitetstest på baggrund af nærværende interne regler. Af hensyn til ansvarlighed dokumenteres vurderingen gennem et internt notat i hvert enkelt tilfælde.

4.   Begrænsninger skal behørigt overvåges, og der foretages regelmæssig revision hver sjette måned.

5.   Begrænsningerne ophæves, så snart de omstændigheder, der berettiger dem, ikke længere er til stede.

6.   Risikoen for den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder er den midlertidige begrænsning af den faktiske udøvelse af den registreredes rettigheder, bl.a. til underretning, sletning eller forsvar, der er garanteret ved forordning (EU) 2018/1725. Disse risici skal tages i betragtning i forbindelse med den i denne artikels stk. 3 nævnte nødvendigheds- og proportionalitetstest.

1.   SRB skal under hele begrænsningsproceduren og uden unødig forsinkelse underrette SRB's databeskyttelsesansvarlige, når den begrænser anvendelsen af registrerede personers rettigheder i medfør af denne afgørelse. Den skal give adgang til fortegnelsen og vurderingen af nødvendigheden og proportionaliteten af begrænsningen.

2.   Den databeskyttelsesansvarlige kan skriftligt anmode den dataansvarlige om at gennemgå anvendelsen af begrænsningerne. SRB skal skriftligt underrette den databeskyttelsesansvarlige om resultatet af den ønskede gennemgang og om, hvornår begrænsningen er blevet ophævet.

1.   SRB skal i databeskyttelsesmeddelelsen, der offentliggøres på dens intranet, og som informerer de registrerede om deres rettigheder i forbindelse med en given procedure, medtage oplysninger om den eventuelle begrænsning af disse rettigheder. Oplysningerne skal omfatte, hvilke rettigheder der eventuelt er begrænset, bevæggrundene og den potentielle varighed.

2.   Derudover skal SRB uden unødig forsinkelse og skriftligt informere den enkelte registrerede om dennes rettigheder vedrørende aktuelle eller fremtidige begrænsninger, uden at dette indskrænker følgende stykke.

3.   De registrerede skal informeres om de vigtigste bevæggrunde, som anvendelsen af en begrænsning er baseret på, og om deres ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

1.   Hvis registrerede anmoder om indsigt i deres personoplysninger, der behandles i forbindelse med en eller flere bestemte sager eller en bestemt behandlingsaktivitet, skal SRB i henhold til artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725 kun begrænse sin vurdering af anmodningen til disse personoplysninger.

2.   Hvis SRB helt eller delvist begrænser retten til indsigt, der er omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725, skal den tage følgende skridt:

Bestemmelsen om underretning i litra a) kan udsættes, udelades eller afvises i henhold til artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725.

3.   Den omtalte fortegnelse i stk. 2, litra b), og i givet fald dokumenter, der indeholder underliggende faktuelle og juridiske elementer, skal registreres. De skal stilles til rådighed for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på dennes anmodning. Artikel 25, stk. 7, i forordning (EU) 2018/1725 finder anvendelse.