(1)

Kommissionen gennemfører administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinære forfølgning og suspensionsprocedurer på grundlag af artikel 86 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union (1) og i overensstemmelse med bilag IX til vedtægten og Kommissionens afgørelse C(2004) 1588 (2). Disse opgaver henhører primært under Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor (»IDOC«), som er et direktorat tilknyttet Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed. Disciplinær forfølgning kan omfatte undersøgelser, der foretages af Kommissionens disciplinærråd i henhold til artikel 17 i bilag IX til vedtægten.

(2)

I forbindelse med disse aktiviteter indsamler og behandler de relevante tjenestegrene i Kommissionen relevante oplysninger. Disse oplysninger omfatter personoplysninger, navnlig identifikations-, kontakt- og adfærdsoplysninger. De relevante tjenestegrene i Kommissionen videregiver personoplysninger til andre af Kommissionens tjenestegrene, i det omfang det er nødvendigt.

(3)

Personoplysningerne lagres i et sikret fysisk og elektronisk miljø for at forhindre ulovlig adgang til eller videregivelse af oplysninger til personer, der ikke behøver at kende dem. Når behandlingen er afsluttet, gemmes oplysningerne i overensstemmelse med Kommissionens gældende regler (3).

(4)

Kommissionen er under udførelsen af sine opgaver forpligtet til at overholde fysiske personers rettigheder med hensyn til behandling af personoplysninger, jf. artikel 8, stk. 1, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og traktatens artikel 16, stk. 1, samt de rettigheder, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 (4), som erstattede Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (5). Samtidig er Kommissionen forpligtet til at overholde strenge regler om fortrolighed og tavshedspligt og sikre overholdelsen af involverede personers og vidners proceduremæssige rettigheder, navnlig den pågældende persons uskyldsformodning.

(5)

I visse tilfælde er det nødvendigt at forene de registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 med behovet for effektivitet i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer samt at sikre, at andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder overholdes fuldt ud. Med henblik herpå fastsættes det i artikel 25, stk. 1, litra c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725, at Kommissionen har mulighed for at begrænse anvendelsen af artikel 14-17, 19, 20 og 35 samt gennemsigtighedsprincippet i artikel 4, stk. 1, litra a), for så vidt bestemmelserne heri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i forordningens artikel 14-17, 19, 20 og 35.

(6)

Det kan især være tilfældet, hvad angår underretning af den pågældende person om behandling af personoplysninger i begyndelsen af en administrativ undersøgelse. Underretning om sådanne oplysninger kan påvirke Kommissionens evne til at gennemføre den administrative undersøgelse, f.eks. fordi den pågældende person kan ødelægge bevismateriale, før det er blevet undersøgt af Kommissionen, eller påvirke vidner, før de selv er blevet hørt. Ligeledes kan adgang til personoplysninger i de faser af proceduren, hvor den pågældende person ikke har adgang til sagen, f.eks. i forbindelse med den foreløbige vurdering eller den administrative undersøgelse, også afsløre oplysninger, der kan påvirke gennemførelsen af den administrative undersøgelse negativt. I begge tilfælde kan det være nødvendigt at begrænse den pågældende persons rettigheder for at sikre en overvågnings-, tilsyns- eller reguleringsfunktion, som er forbundet med udøvelsen af offentlig myndighed i en sag, hvor et vigtigt mål i Unionens almene interesse er på spil, nemlig at sikre, at Kommissionens personale overholder deres vedtægtsmæssige forpligtelser og opfører sig på en etisk måde.

(7)

Det kan også være nødvendigt at begrænse den pågældende persons indsigtsret i personoplysninger, hvis en sådan indsigt ville afsløre oplysninger om et vidne eller en whistleblower, der har anmodet om ikke at få deres identitet oplyst. I et sådant tilfælde kan Kommissionen beslutte at begrænse adgangen til erklæringen vedrørende den pågældende person for at beskytte dette vidnes eller denne whistleblowers rettigheder og frihedsrettigheder.

(8)

For at sikre fortrolighed og effektivitet i forbindelse med administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer og samtidig overholde standarderne for beskyttelse af personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er det nødvendigt at vedtage interne regler, i henhold til hvilke Kommissionen kan begrænse de registreredes rettigheder i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725.

(9)

De interne regler bør finde anvendelse på al behandling, som foretages af Kommissionen i forbindelse med udførelsen af dens opgaver, herunder behandling, der foretages forud for indledningen af en administrativ undersøgelse og i forbindelse med bistand og samarbejde, som Kommissionen yder til nationale myndigheder og internationale organisationer uden for dens aktiviteter.

(10)

For at efterkomme artikel 14, 15 og 16 i forordning (EU) 2018/1725 bør Kommissionen underrette alle enkeltpersoner om de af dens aktiviteter, der indebærer behandling af deres personoplysninger, og om deres rettigheder på en gennemsigtig og sammenhængende måde via databeskyttelsesmeddelelser, der offentliggøres på Kommissionens websted. Desuden bør Kommissionen individuelt og på passende vis underrette de registrerede, der er involveret i en administrativ undersøgelse, en procedure forud for disciplinær forfølgning, en disciplinær forfølgning eller en suspensionsprocedure.

(11)

Desuden kan Kommissionen for at bevare et effektivt samarbejde være nødsaget til at begrænse anvendelsen af de registreredes rettigheder for at beskytte behandling, der foretages i andre af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer eller hos medlemsstaternes eller tredjelandenes myndigheder og internationale organisationer. Med henblik herpå bør Kommissionen rådføre sig med de pågældende institutioner, organer, kontorer, agenturer, myndigheder og internationale organisationer om det relevante grundlag for indførelse af begrænsninger samt om nødvendigheden og proportionaliteten af begrænsningerne, medmindre det ville bringe Kommissionens aktiviteter i fare.

(12)

Det kan også være nødvendigt for Kommissionen at begrænse underretningen af de registrerede og anvendelsen af andre af de registreredes rettigheder i forbindelse med personoplysninger, der modtages fra tredjelande eller internationale organisationer, med henblik på at opfylde sin pligt til at samarbejde med disse lande eller organisationer og dermed beskytte et vigtigt mål i Unionens almene interesse. I visse tilfælde kan den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder imidlertid tilsidesætte vigtigheden af internationalt samarbejde.

(13)

Kommissionen bør behandle alle begrænsninger på en gennemsigtig måde og registrere hver anvendelse af begrænsninger i det tilsvarende registreringssystem.

(14)

I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725 kan den dataansvarlige udsætte, undlade eller afvise at underrette den registrerede om årsagerne til anvendelsen af en begrænsning, hvis underretning om disse oplysninger på nogen måde ville være til skade for formålet med begrænsningen. Dette er navnlig tilfældet med hensyn til begrænsninger af de rettigheder, der er fastsat i artikel 16 og 35 i forordning (EU) 2018/1725.

(15)

Kommissionen bør jævnligt revidere de indførte begrænsninger for at sikre, at de registreredes rettigheder til at blive underrettet, jf. artikel 16 og 35 i forordning (EU) 2018/1725, kun begrænses, så længe begrænsningerne er nødvendige for, at Kommissionen kan udføre sine administrative undersøgelser, sine procedurer forud for disciplinær forfølgning, sin disciplinære forfølgning og sine suspensionsprocedurer.

(16)

Hvis registreredes andre rettigheder begrænses, bør den dataansvarlige i hvert enkelt tilfælde vurdere, om det vil være til skade for formålet at underrette om begrænsningen.

(17)

Europa-Kommissionens databeskyttelsesansvarlige bør foretage en uafhængig evaluering af anvendelsen af begrænsninger med henblik på at sikre overholdelsen af denne afgørelse.

(18)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse afgav udtalelse den 5. december 2018 —