UDKAST TIL

DET BLANDEDE UDVALGS AFGØRELSE

af …

om vedtagelse af udvalgets forretningsorden

DET BLANDEDE UDVALG HAR —

under henvisning til aftalen mellem Den Europæiske Union og Georgien om beskyttelse af geografiske betegnelser for landbrugsprodukter og fødevarer, særlig artikel 11,

ud fra den betragtning, at aftalen trådte i kraft den 1. april 2012 —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Delegationsledere

1.   Den Europæiske Union og Georgien (»parterne«) udpeger hver en delegationsleder, der skal være kontaktperson for alle spørgsmål, som udvalget beskæftiger sig med.

2.   Hver delegationsleder kan uddelegere alle eller en del af delegationslederens funktioner til en udpeget stedfortræder, hvorefter alle henvisninger til delegationslederen også skal forstås som henvisninger til den udpegede stedfortræder.

Artikel 2

Formandskab

1.   Udvalgets formandskab varetages for en periode på et kalenderår skiftevis af hver parts delegationsleder.

2.   Formandskabet varetager udvalgets sekretariatsopgaver.

Artikel 3

Møder

1.   Formandskabet fastsætter efter aftale med den anden delegationsleder tider og steder, eller i tilfælde af videokonferencer, de tekniske forhold for møder. Formandskabet og den anden delegationsleder skal, når de aftaler tid og sted for mødet, overholde kravet om, at et møde skal holdes inden for 90 dage.

2.   Medmindre der træffes anden afgørelse, er udvalgets møder ikke offentlige.

Artikel 4

Korrespondance

1.   Al korrespondance til eller for udvalget sendes til udvalgets formandskab. Formandskabet sender en kopi af al korrespondance angående udvalget til den anden delegationsleder, til lederen af Georgiens mission i Bruxelles og til lederen af EU's delegation i Tbilisi.

2.   Korrespondance mellem formandskabet og den anden delegationsleder kan have enhver skriftlig form, herunder elektronisk post.

Artikel 5

Dagsorden for møderne

1.   Formandskabet udarbejder et udkast til dagsorden før et møde. Udkastet til dagsorden sendes til den anden delegationsleder senest 20 arbejdsdage før mødets begyndelse. Det udkast til dagsorden, der omdeles af formandskabet, skal indeholde ethvert spørgsmål, der er omfattet af aftalens artikel 11, stk. 3, og valgt af formandskabet.

2.   Delegationslederne kan mindst 10 arbejdsdage før mødets begyndelse anmode om behandling af yderligere spørgsmål, der er omfattet af artikel 11, stk. 3, og som formandskabet skal opføre på udkastet til dagsorden.

3.   Formandskabet omdeler et endeligt udkast til dagsordenen til den anden delegationsleder senest fem arbejdsdage før mødets begyndelse.

4.   Dagsordenen vedtages i fællesskab af formandskabet og den anden delegationsleder ved hvert mødes begyndelse. Andre spørgsmål end dem, der allerede er opført på dagsorden, kan opføres på dagsordenen, hvis formandskabet og den anden delegationsleder er enige herom.

Artikel 6

Vedtagelse af dokumenter

1.   Udvalgets afgørelser som omhandlet i aftalens artikel 11, stk. 2, sendes til parterne og skal være underskrevet af formandskabet og den anden delegationsleder.

2.   Hver part kan vedtage at offentliggøre enhver af udvalgets afgørelser.

Artikel 7

Skriftlig procedure

1.   Udvalget træffer afgørelse ved en skriftlig procedure, hvis formandskabet og den anden delegationsleder er enige herom.

2.   Den delegationsleder, der foreslår anvendelse af den skriftlige procedure, forelægger udkastet til afgørelse for den anden delegationsleder. Den anden delegationsleder angiver i sit svar, om han/hun accepterer udkastet eller ej, foreslår ændringer eller ønsker mere betænkningstid. Hvis udkastet vedtages, skal det færdigbehandles i henhold til artikel 6, stk. 1.

Artikel 8

Mødereferater

1.   Formandskabet udarbejder et udkast til referat af hvert møde og forelægger referatet for den anden delegationsleder senest 20 arbejdsdage efter mødet. I referatudkastet anføres de anbefalinger, der blev fremsat, og eventuelle andre konklusioner, der blev vedtaget. Den anden delegationsleder godkender udkastet eller forelægger forslag til ændringer. Når der er opnået enighed om udkastet til referat, underskrives to originaleksemplarer af formandskabet og den anden delegationsleder. Et originaleksemplar opbevares af formandskabet og et andet af den anden delegationsleder.

2.   Kan der ikke opnås enighed om referatet, inden der indkaldes til det følgende møde, registreres det udkast, som formandskabet har udarbejdet, i referatet, hvortil de forslag til ændringer, som den anden delegationsleder har forelagt, vedlægges som bilag.

Artikel 9

Udgifter

Hver part bærer selv de udgifter, som dens deltagelse i udvalgets møder medfører.

Artikel 10

Fortrolighed

Udvalgets arbejde er fortroligt.