1.

For at være støtteberettigede skal udgifterne i henhold til den grundlæggende retsakt:

2.

I forbindelse med flerårige foranstaltninger, jf. artikel 14, stk. 6, i den grundlæggende retsakt, er det kun den del af en foranstaltning, der samfinansieres under et årligt program, som kan anses for et projekt omfattet af disse regler om støtteberettigelse.

3.

Projekter, der støttes af fonden, kan ikke finansieres af andre kilder, der er omfattet af fællesskabsbudgettet. Projekter, der støttes af fonden, skal samfinansieres af offentlige eller private kilder.

1.

Projekter, der støttes af fonden, skal være nonprofit-projekter. Hvis indtægtskilderne, inklusive indtægter fra projektet, ved projektets afslutning overstiger udgifterne, reduceres fondens bidrag til projektet tilsvarende. Alle projektets indkomstkilder skal være registreret i den endelige støttemodtagers regnskaber eller skattedokumenter og skal kunne identificeres og kontrolleres.

2.

Projektindtægterne skal udgøres af alle finansielle bidrag til projektet fra fonden, bidrag fra offentlige eller private kilder, herunder den endelige støttemodtagers eget bidrag, og indtægter hidrørende fra projektet. »Indtægter« er i forbindelse med denne regel midler, der tilføres et projekt i løbet af perioden for støtteberettigelse, som beskrevet i punkt I.4, og hidrører fra salg, leje, tjenesteydelser, indskrivningsgebyrer eller andre tilsvarende indtægter.

3.

Fællesskabsbidraget, som ydes i overensstemmelse med nonprofit-princippet, jf. artikel 12, litra c), i denne beslutning, er »samlede støtteberettigede omkostninger« minus »bidrag fra tredjeparter« og »indtægter fra selve projektet«.

1.

Omkostningerne i forbindelse med et projekt skal være afholdt og de tilsvarende betalinger foretaget (bortset fra afskrivning) efter den 1. januar det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer. Perioden for støtteberettigelse løber frem til den 30. juni år N (2) + 2, hvilket betyder, at projektomkostningerne skal være afholdt før denne dato.

2.

Der gøres en undtagelse fra den i punkt 1 omhandlede støtteberettigelsesperiode i forbindelse med nødforanstaltninger (jf. artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt) og teknisk bistand til medlemsstaterne (jf. punkt IV.3).

1.

Udgifterne skal svare til de betalinger, som den endelige støttemodtager foretager. Der skal være tale om finansielle (kontante) transaktioner med undtagelse af afskrivning.

2.

Udgifterne skal som regel dokumenteres ved hjælp af officielle fakturaer. Hvis dette ikke er muligt, skal udgifterne dokumenteres ved hjælp af regnskabsdokumenter eller bilag med tilsvarende bevisværdi.

3.

Udgifterne skal kunne identificeres og kontrolleres. De skal navnlig:

4.

De endelige støttemodtagere er om nødvendigt forpligtede til at opbevare attesterede kopier af regnskabsdokumenterne vedrørende partnernes indtægter og udgifter i forbindelse med det pågældende projekt.

5.

Opbevaring og behandling af de i punkt 2-4 omhandlede oplysninger skal være i overensstemmelse med den nationale databeskyttelseslovgivning.

1.

Udgifter til foranstaltninger, der er beskrevet i artikel 3 og 5 i den grundlæggende retsakt, skal:

2.

Projektpartnere, som er registreret og etableret i tredjelande, kan deltage i projekter på et omkostningsfrit grundlag, medmindre der er tale om internationale offentlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og specialiserede agenturer oprettet af sådanne organisationer, Den Internationale Røde Kors Komité (ICRC) og Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber.

1.

Personaleomkostninger til projektet, herunder de faktiske lønninger plus socialsikringsbidrag og andre lovbestemte omkostninger, forudsat at dette svarer til støttemodtagerens sædvanlige lønpolitik, er støtteberettigede.

2.

Hvad angår internationale organisationer, kan de støtteberettigede omkostninger til personale omfatte beløb til dækning af lovbestemte forpligtelser og rettigheder i forbindelse med lønnen.

3.

De tilsvarende lønomkostninger til personalet ved offentlige organer er støtteberettigede i det omfang, de vedrører omkostningerne til aktiviteter, som det pågældende offentlige organ ikke ville udføre, hvis det pågældende projekt ikke blev gennemført. Dette personale vil blive udlånt til eller tilknyttet gennemførelsen af projektet i henhold til en skriftlig afgørelse fra den endelige støttemodtager.

4.

Personaleomkostninger skal specificeres i det foreløbige budget med angivelse af funktioner og antal medarbejdere.

1.

Omkostninger til rejser og ophold er støtteberettigede, hvis der er tale om direkte omkostninger til personale eller andre personer, der deltager i aktiviteter i forbindelse med projektet, og for hvem det er nødvendigt at rejse for at gennemføre projektet.

2.

Transportomkostninger er støtteberettigede på grundlag af de faktisk afholdte omkostninger. Godtgørelsessatser baseres på den billigste form for offentlig transport, og flybilletter godtgøres som regel kun ved rejser over 800 km (returrejse), eller hvor den geografiske destination berettiger til at rejse med fly. Hvis der anvendes privatbil, godtgøres udgifterne enten på grundlag af udgifterne til offentlig transport eller på grundlag af kilometersatser i overensstemmelse med offentliggjorte officielle regler i den pågældende medlemsstat eller den endelige støttemodtagers regler.

3.

Opholdsomkostninger er støtteberettigede på grundlag af de faktiske omkostninger eller dagpenge. Når organisationen har sine egne dagpengesatser for opholdsomkostninger, bør de anvendes inden for de lofter, som medlemsstaten har fastsat i henhold til den nationale lovgivning og praksis. Godtgørelse for opholdsomkostninger skal normalt dække lokal transport (herunder taxakørsel), indkvartering, måltider, lokale telefonopkald og diverse.

1.

Omkostninger vedrørende erhvervelse af udstyr er kun støtteberettigede, hvis det har afgørende betydning for projektets gennemførelse. Udstyret skal have de tekniske karakteristika, der kræves til projektet, og være i overensstemmelse med gældende normer og standarder.

2.

Valget mellem leasing, leje eller køb skal altid være baseret på den billigste løsning. Hvis det ikke er muligt at lease eller leje på grund af projektets korte varighed eller den hurtige værdiafskrivning, godkendes køb.

1.

Når udstyret købes under projektets gennemførelse, skal det i budgettet specificeres, om de fuldstændige omkostninger eller kun en del af afskrivningen på udstyret svarende til varigheden af udstyrets anvendelse i forbindelse med projektet og den faktiske anvendelse i forbindelse med projektet er medtaget. Sidstnævnte beregnes i henhold til gældende nationale regler.

2.

Udstyr, der blev købt inden projektets igangsættelse, men som anvendes til projektet, er støtteberettiget under hensyn til afskrivningen. Disse omkostninger er imidlertid ikke støtteberettigede, hvis udstyret oprindeligt blev købt ved hjælp af fællesskabsstøtte.

3.

For enkeltgenstande, der koster under 20 000 EUR, er alle omkostninger ved købet støtteberettigede, forudsat at udstyret købes inden de sidste tre måneder af projektets gennemførelse. Enkeltgenstande, der koster 20 000 EUR eller mere, er kun støtteberettigede på grundlag af afskrivningen.

1.

Når erhvervelsen af fast ejendom har afgørende betydning for gennemførelse af projektet og har en klar forbindelse til dets mål, kan køb af fast ejendom, dvs. allerede opførte bygninger eller opførelse af fast ejendom, samfinansieres på nedenstående betingelser, medmindre andet gælder i henhold til strengere nationale regler:

2.

Med forbehold af betingelsen i punkt 1, litra c), er de samlede omkostninger til indretning, modernisering eller renovering af fast ejendom støtteberettigede op til højst 100 000 EUR. Over denne tærskel finder betingelserne i litra c) og d) i punkt 1 anvendelse.

a)

Den faste ejendom må ikke være købt ved hjælp af fællesskabsstøtte.

b)

Den faste ejendom må kun anvendes til gennemførelse af projektet. I modsat fald er det kun den del af omkostningerne, der vedrører den projektrelaterede anvendelse, som er støtteberettiget.

1.

De endelige støttemodtagere skal som hovedregel have kapacitet til at forvalte projekterne selv. Det beløb, der svarer til de opgaver, der er givet i underentreprise under projektet, skal tydeligt angives i støtteaftalen.

2.

Udgifter til følgende underentrepriser kan ikke samfinansieres af fonden:

3.

For alle underentrepriser skal underkontrahenterne forpligte sig til at give alle revisions- og kontrolorganerne alle de nødvendige oplysninger om de aktiviteter, der er lagt ud i underentreprise.

1.

Hvad angår støtte, er køb foretaget af den endelige støttemodtager til målgrupper og den endelige støttemodtagers godtgørelse af omkostninger, der er afholdt af målgrupperne, støtteberettigede på følgende betingelser:

2.

I tilfælde af foranstaltninger, der kræver, at personer, der tilhører målgruppen, skal deltage (f.eks. uddannelseskurser), kan der gives små pengemæssige incitamenter som supplerende hjælp, forudsat at det samlede beløb pr. projekt ikke overskrider 25 000 EUR og gives pr. person pr. arrangement, kursus eller andet. Den endelige støttemodtager fører en liste over de berørte personer samt tidspunkt og dato for betalingerne og sikrer en passende opfølgning for at undgå dobbeltfinansiering og misbrug af midlerne.

1.

I behørigt begrundede tilfælde kan der indrømmes undtagelse fra denne beslutnings regler om støtteberettigelse af udgifter til nødforanstaltninger, hvis de er godkendt i Kommissionens beslutning om godkendelse af nødforanstaltninger.

2.

I henhold til artikel 21, stk. 3, i den grundlæggende retsakt er den maksimale periode for støtteberettigelse seks måneder, hvilket betyder, at omkostninger i forbindelse med et projekt skal være afholdt inden for denne periode.

1.

De støtteberettigede indirekte omkostninger til foranstaltningen er de omkostninger, som under overholdelse af de betingelser for omkostningers støtteberettigelse, der er omhandlet i punkt I.1.1., ikke kan identificeres som særlige omkostninger, der er direkte forbundet med projektet.

2.

Uanset punkt I.1.1, litra e), og punkt I.5 kan de indirekte omkostninger i forbindelse med gennemførelsen af foranstaltningen være støtteberettigede efter en fast sats, svarende til højst 7 % af de samlede støtteberettigede direkte omkostninger.

3.

Organisationer, der modtager driftstilskud fra EU-budgettet, kan ikke medtage indirekte omkostninger i deres budgetoverslag.

a)

moms, undtagen hvis den endelige modtager kan dokumentere, at han ikke kan få momsen godtgjort

b)

kapitalafkast, gæld og gældsydelser, debetrenter, valutaomvekslingsgebyrer og kurstab, hensættelser til dækning af eventuelle fremtidige tab, skyldige renter, tvivlsomme fordringer, bøder, økonomiske sanktioner, omkostninger i forbindelse med retssager og uforholdsmæssigt store eller unødvendige udgifter

c)

repræsentationsomkostninger, som udelukkende vedrører projektpersonalet; rimelige omkostninger ved sociale arrangementer i forbindelse med projektet, f.eks. et arrangement ved afslutningen af projektet eller møder i projektstyregruppen, kan godkendes

d)

omkostninger, der er anmeldt af den endelige støttemodtager og dækket i forbindelse med et andet projekt eller arbejdsprogram, hvortil der er ydet et fællesskabstilskud

e)

køb af jord

f)

bidrag i form af naturalier.

1.

Alle omkostninger, der er nødvendige for, at den ansvarlige myndighed, den delegerede myndighed, revisionsmyndigheden, godkendelsesmyndigheden eller andre organer, der bidrager til udførelsen af de opgaver, der er omhandlet i punkt 2, kan gennemføre fonden, er støtteberettigede, når der er tale om teknisk bistand inden for de rammer, der er specificeret i artikel 16 i den grundlæggende retsakt.

2.

Det omfatter følgende foranstaltninger:

3.

Aktiviteter i forbindelse med teknisk bistand skal være gennemført og de tilsvarende betalinger foretaget efter den 1. januar det år, der henvises til i finansieringsbeslutningen om godkendelse af medlemsstaternes årlige programmer. Støtteberettigelsesperioden varer indtil fristen for indgivelse af den endelige rapport om gennemførelsen af det årlige program.

4.

Udbud skal gennemføres i overensstemmelse med medlemsstaternes nationale udbudsregler.

5.

Medlemsstaterne kan gennemføre teknisk bistand vedrørende denne fond sammen med teknisk bistand vedrørende nogle eller alle fire fonde. I så tilfælde er det kun den del af omkostningerne, der genereres ved den fælles foranstaltning, som vedrører denne fond, der kan finansieres under denne fond, og medlemsstaterne skal sikre, at: