BILAG

1.   BEGREBET TEKNISK EJERSKAB

Der skal gælde et teknisk ejerskabsbegreb for forholdet mellem den medlemsstat, der er ansvarlig for indlæsningen af oplysninger i VIS, og disse oplysninger.

Ejerskabet gennemføres ved at knytte den ansvarlige medlemsstats identifikation til de oplysninger, der er indlæst i visumansøgningsdossieret.

Ejerskabet til en visumansøgning og tilknyttede afgørelser, som visummyndighederne har truffet, registreres i VIS ved oprettelsen af ansøgningsdossieret eller indlæsningen af de tilknyttede afgørelser i VIS og kan efterfølgende ikke ændres.

2.   INDLÆSNING AF OPLYSNINGER OG FORBINDELSE AF ANSØGNINGSDOSSIERER

2.1.   Indlæsning af oplysninger ved indgivelsen af en ansøgning

Hvis en ansøgning indgives til en medlemsstats myndigheder, som repræsenterer en anden medlemsstat, skal indlæsningen af oplysninger i VIS og den efterfølgende kommunikation vedrørende ansøgningsdossieret omfatte den repræsenterede medlemsstats identifikation, som lagres som attributten »repræsenteret bruger«, og som tages fra samme kodetabel som den medlemsstat, der indlæser oplysningerne i VIS.

Alle ansøgningsdossierer, der er forbundet, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 4, skal have ejerskab i samme medlemsstat.

Når en medlemsstat kopierer fingeraftryk fra et ansøgningsdossier, der er registreret i VIS, har den ejerskabet til det nye ansøgningsdossier, som fingeraftrykkene kopieres ind i.

2.2.   Indlæsning af oplysninger efter indgivelse af ansøgningen

I de tilfælde, hvor en medlemsstat, der repræsenterer en anden medlemsstat, træffer afgørelse om at udstede et visum, om at afbryde behandlingen af ansøgningen, om at give afslag på ansøgningen, om at annullere eller inddrage et visum eller afkorte dets gyldighedsperiode eller om at forlænge et visum, jf. VIS-forordningens artikel 10-14, skal meddelelsen med henblik på indlæsning af oplysninger i VIS omfatte den repræsenterede medlemsstats identifikation, som tages fra den samme kodetabel som den medlemsstat, der indlæser oplysningerne i VIS.

Afgørelser om at udstede et visum, om at forlænge et visum med en ny visummærket og om at afkorte et visums gyldighedsperiode med en ny visummærkat skal indlæses i VIS sammen med oplysningerne på visummærkaten og med samme ejerskab.

Det nummer på visummærkaten, der indlæses i VIS, jf. VIS-forordningens artikel 10, stk. 1, litra e), skal i henhold til bestemmelserne i Rådets forordning (EF) nr. 856/2008 (1) være en kombination af et nichifret nationalt nummer på visummærkaten og de tre bogstaver for landekoden for den udstedende medlemsstat (2) og indeholde eventuelle forudgående nuller op til de ni chifre i det nationale nummer på visummærkaten.

2.3.   forbindelse af ansøgningsdossierer

2.3.1.   Forbindelse af ansøgningsdossierer, hvis der er registreret en tidligere ansøgning

Kun den medlemsstat, der har ejerskabet til et ansøgningsdossier, har lov til at forbinde det til et eller flere andre ansøgningsdossierer vedrørende samme ansøger eller at fjerne en forbindelse med henblik på at foretage en rettelse, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 3.

En ansøgers fingeraftryk må kun kopieres fra den pågældendes forbundne dossierer inden for en tidsramme på 59 måneder. Hvis fingeraftryksoplysninger i en ansøgning kopieres fra et tidligere ansøgningsdossier, der er nyere end 59 måneder, fjernes forbindelsen mellem ansøgningsdossiererne ikke.

2.3.2.   Forbindelse af ansøgningsdossierer for personer, der rejser sammen

For at forbinde ansøgningsdossierer for personer, der rejser sammen, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 4, overføres ansøgningsnumrene til VIS sammen med den relevante type gruppeværdi, som enten skal være familie eller rejsende. Det er kun den medlemsstat, der har ejerskabet til ansøgningsdossieret/-dossiererne for de enkelte ansøgere inden for gruppen, der kan oprette en gruppe eller fjerne forbindelsen mellem de enkelte gruppemedlemmer med henblik på at foretage en rettelse.

2.4.   Procedurer, hvis der af retlige grunde ikke kræves særlige oplysninger, eller de rent faktisk ikke kan fremskaffes

I henhold til VIS-forordningens artikel 8, stk. 5, udfyldes de særlige tekstfelter manuelt med udtrykket »ikke relevant« eller, når det muligt, ved at vælge en værdi fra kodetabellen. Hvis datafeltet består af mere end ét element, udfyldes de alle på samme måde.

Hvis der ikke kræves fingeraftryk, eller de ikke kan fremskaffes, jf. VIS-forordningens artikel 8, stk. 5, skal to boleanske felter udfyldes i VIS:

—	»fingerprintsNotRequired«

—	»fingerprintsNotApplicable«.

Disse felter skal udfyldes i henhold til tabellen nedenfor med angivelse af tre mulige situationer:

—	det kræves, at der fremskaffes fingeraftryk

—	det kræves af retlige grunde ikke, at der fremskaffes fingeraftryk

—	fingeraftrykkene kan rent faktisk ikke fremskaffes.

Felt i VIS	Det kræves, at der fremskaffes fingeraftryk	Det kræves af retlige grunde ikke, at der fremskaffes fingeraftryk	Fingeraftrykkene kan rent faktisk ikke fremskaffes
»fingerprintsNotRequired«	FALSE	TRUE	FALSE
»fingerprintsNotApplicable«	FALSE	TRUE	TRUE

Derudover skal det relevante frie tekstfelt »ReasonForFingerprintNotApplicable« indeholde den faktiske årsag hertil.

Når en medlemsstat i henhold til VIS-forordningens artikel 48, stk. 3, kun overfører de oplysninger, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, litra a) og b), anføres de manglende oplysninger, der er omhandlet i artikel 5, litra c), ved indsættelse af bemærkningen »ikke relevant« samt en henvisning til VIS-forordningens artikel 48, stk. 3, i det frie tekstfelt, der viser, at oplysningerne af retlige grunde ikke er påkrævet. De relevante felter sættes som »FingerprintsNotRequired« TRUE og »FingerprintsNotApplicable« TRUE.

3.   ADGANG TIL OPLYSNINGER

En asylansøgnings dato anvendes i forbindelse med søgning og hentning af oplysninger af de årsager, der er omhandlet i VIS-forordningens artikel 21, stk. 2. Hentning af ansøgningsdossierer, der er forbundet i overensstemmelse med VIS-forordningens artikel 8, stk. 4, er desuden kun muligt for familietypegrupper (ægtefælle og/eller børn), jf. afsnit 2.3.2.

4.   ÆNDRING, SLETNING OG SLETNING FØR TIDEN AF OPLYSNINGER, JF. VIS-FORORDNINGENS ARTIKEL 24

Følgende oplysninger i VIS kan ikke ændres:

—	ansøgningens nummer

—	visummærkatens nummer

—	type afgørelse

—	den repræsenterede medlemsstat (hvis det er relevant)

—	den medlemsstat, der er ansvarlig for indlæsningen af oplysningerne i VIS.

Hvis ovennævnte oplysninger skal rettes, slettes ansøgningsdossieret eller de oplysninger, der vedrører afgørelser, som er truffet af visummyndighederne, og der oprettes et nyt dossier. Kun den medlemsstat, der har ejerskabet til oplysningerne i ansøgningsdossieret, kan slette dem.

5.   REGISTERFØRELSE OG ADGANG TIL REGISTRE OVER BEHANDLINGEN AF OPLYSNINGER

5.1.   Registerførelse over behandlingen af oplysninger

Hver enkelt behandling af oplysninger i VIS registreres som en post i loggen med feltet »TypeOfAction«, inklusive formålet med adgangen, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 1.

Hver post i loggen registreres med tidsstemplet for modtagelsestidspunktet. Tidsstemplet anvendes senere til at identificere den post i loggen, der skal slettes.

I forbindelse med alle behandlinger af oplysninger skal den myndighed, der indlæser eller henter oplysninger, registreres i posten i loggen. Brugeren og det centrale VIS opføres i posten i loggen som enten afsender eller modtager.

Ingen andre operationelle oplysninger end den myndighed, der indlæser eller henter oplysninger, og visumansøgningens nummer medtages i posten i loggen. Den type oplysninger, der overføres eller anvendes til søgningen, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk.1, lagres.

Når der i VIS findes registre, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 2, hvor feltet »TypeOfAction« enten er sat til »Delete Application« (slet ansøgning) eller »Automatic Deletion« (automatisk sletning), beregner VIS, hvornår der er gået ét år, siden den lagringsperiode, der er omhandlet i VIS-forordningens artikel 23, stk.1, er udløbet, og foretager en sletning. Alle registre over behandlinger af oplysninger, der har samme ansøgningsnummer, slettes samtidigt, hvis de ikke er nødvendige for kontrollen med databeskyttelsen, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 2.

Registre over behandlinger af oplysninger må hverken ændres eller slettes inden ét år efter udløbet af lagringsperioden, jf. VIS-forordningens artikel 23, stk. 1.

5.2.   Adgang til registre over behandlingen af oplysninger

Adgang til registre (logs), der føres af forvaltningsmyndigheden, jf. VIS-forordningens artikel 34, stk. 1, begrænses til behørigt autoriserede VIS-administratorer og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Denne bestemmelse finder tilsvarende anvendelse på registre over adgangen til registrene.

---

(1)  EUT L 235 af 2.9.2008, s. 1.

(2)  Undtagen for Tyskland, hvis landekode er »D«.