BILAG

Forretningsorden for Toldunderudvalget EU-Republikken Moldova

Artikel 1

Generelle bestemmelser

1.   Toldunderudvalget, der er nedsat i henhold til artikel 200, stk. 1, i associeringsaftalen mellem Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab og deres medlemsstater på den ene side og Republikken Moldova på den anden side (»aftalen«), udfører sine opgaver i henhold til aftalens artikel 200, stk. 2 og 3.

2.   Toldunderudvalget består af repræsentanter for Europa-Kommissionen og for Republikken Moldova med ansvar for told og toldrelaterede spørgsmål.

3.   En repræsentant for Europa-Kommissionen eller Republikken Moldova med ansvar for told og toldrelaterede spørgsmål fungerer som formand, jf. artikel 2.

4.   Parterne i denne forretningsorden er defineret i aftalens artikel 461.

Artikel 2

Formandskab

Parterne varetager på skift formandskabet for Toldunderudvalget i en periode på 12 måneder. Første periode begynder på datoen for afholdelse af Associeringsudvalgets første møde og slutter den 31. december samme år.

Artikel 3

Møder

1.   Medmindre andet er aftalt mellem parterne, mødes Toldunderudvalget en gang om året eller efter anmodning fra en af parterne.

2.   Formanden indkalder til møderne i Toldunderudvalget, der afholdes på et sted og en dato, som aftales mellem parterne. Mødeindkaldelsen udsendes af formanden for Toldunderudvalget senest 28 kalenderdage før mødet, medmindre parterne bestemmer andet.

3.   Møderne i Toldunderudvalget kan afholdes ved hjælp af teknologiske hjælpemidler som f.eks. video- og telekonference.

4.   Mellem møderne kan Toldunderudvalget også behandle spørgsmål pr. korrespondance.

Artikel 4

Delegationer

Inden hvert møde underrettes parterne af Toldunderudvalgets sekretariat om den planlagte sammensætning af hver enkelt parts delegation.

Artikel 5

Sekretariat

1.   En embedsmand med ansvar for told og toldrelaterede spørgsmål fra henholdsvis Europa-Kommissionen og Republikken Moldova fungerer sammen som sekretærer for Toldunderudvalget og udfører sekretariatsopgaverne i fællesskab, idet de udviser gensidig tillid og samarbejdsvilje.

2.   Sekretariat for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning, jf. aftalens artikel 438, stk. 4, (»Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning«) underrettes om alle Toldunderudvalgets afgørelser, udtalelser, henstillinger, rapporter og andre aftalte foranstaltninger.

Artikel 6

Korrespondance

1.   Korrespondance stilet til Toldunderudvalget sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær.

2.   Toldunderudvalgets sekretariat sørger for, at al korrespondance stilet til Toldunderudvalget videresendes til Toldunderudvalgets formand og om nødvendigt rundsendes som dokumenter, jf. artikel 7.

3.   Korrespondance fra formanden sendes af sekretariatet til parterne på vegne af formanden. Sådan korrespondance rundsendes om nødvendigt, jf. artikel 7.

Artikel 7

Dokumenter

1.   Dokumenter rundsendes af Toldunderudvalgets sekretærer.

2.   Hver part sender sine dokumenter til sin sekretær. Sekretæren videresender dokumenterne til den anden parts sekretær.

3.   Sekretæren for Unionen rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Unionen og sætter systematisk sekretæren for Republikken Moldova i kopi ved sådan korrespondance. Sekretæren for Unionen sender en kopi af de endelige dokumenter til sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

4.   Sekretæren for Republikken Moldova rundsender dokumenterne til de relevante repræsentanter for Republikken Moldova og sætter systematisk sekretæren for Unionen i kopi ved sådan korrespondance. Sekretæren for Republikken Moldova sender en kopi af de endelige dokumenter til sekretærerne for Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

Artikel 8

Fortrolig behandling af oplysninger

Møderne i Toldunderudvalget er ikke offentlige, medmindre parterne bestemmer andet. Når en part indgiver oplysninger til Toldunderudvalget, der er angivet som fortrolige, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

Artikel 9

Dagsorden for møderne

1.   Toldunderudvalgets sekretariat udarbejder på grundlag af forslag fra parterne en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som en part ved fremlæggelse af relevante dokumenter senest 21 kalenderdage før mødedatoen har anmodet sekretariatet om at optage på dagsordenen.

2.   Den foreløbige dagsorden rundsendes sammen med relevante dokumenter, jf. artikel 7, senest 15 kalenderdage før mødet.

3.   Dagsordenen godkendes af Toldunderudvalget ved hvert mødes begyndelse. Punkter, som ikke figurerer på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis parterne er enige herom.

4.   Toldunderudvalgets formand kan ad hoc efter aftale med parterne indbyde repræsentanter for andre af parternes organer eller uafhængige eksperter på et bestemt område til at deltage i møderne for at give oplysninger om bestemte emner. Parterne sikrer, at sådanne observatører eller eksperter respekterer krav om fortrolighed.

5.   Toldunderudvalgets formand kan efter aftale med parterne afkorte de i stk. 1 og 2 nævnte frister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 10

Protokol og praktiske konklusioner

1.   Toldunderudvalgets sekretær for den part, der varetager Toldunderudvalgets formandskab, udarbejder et udkast til protokol indeholdende praktiske konklusioner for hvert møde.

2.   Udkastet til protokol indeholdende de praktiske konklusioner forelægges Toldunderudvalget til godkendelse. Udkastet til protokollen skal godkendes inden for 28 kalenderdage efter hvert møde i Toldunderudvalget. Der sendes en kopi til hver af de i artikel 7 anførte adressater.

Artikel 11

Afgørelser og henstillinger

1.   Toldunderudvalget har beføjelse til at vedtage praktiske ordninger, foranstaltninger, afgørelser og henstillinger, jf. aftalens artikel 200. Vedtagelsen af sådanne praktiske ordninger, foranstaltninger, afgørelser og henstillinger kræver enighed mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. Disse afgørelser er bindende for parterne, der træffer passende foranstaltninger for at gennemføre dem.

2.   Enhver afgørelse eller henstilling undertegnes af Toldunderudvalgets formand og autentificeres af Toldunderudvalgets sekretærer. Formanden undertegner disse dokumenter i løbet af det møde, hvor den pågældende beslutning eller henstilling vedtages, jf. dog stk. 3.

3.   Toldunderudvalget kan træffe afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure efter aftale mellem parterne, efter at disse har gennemført deres respektive interne procedurer for vedtagelsen. En skriftlig procedure består af udveksling af noter mellem sekretærerne, der handler efter aftale mellem parterne. Til dette formål rundsendes forslaget, jf. artikel 7, inden for en frist på mindst 21 kalenderdage, og eventuelle forbehold eller ændringer skal tilkendegives inden for denne frist. Formanden kan efter aftale med parterne afkorte denne frist for at tage hensyn til særlige omstændigheder. Når teksten er vedtaget, undertegnes afgørelsen eller henstillingen af formanden, og den autentificeres af sekretærerne.

4.   Retsakter vedtaget af Toldunderudvalget betegnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling«. Enhver afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen, medmindre andet fastsættes i beslutningen.

5.   Afgørelser og henstillinger rundsendes til parterne.

6.   Hver part kan træffe beslutning om at offentliggøre Toldunderudvalgets afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidender.

Artikel 12

Rapporter

Toldunderudvalget rapporterer til Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning ved hvert ordinært årligt møde i Associeringsudvalget i dettes handelssammensætning.

Artikel 13

Sprog

1.   Toldunderudvalgets arbejdssprog er engelsk og rumænsk.

2.   Medmindre der træffes afgørelse om andet, vil Toldunderudvalget basere sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 14

Udgifter

1.   Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i Toldunderudvalget møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2.   Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

3.   Udgifter til tolkning på møder og oversættelse af dokumenter til eller fra engelsk og rumænsk, jf. artikel 13, stk. 1, afholdes af den part, der er vært for mødet.

Tolkning og oversættelse til eller fra andre sprog afholdes direkte af den anmodende part.

Artikel 15

Ændring af forretningsordenen

Forretningsordenen kan ændres ved afgørelse truffet af Toldunderudvalget i overensstemmelse med aftalens artikel 200, stk. 3, litra e).