AFGØRELSE Nr. 1/2008 TRUFFET AF EF-MONTENEGRO-INTERIMSUDVALGET

den 22. januar 2008

om dets forretningsorden, herunder EF-Montenegro-underudvalgenes mandat og opdeling

(2008/128/EF)

EF-MONTENEGRO-INTERIMSUDVALGET HAR —

under henvisning til interimsaftalen om handel og handelsrelaterede anliggender mellem Det Europæiske Fællesskab på den ene side og Republikken Montenegro på den anden side (1), i det følgende benævnt »interimsaftalen«, som blev undertegnet den 15. oktober 2007, navnlig artikel 44 —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Formandskab

Formandskabet for interimsudvalget udøves på skift for 12 måneder ad gangen af henholdsvis en repræsentant for Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber, i det følgende benævnt »Europa-Kommissionen« på vegne af Det Europæiske Fællesskab, i det følgende benævnt »Fællesskabet«, og en repræsentant for Montenegros regering. Første periode løber dog fra datoen for afholdelsen af interimsudvalgets første møde frem til den 31. december samme år.

Artikel 2

Møder

Interimsudvalget træder sammen regelmæssigt en gang om året i Bruxelles eller Podgorica efter parternes aftale. Der kan efter fælles aftale på anmodning af en af parterne afholdes særlige møder i interimsudvalget.

Formanden indkalder til møderne.

Medmindre andet besluttes, er møderne i interimsudvalget ikke offentlige.

Artikel 3

Delegationer

Før hvert møde underrettes formanden om den planlagte sammensætning af parternes delegationer.

En repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank kan deltage som observatør i interimsudvalgets møder, når der er spørgsmål vedrørende banken på dagsordenen.

Interimsudvalget kan indbyde ikke-medlemmer til at deltage i møderne for at give oplysninger om særlige spørgsmål.

Medlemsstaterne i Fællesskabet underrettes om interimsudvalgets møder.

Artikel 4

Sekretariatet

En tjenestemand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Montenegro fungerer sammen som sekretærer for interimsudvalget.

Artikel 5

Korrespondance

Al korrespondance til og fra formanden for interimsudvalget fremsendes til begge sekretærer. De to sekretærer sikrer, at korrespondancen om fornødent rundsendes til deres respektive repræsentanter i interimsudvalget.

Artikel 6

Dagsorden for møderne

1.   Formanden og sekretærerne udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde senest 15 arbejdsdage før mødets begyndelse.

Den foreløbige dagsorden omfatter de emner, som sekretærerne senest 21 arbejdsdage inden mødets begyndelse har modtaget anmodning om at få optaget på dagsordenen; dog optages ikke emner på den foreløbige dagsorden, medmindre den fornødne dokumentation er fremsendt til sekretærerne inden udsendelsen af den foreløbige dagsorden.

Dagsordenen vedtages af interimsudvalget ved hvert mødes begyndelse. Emner, som ikke findes på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

2.   Formanden kan efter aftale med de to parter afkorte de i stk. 1 nævnte tidsfrister for at tage hensyn til særlige omstændigheder.

Artikel 7

Protokol

Den part, der er vært for mødet, udarbejder et udkast til protokol for hvert møde i interimsudvalget. Det skal indeholde de afgørelser og henstillinger, der er vedtaget, og de konklusioner, der er draget. Udkastet til protokol forelægges interimsudvalget til godkendelse senest to måneder efter mødet. Når protokollen er vedtaget, undertegnes den af formanden og de to sekretærer, og hver part arkiverer et originalt eksemplar. Der sendes en genpart til hver af de adressater, der er omhandlet i artikel 5.

Artikel 8

Forhandlingsprocedure

Interimsudvalget træffer afgørelser og udarbejder henstillinger ved fælles overenskomst mellem parterne.

I perioden mellem møderne kan interimsudvalget træffe afgørelser eller fremsætte henstillinger ved skriftlig procedure, hvis begge parter er enige herom.

Interimsudvalgets afgørelser og henstillinger i henhold til artikel 45 i interimsaftalen benævnes henholdsvis »afgørelse« og »henstilling« og efterfølges af et løbenummer, datoen for vedtagelsen og en beskrivelse af emnet.

Interimsudvalgets afgørelser og henstillinger undertegnes af formanden og autentificeres af de to sekretærer.

Afgørelser truffet af interimsudvalget offentliggøres af parterne i deres respektive officielle tidender. Hver part kan selv træffe afgørelse om offentliggørelsen af andre akter, der vedtages af Interimsudvalget.

Artikel 9

Sprog

Interimsudvalgets officielle sprog er de to parters officielle sprog.

Medmindre andet besluttes, baserer interimsudvalget sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på disse sprog.

Artikel 10

Udgifter

Fællesskabet og Montenegro afholder hver især de udgifter, de har som følge af deres deltagelse i interimsudvalgets og underudvalgenes møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som omkostninger i forbindelse med postforsendelser og telekommunikation.

Udgifter til tolkning ved møderne og til oversættelse og reproduktion af dokumenter såvel som andre udgifter i forbindelse med den materielle tilrettelæggelse af møder afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 11

Underudvalg

Mandat og opdeling for de underudvalg, der oprettes for at bistå interimsudvalget i dets arbejde, er beskrevet i bilaget.

Underudvalgene består af repræsentanter for begge parter. Formandskabet varetages på skift af de to parter, jf. artikel 1.

Underudvalgene arbejder under interimsudvalget, som de skal aflægge beretning til efter hvert møde. De træffer ingen afgørelser, men kan fremsætte henstillinger til interimsudvalget.

Interimsudvalget kan beslutte at ophæve eksisterende underudvalg, ændre deres mandat eller nedsætte nye underudvalg til at bistå det i udførelsen af dets opgaver.

(1)  EUT L 345 af 28.12.2007, s. 2.