29.9.2017   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 252/290

—

der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af budgettet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2015,

—

der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

—

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (A8-0105/2017),

A.

der henviser til, at det endelige budget for regnskabsåret 2015 for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (»agenturet«) ifølge dets regnskab var på 67 559 100 EUR, hvilket er en stigning på 13,77 % i forhold til 2014; der henviser til, at hele agenturets budget stammer fra Unionens budget;

B.

der henviser til, at Revisionsretten i sin beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed for regnskabsåret 2015 (»Revisionsrettens beretning«) har erklæret, at den har fået rimelig sikkerhed for, at agenturets årsregnskab er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige;

C.

der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren understreger den særlige betydning af at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

1.

noterer sig, at agenturet ifølge Revisionsrettens beretning har indgået en rammekontrakt til en værdi af 2 000 000 EUR for indkøbsydelser, herunder uddannelses-, coaching- og undervisningsydelser, fra en leverandør, og at det ikke præciseres i kontrakten, at indkøbsydelserne skulle have været i overensstemmelse med udbudsbestemmelserne i agenturets finansielle regler; anerkender, at den pågældende rammekontrakt blev tildelt via en åben procedure i henhold til agenturets finansielle regler; anerkender endvidere, at selv om der ikke var nogen eksplicit bestemmelse om, at kontrahenten var bundet af disse finansielle regler, indeholdt kontraktens specifikationer et obligatorisk krav om, at man ville levere markedets laveste pris, og at agenturet ville gennemføre en prisrevision, hvis der kunne findes en lavere pris;

2.

bemærker, at agenturet ifølge Revisionsrettens beretning iværksatte en indkaldelse af interessetilkendegivelser og en forhåndsudvælgelse af kandidater til at deltage i et udbud med forhandling til en anslået værdi af 20 000 000 EUR uden, at der forelå delegation fra den anvisningsberettigede; bemærker, at der ikke fandt nogen forhåndsudvælgelse som omhandlet i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og dens gennemførelsesbestemmelser sted forud for iværksættelsen af udbuddet med forhandling; bemærker endvidere, at indkaldelsen af interessetilkendegivelser blev brugt som middel til at undersøge markedet og ikke som en udbudsprocedure; forstår, at undersøgelsen af markedet blev foretaget af den ansatte med ansvar for at indlede operationelle transaktioner under tilsyn af dennes nærmeste overordnede gennem en to-trins-tilgang med bistand fra en ekstern konsulent til de tekniske aspekter, der bestod af en skrivebordsundersøgelse og en indkaldelse af interessetilkendegivelser;

3.

bemærker, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2015 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 99,68 %, og at udnyttelsesgraden for betalingsbevillinger var helt oppe på 99,4 %;

4.

anerkender, at agenturet som planlagt indførte en budgetejerskabsmodel i 2016; bemærker, at budgetejerskabsmodellen formaliserede og fordelte det budgetmæssige ansvar for planlægning, gennemførelse og overvågning mellem agenturets ledere på kontorchefplan og derover;

5.

minder om, at de lande, der er associeret med gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne og foranstaltninger vedrørende Eurodac (de Schengenassocierede lande), i medfør af forordning (EU) nr. 1077/2011 skal bidrage til agenturets budget; bemærker, at ordningerne med Schengenassocierede lande, der fastlægger detaljerede regler for deres deltagelse i agenturets arbejde, herunder bestemmelser om stemmeret og deres bidrag til agenturets budget, endnu ikke er færdiggjort; bemærker med bekymring, at de Schengenassocierede lande i fraværet af disse ordninger bidrager til afsnit III (driftsomkostninger) i agenturets budget i henhold til en bestemmelse i de associeringsaftaler, der er indgået med Unionen, men at de endnu ikke bidrager til aktiviteterne under afsnit I og II (lønninger og andre administrationsomkostninger) i agenturets budget; anerkender, at der er truffet alle juridisk mulige foranstaltninger for at erhverve finansielle bidrag fra de Schengenassocierede lande til agenturets budget; minder om, at forhandlingerne med de Schengenassocierede lande om budgetbidrag føres af Kommissionen og ikke af agenturet;

6.

noterer sig, at Revisionsretten efter dennes revision af agenturets udbudsprocedurer konkluderede, at agenturet i 2015 havde indgået kontraktmæssige aftaler eller ført forhandlinger med én enkelt kontrahent uden præcist at definere de ønskede tjenesteydelser; er dybt bekymret, idet de aftaler, der blev indgået i 2015, indebar en stor risiko for at være i strid med princippet om sparsommelighed og for at bringe omkostningseffektiviteten i forbindelse med sådanne udbud i fare, og at de i langt højere grad er i risiko for korruption; bemærker, at sådanne aftaler kan begrænse konkurrencen yderligere og øge afhængigheden af denne kontrahent; erkender, at faktorer uden for agenturets kontrol begrænser muligheden for en systematisk genåbning af udbudsrunderne, navnlig for så vidt angår de forvaltede systemer; tilskynder agenturet til at indgå aftaler med flere leverandører eller definere de ønskede tjenesteydelser mere præcist, når dette er muligt; afventer Revisionsrettens revision af agenturets udbudsprocedurer for 2016 og forventer, at agenturet har forbedret udbudsprocedurerne i 2016;

7.

bemærker, at agenturets samlede personale i 2015 bestod af 135 medarbejdere (117 midlertidigt ansatte, 12 kontraktansatte og 6 udstationerede nationale eksperter); bemærker endvidere, at personalet bestod af 33 % kvinder og 67 % mænd;

8.

bemærker, at de forpligtede bevillinger, der blev fremført for afsnit II (administrationsomkostninger) var 9 000 000 EUR (50 % af de forpligtede bevillinger) sammenlignet med 15 000 000 EUR (87 %) i 2014; bemærker endvidere, at disse fremførsler hovedsageligt skyldtes en stor kontrakt om udvidelse af agenturets bygning i Strasbourg og tjenesteydelser leveret under flerårige kontrakter; anerkender, at agenturet lagde en betydelig indsats i planlægning og koordinering for at kontrollere, at alle planer om fremførsler af opdelte bevillinger rent faktisk var begrundede;

9.

bemærker, at fremførsler ofte kan være delvist eller helt berettigede på grund af den flerårige karakter af centrets operationelle programmer, ikke nødvendigvis er tegn på svagheder i budgetplanlægningen og -gennemførelsen og heller ikke altid er i strid med budgetprincippet om etårighed, navnlig hvis de er planlagt på forhånd af agenturet og meddelt Revisionsretten;

10.

anerkender agenturets indsats for at implementere standarderne for intern kontrol, som muliggjorde betydelige fremskridt i retning af en fuldstændig gennemførelse af basiskravene inden for den relativt korte tidsramme, siden agenturet fik sin økonomiske uafhængighed i maj 2013; bemærker dog, at implementeringen af standarderne for intern kontrol endnu ikke i alle henseender svarer til basiskravene, samt at fire standarder for intern kontrol stadig manglede at blive implementeret, seks blev anset for at være stort set implementeret, og seks var fuldt implementeret;

11.

bemærker, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste fremsatte 14 anbefalinger om implementeringen af standarderne for intern kontrol, hvoraf fem blev klassificeret som »meget vigtige« og ni som »vigtige«; bemærker endvidere, at Kommissionens Interne Revisionstjeneste ikke påviste nogen kritiske forhold;

12.

anerkender, at agenturet erhvervede den nødvendige forsikringsdækning for materielle anlægsaktiver, som dechargemyndigheden og Revisionsretten anmodede om i 2014;

13.

beklager, at der i 2015 blev indberettet to datasikkerhedshændelser med relation til agenturets interne administrative procedure; glæder sig over styrkelsen af databeskyttelsen og datasikkerheden i agenturet med yderligere informationsmøder, uddannelse af personalet og med udarbejdelsen af en datasikkerhedspolitik og -procedurer, en handlingsplan og et arbejdsprogram;

14.

bemærker, at den interne revisionsfunktion (IAC) gennemførte en revision af det interne kontrolsystems effektivitet for så vidt angår agenturets kontraktforvaltning; bemærker, at IAC ikke påviste nogen kritiske forhold; bemærker endvidere, at IAC fremsatte fem anbefalinger om definition og organisering af kontraktforvaltning samt om kontraktstyring;

15.

bemærker, at agenturet forventer at vedtage sine interne regler om whistleblowing i løbet af 2017; opfordrer agenturet til at vedtage en intern politik for whistleblowing, som vil fremme en kultur af gennemsigtighed og ansvarlighed på arbejdspladsen, til regelmæssigt at informere og uddanne medarbejderne om deres rettigheder og forpligtelser med hensyn til denne politik, til at sikre beskyttelse af whistleblowere mod repressalier, til at følge op på indberetninger af uregelmæssigheder rettidigt og til at etablere en kanal for anonym intern rapportering; opfordrer agenturet til at offentliggøre årlige rapporter om antallet af whistleblowersager og om, hvordan de blev fuldt op, og om at fremsende disse årlige rapporter til dechargemyndigheden; anmoder agenturet om at aflægge rapport til dechargemyndigheden, når dets regler om whistleblowing er blevet fastlagt og gennemført;

16.

bemærker med bekymring, at CV'er for medlemmerne af agenturets bestyrelse samt CV'er og interesseerklæringer fra medlemmerne af dets rådgivende grupper ikke er offentliggjort på agenturets websted; beklager, at agenturet ikke har foretaget nogen kontrol af interesseerklæringernes faktuelle korrekthed og ej heller har indført en proces for ajourføring af dem; opfordrer indtrængende agenturet til at vedtage retningslinjer for en sammenhængende politik for forebyggelse og håndtering af interessekonflikter og til at vedtage og implementere en klar politik for interessekonflikter, jf. Kommissionens køreplan for opfølgningen på den fælles tilgang til Unionens decentraliserede agenturer, og til at offentliggøre disse politikker for at sikre offentligt tilsyn og kontrol med forvaltningen heraf;

17.

bemærker, at den første årlige overvågningsrapport om gennemførelsen af agenturets strategi til bekæmpelse af svig blev offentliggjort i april 2016, og at den viste, at gennemførelsesniveauet nærmede sig 60 %; bemærker, at den næste overvågningsrapport efter planen skulle offentliggøres i marts 2017; anmoder agenturet om at underrette dechargemyndigheden om rapportens resultater; bemærker, at agenturets bestyrelse i november 2015 vedtog agenturets strategi til bekæmpelse af svig samt en handlingsplan; bemærker endvidere, at agenturet agter at vedtage nye regler, der udspringer af handlingsplanen, i slutningen af 2017 og begynde at implementere dem umiddelbart efter vedtagelsen;

18.

bemærker med tilfredshed, at agenturet gennemførte 12 store oplysnings- og synliggørelsesaktiviteter i 2015; bemærker, at de indbefattede en årskonference, to rundbordsdrøftelser med erhvervslivet, fejring af Europadagen, aktiviteter for grænsevagter i forbindelse med fejringen af Europadagen, tre informationsmøder med interessenter og informationsformidlere, en film om samarbejdet mellem de agenturer, der beskæftiger sig med retlige og indre anliggender, og deres rolle i gennemførelsen af Unionens politikker til gavn for borgerne samt en oplysningskampagne vedrørende pilotprojektet om intelligente grænser, som førte til produktion og uddeling af informationsmateriale i forskellige sprogversioner samt til øget synlighed og mediedækning;

19.

bemærker med tilfredshed, at agenturet afsluttede forhandlingerne om og undertegnede hjemstedsaftalen med Frankrig om agenturets operationelle center i Strasbourg; bemærker, at aftalen stadig mangler at blive ratificeret af det franske parlament;

20.

bemærker med tilfredshed, at agenturet ved udgangen af 2014 afsluttede forhandlingerne om og undertegnede hjemstedsaftalen med Estland om agenturets hjemsted i Tallinn; bemærker, at det estiske parlament ratificerede agenturets hjemstedsaftale den 18. februar 2015;

21.

noterer sig, at agenturet i lyset af reformen af Dublinordningen og som fastsat i den europæiske dagsorden for migration foretog en indledende vurdering af de mulige virkninger af reformen af forvaltningen af Eurodac-systemet; anerkender, at resultaterne af denne vurdering er blevet forelagt Kommissionen og indarbejdet i forslaget til reform af Dublinordningen;

22.

bemærker med bekymring, at der er en betydelig kønsubalance i sammensætningen af agenturets bestyrelse; opfordrer indtrængende agenturet til at rette op på denne skævhed og til at formidle resultaterne til Parlamentet hurtigst muligt;

23.

noterer sig, at de kontorarealer, agenturet har til rådighed, er udnyttet maksimalt, hvilket følgelig har minimeret enhedsomkostningerne per arbejdsstation; forventer ikke desto mindre, at de retlige krav til en sund og sikker arbejdsplads for agenturets medarbejdere overholdes fuldt ud;

24.

noterer sig, at agenturets 97 medarbejdere i 2015 deltog i udedage, som kostede 9 227 EUR (95,13 EUR per person), og at 448 medarbejdere deltog i »andre arrangementer«, som kostede 29 807,65 EUR (66,54 EUR per person);

25.

glæder sig over bestyrelsens vedtagelse i marts 2015 af et sæt resultatindikatorer for agenturets arbejde; er af den opfattelse, at sådanne indikatorer i højere grad bør afspejle indvirkningen af dets foranstaltninger vedrørende sikkerhed, migration, grænseforvaltning og grundlæggende rettigheder; ser frem til at se resultaterne af gennemførelsen af disse indikatorer for året 2016; opfordrer agenturet til at forbedre synligheden af dets arbejde gennem onlineplatforme;

26.

bifalder bestræbelserne på at tilpasse RIA-systemerne til de skiftende politiske prioriter og uforudsete hændelser i løbet af året; anerkender agenturets voksende betydning for Schengenområdets funktion; opfordrer agenturet til nøje at overvåge sine finansielle og menneskelige ressourcer og, hvis dette er nødvendigt, til at indgive rettidige og begrundede anmodninger om tilpasninger;

27.

henviser med hensyn til de øvrige bemærkninger, der ledsager dechargeafgørelsen, og som er af horisontal karakter, til sin beslutning af 27. april 2017 (1) om agenturernes resultater, økonomiske forvaltning og kontrol.