29.9.2017   

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 252/125

—

der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2015, Sektion X — Tjenesten for EU's Optræden Udadtil,

—

der henviser til forretningsordenens artikel 94 og bilag IV,

—

der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget og udtalelse fra Udenrigsudvalget (A8-0122/2017),

A.

der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren understreger den særlige betydning af at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af menneskelige ressourcer;

1.

glæder sig over, at den samlede fejlfrekvens under udgiftsområde 5 (Administration), som inkluderer budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten), ifølge Revisionsretten fortsat er relativt lav, idet den anslås til 0,6 % i 2015;

2.

noterer sig, at Revisionsretten ikke har påvist nogen væsentlige svagheder for så vidt angår EU-Udenrigstjenestens årlige aktivitetsrapport og interne kontrolsystem;

3.

opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at afhjælpe visse svagheder, som Revisionsretten har fundet i ansættelsesprocedurerne for lokaltansatte på delegationerne (dvs. manglende gennemsigtighed i forbindelse med visse trin i proceduren) og i udbudsprocedurer (navnlig ukorrekte vurderinger af tilbud i forhold til de tekniske specifikationer eller anvendelse af ukorrekte udbudsprocedurer), der var organiseret af delegationerne;

4.

er enig med Revisionsretten i, at det er vigtigt at forbedre retningslinjerne for, udformningen, koordineringen og udførelsen af offentlige udbudsprocedurer for kontrakter af lav værdi, da disse kontrakter tegnede sig for 4,5 % af den samlede værdi af de kontrakter, der blev indgået i 2015; støtter EU-Udenrigstjenestens intention om at afholde regionale seminarer og yde administrativ indkøbsstøtte til hele netværket af delegationer;

5.

opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at forbedre kvaliteten af dens udvælgelsesprocedurer ved at indarbejde al den nødvendige dokumentation; anmoder EU-Udenrigstjenesten om bedre at harmonisere de udbudsprocedurer, der gennemføres af delegationerne; gentager sin anmodning om afhjælpning af de tilbagevendende svagheder på dette område, ved at den administrative støtte til de delegationer, hvor situationen er mest alvorlig, opretholdes;

6.

glæder sig over, at der inden for rammerne af rapporterne om forvaltningen af bistanden til tredjelande (EAMR) for 2015 er blevet udstedt bedre og mere omfattende retningslinjer, der styrker tilsynet med EU-delegationscheferne, og som både omfatter ansvarlighed og indberetningskrav;

7.

beklager stigningen i den gennemsnitlige rate af uregelmæssigheder, der vedrører forpligtelser, til 22,4 % i 2015 (sammenlignet med 18,3 % i 2014) i forbindelse med efterfølgende kontroller;

8.

bemærker, at EU-Udenrigstjenestens samlede budget for 2015 var på 602,8 mio. EUR svarende til en samlet stigning på 16,2 % i forhold til 2014, som skyldtes, at der blev overført i alt 71,5 mio. EUR fra hhv. Kommissionens administrationsbudget (25,2 mio. EUR) og fra andre budgetposter (op mod 46,3 mio. EUR) til finansiering af EU-delegationernes fælles omkostninger, såsom lejeudgifter, kontorernes sikkerhed og IT-udgifter; bemærker, at EUF-midlerne ikke var inkluderet;

9.

påpeger, at gennemførelsen af EU-Udenrigstjenestens administrationsbudget stadig giver anledning til bekymring, idet visse delegationer modtager budgetbidrag fra Kommissionen fra 33 forskellige budgetposter oveni EU-Udenrigstjenestens eget budget; anmoder alle aktører om at forbedre og forenkle budgetkilderne og -ordningerne for at lette budgetgennemførelsen; bifalder den budgetordning, man for nylig har fundet frem til med hensyn til administrationsomkostningerne for EUF, som fra 2016 vil blive afholdt over EU-Udenrigstjenestens budget på grundlag af beregningen af et standardbeløb per person;

10.

noterer sig, at budgettet for hovedkvarteret beløb sig til 218,9 mio. EUR, hvoraf 140,5 mio. EUR (eller 64,7 %) vedrørte udbetaling af lønninger og andre ydelser til vedtægtsomfattet og eksternt personale, 30 mio. EUR (eller 13,7 %) var til bygninger, og 30,7 mio. EUR vedrørte IT-systemer, udstyr og inventar;

11.

bemærker, at delegationernes budget på 383,9 mio. EUR blev fordelt med 155,8 mio. EUR (dvs. 40,6 %) til bygninger og dertil knyttede omkostninger, 105,5 mio. EUR (27,5 %) til aflønning af vedtægtsomfattet personale, 60,1 mio. EUR (eller 15,7 %) til eksternt personale og eksterne ydelser, 20,6 mio. EUR (5,4 %) til andre udgifter til personale og 41,9 mio. EUR (10,9 %) til andre administrationsudgifter; bemærker endvidere, at de modtog 204,7 mio. EUR fra Kommissionen til de administrationsudgifter i forbindelse med Kommissionens medarbejdere, som var udstationeret på EU-delegationerne;

12.

gentager sin anmodning om, at der navnlig på delegationerne holdes øje med »forretningskontinuitet« og »dokumenthåndtering« som vigtige standarder for intern kontrol, men også som væsentlige forvaltningskomponenter, navnlig for tilgængeligheden og troværdigheden af de oplysninger, der benyttes til forskellige forvaltningsformål, dvs. overvågning, vurdering og rapportering om aktiviteter og projekter;

13.

bemærker, at kun to delegationer tog forbehold for fraværet af en korrekt udbudsprocedure og manglende vigtige forvaltningsoplysninger, som skulle anvendes til erklæringen om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed;

14.

støtter de regelmæssige kontakter mellem EU-Udenrigstjenesten og Kommissionens tjenestegrene, der tager sig af eksterne anliggender, om forhindring og afsløring af svig;

15.

støtter oprettelsen af Regional Centre Europe, som er et initiativ med sigte på at yde bedre administrativ bistand til EU-delegationerne på områderne økonomisk forvaltning, indkøb og menneskelige ressourcer; ser frem til at modtage evalueringen af pilotprojektet i 2017; tilskynder EU-Udenrigstjenesten til at fortsætte denne praksis med at samle og dele knowhow, hvor det er relevant, i andre regioner for støt og roligt at mindske delegationernes administrative byrde og omkostninger;

16.

finder det afgørende, at delegationscheferne fortsat regelmæssigt gøres opmærksom på deres centrale rolle i den overordnede styrkelse af sikkerheden, forvaltningen og ansvarligheden, navnlig hvad angår vægtningen af de forskellige komponenter, der med stor sandsynlighed vil udløse afgivelse af et forbehold, udover deres politiske opgaver; tilskynder EU-Udenrigstjenesten til at tilbyde uddannelse og ekspertbistand til delegationscheferne, navnlig til medlemsstaternes diplomater;

17.

bemærker ændringerne og strømliningen af EU-Udenrigstjenestens organisation med henblik på at forenkle rapporteringsvejene og informationsstrømmene og dermed lette EU-Udenrigstjenestens udarbejdelse af reaktioner på kriser eller politiske udfordringer og på at mindske mængden af hierarkiske lag med færre direktorater;

18.

erkender, at forvaltningen af de menneskelige ressourcer er en afgørende faktor i EU-Udenrigstjenesten med »tre rekrutteringskilder« og forvaltningen af stillingsbesættelsen på delegationerne, samtidigt med at man skal nå det årlige personalenedskæringsmål, som i 2015 udgjorde 17 stillinger i hovedkvarteret;

19.

bemærker, at andelen af diplomater fra medlemslandene svarer til 32,9 % af EU-Udenrigstjenestens samlede AD-personale (dvs. 307 personer) i forhold til 33,8 % i 2014; påpeger, at denne andel er højere på delegationerne med 43,1 % eller 166 diplomater fra medlemsstaterne og 25,7 % i hovedkvarteret; kræver en mere afbalanceret personalefordeling og minder EU-Udenrigstjenesten om betydningen af at samle og dele den ekspertise, som ansatte fra medlemsstaterne og fra EU-Udenrigstjenesten ligger inde med, på alle niveauer;

20.

fremhæver, at antallet af diplomater fra medlemsstaterne, der var udsendt som delegationschefer, var 63 ud af 134 stillinger som delegationschef, svarende til i alt 47 %; påpeger, at disse 63 stillinger var fordelt med en ulige kønsfordeling på 16 %/84 %, og at kun 16 af de 63 var statsborgere fra medlemsstater, der tiltrådte Unionen i 2004 eller senere; bemærker endvidere, at der blandt de 29 vicedelegationschefer var en kønsmæssig ubalance på 24 %/76 %, og at 6 af vicedelegationscheferne var diplomater fra medlemsstaterne;

21.

bemærker, at antallet af udstationerede nationale eksperter fra medlemsstaterne fortsat steg i 2015 (8 % flere i forhold til 2014) og nåede op på 434 (hvoraf 376 var udstationeret i hovedkvarteret og 58 på delegationerne); bemærker, at 40 % af de 376 udstationerede nationale eksperter (eller 151), som var placeret i Bruxelles, blev betalt af deres nationale forvaltninger;

22.

minder EU-Udenrigstjenesten om, at det er nødvendigt at sikre fuld respekt for personalesammensætningen for så vidt angår forholdet mellem personale fra medlemsstaterne og fra EU-institutionerne som fastsat ved Rådets afgørelse om oprettelse af EU-Udenrigstjenesten;

23.

bemærker, at den samlede kønsfordeling næsten er lige med 47 %/53 % i den samlede medarbejderstab, men at forskellen på AD-niveau er 31,7 %/68,3 % (sammenlignet med 31 %/69 % i 2014); bemærker, at denne andel på omkring 30 % har været stabil siden 2011;

24.

gentager sin bekymring over den kønsmæssige ubalance i lederstillinger, som i øjeblikket ligger på 21,4 %/78,6 %; beklager, at andelen af det andet køn, der søger lederstillinger, fortsat ligger på kun 16 %; mener, at det er vigtigt at gøre fremskridt i denne henseende, og opfordrer derfor EU-Udenrigstjenesten til at omforme sine vilkår og ansættelsespolitikker med henblik på at tiltrække begge køn i lige høj grad til lederstillinger;

25.

gentager, at en geografisk balance, navnlig for så vidt angår forholdet mellem personalets nationalitet og medlemsstaterne størrelse, bør være et vigtigt element i EU-Udenrigstjenestens forvaltning af menneskelige ressourcer, især hvad angår de medlemsstater, der er tiltrådt Unionen i 2004 eller senere; er alvorligt bekymret over den vedvarende underrepræsentation af disse medlemsstater, både på medarbejder- og ledelsesniveau; opfordrer derfor EU-Udenrigstjenesten til at bestræbe sig på at rette væsentligt op på denne situation; understreger, at disse medlemsstater er særligt underrepræsenterede på det højere niveau af administrationen og i ledende stillinger, for hvilke betydelige fremskridt fortsat afventes;

26.

glæder sig over det tilsagn, som næstformanden/den højtstående repræsentant har givet Parlamentet, om at gøre noget ved den eksisterende ubalance med en overrepræsentation af nationale diplomater i stillingerne som delegationschefer, og opfordrer EU-Udenrigstjenesten til i løbet af 2017 at fremlægge en gennemgang af sin personalepolitik, hvori der kigges på spørgsmål som kønsbalance og personalemobilitet mellem institutionerne, idet der samtidigt tages højde for dens virkninger for så vidt angår menneskelige ressourcer for styrkelsen af Unionens optræden udadtil og synlighed gennem Unionens globale strategi;

27.

opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at videreudvikle den rolle, som EU-delegationerne spiller, og navnlig fremme og støtte samordningen mellem medlemsstaterne om ydelsen af konsulær bistand;

28.

minder EU-Udenrigstjenesten om, at der er en hårfin grænse mellem økonomisk diplomati og lobbyvirksomhed; opfordrer derfor EU-Udenrigstjenesten til at tilslutte sig den kommende interinstitutionelle aftale om et obligatorisk åbenhedsregister, herunder for EU-delegationerne, hvis det er juridisk muligt;

29.

bemærker den årlige udgift på 160 mio. EUR, der er øremærket til Unionens netværk af delegationer, hvilket svarer til en stigning på over 50 % i forhold til det foregående regnskabsår; bemærker, at 80 % af delegationerne stadig er i lejede bygninger, og at lejeudgifterne beløb sig til 53,04 mio. EUR i 2015; bifalder lånefaciliteten på 200 mio. EUR til en bedre forvaltning af bygningspolitikken og nedbringelse af købsomkostninger for delegationer; beklager, at det til trods for lånefaciliteten og stigningen i udgifterne kun er få delegationsbygninger, der er ejet af EU-Udenrigstjenesten; opfordrer EU-Udenrigstjenesten til ikke blot at forelægge delegationernes bygningskontrakter for det aktuelle år, men også at give et overblik over situationen med hensyn til alle delegationsbygninger i sin årlige aktivitetsrapport;

30.

opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at foretage en gennemgribende revision af sine bygningspolitikker i overensstemmelse med de anbefalinger, som Revisionsretten fremsatte i sin særberetning nr. 7/2016, især hvad angår:

31.

opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at udvikle arealudnyttelsen yderligere, navnlig ved som en prioritet at tage hånd om de enkeltsager om ubenyttede eller unødigt store bygninger og de dertil knyttede ekstraudgifter, som Revisionsretten har gjort opmærksom på (7,8 mio. EUR), selv om Parlamentet erkender udfordringerne ved bygningsforvaltning i ofte komplekse miljøer;

32.

understreger, at EU-Udenrigstjenesten og medlemsstaterne har en fælles interesse i at medregne anvendelsen af bygninger og videreudvikle det lokale samarbejde om bygningsforvaltning med et særligt og konstant fokus på mest mulig valuta for pengene, sikkerhedsspørgsmål og Unionens image;

33.

glæder sig over stigningen i antallet af samhusningsprojekter for EU-delegationer og medlemsstater med undertegnelsen af seks aftalememoranda om samhusning i 2015, hvorved det samlede antal samhusningsprojekter kom op på 86 ved udgangen af 2015; tilskynder EU-Udenrigstjenesten til at lede efter flere måder, hvorpå denne gode praksis kan udbredes; mener, at denne politik bør omfatte innovative tilgange, der tager sigte på både at definere en samordnet strategi for samhusning med de medlemsstater, som er opsat på dette, og hensigtsmæssige omkostningsdelingsordninger for så vidt angår bygninger og logistik; bemærker, at samhusningsordninger også vedrører andre enheder, der bidrager til forvaltningen af udenrigspolitikker, såsom Den Europæiske Investeringsbank, ECHO's tjenestegrene, missioner under den fælles sikkerheds- og forsvarspolitik og Unionens særlige repræsentanter;

34.

beklager den utilstrækkelige registrering og unøjagtighederne i informationssystemet til forvaltning af delegationernes kontorbygninger og boliger; anmoder om en regelmæssig gennemgang af fuldstændigheden og pålideligheden af de data, der bliver indtastet af EU-delegationerne, med henblik på at uddybe den overordnede planlægning af areal, lokaliteter og omkostningsdækning;

35.

opfordrer indtrængende EU-Udenrigstjenesten til at styrke forvaltningskontrollen og overvågningsværktøjerne for så vidt angår alle omkostninger i forbindelse med bygningspolitikken med henblik på at sikre et nøjagtigt overblik over og nøje opfølgning på alle udgifter inden for dette område; mener, at der bør lægges vægt på overvågning af de lofter, der er defineret i bygningspolitikken, med henblik på at mindske den samlede årlige husleje for delegationskontorerne og de dertil knyttede faste udgifter og sikre, at samhusede enheder betaler et tilstrækkeligt bidrag, at de løbende udgifter, der er forbundet med samhusning, bliver dækket, og at udgifterne er i overensstemmelse med de lokale markedsforhold;

36.

mener, at der hurtigt bør udvikles juridisk og teknisk ekspertise i forvaltning af fast ejendom, idet der tages højde for eventuelle alternative muligheder for at opnå omkostningseffektivitet, såsom ansættelse af ekstern ekspertise (f.eks. lokale mæglere) til at undersøge markedet eller forhandle med udlejere;

37.

anmoder EU-Udenrigstjenesten om en årlig liste over de inspektioner, der er foretaget på delegationerne;

38.

opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at få delegationsinspektoratet til at kontrollere de seneste fem aftaler om leje eller køb af boliger til EU-ambassadørerne, herunder i Tirana, Albanien, og rapportere tilbage til Parlamentet;

39.

støtter gennemførelsen af en mellemlang- og langsigtet strategi, der indkredser alle muligheder på dette område, fra investeringsprioriteter eller købsmuligheder til fornyelse af lejekontrakter eller muligheden for at dele bygninger med medlemsstaterne, idet der også tages højde for personalefremskrivninger og politisk planlægning og udvikling;

40.

tilskynder EU-Udenrigstjenesten til i højere grad at anvende fællesskabsordningen for miljøstyring og miljørevision (EMAS) og princippet om grønne offentlige indkøb i sin bygningspolitik, men har forståelse for, at de lokale forhold for de 139 delegationer nødvendiggør en vis grad af fleksibilitet;

41.

mener, at sikkerheden for EU-Udenrigstjenesten og dens delegationer skal styrkes yderligere, og opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at prioritere dette, når der vælges bygninger og placeringer for dens delegationer; mener, at bygningernes sikkerhed bør være en integreret del af EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik, og at dens evakueringsplan og evakueringsbeslutninger, når der er behov for dem, bør koordineres med repræsentationerne for de berørte medlemsstater;

42.

glæder sig over, at EU-Udenrigstjenesten har planer om et projekt om en fælles vision og fælles foranstaltninger, der sigter mod at opnå et stærkere Europa, som bidrager til fred og sikkerhed i regionen og i hele verden;

43.

opfordrer EU-Udenrigstjenesten til at forbedre sin kommunikationspolitik over for Unionens borgere.