EUROPA-KOMMISSIONEN
Bruxelles, den 13.9.2023
COM(2023) 513 final
BILAG
til forslag til
RÅDETS AFGØRELSE
om den holdning, der skal indtages på Den Europæiske Unions vegne i det fælles udvalg, der er nedsat ved aftalen mellem Den Europæiske Union på den ene side og Færøernes landsstyre på den anden side om Færøernes deltagelse i EU-programmer, for så vidt angår
fastsættelsen af det fælles udvalgs forretningsorden
UDKAST TIL
DET FÆLLES UDVALGS AFGØRELSE
Nr. …/…
af [dato]
om fastsættelse af det fælles udvalgs forretningsorden i overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i aftalen mellem Den Europæiske Union på den ene side og Færøernes landsstyre på den anden side om Færøernes deltagelse i EU-programmer
DET FÆLLES UDVALG HAR —
under henvisning til aftalen mellem Den Europæiske Unionen på den ene side og Færøernes landsstyre på den anden side om Færøernes deltagelse i EU-programmer (i det følgende benævnt "aftalen"), særlig artikel 14, stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)Aftalen har i overensstemmelse med sin artikel 15, stk. 2, fundet midlertidig anvendelse siden den 24. maj 2022, da Færøerne meddelte, at de nødvendige interne procedurer til dette formål var blevet gennemført.
(2)I henhold til aftalens artikel 14, 3, fastsætter det fælles udvalg selv sin forretningsorden, jf. bilaget til nærværende afgørelse, for at sikre, at aftalen forvaltes og gennemføres korrekt —
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
Artikel 1
Det fælles udvalgs forretningsorden fastsættes hermed i overensstemmelse med aftalens artikel 14, stk. 3, jf. bilaget til denne afgørelse.
Artikel 2
Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.
Udfærdiget i …, den …
På det fælles udvalgs vegne
Formænd
Bilag
Forretningsorden
for
det fælles udvalg i overensstemmelse med artikel 14, stk. 3, i aftalen mellem Den Europæiske Union på den ene side og Færøernes landsstyre på den anden side om Færøernes deltagelse i EU-programmer
Artikel 1
Opgaver
Det fælles udvalg, der er nedsat i henhold til artikel 14, stk. 1, i aftalen mellem Den Europæiske Union (i det følgende benævnt "Unionen") på den ene side og Færøernes landsstyre på den anden side om Færøernes deltagelse i EU-programmer (i det følgende benævnt "aftalen"), varetager de opgaver og pligter, der er omhandlet i aftalens artikel 14, stk. 1.
Artikel 2
Sammensætning og formandskab
1)Det fælles udvalg består af repræsentanter for Unionen og for Færøerne.
2)Formandskabet for det fælles udvalg varetages i fællesskab af højtstående embedsmænd eller deres stedfortrædere, der fungerer som repræsentanter for henholdsvis Den Europæiske Union og Færøerne.
3)Unionen og Færøerne underretter hinanden om navn, stilling og kontaktoplysninger for den embedsmand, der for henholdsvis Unionen og Færøerne er formand for det fælles udvalg. Denne embedsmand anses for fortsat at fungere som henholdsvis Unionens og Færøernes formand for det fælles udvalg indtil den dato, hvor enten Unionen eller Færøerne meddeler den anden part om en ny formand.
4)En formand anses for at have bemyndigelse til at repræsentere henholdsvis Unionen eller Færøerne indtil den dato, hvor den anden part gives meddelelse om en ny formand.
Artikel 3
Sekretariat
1)Det fælles udvalgs sekretariat ("sekretariatet") består af en embedsmand fra Unionen og en embedsmand fra Færøerne. Sekretariatet varetager de opgaver, det pålægges i henhold til denne forretningsorden.
2)Unionen og Færøerne underretter hinanden om navn, stilling og kontaktoplysninger for den embedsmand, der for henholdsvis Unionen og Færøerne er medlem af det fælles udvalgs sekretariat. Denne embedsmand anses for fortsat at fungere som medlem af sekretariatet for Unionen eller Færøerne indtil den dato, hvor enten Unionen eller Færøerne har givet meddelelse om et nyt medlem.
Artikel 4
Møder
1)Det fælles udvalg træder sammen mindst én gang om året og, når særlige omstændigheder kræver det, efter anmodning fra en af parterne.
2)I princippet mødes udvalget skiftevis i Bruxelles og på Færøerne, medmindre formændene bestemmer andet. Møderne kan også afholdes via videokonference eller telekonference, hvis formændene er enige herom.
3)Mellem møderne foregår det fælles udvalgs arbejde løbende ved hjælp af ethvert kommunikationsmiddel, navnlig ved udveksling af e-mails.
Artikel 5
Deltagelse i møder
1)I rimelig tid forud for hvert møde underretter Unionen og Færøerne gennem sekretariatet hinanden om den planlagte sammensætning af deres respektive delegationer og angiver navn og stilling for hvert medlem af delegationen.
2)Hvis det er relevant og efter fælles aftale, kan formændene indbyde eksperter (dvs. ikkestatslige embedsmænd) til at deltage i det fælles udvalgs møder og fremlægge oplysninger om specifikke emner; eksperterne deltager kun i de dele af mødet, hvor sådanne specifikke emner drøftes.
3)Repræsentanten for den part, der tilrettelægger og er vært for mødet, fastsætter efter godkendelse fra den anden part dato og sted for mødet.
Artikel 6
Dokumenter
Skriftlige dokumenter, der danner grundlag for det fælles udvalgs drøftelser, nummereres og rundsendes af sekretariatet til Unionen og Færøerne.
Artikel 7
Korrespondance
1)Unionen og Færøerne sender via sekretariatet deres korrespondance stilet til det fælles udvalg. En sådan korrespondance kan fremsendes i enhver skriftlig form, herunder via e-mail.
2)Sekretariatet sikrer, at korrespondance stilet til det fælles udvalg videresendes til formændene og, når det er relevant, rundsendes i overensstemmelse med artikel 6.
3)Al korrespondance fra eller stilet direkte til formændene videresendes til sekretariatet og rundsendes, når det er relevant, i overensstemmelse med artikel 6.
Artikel 8
Dagsorden
1)Sekretariatet udarbejder et udkast til foreløbig dagsorden for hvert møde. Med henblik herpå udarbejder den embedsmand, der fungerer som medlem af sekretariatet for den part, der er vært for mødet, det første udkast til en foreløbig dagsorden sammen med de dokumenter, der vedrører hvert punkt på mødet, mindst fire uger inden mødet, og det sendes med henblik på bemærkninger til den anden parts medlem af sekretariatet. Når udkastet til foreløbig dagsorden er udarbejdet af sekretariatet, sendes det sammen med eventuelle relevante dokumenter til formændene senest 10 dage før mødet med henblik på godkendelse.
2)Den foreløbige dagsorden skal omfatte de punkter, som parterne har anmodet om. Alle sådanne anmodninger fremsendes sammen med eventuelle relevante dokumenter til sekretariatet senest 15 dage inden mødets begyndelse.
3)I særlige tilfælde kan formændene aftale at afkorte de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2 ovenfor.
4)Det fælles udvalg vedtager sin dagsorden ved hvert mødes begyndelse.
5)Punkter, der ikke er opført på udkastet til dagsorden, kan tilføjes, og andre punkter på udkastet til dagsorden kan udgå, udsættes eller ændres på mødet, forudsat at de to parter er enige herom.
Artikel 9
Åbenhed og aktindsigt
1)Møderne i det fælles udvalg er ikke offentlige, medmindre formændene træffer anden afgørelse.
2)Hver part kan beslutte at offentliggøre det fælles udvalgs afgørelser i deres respektive officielle tidende eller online efter forudgående høring af den anden part.
3)Hvis Unionen eller Færøerne forelægger det fælles udvalg oplysninger, der er fortrolige eller beskyttede mod videregivelse i henhold til dens relevante love og forskrifter, behandler den anden part de modtagne oplysninger som fortrolige.
4)Hver part behandler anmodninger om aktindsigt i det fælles udvalgs dokumenter i overensstemmelse med sine relevante love og forskrifter.
5)Hvis Europa-Kommissionen forelægger det fælles udvalg oplysninger, der er fortrolige eller beskyttet mod videregivelse i henhold til dens lovgivning om informationssikkerhed, sikrer Færøerne et sammenligneligt niveau af fortrolighed og beskyttelse for de modtagne oplysninger. Hvis Færøerne forelægger det fælles udvalg oplysninger, der er fortrolige eller beskyttede mod videregivelse i henhold til landets relevante love og forskrifter, behandler Europa-Kommissionen de modtagne oplysninger som fortrolige.
Artikel 10
Referater
1)Der udarbejdes et referat for hvert møde i det fælles udvalg.
2)Den embedsmand, der fungerer som medlem af sekretariatet for den part, der er vært for mødet, udarbejder et udkast til mødereferat senest 15 dage efter mødets afslutning, medmindre formændene beslutter andet. Udkastet til mødereferat sendes til den anden parts medlem af sekretariatet, som kan fremsætte bemærkninger hertil. Sidstnævnte kan fremsætte bemærkninger senest 30 dage efter modtagelsen af udkastet til referat.
3)Referatet skal indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysninger om:
a)de dokumenter, der blev forelagt det fælles udvalg
b)eventuelle erklæringer, som en af parterne har anmodet om at få optaget i referatet samt
c)de vedtagne afgørelser, beslutninger om erklæringer og praktiske konklusioner, der er vedtaget om specifikke punkter.
4)Referatet skal indeholde en deltagerliste med navn, titel og stilling for alle mødets deltagere.
5)Referatet godkendes og undertegnes af formændene senest to måneder efter mødet eller på en anden dato, der fastsættes af formændene. Formændene kan aftale, at undertegnelse og udveksling af elektroniske kopier opfylder det sidstnævnte krav. Den autentiske udgave af referatet opbevares i hver parts arkiver.
6)Senest to arbejdsdage efter mødet i det fælles udvalg udarbejder det fælles udvalgs sekretariat også et sammendrag af referatet, som godkendes af formændene, så snart det er praktisk muligt. Når formændene for det fælles udvalg har godkendt teksten til sammenfatningen, kan parterne offentliggøre sammendraget.
Artikel 11
Afgørelser
1)Jf. aftalens artikel 14 træffes beslutninger i det fælles udvalg i enighed. Sekretariatet registrerer alle afgørelser med et løbenummer og en henvisning til datoen for vedtagelsen.
2)Det fælles udvalg kan træffe afgørelser ved skriftlig procedure via udveksling af noter mellem udvalgets formænd, hvis parterne i aftalen er enige herom. Teksten til et udkast til afgørelse forelægges skriftligt af en af formændene for den anden formand på det fælles udvalgs officielle sprog, jf. artikel 14. Den anden part har en måned eller en længere frist, der er fastsat af den forslagsstillende part, til at give udtryk for sin tilslutning til udkastet til afgørelse. Hvis den anden part ikke giver udtryk for sin tilslutning, drøftes den foreslåede afgørelse, og den kan vedtages på næste møde i det fælles udvalg. Udkastet til afgørelse anses for at være vedtaget, når den anden part giver udtryk for sin tilslutning, og skal optages i referatet af det fælles udvalgs næste møde.
3)Hver afgørelse undertegnes af formændene for det fælles udvalg. Formændene kan aftale, at undertegnelse og udveksling af elektroniske kopier opfylder dette undertegnelseskrav.
4)I afgørelser, der vedtages af det fælles udvalg, angives datoen for deres ikrafttræden.
Artikel 12
Beskyttelse af personoplysninger
Offentliggørelse af de i artikel 9, 10 og 11 omhandlede dokumenter sker i overensstemmelse med begge parters gældende databeskyttelsesregler, herunder for beskyttelse af personoplysninger.
Artikel 13
Arbejdsgrupper/rådgivende organer
1)I overensstemmelse med aftalens artikel 14, stk. 4, kan det fælles udvalg beslutte at nedsætte eller opløse en arbejdsgruppe/et rådgivende organ på ekspertniveau. Det fælles udvalg fastlægger de enkelte arbejdsgruppers/rådgivende organers sammensætning og opgaver og kan ændre dem efter behov.
2)Arbejdsgruppen/det rådgivende organ bidrager til det fælles udvalgs arbejde og bistår det i udførelsen af dets opgaver, herunder — hvis arbejdsgruppen/det rådgivende organ har fået dette til opgave af det fælles udvalg — ved at udarbejde rapporter eller udkast til afgørelser med henblik på godkendelse af det fælles udvalg.
3)Arbejdsgruppen/det rådgivende organ mødes i det omfang, det er nødvendigt for udførelsen af de pågældende opgaver, og aflægger rapport til det fælles udvalg.
4)Nedsættelsen af en arbejdsgruppe/et rådgivende organ og dennes/dettes funktion må ikke være til hinder for, at parterne kan indbringe spørgsmål direkte for det fælles udvalg.
5)Det fælles udvalgs forretningsorden finder tilsvarende anvendelse på de arbejdsgrupper/rådgivende organer, der nedsættes af det fælles udvalg.
Artikel 14
Sprog
1)Det fælles udvalgs officielle sprog og arbejdssprog er engelsk.
2)Det fælles udvalgs drøftelser finder sted på engelsk. Dagsordenen for møder, de dokumenter, der forelægges det fælles udvalg, og mødereferaterne affattes på engelsk.
3)Det fælles udvalg vedtager sine afgørelser på engelsk.
Artikel 15
Udgifter
Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i møderne i det fælles udvalg og i de nedsatte arbejdsgrupper/rådgivende organer.
Udgifter i forbindelse med mødernes tilrettelæggelse afholdes af den part, der er vært for mødet.
Artikel 16
Ændringer af forretningsordenen
Denne forretningsorden kan ændres efter fælles overenskomst mellem parterne, jf. artikel 11.
Udfærdiget i..., den ...
På det fælles udvalgs vegne
Formænd