52009DC0473

[pic] | KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER |

Bruxelles, den 15.9.2009

KOM(2009) 473 endelig

RAPPORT FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET

OM UDVIKLINGEN AF VISUMINFORMATIONSSYSTEMET (VIS) I 2008 (fremlagt i henhold til artikel 6 i Rådets beslutning 2004/512/EF)

Rapport fra Kommissionen til Europa-Parlamentet og Rådet om udviklingen af visuminformationssystemet (VIS)

Statusrapport j anuar-december 2008 (KOM(2009)473)

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning 3

2. Projektstatus 3

2.1. Fremskridt i rapporteringsperioden 3

2.1.1. Retlig ramme for VIS 4

2.1.2. Ændring af tidsplanen for VIS 5

2.1.3. Udvikling af det centrale system - resultater 5

2.1.4. Udvikling af det biometriske matchsystem (BMS) 6

2.1.5. Forberedelser i marken og nettet 6

2.1.6. Testning og tilknyttede resultater 7

2.1.7. National planlægning og koordinering 8

2.1.8. Venner af VIS 8

2.1.9. Indførelse af VIS på konsulære repræsentationer og ved grænseovergangsstederne 9

2.2. Forvaltningen af projektet i Kommissionen 9

2.2.1. Planlægning og budget 9

2.2.2. Risikostyring 10

2.2.3. Projektstyringsgruppen (PMB) 10

2.3. Møder i SIS II-udvalget 10

2.3.1. SISVIS-udvalget 10

2.3.2. Gruppen for forvaltning af ændringer 11

2.3.3. Den rådgivende testgruppe 11

2.3.4. VIS Mail-ekspertgruppen 11

3. Konklusioner og perspektiver 11

1. INDLEDNING

Dette er en rapport om det arbejde, Kommissionen udførte i 2008 (fra januar til december 2008) med hensyn til udviklingen af visuminformationssystemet (VIS). Det er den femte statusrapport[1], Kommissionen forelægger Rådet og Europa-Parlamentet i henhold til artikel 6 i Rådets beslutning 2004/512/EF af 8. juni 2004 om indførelse af visuminformationssystemet (VIS)[2]. Ifølge denne beslutning er Kommissionen, der bistås af SIS II-udvalget[3], ansvarlig for udviklingen af VIS, mens de nationale systemer skal tilpasses og/eller udvikles af medlemsstaterne. I 2007 blev SISVIS-udvalget[4] nedsat med henblik på at bistå Kommissionen med udøvelsen af dens gennemførelsesbeføjelser i forbindelse med forhold, der vedrører den operationelle fase af både SIS II- og VIS-projektet. Det første møde i VIS-sammensætningen af SISVIS-udvalget fandt sted i november 2008 efter ikrafttrædelsen af forordning (EF) nr. 767/2008 vedrørende visuminformationssystemet (VIS) og udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaterne vedrørende visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen)[5].

2. Projektstatus

2.1. Fremskridt i rapporteringsperioden

Oversigt over de vigtigste aktiviteter

Ved afslutningen af rapporteringsperioden var den forudgående overensstemmelsestestning med flere medlemsstater gået ind i anden fase, efter at afleveringsprøvningen på fabrikken (Factory Acceptance Test, FAT) var gennemført med succes.

Der blev under det franske formandskab oprettet en gruppe ved navn "Venner af VIS" med henblik på at følge op på nationale VIS-projekter og skabe en forbindelse mellem ministerier og eksperter for derved at sikre, at udviklingen af systemet i medlemsstaterne også følges på tæt hold.

I marts 2008 blev gruppen for forvaltning af ændringer oprettet for at sikre, at specifikationerne forblev de samme, og for at rådgive om eventuelle anmodninger om ændringer, der har indflydelse på de tekniske specifikationer for VIS.

Den rådgivende testgruppe (Test Advisory Group, TAG) blev oprettet med henblik på at drøfte og enes om alle testrelaterede spørgsmål med medlemsstaterne.

I rapporteringsperioden blev der anmodet om adskillige ændringer af VIS og det biometriske matchsystem (BMS), der skulle gennemføres inden driftstesten (Operational Systems Test, OST). Det blev tydeligt, at det ville kræve yderligere tid at gennemføre disse ændringer. Efter råd fra "Venner af VIS" enedes man i COREPER i december 2008 om, at tidsplanen for VIS-projektet skulle ændres, således at der blev tages hensyn til disse endelige ændringer af systemet, samtidig med at det blev sikret, at VIS fortsat tages i drift i 2009[6].

2.1.1. Retlig ramme for VIS

Selv om der i Europa-Parlamentet og Rådet (retlige og indre anliggender) i juni 2007 blev opnået politisk enighed om "VIS-lovgivningspakken", som består af forordningen om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold[7] (VIS-forordningen) og en rådsafgørelse under søjle 3[8], blev de retlige instrumenter først formelt vedtaget i juni 2008, efter at Europa-Parlamentet havde trukket sine to forbehold tilbage.

I forordning (EF) nr. 767/2008 fastlægges formålet med VIS og dets funktioner og ansvaret for systemet. Desuden fastsættes betingelserne og procedurerne for udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger om visa til kortvarigt ophold og om de afgørelser, der træffes i forbindelse hermed. For at sikre en pålidelig kontrol og identifikation af enkeltpersoner omfatter de data, der skal behandles i VIS, alfanumeriske data, fotografier og visumansøgernes fingeraftryk.

Rådets afgørelse 2008/633/RIA vedrører adgang til søgning i visuminformationssystemet (VIS) for de udpegede myndigheder i medlemsstaterne og for Europol med henblik på forebyggelse, afsløring og efterforskning af terrorhandlinger og andre alvorlige strafbare handlinger.

Begge retlige instrumenter blev offentliggjort i EU-Tidende den 13. august 2008 og trådte i kraft den 2. september 2008.

Vedtagelsen af førnævnte retlige instrumenter betød, at de tekniske specifikationer kunne færdiggøres, og at udviklingen på grundlag af de retsinstrumenter, der var opnået politisk enighed om i 2007, kunne fortsætte som planlagt i henhold til den nye tidsplan. Inden VIS kan tages i drift, skal de fælles konsulære instrukser[9] og Schengengrænsekodeksen[10] imidlertid ændres for at tage hensyn til driften af VIS henholdsvis på de konsulære repræsentationer og ved grænseovergangsstederne. Der blev opnået politisk enighed om begge ændringsinstrumenter ved udgangen af rapporteringsperioden. Forslaget til en visumkodeks[11] blev også fortsat drøftet i hele rapporteringsperioden, men er endnu ikke blevet vedtaget.

2.1.2. Ændring af tidsplanen for VIS

I henhold til den ændrede tidsplan, der blev opnået enighed om i september 2007, var det under hensyn til alle tekniske ændringer, der skal foretages af det centrale system som følge af vedtagelsen af retsgrundlaget, hensigten, at det centrale VIS skulle være klart til at bliver taget i drift i juni 2009. Arbejdet med at overholde denne frist fortsatte igennem hele rapporteringsperioden, og tidsplanen blev nøje overholdt, og næsten alle milepæle blev nået i henhold til den aftalte plan. Under drøftelserne med medlemsstaternes eksperter i gruppen af nationale VIS-projektledere og gruppen for forvaltning af ændringer (se afsnit 2.3) fremlagde medlemsstaterne en række anmodninger om ændringer[12], der ville påvirke udviklingen af VIS og BMS og kræve en ajourføring af de tekniske specifikationer. I november anbefalede gruppen for forvaltning af ændringer, at disse ændringer blev gennemført, inden VIS tages i drift, og SIS II-udvalget var enigt heri. Da hovedkontrahenten for udvikling af systemet vurderede, at disse ændringer ville medføre, at det ville tage seks måneder længere at udvikle VIS, blev anbefalingerne fra gruppen for forvaltning af ændringer og SIS II-udvalget sendt til gruppen "Venner af VIS" til drøftelse og orientering. Gruppen bekræftede på sit første møde i december medlemsstaternes enstemmige ønske om at gennemføre disse ændringer, inden VIS tages i drift. COREPER bad på sit sidste møde i 2008 Kommissionen om at udarbejde en detaljeret ajourført tidsplan for VIS, der skulle omfatte ovennævnte ændringer og ville fremrykke datoen for idrifttagningen til udgangen af 2009.

2.1.3. Udvikling af det centrale system - resultater

Udviklingen af adskillige iterationer af hovedresultaterne og mange testresultater[13] fortsatte igennem rapporteringsperioden. De fuldstændige funktionelle detaljerede tekniske specifikationer blev accepteret i april sammen med dokumentet om grænsefladekontrol (ICD)[14], og basislinjen for de funktionelle og arkitektoniske specifikationer blev lagt endeligt fast. Som planlagt blev den endelige udgave af de detaljerede tekniske specifikationer (DTS), der omfattede de funktionelle specifikationer, arkitektoniske aspekter samt tekniske specifikationer, modtaget i slutningen af september. Da der i 2008 blev opnået enighed om at gennemføre de ønskede ændringer, vil det være nødvendigt at ajourføre DTS og ICD, så de afspejler disse ændringer. Medlemsstaterne fik i oktober anden version af cd-simulatoren, der er baseret på ICD/XSD 1.76, og som indeholder ændringerne efter kampagnen vedrørende afleveringsprøvningen på fabrikken (FAT), der blev gennemført og færdiggjort med succes i september.

2.1.4. Udvikling af det biometriske matchsystem (BMS)

Efter at der var blevet opnået enighed mellem Rådet og Europa-Parlamentet om VIS-forordningen og den tilhørende afgørelse, gennemførte hovedkontrahenten for udvikling af systemet en analyse af det systemudviklingsarbejde, der var nødvendigt for at sikre, at VIS er fuldt ud foreneligt med de retlige rammer og opfylder kravene til grænseflade med BMS. Suspenderingen af BMS-kontrakten[15] blev hævet den 1. april, efter at BMS-miljøet var blevet koblet til VIS med henblik på at gennemføre afleveringsprøvningen på fabrikken (FAT).

Der blev også straks leveret softwarekits til biometriske funktionaliteter til medlemsstaterne. I løbet af året modtog medlemsstaterne softwarekits til deres udstyr til optagelse af fingeraftryk og gjorde brug af BMS-webportalen til den nationale gennemførelse af deres systemer for biometrisk matchning. I 2008 besøgte en række indbudte grupper flere gange BMS-showcasen/demonstratoren, der simulerer anvendelsen af VIS på konsulære repræsentationer og ved grænseovergangssteder. Medlemsstaternes delegationer, medlemmer af Europa-Parlamentet og Kommissionens næstformand Jacques Barrot foruden medlemmer af hans kabinet fik vist de praktiske aspekter af og workflowet for ansøgninger om biometriske visa i et forsøgssystem.

I 2008 blev der udarbejdet udkast til gennemførelsesforanstaltninger, hvori de tekniske specifikationer for opløsningen og brugen af fingeraftryk til biometrisk identifikation og kontrol fastsættes. De supplerer minimumsspecifikationerne i Kommissionens beslutning 2006/648/EF og skal drøftes i SISVIS-udvalget i 2009.

Første del af BMS-systemløsningstesten blev gennemført ved udgangen af rapporteringsperioden, men testningen af præcision og ydeevne vil fortsætte i 2009. Forberedelserne af den efterfølgende testning og udvikling af redskaber fortsatte. På det seneste møde for de nationale VIS-projektledere i 2008 blev der udviklet og omdelt en vejledning vedrørende bedste praksis, hvad angår BMS-fingeraftryk.

2.1.5. Forberedelser i marken og nettet

Den centrale VIS-enhed og backuppen af den centrale enhed blev begge installeret i Strasbourg (Frankrig) og St. Johann im Pogau (Østrig) i februar. Forbindelsen mellem den centrale enhed og backuppen af den centrale enhed blev gennemført den 1. april forud for den forventede kontraktmæssige frist. Installationen af hardware begge steder blev påbegyndt som planlagt og afsluttet ved udgangen af juli.

Netværksinstallationen blev iværksat i januar 2008, hvor der blev sendt et spørgeskema vedrørende lokaliteterne til alle medlemsstater. I marts var alle 48 besøg på lokaliteterne gennemført, og sammenkoblingen fortsatte i løbet af foråret, selv om dette arbejde på anmodning af medlemsstaterne blev suspenderet på seks lokaliteter frem til årets udgang. Netværksinstallationen var fuldt gennemført ved udgangen af juni som planlagt for alle medlemsstaternes lokaliteter med undtagelse af fire hovedlokaliteter og fem backuplokaliteter, hovedsageligt fordi lokalerne de pågældende steder ikke var færdige.

Kommissionens beslutning 2008/602/EF af 17. juni 2008 om fastlæggelse af den fysiske arkitektur for og kravene til de nationale grænseflader og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader i udviklingsfasen blev vedtaget af Kommissionen den 17. juni 2008.

2.1.6. Testning og tilknyttede resultater

I løbet af rapporteringsperioden fandt der større forberedelser til testning af det centrale VIS og medlemsstaternes systemer sted. Selve testningen vil starte i begyndelsen af 2009. Medlemsstaterne udpegede deres testledere i april. Der blev udpeget seks medlemsstater, der som de første skal gennemføre overensstemmelsestestene og deltage i driftstestene (OST)[16]. Det er nødvendigt med ni andre lande til at gennemføre den foreløbige systemafleveringstest (Provisional System Acceptance Test, PSAT)[17]. De medlemsstater, der deltager i driftstesten, havde færdiggjort deres netværksforbindelser i juni, og nogle af dem havde fuldført udviklingen af deres nationale system i slutningen af september, da den forudgående overensstemmelsestestning af VIS-testmiljøet begyndte. Testmiljøet har siden begyndelsen af oktober omfattet alle BMS-funktionaliteter. Ved udgangen af rapporteringsperioden havde seks af de lande, der deltager i driftstestene, den grundlæggende konnektivitet og var ved at forberede gennemførelsen af testene af applikationernes konnektivitet. Tre medlemsstater, der deltager i driftstestene, havde med succes fuldført deres overensstemmelsestest ved udgangen af 2008. Parallelt hermed blev funktionstest af systemløsningstestene (SST) påbegyndt. De blev fulgt af testene af ydeevne. Efter godkendelsen af anmodninger om ændringer blev tidsplanen for nogle af testfaserne ændret. Den anden iteration af systemløsningstestene vil blive gennemført, efter at de ønskede ændringer er gennemført, og umiddelbart herefter driftstesten. Derefter vil der blive sluttet af med de foreløbige systemafleveringstest (PSAT) med henblik på at erklære VIS klar til at blive taget i drift i slutningen af december 2009.

Første version af beskrivelsen af testdesignet (Test Design Description, TDD) af afleveringsprøvningen på fabrikken (FAT) blev modtaget og sendt til medlemsstaterne i januar 2008. Medlemsstaterne fremlagde scenarier for funktionelle test, der skulle medtages i FAT TDD senere på året. FAT selv blev påbegyndt den 6. august og gennemført i fire kampagnecyklusser indtil 29. september. Den endelige version af FAT TDD (2.0), der blev leveret i oktober, omfattede de korrektioner, der var blevet foretaget under FAT-testene, og blev brugt som grundlag for forberedelsen af de funktionelle systemløsningstest.

Protokollen for overensstemmelsestest (CTP) blev ajourført i henhold til den politisk aftalte retlige ramme og integration med BMS, og en ny version blev leveret i marts. Den endelige version (2.10) blev stillet til rådighed for medlemsstaterne i april. CTP anvendes som referencedokument for at specificere overensstemmelsestestene og udvikle beskrivelsen af testdesignet til overensstemmelsestestene (CT TDD). I CT TDD, der blev leveret i oktober, beskrives i detaljer alle testene i tilknytning til medlemsstaternes overensstemmelsestest efter FAT TDD. Testplanen (version 2.30) blev accepteret i juli.

Det første udkast til de ikke-funktionelle TDD til systemløsningstestene (SST) blev modtaget i april. Dette dokument blev i en formel undersøgelsesperiode, der varede flere måneder, i vid udstrækning kommenteret af Kommissionens tjenestegrene og medlemsstaterne. Der blev fremlagt nogle mellemliggende versioner, men version 1.00 af SST TDD blev stillet til rådighed for medlemsstaterne i september. Ikke-funktionelle og funktionelle versioner blev undersøgt i anden halvdel af året, og i december begyndte endelig de funktionelle test af systemløsningstestene. Testscenarierne vil blive afprøvet på ny, hvis der opdages afvigelser i forhold til TDD.

2.1.7. National planlægning og koordinering

I rapporteringsperioden afholdt Kommissionens tjenestegrene ti arbejdsgruppemøder for medlemsstaternes nationale projektledere inden for rammerne af SIS II-udvalget for at drøfte planlægningsspørgsmål, risici og aktiviteter vedrørende det centrale projekt og de nationale projekter. Der blev desuden nedsat en særskilt rådgivende testgruppe (Test Advisory Group, TAG), der foruden gruppen for forvaltning af ændringer (CBM) og VIS Mail-ekspertgruppen skulle støtte SIS II-udvalgets arbejde. Sidstnævnte grupper blev oprettet med henblik på at drøfte specifikke aspekter af henholdsvis testningen, ændringer af systemspecifikationerne og udviklingen af VIS Mail-kommunikationsmekanismen.

Hvorvidt systemet bliver driftsklart, afhænger, ud over om det centrale VIS fungerer, hovedsageligt af de fremskridt, der gøres med de nationale projekter. På grund af forskellige omstændigheder på nationalt plan er der forskel på, hvor langt de enkelte medlemsstater er nået. Medlemsstaternes månedlige rapportering på disse møder har øget kvaliteten og nytten af og sammenhængen i de foreliggende oplysninger om deres nationale projekter. I 2008 rapporterede medlemsstaterne om deres fremskridt i deres månedlige statusrapporter afhængig af, om de var OST-lande, PSAT-lande eller andre medlemsstater. Der blev rapporteret om fremskridtene i forhold til seks forskellige milepæle, herunder om man var parat til at koble systemet til netværket og testmiljøet, til at gennemføre overensstemmelsestest, til at forberede konsulære repræsentationer i Nordafrika og til at gennemføre testning med VIS Mail. Kommissionens tjenestegrene har også fået oplysninger om fremskridtene på nationalt plan i de lande, som vil anvende Schengenreglerne fuldt ud på et senere tidspunkt. De fleste medlemsstater rapporterede, at de med de fremskidt, de gjorde, ville kunne nå disse milepæle til tiden, men det er tydeligt, at en række medlemsstater har problemer med udviklingen af deres nationale systemer. Da der er forskel på, hvor langt de forskellige medlemsstater er kommet, er der risiko for, at nogle medlemsstater ikke får deres nationale system parat i tide til, at de kan gennemføre testningerne og blive tilkoblet det centrale system i henhold til den aftalte tidsplan.

2.1.8. Venner af VIS

På mødet i SCIFA (Det Strategiske Udvalg for Indvandring, Grænser og Asyl) i september 2008 fik en gruppe bestående af højtstående embedsmænd i medlemsstaterne, der var udpeget af de relevante ministre, mandat til at følge de nationale VIS-projekter, indtil VIS bliver taget i drift, for bl.a. at sikre, at medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at deres visummyndigheder (eller en anden medlemsstat på deres vegne) i henhold til den regionale plan for systemets indførelse indsamler og videresender data om visumansøgninger til VIS.

Gruppens første møde fandt sted i Paris i december under det franske formandskab. På mødet drøftede gruppen fire anmodninger om ændringer, der foruden det konsulære samarbejde, den regionale anvendelse, projektorganisationen og støtten til medlemsstaterne skulle gennemføres inden driftstesten. Gruppen rådede COREPER til at godkende de ændringer, medlemsstaterne anmodede om, forudsat at der ikke kom yderligere anmodninger, inden VIS tages i drift. Det vil forlænge gennemførelsestidsplanen for VIS med seks måneder. Venner af VIS vil også hjælpe med til at koordinere den regionale indførelse af VIS, tilrettelæggelsen af forretningsgangene og workflowet på de konsulære repræsentationer og ved grænseovergangsstederne, pr-aktiviteter (alle berørte aktører), statistikker og rapporter. Gruppen vil også i samarbejde med Kommissionen udvikle og følge op på en tjekliste over medlemsstaternes aktiviteter i forbindelse med alle tekniske forberedelser og forberedelser af konsulære repræsentationer og grænseovergangssteder.

2.1.9. Indførelse af VIS på konsulære repræsentationer og ved grænseovergangsstederne

I henhold til udkastet til ændringen af de fælles konsulære instrukser skal medlemsstaterne indsamle biometriske identifikatorer, der omfatter et ansigtsbillede og ti fingeraftryk fra visumansøgere, på deres konsulære repræsentationer. Som led i forberedelsen af indførelsen af VIS på de konsulære repræsentationer er pilotprojektet vedrørende registrering, lagring og verifikation af biometriske oplysninger om visumansøgere (BIODEV II) blevet videreført gennem hele rapporteringsperioden og er blevet forlænget frem til udgangen af marts 2009. Forlængelsen af projektet omfatter halvdelen af de oprindelige BIODEV II-deltagere (Frankrig, Belgien, Tyskland og Østrig). De hidtidige resultater har vist, at der for at sikre en god kvalitet af visumansøgernes fingeraftryk kræves omfattende uddannelse af personalet, og at registreringen af fingeraftrykkene eventuelt gentages flere gange for at mindske fejlprocenten.

I henhold til den ændrede Schengenkodeks skal medlemsstaterne 20 dage efter, at VIS tages i drift i den første konsulære region, være parate til at anvende VIS ved alle grænseovergangssteder ved de ydre grænser til at kontrollere alle visumindehavere ved brug af VIS. I Rådets konklusioner under det britiske formandskab blev det fastsat, at den første konsulære region skal være Nordafrika, og at indførelsen af VIS derefter skal være tilendebragt i løbet af to år i bestemte regioner. Rækkefølgen af disse fastsættes gennem udvalgsproceduren.

2.2. Forvaltningen af projektet i Kommissionen

2.2.1. Planlægning og budget

De samlede forpligtelsesbevillinger i det almindelige budget for 2008 beløb sig til 20 mio. EUR, hvoraf 2 mio. EUR blev opført i reserven. De vigtigste udgiftsposter i 2008 var forberedelsen af de supplerende biometriske identifikatorer, ekstern bistand til projektforvaltning og kvalitetssikring, driftsomkostninger til udviklingsfasen samt ændringer af VIS (som følge af udviklingen i retsgrundlaget og medlemsstaternes anmodninger om ændringer). Ved udgangen af rapporteringsperioden var der indgået forpligtelser for 88,21 % af de samlede VIS-bevillinger, og 95,13 % af betalingsbevillingerne var blevet betalt. Budgetposten for VIS er 18.02.05.

Forpligtelses- og betalingsbevillinger 2008

Disponible forpligtelses-bevillinger | Brugt | I alt % | Disponible betalings-bevillinger | Brugt | I alt % |

18 745 376,30 EUR | 16 535 020,04 EUR | 88,21 % | 14 657 396,30 EUR | 13 943 795 81 EUR | 95,13 % |

2.2.2. Risikostyring

I overensstemmelse med bedste praksis bliver projektrisiciene løbende identificeret, vurderet og overvåget i tre risikologger. Hovedkontrahenten for udvikling af systemet vurderer risiciene for de aktiviteter, som falder ind under anvendelsesområdet for den pågældende kontrakt (udvikling af det centrale system, tilvejebringelse af support og uddannelse). Medlemsstaterne overvåger risiciene i forbindelse med deres nationale projekter. Kommissionens tjenestegrene vurderer også de samlede projektrisici, f.eks. hovedkontrahentens opgaver, de nationale projekter, forberedelse af lokaliteterne og vedtagelse af retsakterne. Risiciene er inddelt i niveauer: høj-, mellem- og lavrisiko. Kommissionen drøfter regelmæssigt risiciene med medlemsstaterne på møderne for medlemsstaternes nationale projektledere og med projektstyringsgruppen (PMB).

I rapporteringsperioden var den mest kritiske risiko, der blev indkredset, risikoen for, at hovedkontrahenten for udvikling af systemet ikke ville være i stand til at fremlægge sit arbejde med det krævede kvalitetsniveau inden for den aftalte tidsramme. En anden kritisk risiko var de supplerende anmodninger om ændringer og forsinkelserne i forbindelse med de nationale systemer. En tredje stor risiko var, at ændringen af de fælles konsulære instrukser ville medføre funktionelle ændringer af VIS. Andre risici på kontrahentens side omfattede synkroniseringen i testfaserne og forvaltningen af de forskellige versioner mellem VIS og BMS. En risiko i forbindelse med medlemsstaterne var, om de var parate til testfaserne. Kommissionen og hovedkontrahenten for udviklingen af systemet arbejder tæt sammen for at afværge disse risici og deres indvirkning på projektet.

2.2.3. Projektstyringsgruppen (PMB)

I 2008 mødtes projektstyringsgruppen ti gange for at drøfte spørgsmål vedrørende projektforvaltningen med de projektansvarlige, hovedkontrahenten for udviklingen af systemet og kontrahenten med ansvar for kvalitetssikring samt repræsentanter for det foregående og det næste formandskab for Rådet.

2.3. Møder i SIS II-udvalget

Der blev i 2008 afholdt syv møder i SIS II-udvalget, hvor man drøftede fremskridtene med udviklingen af VIS-projektet.

Foruden de regelmæssige møder i SIS II-udvalget tilrettelægger Kommissionens tjenestegrene møder i VIS-arbejdsgrupper bestående af medlemsstaternes eksperter og projektledere for at drøfte detaljerede tekniske spørgsmål og gøre status over det centrale projekt (se afsnit 2.1.7).

2.3.1. SISVIS-udvalget

I 2008 blev SISVIS-udvalget[18] nedsat med henblik på at bistå Kommissionen ved udøvelsen af dens gennemførelsesbeføjelser i forbindelse med forhold, der vedrører den operationelle fase af både SIS II- og VIS-projektet. Til forskel fra SIS II-udvalget er begge projekter ikke sat på én dagsorden, idet medlemsstaternes eksperter mødes i forskellige sammensætninger. Da VIS-forordningen trådte i kraft, kunne det første møde i SISVIS-udvalget i VIS-sammensætningen indkaldes. Det fandt sted i november, hvor man drøftede forretningsordenen og udkastet til VIS Mail-specifikationerne. Det vil fortsat være ansvarligt for beslutninger, der træffes i 2009 efter udvalgsproceduren, og som vedrører gennemførelsesbestemmelser.

2.3.2. Gruppen for forvaltning af ændringer

Gruppen for forvaltning af ændringer (Change Management Board, CMB) blev oprettet i rapporteringsperioden som en rådgivende arbejdsgruppe under SISVIS-udvalget (VIS-sammensætningen). Det kommer med anbefalinger vedrørende forvaltningen af konfigureringen af VIS under udviklingsfasen, herunder testning, med henblik på efterfølgende drøftelse på møderne i gruppen af nationale VIS-projektledere, og det rapporterer til SISVIS-udvalget (VIS-sammensætningen).

2.3.3. Den rådgivende testgruppe

Den rådgivende testgruppe (Test Advisory Group, TAG) blev oprettet i rapporteringsperioden som en rådgivende arbejdsgruppe under SISVIS-udvalget (VIS-sammensætningen). TAG sikrer, at der anvendes en struktureret procedure for at tage fat på og løse testrelaterede problemer og rådgiver vedrørende gennemførelsen af VIS-testkampagner. Det kommer med anbefalinger om testning af VIS i alle testfaser, særligt når medlemsstaterne deltager direkte.

2.3.4. VIS Mail-ekspertgruppen

VIS Mail-ekspertgruppen (VIS MEG) blev oprettet i februar i forbindelse med møder i gruppen af nationale VIS-projektledere for at støtte gennemførelsen af VIS-kommunikationsmekanismen (VIS Mail), der vil komme til at anvende VIS-infrastrukturen og bestå af en central mail relay-server og nationale mailservere og applikationer.

VIS MEG mødes hver måned, og mindst ti medlemsstater deltager i møderne. Efter at der var opnået enighed om en plan og strategi på højt niveau for gennemførelsen af VIS Mail på mødet i gruppen af nationale VIS-projektledere i april 2008, blev udkastet til VIS Mail-specifikationerne udarbejdet. Den endelig version af udkastet blev uformelt støttet af gruppen af nationale VIS-projektledere i oktober. Udkastet til beslutning om VIS Mail-specifikationerne blev forelagt SISVIS-udvalget (VIS-sammensætningen), der blev anmodet om at afgive udtalelse i begyndelsen af 2009.

Parallelt med forberedelsen af VIS Mail-specifikationerne drøftede gruppen den detaljerede plan for gennemførelsen af systemet. Den dokumentation, medlemsstaterne havde brug for, blev delvis leveret af kontrahenten for den centrale Mail Relay-server (VIS-netværkskontrahent) og delvist forberedt af VIS MEG. Kommissionens og medlemsstaternes arbejde i samarbejde med netværkskontrahenten støttes af kontrahenten for støtte og kvalitetssikring.

3. Konklusioner og perspektiver

2008 var præget af gennemførelsen af den nye tidsplan, der var baseret på en analyse af de vedtagne retlige rammer og udførelsen af det arbejde, der var nødvendigt for at inkorporere BMS i VIS. Størstedelen af tiden i rapporteringsperioden blev anvendt til at færdiggøre systemets tekniske specifikationer og forberede gennemførelsen af test. Afleveringsprøvningen på fabrikken blev gennemført med succes, og forberedelsen af overensstemmelsestestene med medlemsstaterne fortsætter. Samarbejdet med medlemsstaterne på politisk plan blev styrket yderligere gennem oprettelsen af Venner af VIS. Den tidsplan for VIS, der blev godkendt i 2007, blev opretholdt på centralt plan og kunne være overholdt, hvis medlemsstaterne ikke enstemmigt ved udgangen af året havde fremsat anmodning om, at der blev foretaget fire ændringer. Disse ændringer betød, at tidsfristen for idrifttagningen bliver udskudt i seks måneder. Alle berørte aktører arbejder tæt sammen om at nå dette mål i 2009.

[1] Fjerde rapport, se Rapport fra Kommissionen til Rådet og Europa-Parlamentet om udviklingen af visuminformationssystemet (VIS) i 2007, KOM(2008) 714 endelig af 10.11.2008.

[2] EUT L 213 af 15.6.2004, s. 5.

[3] Rammen for udvalgsproceduren for både SIS II- og VIS-projekterne i udviklingsfasen, jf. artikel 5, stk. 1, i forordning (EF) nr. 2424/2001 (EFT L 328 af 13.12.2001, s. 4).

[4] Nedsat ved artikel 51, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 af 20. december 2006 om oprettelse, drift og brug af anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II).

[5] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 767/2008 af 9. juli 2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen) (EUT L 218 af 13.8.2008, s. 60).

[6] Se afsnit 2.1.2 nedenfor for yderligere oplysninger.

[7] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 767/2008 af 9. juli 2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen) (EUT L 218 af 13.8.2008, s. 60).

[8] Rådets afgørelse 2008/633/RIA af 23. juni 2008 om adgang til søgning i visuminformationssystemet (VIS) for de udpegede myndigheder i medlemsstaterne og for Europol med henblik på forebyggelse, afsløring og efterforskning af terrorhandlinger og andre alvorlige strafbare handlinger (VIS-afgørelsen) – Rådets dokument 11077/07.

[9] Forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer med hensyn til indførelse af biometriske identifikatorer, herunder bestemmelser om organisering af modtagelsen og behandlingen af visumansøgninger – Interinstitutionel sag: 2006/0088 (COD).

[10] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 562/2006 af 15. marts 2006 om indførelse af en fællesskabskodeks for personers grænsepassage (Schengengrænsekodeks) (EUT L 105 af 13.4.2006, s. 1).

[11] Udkast til forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om indførelse af en fællesskabskodeks for visa til kortvarigt ophold (KOM(2006) 403 endelig).

[12] Anmodningerne om ændringer vedrørte gennemførelsen af biometriske identifikatorer i VIS, nemlig for at give mulighed for at foretage kontrol ved brug af færre end fire fingre og undgå at angive, nøjagtigt hvilke(n) finger/fingre der blev anvendt til kontrollen i systemet. To andre anmodninger om ændringer vedrørte ajourføringen af VIS-matriksen for slutbrugerens rolle og udvide adgangsrettighederne for myndigheder under tredje søjle i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2008/633/RIA af 23. juni 2008.

[13] Se afsnit 2.1.6.

[14] DTS version 1.22 og ICD version 1.72.

[15] Suspenderet i 2007 som følge af den sene vedtagelse af retsgrundlaget for VIS og dettes indvirkning på den overordnede tidsplan.

[16] Ved årets udgang var de seks lande, der var udpeget til at teste driftssystemet, Estland, Tyskland, Italien, Norge, Slovenien og Sverige.

[17] Listen over de lande, der skal gennemføre de foreløbige systemafleveringstest (PSAT), kan ændre sig afhængigt af, hvor langt de er kommet med forberedelserne på nationalt plan, men på tidspunktet for udarbejdelsen af denne rapport var det Østrig, Tjekkiet, Frankrig, Ungarn, Letland, Litauen, Portugal, Slovakiet og Spanien.

[18] Nedsat ved artikel 51, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 af 20. december 2006 om oprettelse, drift og brug af anden generation af Schengeninformationssystemet (SIS II).