(1)

Det indre marked er en af Unionens mest håndgribelige bedrifter. Ved at gøre det muligt for personer, varer, tjenesteydelser og kapital at bevæge sig frit åbner det nye muligheder for borgerne og virksomhederne. Denne forordning er et nøgleelement i strategien for det indre marked, der blev fastlagt i Kommissionens meddelelse af 28. oktober 2015 med titlen »Opgradering af det indre marked: flere muligheder for borgerne og virksomhederne«. Denne strategi har som formål at frigøre det indre markeds fulde potentiale ved at gøre det lettere for borgerne og virksomhederne at bevæge sig i Unionen og at handle, etablere sig og udvide deres virksomhed på tværs af grænserne.

(2)

Kommissionens meddelelse af 6. maj 2015 med titlen »En strategi for et digitalt indre marked i EU« anerkendte den rolle, som internettet og de digitale teknologier spiller i at ændre vores tilværelse, ændre den måde borgere og virksomheder skaffer sig adgang til oplysninger, tilegner sig viden, køber varer og tjenesteydelser, deltager i markedet og arbejder på, og derved fremmer muligheder for innovation, vækst og beskæftigelse. Denne meddelelse og flere beslutninger, som er vedtaget af Europa-Parlamentet, anerkendte, at borgernes og virksomhedernes behov i deres eget land og på tværs af grænserne bedre kan nås ved at udvide og integrere de eksisterende portaler, websteder, net, tjenester og systemer på europæisk niveau og ved at knytte dem sammen med forskellige nationale løsninger og derved skabe en »fælles digital portal«, der fungerer som et enkelt europæisk kontaktpunkt (»portalen«). Kommissionens meddelelse af 19. april 2016 med titlen »EU-handlingsplan for e-forvaltning 2016-2020 — Fremskyndelse af forvaltningernes digitale omstilling« nævnte portalen som et af tiltagene heri for 2017. Kommissionens rapport af 24. januar 2017 med titlen »Styrkelse af borgernes rettigheder i en Union med demokratiske forandringer — 2017-rapport om unionsborgerskab« anså portalen for at være en prioritet for rettighederne inden for unionsborgerskabet.

(3)

Europa-Parlamentet og Rådet har gentagne gange opfordret til en mere omfattende og mere brugervenlig pakke af oplysninger og bistand for at hjælpe borgere og virksomheder med at navigere på det indre marked og for at styrke og strømline redskaberne vedrørende det indre marked med henblik på bedre at opfylde borgernes og virksomhedernes behov i forbindelse med deres grænseoverskridende aktiviteter.

(4)

Denne forordning er et svar på disse opfordringer ved at tilbyde borgerne og virksomhederne adgang til de oplysninger, de procedurer og de bistands- og problemløsningstjenester, som er nødvendige, for at de kan udøve deres rettigheder på det indre marked. Portalen vil kunne bidrage til større gennemsigtighed af regler og bestemmelser vedrørende forskellige forretningsmæssige begivenheder og begivenheder i livet på områder som f.eks. rejser, pension, uddannelse, beskæftigelse, sundhedspleje, forbrugerrettigheder og familierettigheder. Den vil desuden kunne bidrage til at styrke forbrugernes tillid, adressere manglen på viden om forbrugerbeskyttelsen og det indre markeds regler og nedbringe virksomhedernes omkostninger til overholdelse af reglerne. Ved denne forordning oprettes en brugervenlig, interaktiv portal, som baseret på brugernes behov bør vejlede dem til de relevante tjenester. I den forbindelse bør Kommissionen og medlemsstaterne spille en vigtig rolle for at nå disse mål.

(5)

Portalen bør lette samspillet mellem borgere og virksomheder på den ene side og kompetente myndigheder på den anden side ved at give adgang til onlineløsninger, som gør borgernes og virksomhedernes daglige aktiviteter lettere og minimerer hindringerne i det indre marked. Tilstedeværelsen af en fælles digital portal, som giver adgang til nøjagtige og opdaterede oplysninger, adgang til onlineprocedurer og bistands- og problemløsningstjenester, kunne bidrage til at øge brugernes kendskab til de forskellige eksisterende onlinetjenester og spare brugerne for tid og penge.

(6)

Denne forordning har tre formål, nemlig at begrænse eventuelle yderligere administrative byrder for borgere og virksomheder, der udøver eller ønsker at udøve deres rettigheder på det indre marked, herunder den frie bevægelighed for borgere, i fuld overensstemmelse med nationale regler og procedurer, at afskaffe forskelsbehandling og at sikre, at det indre marked fungerer med hensyn til leveringen af oplysninger, af procedurer og af bistands- og problemløsningstjenester. Eftersom den omfatter fri bevægelighed for borgere, hvilket ikke blot kan betragtes som sekundært, bør denne forordning bygge på artikel 21, stk. 2, og artikel 114, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF).

(7)

For at EU-borgere og -virksomheder kan udnytte deres ret til fri bevægelighed inden for det indre marked, bør Unionen vedtage specifikke, ikkediskriminerende foranstaltninger, der gør det muligt for borgerne og virksomhederne at få let adgang til tilstrækkeligt omfattende og pålidelige oplysninger om deres rettigheder i henhold til EU-retten og til oplysninger om de gældende nationale regler og procedurer, som de skal følge, når de flytter til, bor eller studerer, eller når de opretter eller driver virksomhed, i en anden medlemsstat end deres egen. Oplysninger bør anses som tilstrækkeligt omfattende, hvis de omfatter alle de oplysninger, der er nødvendige for at sikre, at brugerne forstår, hvilke rettigheder og forpligtelser de har, og identificerer de regler, der finder anvendelse på de aktiviteter, som de ønsker at gennemføre som grænseoverskridende brugere. Oplysningerne bør gives i en klar, kortfattet og forståelig form, være operationelle og godt tilpasset til den brugergruppe, de er henvendt til. Oplysninger om procedurer bør omfatte alle proceduremæssige skridt, som kan forudses, og som er relevante for brugeren. Det er vigtigt for borgere og virksomheder, der står over for komplekse reguleringsmæssige rammer, f.eks. virksomheder inden for e-handel og den kollaborative økonomi, at de let kan finde de gældende regler, og hvordan de finder anvendelse på deres aktiviteter. Let og brugervenlig adgang til oplysninger betyder, at brugeren sættes i stand til nemt at finde oplysningerne, nemt at afgøre, hvilke dele af oplysningerne der er relevante for deres særlige situation, og nemt at forstå de relevante oplysninger. De oplysninger, der skal gives på nationalt plan, bør ikke kun vedrøre nationale regler til gennemførelse af EU-retten, men også eventuelle andre nationale regler, som finder anvendelse på både grænseoverskridende og ikkegrænseoverskridende brugere.

(8)

Regler om leveringen af oplysninger i denne forordning bør ikke finde anvendelse på nationale retssystemer, eftersom oplysninger på dette område af relevans for grænseoverskridende brugere allerede er medtaget i e-justiceportalen. I visse situationer, der er omfattet af denne forordning, bør domstole anses for at være kompetente myndigheder, f.eks. når domstole forvalter selskabsregistre. Derudover bør princippet om ikkeforskelsbehandling også finde anvendelse på onlineprocedurer, der giver adgang til retssager.

(9)

Det er klart, at borgere og virksomheder fra andre medlemsstater kan være ugunstigt stillet på grund af deres manglende kendskab til de nationale regler og administrative systemer, de forskellige anvendte sprog og deres manglende geografiske nærhed til de kompetente myndigheder i en anden medlemsstat end deres egen. Den mest effektive metode til at mindske de deraf følgende hindringer på det indre marked er at muliggøre, at grænseoverskridende og ikkegrænseoverskridende brugere kan få adgang til oplysninger online på et sprog, som de kan forstå, for at sætte dem i stand til at gennemføre procedurer for overholdelse af nationale regler fuldt ud online og at tilbyde dem bistand, hvis reglerne og procedurerne ikke er klare nok, eller hvis de støder på hindringer for udøvelsen af deres rettigheder.

(10)

En række EU-retsakter har tilsigtet at finde løsninger ved at oprette sektorspecifikke enkelte kontaktpunkter, herunder de kvikskranker, som er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF (3), som giver onlineinformation, bistand og adgang til procedurer, der er relevante for udførelse af tjenesteydelser, produktkontaktpunkter, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 764/2008 (4) og produktkontaktpunkter for byggeriet, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 305/2011 (5), som giver adgang til produktspecifikke tekniske forskrifter, og nationale støttecentre for erhvervsmæssige kvalifikationer, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/36/EF (6), som bistår erhvervsudøvere, der flytter til et andet land. Derudover er der oprettet net, såsom Det Europæiske Netværk af Forbrugercentre, med henblik på at fremme forståelse af forbrugernes rettigheder og for at bistå med at løse klager over køb foretaget i andre medlemsstater inden for netværket, når der rejses eller indkøbes online. Endvidere forsøger Solvit som omhandlet i Kommissionens henstilling 2013/461/EU (7) at finde hurtige, effektive og uformelle løsninger til enkeltpersoner og virksomheder, når deres rettigheder inden for det indre marked nægtes af offentlige myndigheder. Endelig blev en række informationsportaler såsom Dit Europa vedrørende det indre marked og e-justiceportalen vedrørende området med retfærdighed oprettet for at informere brugerne om EU-regler og nationale regler.

(11)

Som følge af den sektorspecifikke karakter af disse EU-retsakter er den nuværende tilrådighedsstillelse af onlineinformation og af bistands- og problemløsningstjenester sammen med onlineprocedurer for borgere og virksomheder fortsat meget fragmenteret. Der er forskelle i tilgængeligheden af onlineinformation og -procedurer, og der er mangel på kvalitet med hensyn til tjenesterne og manglende kendskab til de pågældende oplysninger og bistands- og problemløsningstjenester. Grænseoverskridende brugere oplever også problemer med at finde og få adgang til disse tjenester.

(12)

Der bør ved denne forordning oprettes en fælles digital portal, der fungerer som et enkelt kontaktpunkt, hvor borgerne og virksomhederne kan få adgang til oplysninger om, hvilke regler og krav de skal opfylde i medfør af EU-retten eller national ret. Portalen bør forenkle borgernes og virksomhedernes kontakt med de bistands- og problemløsningstjenester, der er oprettet på EU-plan eller nationalt plan, og gøre denne kontakt mere effektiv. Portalen bør også lette adgangen til og gennemførelsen af onlineprocedurer. Denne forordning bør ikke på nogen måde berøre de gældende rettigheder og forpligtelser i henhold til EU-retten eller national ret inden for disse politikområder. I forbindelse med de procedurer, der er opført i bilag II til denne forordning, og de procedurer, der er fastsat i direktiv 2005/36/EF og 2006/123/EF og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU (8) og 2014/25/EU (9), bør denne forordning støtte anvendelsen af engangsprincippet og fuldt ud respektere den grundlæggende ret til beskyttelse af personoplysninger for så vidt angår udveksling af dokumentation mellem kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater.

(13)

Portalen og dens indhold bør være brugercentreret og brugervenlig. Portalen bør sigte mod at undgå overlap og bør indeholde links til eksisterende tjenester. Den bør gøre det muligt for borgerne og virksomhederne at kommunikere med offentlige organer på nationalt plan eller EU-plan ved at give dem mulighed for at give feedback om både de tjenester, der tilbydes via portalen, og det indre markeds funktion, sådan som de oplever den. Feedbackredskabet bør gøre det muligt for brugerne at påpege på en måde, som gør det muligt for brugerne at forblive anonyme, oplevede problemer, mangler og behov med henblik på at fremme den løbende forbedring af kvaliteten af tjenesterne.

(14)

Om portalen bliver vellykket, vil afhænge af Kommissionens og medlemsstaternes fælles indsats. Portalen bør omfatte en fælles brugergrænseflade, der er integreret i den eksisterende Dit Europa-portal, og som skal forvaltes af Kommissionen. Den fælles brugergrænseflade bør indeholde links til oplysninger, til procedurer og til bistands- eller problemløsningstjenester, der er tilgængelige på portaler, som forvaltes af kompetente myndigheder i medlemsstaterne og af Kommissionen. For at lette anvendelsen af portalen bør den fælles brugergrænseflade være tilgængelig på alle de officielle sprog for Unionens institutioner (»Unionens officielle sprog«). Den eksisterende Dit Europa-portal og dens primære adgangsside, som er tilpasset kravene på portalen, bør bevare denne flersprogede tilgang til de oplysninger, som gives. Portalens funktion bør understøttes af tekniske redskaber, der udvikles af Kommissionen i tæt samarbejde med medlemsstaterne.

(15)

I chartret for elektroniske kvikskranker i henhold til direktiv 2006/123/EF, som Rådet godkendte i 2013, giver medlemsstaterne frivilligt tilsagn om at anlægge en brugercentreret tilgang til levering af oplysninger via kvikskrankerne for at dække områder af særlig betydning for virksomheder, herunder moms, selskabsskat, social sikring og arbejdsretlige krav. På grundlag af chartret og i lyset af erfaring med Dit Europa-portalen bør disse oplysninger også omfatte en beskrivelse af bistands- og problemløsningstjenesterne. Borgere og virksomheder bør kunne henvende sig til sådanne tjenester, når de har problemer med at forstå oplysningerne, med at anvende disse oplysninger på deres situation eller med at afslutte en procedure.

(16)

Denne forordning bør indeholde en liste over de områder, der er relevante for, at borgere og virksomheder kan udøve deres rettigheder og overholde deres forpligtelser på det indre marked. Inden for disse områder bør der gives tilstrækkeligt omfattende oplysninger på nationalt plan, herunder på regionalt og lokalt plan, og på EU-plan, der forklarer de gældende regler og forpligtelser og de procedurer, borgerne og virksomhederne skal gennemføre for at overholde disse regler og opfylde disse forpligtelser. For at sikre kvaliteten af de tilbudte tjenester bør de oplysninger, der leveres gennem portalen, være klare, nøjagtige og opdaterede, brug af kompleks terminologi bør minimeres, og brug af akronymer bør begrænses til dem, som resulterer i forenklede og letforståelige termer, som ikke kræver forudgående viden om emnet eller lovområdet. Disse oplysninger bør gives på en sådan måde, at brugerne let kan forstå de grundlæggende regler og krav, der gælder for deres situation på disse områder. Brugerne bør også informeres om fraværet i visse medlemsstater af nationale regler inden for de områder, der er anført i bilag I, navnlig såfremt disse områder er underlagt nationale regler i andre medlemsstater. Sådanne oplysninger om fravær af nationale regler kunne medtages på Dit Europa-portalen.

(17)

Når det er muligt, bør oplysninger, som Kommissionen allerede har indsamlet fra medlemsstaterne i henhold til eksisterende EU-ret eller frivillige ordninger såsom oplysninger indsamlet til Euresportalen, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/589 (10), e-justiceportalen, der er oprettet ved Rådets beslutning 2001/470/EF (11), eller databasen over lovregulerede erhverv, der er oprettet ved direktiv 2005/36/EF, anvendes til at dække en del af de oplysninger, der skal gøres tilgængelige for borgerne og virksomhederne på EU-plan og på nationalt plan i overensstemmelse med denne forordning. Medlemsstaterne bør ikke være forpligtede til på deres nationale websteder at levere oplysninger, der allerede findes i de relevante databaser, som forvaltes af Kommissionen. Når medlemsstaterne allerede skal give onlineinformation i henhold til andre EU-retsakter, såsom Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/67/EU (12), bør det være tilstrækkeligt, at medlemsstaterne tilvejebringer links til den eksisterende onlineinformation. Når visse politikområder allerede er blevet fuldt ud harmoniseret ved EU-retten, f.eks. forbrugerrettigheder, bør de oplysninger, der gives på EU-plan, generelt være tilstrækkelige til at brugerne er i stand til at forstå deres relevante rettigheder eller forpligtelser. I sådanne tilfælde bør det kun være påkrævet, at medlemsstaterne tilvejebringer yderligere oplysninger vedrørende deres nationale administrative procedurer og bistandstjenester eller eventuelle andre nationale administrative regler, hvis det er relevant for brugerne. Oplysninger vedrørende forbrugerrettigheder bør f.eks. ikke indvirke på aftaleretten, men bør snarere informere brugerne om deres rettigheder i henhold til EU-retten og national ret i forbindelse med handelstransaktioner.

(18)

Denne forordning bør styrke dimensionen vedrørende det indre marked af onlineprocedurer og derved bidrage til digitaliseringen af det indre marked ved at opretholde det almindelige princip om ikkeforskelsbehandling, bl.a. med hensyn til borgernes eller virksomhedernes adgang til onlineprocedurer, der allerede er indført på nationalt plan på grundlag af EU-retten eller national ret, og til procedurer, der i overensstemmelse med denne forordning skal gøres fuldt tilgængelige online. Hvis en bruger i en situation, der udelukkende er begrænset til en enkelt medlemsstat, kan få adgang til og gennemføre en procedure online i den pågældende medlemsstat på et område, der er omfattet af denne forordning, bør en grænseoverskridende bruger også kunne få adgang til og kunne gennemføre denne procedure online enten gennem den samme tekniske løsning eller en alternativ separat teknisk løsning, der fører til det samme resultat, uden nogen diskriminerende hindringer. Sådanne hindringer kan bestå i nationalt udformede løsninger såsom felter, der kræver nationale telefonnumre, nationale præfikser for telefonnumre eller nationale postnumre, betaling af gebyrer, som kun kan ske gennem systemer, der ikke giver mulighed for grænseoverskridende betalinger, mangel på detaljerede forklaringer på et sprog, som forstås af grænseoverskridende brugere, manglende muligheder for at indgive elektronisk dokumentation fra myndigheder, der er beliggende i en anden medlemsstat, og manglende accept af elektroniske identifikationsmidler, der er udstedt i andre medlemsstater. Medlemsstaterne bør komme med løsninger på disse hindringer.

(19)

Når brugere gennemfører onlineprocedurer på tværs af grænserne, bør de kunne modtage alle relevante forklaringer på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere. Dette betyder ikke, at medlemsstaterne er forpligtet til at oversætte deres administrative formularer, der er knyttet til proceduren, eller resultatet af proceduren til dette sprog. Medlemsstaterne opfordres dog til at anvende tekniske løsninger, der i så mange tilfælde som muligt, vil gøre det muligt for brugerne at gennemføre procedurerne på dette sprog, samtidig med at medlemsstaternes nationale regler om anvendelsen af sprog respekteres.

(20)

De nationale onlineprocedurer, der er relevante for, at grænseoverskridende brugere kan udøve deres rettigheder i det indre marked, afhænger af, om de er bosiddende eller etableret i den pågældende medlemsstat, eller om de ønsker adgang til den pågældende medlemsstats procedurer, mens de er bosiddende eller etableret i en anden medlemsstat. Denne forordning bør ikke forhindre medlemsstater i at kræve, at grænseoverskridende brugere, som er bosiddende eller etableret på deres område, får et nationalt identifikationsnummer for at få adgang til nationale onlineprocedurer, forudsat at dette ikke medfører en urimelig ekstra byrde eller omkostning for disse brugere. For grænseoverskridende brugere, som ikke er bosiddende eller etableret i den pågældende medlemsstat, behøver nationale onlineprocedurer, der ikke er relevante for udøvelsen af deres rettigheder i det indre marked, f.eks. tilmelding for at modtage lokale tjenester såsom affaldsindsamling og parkeringstilladelser, ikke gøres fuldt ud tilgængelige online.

(21)

Denne forordning bør bygge på Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 (13), der fastlægger, på hvilke betingelser medlemsstaterne anerkender visse elektroniske identifikationsmidler for fysiske og juridiske personer, der er omfattet af en anmeldt elektronisk identifikationsordning i en anden medlemsstat. Forordning (EU) nr. 910/2014 fastlægger, på hvilke betingelser brugerne har tilladelse til at anvende deres elektroniske identifikations- og autentifikationsmidler til at få adgang til offentlige onlinetjenester i grænseoverskridende situationer. EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer opfordres til at anerkende elektroniske identifikations- og autentifikationsmidler i forbindelse med de procedurer, som de er ansvarlige for.

(22)

En række sektorspecifikke EU-retsakter, såsom direktiv 2005/36/EF, 2006/123/EF, 2014/24/EU og 2014/25/EU, kræver, at procedurer gøres fuldt tilgængelige online. Denne forordning bør kræve, at en række andre procedurer, der er af største vigtighed for flertallet af borgere og virksomheder, som udøver deres rettigheder og overholder deres forpligtelser på tværs af grænserne, gøres fuldt tilgængelige online.

(23)

For at gøre det muligt for borgerne og virksomhederne direkte at kunne nyde godt af fordelene ved det indre marked uden, at det medfører en yderligere unødig administrativ byrde, bør denne forordning kræve en fuld digitalisering af brugergrænsefladen for visse centrale procedurer for grænseoverskridende brugere, som er anført i denne forordnings bilag II. Denne forordning bør også fastlægge kriterierne til at afgøre, hvordan disse procedurer kan betragtes som fuldt ud online. Denne forpligtelse til at gøre en sådan procedure fuldt tilgængelig online bør kun finde anvendelse, når procedurerne er etableret i de berørte medlemsstater. Denne forordning bør hverken omfatte den første registrering af en økonomisk virksomhed eller de procedurer, der fører til stiftelse af selskaber eller firmaer som juridiske enheder, eller en eventuel senere registrering, som disse selskaber eller firmaer måtte foretage, da sådanne procedurer kræver en omfattende tilgang, der tager sigte på at lette digitale løsninger i hele et selskabs livscyklus. Når virksomheder etablerer sig i en anden medlemsstat, har de pligt til at lade sig registrere i en social sikringsordning og en forsikringsordning med henblik på at registrere deres ansatte og betale bidrag til begge ordninger. De kan have behov for at anmelde deres økonomiske virksomhed, indhente tilladelser eller registrere ændringer i deres økonomiske virksomhed. Disse procedurer er fælles for virksomheder, der er aktive i mange erhvervssektorer, og det er derfor hensigtsmæssigt at kræve, at disse registreringsprocedurer gøres tilgængelige online.

(24)

Denne forordning bør præcisere, hvad det indebærer at stille en procedure til rådighed fuldt ud online. En procedure bør betragtes som fuldt ud online, hvis brugeren kan tage alle skridt elektronisk, på afstand og ved hjælp af en onlinetjeneste lige fra adgang til gennemførelse med kommunikation med den kompetente myndighed (»front office«). Denne onlinetjeneste bør lede brugeren gennem en liste over alle de krav, der skal opfyldes, og al den dokumentation, der skal stilles til rådighed, bør gøre det muligt for brugeren at levere oplysningerne og dokumentationen for overholdelse af alle de pågældende krav og bør give brugeren en automatisk kvittering for modtagelse, medmindre resultatet af proceduren leveres straks. Dette bør ikke forhindre kompetente myndigheder i at kontakte brugerne direkte, hvis det er nødvendigt for at få yderligere præciseringer, der er nødvendige for proceduren. De kompetente myndigheder bør også levere resultatet af den procedure, der er omhandlet i denne forordning, til brugeren i elektronisk form, hvor dette er muligt i henhold til gældende EU-ret og national ret.

(25)

Denne forordning bør ikke påvirke indholdet af de procedurer, der er anført i bilag II, som er etableret på nationalt, regionalt eller lokalt plan, og som ikke fastlægger materielle eller proceduremæssige regler inden for de områder, der er omfattet af bilag II, herunder skatteområdet. Formålet med denne forordning er at fastlægge de tekniske krav for at sikre, at disse procedurer, hvis de er blevet indført i den pågældende medlemsstat, bliver gjort fuldt tilgængelige online.

(26)

Denne forordning bør ikke påvirke de nationale myndigheders kompetencer i enhver procedure, herunder verifikation af rigtigheden og gyldigheden af de indgivne oplysninger eller beviser, og kontrol af ægthed, såfremt dokumentationen indgives på anden vis end det tekniske system på grundlag af engangsprincippet. Denne forordning bør heller ikke berøre de proceduremæssige arbejdsgange inden for og mellem de kompetente myndigheder, »back office«, hvad enten de er digitaliseret eller ej. Om nødvendigt som led i nogle af procedurerne for registrering af ændringer af erhvervsvirksomhed bør medlemsstaterne fortsat være i stand til at kræve inddragelse af notarer eller advokater, som kan ønske at anvende midler til verifikation, herunder videokonference eller andre onlinebaserede midler, som giver en audiovisuel forbindelse i realtid. En sådan inddragelse bør imidlertid ikke forhindre, at procedurerne for registrering af disse ændringer i deres helhed finder sted online.

(27)

I nogle tilfælde kan det forlanges, at brugeren indgiver dokumentation som bevis for faktiske omstændigheder, der ikke kan fastslås ved hjælp af elektroniske midler. Det kunne omfatte en lægeerklæring, dokumentation for at være i live, dokumentation for, at motorkøretøjer har bestået den tekniske kontrol, eller bekræftelse af deres chassisnumre. Forudsat at denne dokumentation kan indgives elektronisk, bør dette ikke udgøre en undtagelse fra princippet om, at en procedure bør stilles til rådighed fuldt ud online. Det kan i andre tilfælde stadig være nødvendigt for brugere af en procedure at give personligt fremmøde for en kompetent myndighed som del af en onlineprocedure. En sådan undtagelse bortset fra dem, der følger af EU-retten, bør begrænses til situationer, der er begrundet i et bydende nødvendigt hensyn til samfundets interesser på områderne offentlig sikkerhed, offentlig sundhed eller bekæmpelse af svig. For at sikre gennemsigtighed bør medlemsstaterne udveksle oplysninger med Kommissionen og de øvrige medlemsstater om sådanne undtagelser og om grundene til og omstændighederne under hvilke, de kan anvendes. Medlemsstaterne bør ikke være forpligtet til at indberette hvert enkelt tilfælde, hvor der undtagelsesvis blev krævet personligt fremmøde, men bør snarere meddele de nationale bestemmelser, der fastlægger sådanne tilfælde. Bedste praksis på nationalt plan og tekniske udviklinger, der giver mulighed for yderligere digitalisering i denne henseende, bør drøftes regelmæssigt i en portalkoordinationsgruppe.

(28)

I grænseoverskridende situationer kan proceduren for registrering af en adresseændring bestå af to særskilte procedurer, én i oprindelsesmedlemsstaten for at anmode om afmelding af den gamle adresse og den anden i bestemmelsesmedlemsstaten for at anmode om registrering på den nye adresse. Begge procedurer bør være omfattet af denne forordning.

(29)

Eftersom digitaliseringen af krav, procedurer og formaliteter i forbindelse med anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer allerede er omfattet af direktiv 2005/36/EF, bør denne forordning kun omfatte digitalisering af proceduren for anmodning om akademisk anerkendelse af eksamensbeviser, certifikater eller anden dokumentation for gennemførte kurser for en person, der ønsker at fortsætte eller påbegynde studier, eller for benyttelse af en uddannelsestitel, ud over formaliteterne i forbindelse med anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer.

(30)

Denne forordning bør ikke berøre de regler om koordinering af social sikring, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 883/2004 (14) og (EF) nr. 987/2009 (15), som fastlægger rettighederne og forpligtelserne for forsikrede og socialsikringsinstitutioner, eller de procedurer, der gælder på området koordinering af social sikring.

(31)

Flere net og tjenester er blevet oprettet på EU-plan og nationalt plan for at bistå borgere og virksomheder i forbindelse med deres grænseoverskridende aktiviteter. Det er vigtigt, at disse tjenester, blandt andre eksisterende bistands- eller problemløsningstjenester, der er oprettet på EU-plan, eksempelvis Det Europæiske Netværk af Forbrugercentre, Dit Europa — Råd & Vink, Solvit, helpdesken vedrørende intellektuelle ejendomsrettigheder, Europe Direct og Enterprise Europe-netværket, indgår i portalen for at sikre, at alle potentielle brugere kan finde dem. De tjenester, der er anført i bilag III, er blevet oprettet ved bindende EU-retsakter, mens andre tjenester fungerer på frivilligt grundlag. Tjenester, der er blevet oprettet ved bindende EU-retsakter, bør være bundet af de kvalitetskrav, der fastlægges i denne forordning. Tjenester, der fungerer på frivilligt grundlag, bør opfylde disse kvalitetskrav, hvis det er hensigten at stille dem til rådighed via portalen. Omfanget og arten af disse tjenester, deres forvaltningsordninger, de eksisterende frister og det frivillige, kontraktmæssige eller andet grundlag, som de anvendes på, bør ikke ændres ved denne forordning. Hvis den bistand, som de yder, eksempelvis er uformel, bør denne forordning ikke resultere i en ændring af denne bistand til bindende juridisk rådgivning.

(32)

Desuden bør medlemsstaterne og Kommissionen kunne tilføje andre nationale bistands- eller problemløsningstjenester til portalen, som stilles til rådighed af kompetente myndigheder eller af private eller halvprivate enheder eller offentlige organer, såsom handelskamre eller ikkestatslige bistandstjenester for borgere, på de betingelser, der er fastlagt i denne forordning. I princippet bør de kompetente myndigheder være ansvarlige for at bistå borgerne og virksomhederne med forespørgsler vedrørende gældende regler og procedurer, som ikke fuldt ud kan besvares af onlinetjenester. Inden for meget specialiserede områder, og når tjenester, som stilles til rådighed af private eller halvprivate organer, opfylder brugernes behov, kan medlemsstaterne dog foreslå Kommissionen, at den medtager sådanne tjenester i portalen, forudsat at de opfylder alle betingelserne i denne forordning og ikke overlapper de bistands- eller problemløsningstjenester, der allerede er medtaget.

(33)

For at bistå brugerne med at finde frem til den relevante tjeneste bør denne forordning indeholde bestemmelser om en vejviser til bistandstjenester, der automatisk leder brugerne til den rette tjeneste.

(34)

Overholdelse af en minimumsliste over kvalitetskrav er væsentligt for en velfungerende portal med henblik på at sikre, at tilrådighedsstillelsen af oplysninger og tjenester er pålidelig, da troværdigheden af portalen som helhed ellers ville blive undergravet i alvorlig grad. Det overordnede mål med overholdelse er at sikre, at oplysningerne eller tjenesten opstilles på en klar og brugervenlig måde. Det er medlemsstaternes ansvar at beslutte, hvordan oplysningerne opstilles i løbet af brugerrejsen med henblik på at nå dette mål. Eksempelvis er det, selv om det er nyttigt for brugerne at blive underrettet om alment tilgængelige klagemuligheder, når en procedure medfører et negativt resultat, før proceduren indledes, meget mere brugervenligt at give konkrete oplysninger om de mulige skridt, der skal tages i et sådant tilfælde, ved slutningen af proceduren.

(35)

Tilgængeligheden af oplysninger for grænseoverskridende brugere kan forbedres betydeligt, hvis oplysningerne er tilgængelige på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere. Dette sprog bør i de fleste tilfælde være det fremmedsprog, der studeres af flest brugere i hele Unionen, men i visse særlige tilfælde, nærmere bestemt i tilfælde, hvor oplysninger skal gives på lokalt plan af små kommuner tæt på grænsen af en medlemsstat, kan det sprog, der anvendes som førstesprog af de grænseoverskridende brugere i nabomedlemsstaten, være det mest velegnede. Oversættelsen fra det eller de officielle sprog i den pågældende medlemsstat til dette andet af Unionens officielle sprog bør nøje afspejle indholdet af de oplysninger, der gives på originalsproget eller originalsprogene. Oversættelsen kan begrænses til de oplysninger, som brugerne behøver for at forstå de grundlæggende regler og krav, der gælder for deres situation. Medlemsstaterne bør tilskyndes til at oversætte så mange oplysninger som muligt til et af Unionens officielle sprog, som forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere, men mængden af oplysninger, som skal oversættes i henhold til denne forordning, vil afhænge af de finansielle midler, der er til rådighed til dette formål, navnlig dem fra Unionens budget. Kommissionen bør træffe alle passende foranstaltninger for at sikre en effektiv levering af oversættelse til medlemsstaterne efter disses anmodning. Portalkoordinationsgruppen bør drøfte og yde vejledning om det eller de af Unionens officielle sprog, hvortil sådanne oplysninger bør oversættes.

(36)

I overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/2102 (16) kræves det af medlemsstaterne, at de sørger for, at webstederne for deres offentlige organer er tilgængelige i overensstemmelse med principperne om opfattelighed, funktionsevne, forståelighed og robusthed, og at de opfylder kravene fastlagt i nævnte direktiv. Kommissionen og medlemsstaterne bør sikre overensstemmelse med De Forenede Nationers konvention om rettigheder for personer med handicap, navnlig artikel 9 og 21, og for at fremme adgangen til information for personer med intellektuelt handicap bør alternativer i et letlæseligt sprog stilles til rådighed i det størst mulige omfang og i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet. Medlemsstaterne har ved at ratificere og Unionen ved at indgå (17) nævnte konvention forpligtet sig til at træffe passende foranstaltninger til at sikre personer med handicap adgang på lige fod med andre til nye informations- og kommunikationsteknologier og -systemer, herunder internettet, ved at lette adgangen til information for personer med intellektuelle funktionsnedsættelser og tilbyde alternativer i et letlæseligt sprog i det størst mulige omfang og forholdsmæssigt.

(37)

Direktiv (EU) 2016/2102 finder ikke anvendelse på EU-institutioners, -organers, -kontorers og -agenturers websteder og mobilapplikationer, men Kommissionen bør sikre, at den fælles brugergrænseflade og de websider, som den har ansvaret for, og som skal indgå i portalen, er tilgængelige for personer med handicap, hvilket skal forstås sådan, at de er opfattelige, anvendelige, forståelige og robuste. Ved opfattelighed forstås, at oplysninger og de fælles brugergrænsefladekomponenter skal præsenteres for brugerne på måder, som de kan opfatte, ved anvendelighed forstås, at de fælles brugergrænsefladekomponenter og navigationen skal kunne anvendes, ved forståelighed forstås, at oplysningerne og betjeningen af den fælles brugergrænseflade skal være forståelige, og ved robusthed forstås, at indhold skal være robust nok til at kunne fortolkes pålideligt af en bred vifte af brugeragenter, herunder hjælpemiddelteknologier. For så vidt angår termerne opfattelige, anvendelige, forståelige og robuste tilskyndes Kommissionen til at overholde de relevante harmoniserede standarder.

(38)

For at lette betalingen af gebyrer, der kræves som en del af onlineprocedurer eller for levering af bistands- eller problemløsningstjenester, bør grænseoverskridende brugere kunne anvende kreditoverførsler eller direkte debiteringer som fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 260/2012 (18) eller andre almindeligt anvendte grænseoverskridende betalingsmidler, herunder grænseoverskridende debet- eller kreditkort.

(39)

Det er hensigtsmæssigt, at brugerne underrettes om, hvor lang tid en procedure kan forventes at tage. Brugerne bør derfor underrettes om gældende frister eller ordninger med stiltiende godkendelse eller administrativ stiltiende godkendelse eller, hvis sådanne ikke er relevante, i det mindste om den gennemsnitlige anslåede eller vejledende tid, den pågældende procedure normalt tager. Sådanne skøn eller vejledende angivelser bør kun hjælpe brugerne med at planlægge deres aktiviteter eller efterfølgende administrative skridt og bør ikke have nogen retsvirkning.

(40)

Denne forordning bør også give mulighed for at verificere dokumentation, som brugere har indgivet i elektronisk form, hvis dokumentationen indgives uden elektronisk segl eller certificering fra den udstedende kompetente myndighed, eller hvis det tekniske redskab, der er oprettet ved denne forordning, eller ethvert andet system, der muliggør direkte udveksling eller verificering af dokumentation mellem kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater, ikke er til rådighed. Til sådanne tilfælde bør denne forordning fastsætte bestemmelser om en effektiv mekanisme til administrativt samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder, som bygger på informationssystemet for det indre marked (»IMI«), der blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1024/2012 (19). I sådanne tilfælde bør den kompetente myndigheds beslutning om at anvende IMI være frivillig, men når først denne myndighed har indgivet en anmodning om oplysninger eller samarbejde gennem IMI, bør den anmodede kompetente myndighed være forpligtet til at samarbejde og til at give et svar. Anmodningen kan sendes gennem IMI enten til en kompetent myndighed, der har udstedt dokumentationen, eller til den centrale myndighed, der udpeges af medlemsstaterne i overensstemmelse med deres egne administrative regler. For at undgå unødige overlap, og eftersom Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/1191 (20) dækker en del af den dokumentation, som er relevant for de procedurer, der er omfattet af nærværende forordning, kan de samarbejdsordninger for IMI, der er fastsat i forordning (EU) 2016/1191, også anvendes i forbindelse med anden dokumentation, der er påkrævet i forbindelse med procedurer, der er omfattet af nærværende forordning. For at gøre det muligt for EU-organer, -kontorer og -agenturer at blive aktører i IMI bør forordning (EU) nr. 1024/2012 ændres.

(41)

Onlinetjenester, der stilles til rådighed af kompetente myndigheder, er af afgørende betydning for at øge kvaliteten og sikkerheden af de tjenester, der stilles til rådighed for borgerne og virksomhederne. Offentlige forvaltninger i medlemsstaterne arbejder i stigende grad hen mod genbrug af data, med fritagelse for kravet om, at borgerne og virksomhederne indgiver de samme oplysninger flere gange. Genbrug af data bør lettes for grænseoverskridende brugere, for at begrænse yderligere byrder.

(42)

Med henblik på at muliggøre lovmæssig korrekt udveksling af dokumentation og oplysninger på tværs af landegrænser ved hjælp af anvendelse af engangsprincippet i hele Unionen bør anvendelsen af denne forordning og af engangsprincippet overholde alle relevante regler for databeskyttelse, herunder principperne for dataminimering, nøjagtighed, lagringsbegrænsning, integritet og fortrolighed, nødvendighed, proportionalitet og formålsbegrænsning. Dens gennemførelse bør også fuldt ud overholde principperne om indbygget sikkerhed og om privatlivsbeskyttelse og bør desuden respektere individets grundlæggende rettigheder, herunder dem der vedrører retfærdighed og gennemsigtighed.

(43)

Medlemsstaterne bør sikre, at brugere af procedurer modtager klare oplysninger om, hvorledes personoplysninger, som vedrører dem, vil blive behandlet i overensstemmelse med artikel 13 og 14 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (21) og artikel 15 og 16 i forordning (EU)2018/1725 (22).

(44)

For yderligere at lette anvendelsen af onlineprocedurer bør denne forordning i overensstemmelse med engangsprincippet skabe grundlag for udvikling og anvendelse af et fuldt funktionsdygtigt og sikkert teknisk system for elektronisk udveksling af dokumentation på tværs af grænserne mellem de aktører, der er involveret i proceduren, hvor borgerne og virksomhederne har anmodet udtrykkeligt om dette. Hvis udvekslingen af dokumentation indeholder personoplysninger, bør anmodningen anses for at være udtrykkelig, hvis den indeholder et frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt ønske fra personen om at få de relevante personoplysninger udvekslet, enten i form af en erklæring eller en klar bekræftelse. Hvis brugeren ikke er den person, der er omfattet af oplysningerne, bør onlineproceduren ikke påvirke vedkommendes rettigheder, jf. forordning (EU) 2016/679. Den grænseoverskridende anvendelse af engangsprincippet bør medføre, at borgerne og virksomhederne ikke skal indgive de samme data til offentlige myndigheder mere end én gang, og at det også bør være muligt at anvende disse data på brugerens anmodning med henblik på at gennemføre grænseoverskridende onlineprocedurer, der involverer grænseoverskridende brugere. Forpligtelsen for den udstedende kompetente myndighed til at anvende det tekniske system til elektronisk udveksling af oplysninger mellem forskellige medlemsstater bør kun finde anvendelse, når myndigheder i deres egen medlemsstat lovformeligt udsteder dokumentation i et elektronisk format, der gør elektronisk udveksling mulig.

(45)

Enhver grænseoverskridende udveksling af dokumentation bør have et passende retsgrundlag, såsom direktiv 2005/36/EF, 2006/123/EF, 2014/24/EU eller 2014/25/EU, eller, for så vidt angår procedurerne, der er opført i bilag II, anden gældende EU-ret eller national ret.

(46)

Det er hensigtsmæssigt, at denne forordning fastsætter som en generel regel, at grænseoverskridende elektronisk udveksling af dokumentation finder sted på brugerens udtrykkelige anmodning. Dette krav bør imidlertid ikke finde anvendelse, hvis den relevante EU-ret eller nationale ret giver mulighed for grænseoverskridende elektronisk dataudveksling uden en udtrykkelig anmodning fra brugeren.

(47)

Anvendelsen af det tekniske system, der er oprettet ved denne forordning, bør være frivillig, ligesom brugeren frit bør kunne indgive dokumentation på anden måde uden for det tekniske system. Brugeren bør have mulighed for at se dokumentationen og ret til at vælge ikke at fortsætte med udvekslingen af dokumentation i tilfælde, hvor brugeren, efter at have set den dokumentation, der skal udveksles, opdager, at oplysningerne er unøjagtige, forældede eller mere omfattende, end hvad der er nødvendigt med henblik på den pågældende procedure. Dataene i forhåndsvisningen bør ikke opbevares længere, end strengt nødvendigt af tekniske hensyn.

(48)

Det sikre tekniske system, der bør oprettes for at muliggøre udveksling af dokumentation i henhold til denne forordning, bør også give anmodende kompetente myndigheder sikkerhed for, at den pågældende dokumentation stammer fra den rette udstedende myndighed. Inden den kompetente myndighed accepterer oplysninger fra en bruger i forbindelse med en procedure, bør den, hvor de giver anledning til tvivl, kunne kontrollere oplysningerne og konkludere, at de er nøjagtige.

(49)

En række byggesten, der rummer grundlæggende muligheder, eksisterer, som kan anvendes til at oprette det tekniske system, såsom Connecting Europe-faciliteten oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1316/2013 (23) og byggestenene e-levering og eID, som udgør en del af nævnte facilitet. Disse byggesten består af tekniske specifikationer, et udvalg af software og hjælpetjenester og tager sigte på at sikre interoperabilitet mellem de eksisterende systemer for informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i forskellige medlemsstater, så borgerne, virksomhederne og forvaltningerne, uanset hvor de måtte befinde sig i Europa, kan nyde godt af sømløse digitale offentlige tjenester.

(50)

Det tekniske system, der er oprettet ved denne forordning, bør stå til rådighed i tillæg til andre systemer med mekanismer til samarbejde mellem myndigheder, såsom IMI, og bør ikke berøre andre systemer, herunder det system, der er fastsat i forordning (EF) nr. 987/2009, det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til direktiv 2014/24/EU, den elektroniske udveksling af oplysninger om social sikring i henhold til forordning (EF) nr. 987/2009, det europæiske erhvervspas i henhold til direktiv 2005/36/EF, sammenkoblingen af nationale registre og sammenkoblingen af centrale registre og handels- og selskabsregistre i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2017/1132 (24) og sammenkoblingen af insolvensregistre i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 (25).

(51)

For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af et teknisk system, som giver mulighed for elektronisk udveksling af dokumentation, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til at fastlægge navnlig de tekniske og operationelle specifikationer for et system til behandling af en brugers anmodning om udveksling af dokumentation og om overførsel af sådan dokumentation samt at fastlægge de nødvendige regler til at sikre integriteten og fortroligheden af overførsler. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 (26).

(52)

Med henblik på at sikre, at det tekniske system giver et højt sikkerhedsniveau i forbindelse med grænseoverskridende anvendelse af engangsprincippet, bør Kommissionen, når den vedtager gennemførelsesretsakter, der fastsætter specifikationerne for et sådant teknisk system, tage behørigt hensyn til de standarder og tekniske specifikationer, der er udarbejdet af europæiske og internationale standardiseringsorganisationer og -organer, navnlig Den Europæiske Standardiseringsorganisation (CEN), Det Europæiske Institut for Telestandarder (ETSI), Den Internationale Standardiseringsorganisation (ISO) og Den Internationale Telekommunikationsunion (ITU), samt til de sikkerhedsstander, der er omhandlet i artikel 32 i forordning (EU) 2016/679 og artikel 22 i forordning (EU) 2018/1725.

(53)

Hvor det er nødvendigt for at sikre udvikling, tilgængelighed, vedligeholdelse, tilsyn med, overvågning og sikkerhedsmæssig forvaltning af de dele af det tekniske system, som Kommissionen er ansvarlig for, bør Kommissionen rådføre sig med Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

(54)

De kompetente myndigheder og Kommissionen bør sikre, at de oplysninger, procedurer og tjenester, som de er ansvarlige for, overholder kvalitetskriterierne. Nationale koordinatorer, der er udnævnt i henhold til denne forordning, og Kommissionen bør med jævne mellemrum føre tilsyn med overholdelsen af kvalitets- og sikkerhedskriterierne på henholdsvis nationalt plan og EU-plan og tage hånd om eventuelle problemer, der måtte opstå. De nationale koordinatorer bør desuden hjælpe Kommissionen med at overvåge, hvordan det tekniske system fungerer, og dermed muliggøre grænseoverskridende udveksling af dokumentation. Denne forordning bør give Kommissionen en vifte af midler til at afhjælpe enhver forringelse af kvaliteten af de tjenester, der stilles til rådighed via portalen, afhængigt af hvor alvorlig forringelsen er, og hvor længe den varer, om nødvendigt med inddragelse af portalkoordinationsgruppen. Dette bør ikke berøre Kommissionens overordnede ansvar for overvågning af overholdelsen af denne forordning.

(55)

Denne forordning bør angive de vigtigste funktionaliteter i de tekniske redskaber, der understøtter portalens funktion, navnlig den fælles brugergrænseflade, linkfortegnelsen og den fælles vejviser til bistandstjenester. Den fælles brugergrænseflade bør sikre, at brugerne let kan finde oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester på nationale websteder og EU-websteder. Medlemsstaterne og Kommissionen bør sigte mod at tilvejebringe links til en enkelt kilde til de oplysninger, der kræves til portalen, for at undgå forveksling blandt brugerne som følge af forskellige eller helt eller delvist overlappende kilder til de samme oplysninger. Dette bør ikke udelukke muligheden for at tilvejebringe links til de samme oplysninger fra kompetente lokale eller regionale myndigheder vedrørende forskellige geografiske områder. Det bør heller ikke forhindre et vist overlap af oplysninger, når dette er uundgåeligt eller ønskeligt, f.eks. når visse EU-rettigheder, -forpligtelser og -regler gentages eller beskrives på nationale websteder for at forbedre brugervenligheden. For at minimere menneskelig medvirken ved opdateringen af de links, der skal anvendes af den fælles brugergrænseflade, bør der, hvis det er teknisk muligt, etableres en direkte forbindelse mellem de relevante tekniske systemer i medlemsstaterne og linkfortegnelsen. De fælles IKT-støtteredskaber kan anvende det grundlæggende glossar for offentlige tjenester (CPSV) for at lette interoperabiliteten med nationale tjenestekataloger og national semantik. Medlemsstaterne bør opfordres til at anvende CPSV, men kan frit beslutte at anvende nationale løsninger. Oplysningerne i linkfortegnelsen bør være offentligt tilgængelige i et åbent, almindeligt anvendt og maskinlæsbart dataformat, f.eks. i form af programmeringsgrænseflader for applikationer (API'er), for at gøre det muligt at genanvende dem.

(56)

Søgefunktionen i den fælles brugergrænseflade bør føre brugerne til de oplysninger, de har brug for, uanset om oplysningerne befinder sig på EU-websider eller på nationale websider. Derudover vil det som en alternativ måde at føre brugere til nyttige oplysninger fortsat være en hjælp, at der skabes links såvel mellem eksisterende og supplerende websteder eller websider, som strømlines og grupperes mest muligt, som mellem websteder og websider på EU-plan og på nationalt plan, så der gives adgang til onlinetjenester og oplysninger.

(57)

Denne forordning bør også indeholde kvalitetskrav til den fælles brugergrænseflade. Kommissionen bør sikre, at den fælles brugergrænseflade opfylder disse krav, og brugergrænsefladen bør navnlig være til rådighed og tilgængelig online via forskellige kanaler samt være let at bruge.

(58)

For at sikre ensartede betingelser for indførelsen af de tekniske løsninger, der understøtter portalen, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til, hvor det er nødvendigt, at fastlægge de standarder, der skal anvendes, og interoperabilitetskrav med henblik på at gøre det lettere at finde oplysninger om regler og forpligtelser, om procedurer og om bistands- og problemløsningstjenester, for hvilke medlemsstaterne og Kommissionen er ansvarlige. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 182/2011.

(59)

Denne forordning bør også tydeligt fordele ansvaret for udvikling, tilgængelighed og vedligeholdelse af og sikkerhed for de IKT-applikationer, der understøtter portalen, mellem Kommissionen og medlemsstaterne. Som led i deres vedligeholdelsesopgaver bør Kommissionen og medlemsstaterne regelmæssigt føre tilsyn med, at disse IKT-applikationer fungerer korrekt.

(60)

For at udvikle det fulde potentiale i de forskellige områder af oplysninger, de procedurer og de bistands- og problemløsningstjenester, som bør indgå i portalen, skal målgruppernes kendskab til deres eksistens og virkemåde forbedres betydeligt. Deres medtagelse i portalen bør gøre det meget lettere for brugerne at finde de oplysninger, de procedurer og de bistands- og problemløsningstjenester, som de har behov for, selv når de ikke er bekendt med nogen af dem. Endvidere vil koordinerede promoverende aktiviteter være nødvendig for at sikre, at borgerne og virksomhederne i hele Unionen får kendskab til eksistensen af portalen og de fordele, som der er ved den. Sådanne promoverende aktiviteter bør omfatte optimering af søgemaskiner og andre onlineoplysningstiltag, da de er de mest omkostningseffektive og har potentiale til at nå ud til den størst mulige målgruppe. Med henblik på størst mulig effektivitet bør disse promoverende aktiviteter koordineres inden for rammerne af portalkoordinationsgruppen, og medlemsstaterne bør tilpasse deres promoverende indsats, så der er en fælles mærkereference i alle relevante sammenhænge og mulighed for at anvende det samme mærke for portalen og nationale initiativer.

(61)

Alle EU-institutioner, -organer og -agenturer bør opfordres til at fremme portalen ved at indsætte dens logo og links til den på alle relevante websider, som de er ansvarlige for.

(62)

Det navn, som portalen skal kendes og formidles til offentligheden under, bør være »Your Europe«. Den fælles brugergrænseflade bør være fremtrædende og let at finde, især via relevante EU-websider og nationale websider. Portalens logo bør være synligt på relevante EU-websteder og nationale websteder.

(63)

For at opnå egnede oplysninger til måling og forbedring af resultaterne i forbindelse med portalen bør denne forordning kræve, at de kompetente myndigheder og Kommissionen indsamler og analyserer data vedrørende anvendelse af de forskellige oplysningsområder, procedurer og tjenester, der stilles til rådighed via portalen. Indsamlingen af brugerstatistik, såsom data vedrørende antallet af besøg på specifikke websider, antallet af brugere i en medlemsstat i forhold til antallet af brugere fra andre medlemsstater, de anvendte søgetermer, de mest besøgte websider, de henvisende websider, eller antallet af anmodninger om bistand, deres oprindelse og emne, bør forbedre portalens funktion ved at hjælpe med til at udpege målgruppen, udvikle promoverende aktiviteter og forbedre kvaliteten af de tilbudte tjenester. Indsamlingen af sådanne data bør tage højde for den årlige benchmarking for e-forvaltning, der udføres af Kommissionen, for at undgå overlap.

(64)

For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af denne forordning bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser med henblik på at fastlægge ensartede regler om metoden til indsamling og udveksling af brugerstatistikker. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 182/2011.

(65)

Kvaliteten af portalen afhænger af kvaliteten af de EU-tjenester og nationale tjenester, som leveres gennem portalen. Derfor bør kvaliteten af de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, der er tilgængelige via portalen, også overvåges regelmæssigt ved hjælp af et brugerfeedbackredskab, som vil bede brugerne om at vurdere og give feedback om dækningen og kvaliteten af de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, som de har brugt. Denne feedback bør blive indsamlet i et fælles redskab, som Kommissionen, de kompetente myndigheder og de nationale koordinatorer bør have adgang til. For at sikre ensartede betingelser for gennemførelse af denne forordning for så vidt angår de fælles funktionaliteter i brugerfeedbackredskaberne og nærmere ordninger for indsamling og udveksling af brugerfeedback bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 182/2011. Kommissionen bør i anonymiseret form offentliggøre sammenfattende onlineoversigter over de problemer, der fremgår af oplysningerne, de vigtigste brugerstatistikker og den vigtigste brugerfeedback, der er indsamlet i overensstemmelse med nærværende forordning.

(66)

Portalen bør endvidere indeholde et feedbackredskab, der gør det muligt for brugerne frivilligt og anonymt at kunne gøre opmærksom på eventuelle problemer og vanskeligheder, som de har haft i forbindelse med udøvelsen af deres rettigheder på det indre marked. Dette redskab bør kun betragtes som et supplement til klagebehandlingsordninger, eftersom det ikke kan give et personligt svar til brugerne. De modtagne bidrag bør kombineres med aggregerede oplysninger fra bistands- og problemløsningstjenesterne om de sager, som de har behandlet, med henblik på at udarbejde en oversigt over det indre marked, sådan som det opfattes af sine brugere, og at identificere problemområder med henblik på mulige fremtidige tiltag til at forbedre det indre markeds funktion. Denne oversigt bør være knyttet til eksisterende rapporteringsværktøjer såsom resultattavlen for det indre marked.

(67)

Medlemsstaternes ret til at afgøre, hvem der skal varetage rollen som national koordinator, bør ikke berøres af denne forordning. Medlemsstaterne bør kunne tilpasse funktionerne og ansvarsområderne for deres nationale koordinatorer i relation til portalen til deres interne administrative strukturer. Medlemsstaterne bør kunne udpege yderligere nationale koordinatorer til at udføre opgaverne i henhold til denne forordning, alene eller sammen med andre, med ansvar for et udsnit af administrationen eller et geografisk område eller i overensstemmelse med andre kriterier. Medlemsstaterne bør underrette Kommissionen om identiteten på den fælles nationale koordinator, som de har udpeget til kontakten til Kommissionen.

(68)

Der bør nedsættes en koordinationsgruppe bestående af de nationale koordinatorer og med Kommissionen som formand med henblik på at lette anvendelsen af denne forordning, navnlig ved at udveksle bedste praksis og samarbejde for at forbedre konsekvensen i fremlæggelsen af oplysninger som krævet i denne forordning. Portalkoordinationsgruppens arbejde bør tage hensyn til de mål, der er fastsat i et årligt arbejdsprogram, som Kommissionen bør forelægge den med henblik på drøftelse. Det årlige arbejdsprogram bør tage form af retningslinjer eller anbefalinger, som er ikkebindende for medlemsstaterne. Kommissionen kan efter anmodning fra Europa-Parlamentet beslutte at opfordre det til at sende eksperter til at deltage i portalkoordinationsgruppens møder.

(69)

Denne forordning bør præcisere, hvilke dele af portalen der skal finansieres over Unionens budget, og hvilke dele der skal være medlemsstaternes ansvar. Kommissionen bør bistå medlemsstaterne med at identificere genanvendelige IKT-byggesten og finansiering, der er til rådighed gennem forskellige EU-midler og -programmer, der kan bidrage til at dække omkostningerne til de IKT-tilpasninger og -udviklinger, der er nødvendige på nationalt plan for at efterkomme denne forordning. Det budget, der kræves til gennemførelsen af denne forordning, bør være foreneligt med den relevante flerårige finansielle ramme.

(70)

Medlemsstaterne opfordres til at koordinere, udveksle og samarbejde mere med hinanden med henblik på at øge deres strategiske og operationelle kapaciteter samt deres forsknings- og udviklingskapaciteter inden for cybersikkerhed, navnlig gennem gennemførelsen af den net- og informationssikkerhed, der er omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/1148 (27), for at styrke sikkerheden og robustheden i deres offentlige forvaltning og tjenester. Medlemsstaterne tilskyndes til at skærpe transaktioners sikkerhed og sikre et tilstrækkeligt niveau af tillid til elektroniske midler ved at anvende eIDAS-rammen, der blev fastlagt ved forordning (EU) nr. 910/2014 og navnlig have passende sikringsniveauer. Medlemsstaterne kan træffe foranstaltninger i overensstemmelse med EU-retten med henblik på at sikre cybersikkerheden og forhindre identitetssvig eller andre former for svig.

(71)

Når anvendelsen af denne forordning indebærer behandling af personoplysninger, bør den gennemføres i overensstemmelse med EU-retten om beskyttelse af personoplysninger, særlig forordning (EU) 2016/679 og forordning (EU) 2018/1725. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 (28) bør også finde anvendelse i forbindelse med nærværende forordning. I overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679 kan medlemsstaterne opretholde eller indføre yderligere betingelser, herunder begrænsninger, for behandling af helbredsoplysninger, og de kan også fastsætte mere specifikke regler for behandling af arbejdstageres personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold.

(72)

Nærværende forordning bør fremme og lette strømliningen af forvaltningsordningerne for de tjenester, der er omfattet af portalen. Med henblik herpå bør Kommissionen i tæt samarbejde med medlemsstaterne revidere de eksisterende forvaltningsordninger og tilpasse dem, hvis det er nødvendigt, for at undgå overlap og ineffektivitet.

(73)

Målet for denne forordning er at sikre, at brugere, der opererer i andre medlemsstater, har onlineadgang til omfattende, pålidelige, tilgængelige og forståelige EU-oplysninger og nationale oplysninger om rettigheder, regler og forpligtelser, til onlineprocedurer, som er fuldt anvendelige på tværs af grænserne, og til bistands- og problemløsningstjenester. Da dette formål ikke i tilstrækkelig grad kan opfyldes af medlemsstaterne, men på grund af denne forordnings omfang og virkninger bedre kan nås på EU-plan, kan Unionen vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at opfylde dette mål.

(74)

For at medlemsstaterne og Kommissionen kan udvikle og iværksætte de redskaber, der er nødvendige for at gennemføre denne forordning, bør visse af dens bestemmelser finde anvendelse fra to år efter dens ikrafttrædelsesdato. Kommunale myndigheder bør gives op til fire år efter denne forordnings ikrafttræden til at gennemføre de krav til at tilvejebringe oplysninger om reglerne, procedurerne samt bistands- og problemløsningstjenesterne inden for deres ansvarsområde. Bestemmelserne i denne forordning om de procedurer, der skal tilbydes helt online, om den grænseoverskridende adgang til onlineprocedurer og om det tekniske system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af oplysninger i overensstemmelse med »engangsprincippet« bør gennemføres senest fem år efter denne forordnings ikrafttræden.

(75)

Denne forordning respekterer de grundlæggende rettigheder og følger de principper, der er anerkendt i navnlig Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, og bør gennemføres i overensstemmelse med disse rettigheder og principper.

(76)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt i henhold til artikel 28, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (29) og afgav udtalelse den 1. august 2017 (30) —