20.11.2020

Úřední věstník Evropské unie

L 391/3

ROZHODNUTÍ VÝBORU REGIONŮč. 18/2020

o přístupu veřejnosti k dokumentům Výboru regionů

PŘEDSEDNICTVO VÝBORU REGIONŮ,

s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na čl. 15 odst. 3 této smlouvy,

s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (1),

s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES (2),

s ohledem na jednací řád Výboru regionů, a zejména na článek 78 tohoto jednacího řádu,

s ohledem na rozhodnutí předsednictva Výboru regionů č. 64/2003 ze dne 11. února 2003 o přístupu veřejnosti k dokumentům Výboru regionů (3),

s ohledem na rozhodnutí předsednictva Výboru regionů č. 128/2003 ze dne 17. června 2003 o přístupu veřejnosti k dokumentům Výboru regionů prostřednictvím elektronického rejstříku dokumentů,

vzhledem k těmto důvodům: (1) Prostřednictvím společného prohlášení k nařízení (ES) č. 1049/2001 žádají Evropský parlament, Rada a Komise ostatní orgány, aby přijaly vnitřní pravidla pro přístup veřejnosti k dokumentům při zohlednění zásad a omezení stanovených tímto nařízením (4).

(2) Seznam přímo přístupných dokumentů vytvořený v souladu s čl. 78 odst. 2 jednacího řádu Výboru regionů a opatření Výboru regionů usnadňující občanům uplatnění jejich práva na přístup k dokumentům je zapotřebí spojit do jednoho rozhodnutí s cílem zajistit občanům větší transparentnost,

ROZHODLO TAKTO:

KAPITOLA I

OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek 1

Oprávněné osoby, oblast působnosti a druhy přístupu

1. Všichni občané Unie a všechny fyzické a právnické osoby, které mají bydliště nebo sídlo v některém z členských států, mají právo na přístup k dokumentům Výboru regionů (dále jen „Výbor“) s výhradou zásad, podmínek a omezení stanovených v nařízení (ES) č. 1049/2001 a zvláštních ustanovení obsažených v tomto rozhodnutí.

2. Pro účely tohoto rozhodnutí se výrazem „dokumenty Výboru“ rozumí jakýkoli obsah ve smyslu čl. 3 písm. a) nařízení (ES) č. 1049/2001, který vytvořil nebo obdržel některý z orgánů Výboru či generální sekretariát Výboru.

3. Výbor zajistí veřejný přístup ke svým dokumentům prostřednictvím rejstříku podle kapitoly II nebo na základě žádosti v souladu s kapitolou III.

KAPITOLA II

REJSTŘÍK DOKUMENTŮ VÝBORU

Článek 2

1. V rámci Výboru je vytvořen rejstřík dokumentů v souladu s články 11 a 12 nařízení (ES) č. 1049/2001.

2. Dokumenty Výboru uvedené v seznamu, který tvoří přílohu tohoto rozhodnutí, a dokumenty, k nimž byl umožněn přístup podle kapitoly III tohoto rozhodnutí, jsou občanům přímo přístupné v rejstříku v elektronické podobě.

3. Výbor se může rozhodnout, že do rejstříku zahrne i jiné dokumenty, než jsou dokumenty zmíněné v odstavci 2. V takovém případě Výbor v závislosti na povaze daného dokumentu rozhodne, zda bude dokument v elektronické podobě v rejstříku občanům přímo zpřístupněn, nebo zda bude v rejstříku uvedeno pouze referenční číslo dokumentu, jeho téma a/nebo stručný popis jeho obsahu a datum jeho obdržení či vypracování a záznamu do rejstříku.

KAPITOLA III

POSTUP PRO PŘÍSTUP NA ZÁKLADĚ ŽÁDOSTI

Článek 3

Dokumenty přístupné na základě žádosti

Dokumenty Výboru, které nejsou uvedeny v seznamu přiloženém k tomuto rozhodnutí, jsou občanům pokud možno přístupné na základě žádosti s výhradou omezení uvedených v článcích 4 a 9 nařízení (ES) č. 1049/2001.

Článek 4

Původní žádost

1. Podání:

1.1.	Žádosti o přístup k dokumentům se zasílají generálnímu sekretariátu Výboru v jakékoli písemné podobě, včetně podoby elektronické, v některém z jazyků uvedených v článku 1 nařízení č. 1/1958, kterým se stanoví jazyky užívané v Evropském hospodářském společenství (5).

1.2.	Žádost musí být dostatečně přesně formulována a musí obsahovat zejména údaje, které umožní určit požadovaný dokument nebo požadované dokumenty, a jméno a kontaktní údaje žadatele.

1.3.	Pokud není žádost dostatečné přesná, Výbor žadatele požádá, aby ji upřesnil, a žadateli je při tom nápomocen. V tomto případě se lhůta na poskytnutí odpovědi pozastaví do doby, kdy Výbor dané informace obdrží.

1.4.	V případě opakovaných a po sobě následujících žádostí, které se týkají velmi rozsáhlých dokumentů nebo velkého počtu dokumentů, se Výbor může s žadatelem neformálně domluvit s cílem nalézt přijatelné řešení.

1.5.	Žadatel nemusí uvádět důvody žádosti.

2. Vyřízení:

2.1.	Jakákoli žádost o přístup k dokumentu v držení Výboru je zaslána v den své registrace na oddělení, které je pověřeno vyřizováním žádostí o přístup k dokumentům a které potvrdí její přijetí, vypracuje odpověď a poskytne dokument ve stanovené lhůtě.

2.2.	Týká-li se žádost dokumentu vypracovaného Výborem, na který se může vztahovat některá z výjimek uvedených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, obrátí se oddělení pověřené správou rejstříku na původce dokumentu, který do pěti pracovních dnů navrhne další postup.

2.3.	Pokud se pochybnosti ohledně zveřejnění týkají dokumentů třetích osob, obrátí se Výbor na tyto třetí osoby a poskytne jim nejméně pět pracovních dnů na vyjádření, zda se má použít některá z výjimek stanovených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001.

2.4.	Pokud se žádost zaslaná Výboru týká dokumentu vypracovaného jiným orgánem, který ho zatím nezveřejnil, poskytne Výbor orgánu odpovědnému za dokument nejméně pět pracovních dnů na to, aby vyjádřil své případné výhrady ke zveřejnění dokumentu.

2.5.	Neobdrží-li Výbor ve stanovené lhůtě odpověď třetích osob nebo orgánu, které dokument vypracovaly, pokračuje dále v zahájeném postupu.

3. Rozhodnutí:

3.1.	Pokud je přístup k požadovanému dokumentu udělen, zpřístupní Výbor požadovaný dokument žadateli do 15 pracovních dnů od registrace žádosti. Za zasílání odpovědí informujících o zpřístupnění požadovaných dokumentů nese odpovědnost ředitel ředitelství A.

3.2.

Pokud je přístup k požadovanému dokumentu zamítnut, sdělí Výbor žadateli písemně do 15 pracovních dnů od registrace žádosti důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti a informuje jej o jeho právu podat potvrzující žádost. Pokud Výbor neodpoví ve stanovené lhůtě, je žadatel oprávněn podat potvrzující žádost. Za zasílání odpovědí informujících o úplném nebo částečném zamítnutí přístupu k požadovaným dokumentům nese odpovědnost generální tajemník.

3.3.	Ve výjimečných případech, například pokud se žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta stanovená v odstavcích 3.1 a 3.2 prodloužena o 15 pracovních dnů, avšak žadatel o tom musí být předem vyrozuměn a musí mu být sděleny podrobné důvody.

3.4.	Ředitel ředitelství A a generální tajemník mohou své pravomoci uvedené v odstavcích 3.1 a 3.2 delegovat.

Článek 5

Potvrzující žádosti

1. Podání:

1.1.	Potvrzující žádost se zasílá Výboru do 15 pracovních dnů buď od obdržení odpovědi informující o úplném nebo částečném zamítnutí přístupu k požadovanému dokumentu, nebo, nebyla-li původní žádost vůbec zodpovězena, od uplynutí lhůty na poskytnutí odpovědi.

1.2.	Potvrzující žádost musí splňovat stejné formální požadavky, které jsou stanoveny pro původní žádost.

2. Vyřízení:

Ustanovení čl. 4 odst. 2 tohoto rozhodnutí se použijí obdobně na zpracování potvrzujících žádostí. Výbor však nemá povinnost potvrdit přijetí potvrzující žádosti.

3. Rozhodnutí:

3.1.	Pokud je přístup k požadovanému dokumentu udělen, zpřístupní Výbor požadovaný dokument žadateli do 15 pracovních dnů od registrace potvrzující žádosti. Za zasílání odpovědí informujících o zpřístupnění požadovaných dokumentů nese odpovědnost předseda.

3.2.

Pokud je přístup k požadovanému dokumentu zamítnut, sdělí Výbor žadateli písemně do 15 pracovních dnů od registrace potvrzující žádosti důvody úplného nebo částečného zamítnutí žádosti a informuje jej o opravných prostředcích, které má k dispozici. Za zasílání odpovědí s úplným nebo částečným zamítnutím přístupu k požadovaným dokumentům nese odpovědnost předseda.

3.3.	Ve výjimečných případech, například pokud se potvrzující žádost týká velmi rozsáhlého dokumentu nebo velkého počtu dokumentů, může být lhůta uvedená v odstavcích 3.1 a 3.2 prodloužena o 15 pracovních dnů, avšak žadatel o tom musí být předem vyrozuměn a musí mu být sděleny podrobné důvody.

3.4.	Předseda může své pravomoci uvedené v odstavcích 3.1 a 3.2 delegovat.

Článek 6

Opravné prostředky

Pokud Výbor úplně nebo částečně zamítne přístup k dokumentu požadovanému v potvrzující žádosti nebo neodpoví ve stanovené lhůtě, má žadatel možnost zahájit soudní řízení proti Výboru nebo podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv za podmínek uvedených v článcích 263 a 228 Smlouvy o fungování Evropské unie.

Článek 7

Zpřístupnění dokumentů a náklady na poskytnutí odpovědi

1. Zpřístupnění dokumentů

1.1.	Dokumenty se poskytují buď v tištěné, nebo v elektronické podobě podle přání žadatele.

1.2.	Pokud Výbor nebo jiný orgán dokument již zveřejnil a tento dokument je snadno přístupný, může Výbor zpřístupnit požadovaný dokument tak, že žadateli sdělí, jakým způsobem jej může získat.

2. Náklady na poskytnutí odpovědi

Žadateli mohou být účtovány náklady na pořízení a zaslání kopie, která má 20 a více stran formátu A4. Tento poplatek nesmí být vyšší než skutečné náklady na pořízení a zaslání kopie. Poskytnutí dokumentu v elektronické podobě je bezplatné.

KAPITOLA IV

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 8

Prováděcí opatření

Generální tajemník je pověřen přijetím nezbytných opatření za účelem zajištění provádění tohoto rozhodnutí.

Článek 9

Zrušení rozhodnutí č. 64/2003 a rozhodnutí č. 128/2003

Tímto rozhodnutím se zrušuje rozhodnutí předsednictva Výboru regionů č. 64/2003 ze dne 11. února 2003 o přístupu veřejnosti k dokumentům Výboru regionů a rozhodnutí předsednictva Výboru regionů č. 128/2003 ze dne 17. června 2003 o přístupu veřejnosti k dokumentům Výboru regionů prostřednictvím elektronického rejstříku dokumentů.

Článek 10

Vstup v platnost

Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.

V Bruselu dne 9. října 2020.

za předsednictvo Výboru regionů

Apostolos TZITZIKOSTAS

předseda

(1) Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) Úř. věst. L 295, 21.11.2018, s. 39.

(3) Úř. věst. L 160, 28.6.2003, s. 96.

(4) Úř. věst. L 173, 27.6.2001, s. 5.

(5) Úř. věst. P 017, 6.10.1958, s. 385.

PŘÍLOHA

Seznam dokumentů Výboru regionů přímo přístupných veřejnosti

1. Dokumenty týkající se politické činnosti

Návrhy na vypracování stanoviska z vlastní iniciativy a jejich zdůvodnění

Přidělení žádostí o vypracování stanoviska

Návrhy stanovisek tematických komisí

Návrhy předběžných stanovisek tematických komisí

Návrhy zpráv tematických komisí

Návrhy výhledových zpráv tematických komisí

Návrhy usnesení komisí

Zprávy poskytnuté členům na schůzích komisí

Pozměňovací návrhy k návrhům stanovisek komisí

Pozměňovací návrhy k návrhům předběžných stanovisek komisí

Pozměňovací návrhy k návrhům zpráv komisí

Pozměňovací návrhy k návrhům výhledových zpráv komisí

Pozměňovací návrhy k návrhům usnesení komisí

Návrhy stanovisek předložené na plenárních zasedáních

Návrhy předběžných stanovisek předložené na plenárních zasedáních

Návrhy zpráv předložené na plenárních zasedáních

Návrhy výhledových zpráv předložené na plenárních zasedáních

Návrhy usnesení předložené na plenárních zasedáních

Zprávy/podkladové zprávy předložené na plenárních zasedáních

Pozměňovací návrhy k návrhům stanovisek předloženým na plenárních zasedáních

Pozměňovací návrhy k návrhům předběžných stanovisek předloženým na plenárních zasedáních

Pozměňovací návrhy k návrhům zpráv předloženým na plenárních zasedáních

Pozměňovací návrhy k návrhům výhledových zpráv předloženým na plenárních zasedáních

Pozměňovací návrhy k návrhům usnesení předloženým na plenárních zasedáních

Zápisy z jednání na plenárních zasedáních

Stanoviska (Evropského) Výboru regionů

Předběžná stanoviska (Evropského) Výboru regionů

Zprávy komisí obsahující důvody pro podání žaloby pro porušení zásady subsidiarity nebo nedodržení povinnosti konzultovat Výbor

Zprávy (Evropského) Výboru regionů

Výhledové zprávy (Evropského) Výboru regionů

Usnesení (Evropského) Výboru regionů

Rozhodnutí nevypracovat stanovisko

2. Dokumenty týkající se organizace a fungování rozhodovacích orgánů Výboru

Návrh jednacího řádu

Pozměňovací návrhy k návrhu jednacího řádu

Jednací řád

Zprávy o revizích jednacího řádu

Rozhodnutí o volbě členů předsednictva přijatá na plenárních zasedáních

Rozhodnutí o vytvoření komisí přijatá na plenárních zasedáních

Rozhodnutí předsednictva o vytvoření pracovních skupin, smíšených poradních výborů, meziregionálních skupin, jiných pracovních skupin a dalších politických orgánů

Rozhodnutí o jmenování předsedy přijatá na plenárních zasedáních

Rozhodnutí o jmenování prvního místopředsedy přijatá na plenárních zasedáních

3. Dokumenty týkající se politické strategie Výboru

Návrhy prohlášení

Prohlášení

Výroční hodnotící zprávy

Hodnotící zprávy na konci funkčního období

Shrnutí a zprávy o dopadu stanovisek Výboru

Shrnutí a výroční zprávy o činnosti

Politické priority

Politické programy na začátku funkčního období

Pracovní programy tematických komisí VR

4. Dokumenty týkající se činnosti orgánů Výboru

Dokumenty předsednictva

Složení

Pozvánky

Návrhy programů jednání

Prezenční listiny

Zprávy pro předsednictvo

Časové plány schůzí

Zápisy

Konference předsedů

Programy jednání

Dokumenty z plenárních zasedání

Pozvánky

Návrhy programů jednání

Zápisy

Prezenční listiny

Prohlášení a projevy externích účastníků

Dokumenty tematických komisí Výboru (vedle dokumentů uvedených v bodě 1), smíšených poradních výborů, pracovních skupin, meziregionálních skupin, jiných pracovních skupin a dalších politických orgánů Výboru

Politické priority (zahrnuté v akčních plánech a pracovních programech)

Politické programy na začátku funkčního období

Zprávy o činnosti a tematické zprávy

Doporučení

Složení

Pozvánky

Návrhy programů jednání

Zápisy

Prezenční listiny

Návrhy na vnější činnost

Prezentace týkající se tematických diskusí či stanovisek

Užší předsednictvo

Prohlášení a projevy předsedy

Prohlášení a projevy místopředsedů

Členové

Jmenování členů

Dopisy o odstoupení členů

Skončení mandátu členů

Prohlášení o finančních zájmech členů

Výdaje a příspěvky

Pravidla pro náhradu cestovních výdajů a vyplácení paušálních příspěvků na cestu a účast na schůzi členům

Dokumenty politických skupin

Vytvoření skupin

Schůze předsedů komisí s předsedou Výboru

Pozvánky

Programy jednání

Semináře a konference

Pozvánky na schůze, semináře a konference

Navazující dokumenty

5. Dokumenty sítí a platforem VR

Evropské seskupení pro územní spolupráci (ESÚS)

Rejstřík

Vnitrostátní rozhodnutí

Síť pro monitorování subsidiarity

Pracovní programy v oblasti subsidiarity

Výroční zprávy o subsidiaritě

Studie

Programy jednání konferencí o subsidiaritě

Brožury

Zprávy o konzultacích

Příspěvky partnerů Sítě pro monitorování subsidiarity

Platforma Evropa 2020

Monitorovací zprávy

Seznamy členů

Platforma pro rozdělení pravomocí

Studie týkající se rozdělení pravomocí

6. Dokumenty týkající se komunikace a průzkumů

Strategické dokumenty

Komunikační strategie Výboru

Roční akční plány v oblasti komunikace

Výroční zprávy o komunikaci (týkající se činností v předcházejícím roce)

Jiné dokumenty

Tiskové zprávy

Elektronické informační zpravodaje (zasílané na základě přihlášení k odběru informací na úvodní internetové stránce)

Organizace akcí (konference, kulaté stoly, veřejná slyšení, workshopy atd.)

Pozvánky na schůze (konference, kulaté stoly, veřejná slyšení, workshopy atd.) přístupné veřejnosti

Informování členů o akcích organizovaných Výborem

Programy akcí organizovaných Výborem

Shrnutí/analýzy/hodnocení akcí organizovaných Výborem

Studie realizované Výborem

Studie

Programy předsednictva týkající se průzkumů

Příručky pro členy

Příručka pro zpravodaje

Příručka pro členy

7. Dokumenty týkající se vztahů s jinými subjekty

Dohody o spolupráci

Komunikace s evropskými a mezinárodními orgány a institucemi

Komunikace s členskými státy

Komunikace s místními a regionálními orgány

Komunikace s mezinárodními organizacemi

Komunikace se sdruženími

Evropská seskupení pro územní spolupráci

8. Dokumenty týkající se administrativy, plánování a podávání zpráv Výboru

Nábor zaměstnanců a stáže

Oznámení o volných pracovních místech

Prohlášení o ochraně osobních údajů související s náborem úředníků, přidělováním vyslaných národních odborníků a stážemi

Pravidla pro národní odborníky přidělené k Výboru

Pravidla upravující program stáží Výboru

Pravidla týkající se finančního příspěvku na cestovní výdaje skutečně vzniklé na začátku a na konci stáží běžných stážistů v odděleních Výboru

Zadávací řízení

Všeobecné podmínky pro nákupní objednávky (veřejné zakázky nízké hodnoty)

Prohlášení o ochraně osobních údajů související se zadáváním veřejných zakázek

Oznámení o zahájení zadávacího řízení zveřejněná v Úředním věstníku

Oznámení o výsledku zadávacího řízení zveřejněná v Úředním věstníku

Předběžné zveřejnění připravovaných veřejných zakázek nízké a střední hodnoty

Seznam veřejných zakázek nízké a střední hodnoty zadaných Výborem v předchozím roce

Seznam jednotlivých veřejných zakázek a objednávkových formulářů na základě rámcové smlouvy uzavřené Výborem v předchozím roce

Pravidla pro whistleblowing a prohlášení vyšších úředníků o jejich externí činnosti

Prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se ochrany údajů při procesech v souvislosti s whistleblowingem

Pravidla pro whistleblowing

Administrativní ujednání mezi Výborem a úřadem OLAF

Každoroční informace o profesní činnosti bývalých vyšších úředníků

20.11.2020

Úřední věstník Evropské unie

L 391/12

ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY O SPOLEČNÉM PODNIKU INICIATIVY PRO INOVATIVNÍ LÉČIVA 2

ze dne 11. srpna 2020,

kterým se stanoví vnitřní předpisy týkající se omezení některých práv subjektů údajů, pokud jde o zpracování osobních údajů v rámci fungování společného podniku IMI 2

SPRÁVNÍ RADA SPOLEČNÉHO PODNIKU INICIATIVY PRO INOVATIVNÍ LÉČIVA 2 (dále jen „společný podnik IMI 2“),

s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,

s ohledem na stanovy připojené k nařízení Rady (EU) č. 557/2014 ze dne 6. května 2014 o založení společného podniku iniciativy pro inovativní léčiva 2 (2), a zejména na čl. 7 odst. 3 písm. r) těchto stanov,

s ohledem na pokyny evropského inspektora ochrany údajů (EIOÚ) k článku 25 nového nařízení a vnitřní předpisy,

v návaznosti na konzultaci s výborem zaměstnanců společného podniku IMI 2,

s ohledem na doporučení EIOÚ ze dne 18. prosince 2019,

vzhledem k těmto důvodům:

1)	Společný podnik IMI 2 vykonává svoji činnost v souladu s nařízením (EU) č. 557/2014.

V souladu s čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) 2018/1725 by měla omezení použití článků 14 až 22, 35 a 36, jakož i článku 4 uvedeného nařízení v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 22, vycházet z vnitřních předpisů přijatých společným podnikem IMI 2, pokud nevycházejí z právních aktů přijatých na základě Smluv.

3)	Tyto vnitřní předpisy, včetně ustanovení o posouzení nezbytnosti a přiměřenosti daného omezení, by se neměly použít v případě, kdy omezení práv subjektů údajů stanoví právní akt přijatý na základě Smluv.

4)	V případech, kdy společný podnik IMI 2 vykonává své povinnosti s ohledem na práva subjektu údajů podle nařízení (EU) 2018/1725, zváží, zda se neuplatní kterákoliv z výjimek uvedených v tomto nařízení.

V rámci svého správního fungování může společný podnik IMI 2 vést správní šetření či disciplinární řízení, vykonávat předběžné činnosti související s případy možných nesrovnalostí oznámených úřadu OLAF, zpracovávat případy whistleblowingu, vyřizovat (formální a neformální) řízení v případě obtěžování, vyřizovat interní a externí stížnosti, provádět interní audity, provádět šetření ze strany pověřence pro ochranu osobních údajů v souladu s čl. 45 odst. 2 nařízení (EU) 2018/1725 a šetření interní (IT) bezpečnosti.

Společný podnik IMI 2 zpracovává několik kategorií osobních údajů, včetně „tvrdých“ údajů („objektivních“ údajů, jako jsou údaje o totožnosti, kontaktní údaje, profesní údaje, administrativní údaje, údaje získané ze zvláštních zdrojů, elektronická komunikace a provozní údaje) a „měkkých“ údajů („subjektivních“ údajů týkajících se daného případu, např. odůvodnění, údaje o chování, hodnocení, údaje o výkonu a jednání a údaje související nebo předložené v souvislosti s předmětem řízení nebo činnosti) (3).

7)	Společný podnik IMI 2, zastoupený výkonným ředitelem, vystupuje jako správce údajů, a to i v případě dalšího přenesení pravomocí spojených s úlohou správce v rámci společného podniku IMI 2 s cílem zohlednit provozní odpovědnost za konkrétní operace zpracování osobních údajů.

Osobní údaje jsou bezpečně uloženy v elektronickém prostředí nebo v papírové podobě tak, aby bylo zabráněno protiprávnímu přístupu nebo předání údajů osobám, které je nepotřebují znát. Zpracovávané osobní údaje jsou uchovávány jen po nezbytnou dobu a k účelům, pro které se zpracovávají během období uvedeného v oznámeních o ochraně údajů, prohlášeních o ochraně soukromí nebo v záznamech společného podniku IMI 2.

Vnitřní předpisy by měly platit pro všechny operace zpracování provedené společným podnikem IMI 2 v rámci správních šetření, disciplinárních řízení, předběžných činností souvisejících s případy možných nesrovnalostí oznámených úřadu OLAF, řízení v případě whistleblowingu, (formálních a neformálních) řízení v případech obtěžování, vyřizování interních a externích stížností, interních auditů, šetření prováděných pověřencem pro ochranu osobních údajů v souladu s čl. 45 odst. 2 nařízení (EU) 2018/1725, (IT) šetření bezpečnosti prováděných interně nebo se zapojením externích subjektů (např. skupiny CERT-EU).

10)

Měly by platit pro operace zpracování provedené před zahájením výše uvedených řízení, během těchto řízení a během sledování opatření v návaznosti na výsledky řízení. Součástí by rovněž měla být pomoc a spolupráce, kterou společný podnik IMI 2 nabízí vnitrostátním orgánům a mezinárodním organizacím nad rámec svých správních šetření.

11)	V případech, kdy se použijí tyto vnitřní předpisy, je společný podnik IMI 2 povinen uvést odůvodnění vysvětlující, proč jsou daná omezení v demokratické společnosti naprosto nezbytná a přiměřená, a respektovat podstatu základních práv a svobod.

12)

V této souvislosti je společný podnik IMI 2 v průběhu výše uvedených řízení povinen dodržovat v maximální možné míře základní práva subjektů údajů, zejména ta, která se týkají práva na poskytování informací, práva na přístup k osobním údajům, práva na jejich opravu, výmaz, a omezení zpracování, práva na oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů nebo na důvěrnost komunikace, jak je zakotveno v nařízení (EU) 2018/1725.

13)	Je však možné, že společný podnik IMI 2 bude muset omezit informace poskytované subjektu údajů a jiná práva subjektu údajů, a to zejména s cílem chránit vlastní šetření, šetření a řízení jiných veřejných orgánů a rovněž práva jiných osob v souvislosti se svými šetřeními či jinými řízeními.

14)	Společný podnik IMI 2 je tedy oprávněn omezit informace pro účely ochrany šetření a základních práv a svobod jiných subjektů údajů.

15)	Společný podnik IMI 2 by měl pravidelně sledovat, že platí podmínky odůvodňující dané omezení, a omezení zrušit, pokud podmínky již neplatí.

16)	Správce údajů by měl informovat pověřence pro ochranu osobních údajů v případě odkladu a během přezkumů,

PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:

Článek 1

Předmět a oblast působnosti

1. Tímto rozhodnutím se stanoví předpisy týkající se podmínek, za nichž může společný podnik IMI 2 v rámci svých řízení uvedených v odstavci 2 omezit uplatňování práv zakotvených v článcích 14 až 22, 35 a 36, jakož i v článku 4 nařízení (EU) 2018/1725, a to v souladu s článkem 25 tohoto nařízení.

2. V rámci správního fungování společného podniku IMI 2 platí toto rozhodnutí pro operace zpracování osobních údajů prováděné programovou kanceláří pro účely provádění správních šetření, disciplinárních řízení, předběžných činností souvisejících s případy možných nesrovnalostí oznámených úřadu OLAF, projednávání případů whistleblowingu, (formálních a neformálních) řízení v případech obtěžování, vyřizování interních a externích stížností, provádění interních auditů, šetření prováděných pověřencem pro ochranu osobních údajů v souladu s čl. 45 odst. 2 nařízení (EU) 2018/1725, šetření (IT) bezpečnosti prováděných interně nebo se zapojením externích subjektů (např. skupiny CERT-EU).

3. Dotčenými kategoriemi údajů jsou „tvrdé“ údaje („objektivní“ údaje, jako jsou údaje o totožnosti, kontaktní údaje, profesní údaje, administrativní údaje, údaje získané ze zvláštních zdrojů, elektronické komunikace a provozní údaje) a „měkké“ údaje („subjektivní“ údaje týkající se daného případu, např. odůvodnění, údaje o chování, hodnocení, údaje o výkonu a jednání a údaje související nebo předložené v souvislosti s předmětem řízení nebo činnosti).

4. V případech, kdy společný podnik IMI 2 vykonává své povinnosti s ohledem na práva subjektu údajů podle nařízení (EU) 2018/1725, zváží, zda se neuplatní kterákoliv z výjimek uvedených v tomto nařízení.

5. V závislosti na podmínkách stanovených v tomto rozhodnutí mohou platit omezení pro tato práva: poskytování informací subjektům údajů, právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů nebo důvěrnost komunikace.

Článek 2

Specifikace správce

Správcem operací zpracování je společný podnik IMI 2, zastoupený výkonným ředitelem, který může funkci správce delegovat. Subjekty údajů jsou o delegovaném správci informovány formou oznámení o ochraně osobních údajů nebo prostřednictvím záznamů zveřejněných na internetových stránkách a/nebo na intranetu společného podniku IMI 2.

Článek 3

Specifikace záruk

1. Společný podnik IMI 2 zavede tyto záruky, jejichž cílem bude zamezit zneužití osobních údajů a protiprávnímu přístupu k nim nebo jejich protiprávnímu předání (4):

a)	papírové dokumenty se uchovávají v zabezpečených skříních a přístup k nim mají pouze oprávnění zaměstnanci;

b)	veškeré údaje v elektronické podobě se uchovávají v zabezpečené IT aplikaci podle bezpečnostních norem společného podniku IMI 2 a ve zvláštních elektronických adresářích, k nimž mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci. Vhodné úrovně přístupu se udělují individuálně;

databáze je chráněna heslem v rámci jednotného systému přihlašování a propojena automaticky s uživatelským jménem a heslem daného uživatele. Nahrazování uživatelů je přísně zakázáno. Elektronické záznamy jsou uchovávány zabezpečeným způsobem, aby se zajistila důvěrnost a soukromí údajů v nich obsažených;

d)	všechny osoby, které mají přístup k údajům, jsou vázány povinností zachovávat důvěrnost.

2. Období uchovávání osobních údajů uvedených v čl. 1 odst. 3 nesmí být delší, než je nezbytné a vhodné pro účely, pro něž se údaje zpracovávají. Každopádně však nesmí být delší než období uchovávání uvedené v oznámení o ochraně údajů, prohlášení o ochraně soukromí nebo v záznamech podle článku 6.

3. Pokud společný podnik IMI 2 uvažuje o uplatnění omezení, zváží riziko pro práva a svobody subjektu údajů především ve srovnání s rizikem pro práva a svobody jiných subjektů údajů a s rizikem maření účinku šetření nebo řízení vedených společným podnikem IMI 2, například formou likvidace důkazů. Rizika pro práva a svobody subjektu údajů se týkají především, ale nikoliv výlučně, ohrožení dobrého jména a práva na obhajobu a práva být vyslechnut.

Článek 4

Omezení

1. Jakékoli omezení společný podnik IMI 2 uplatní výhradně za účelem zabezpečení:

a)	národní bezpečnosti, veřejné bezpečnosti nebo obrany členských států;

b)	prevence, vyšetřování, odhalování a stíhání trestných činů nebo výkonu trestů, včetně ochrany před hrozbami pro veřejnou bezpečnost a jejich předcházení;

jiných důležitých cílů obecného veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu, zejména cílů společné zahraniční a bezpečnostní politiky Unie nebo důležitých hospodářských nebo finančních zájmů Unie nebo některého členského státu, včetně měnových, rozpočtových a daňových záležitostí, veřejného zdraví a sociálního zabezpečení;

d)	vnitřní bezpečnosti orgánů a subjektů Unie, včetně jejich sítí elektronických komunikací;

e)	prevence, vyšetřování, odhalování a stíhání porušování etických pravidel regulovaných povolání;

f)	monitorovací, inspekční nebo regulační funkce spojené, i pouze příležitostně, s výkonem veřejné moci v případech uvedených v písmenech a) až c);

g)	ochrany subjektu údajů nebo práv a svobod druhých;

h)	vymáhání občanskoprávních nároků.

2. V rámci zvláštního uplatnění účelů uvedených v odstavci 1 výše je společný podnik IMI 2 oprávněn uplatnit omezení za těchto okolností:

v souvislosti s osobními údaji, které byly vyměněny s útvary Komise nebo s jinými orgány, institucemi a subjekty Unie,

—	pokud je daný útvar Komise, orgán, instituce nebo subjekt Unie oprávněn omezit výkon uvedených práv na základě jiných aktů stanovených v článku 25 nařízení (EU) 2018/1725 nebo v souladu s kapitolou IX uvedeného nařízení nebo se zřizovacími akty jiných orgánů, institucí, a subjektů Unie,

—	pokud by byl účel takového omezení ze strany těchto útvarů Komise nebo orgánů, institucí nebo jiných subjektů Unie ohrožen, pokud by společný podnik IMI 2 neuplatnil stejné omezení ve vztahu k týmž osobním údajům,

v souvislosti s osobními údaji, které byly vyměněny s příslušnými orgány členských států,

—

pokud jsou dané příslušné orgány členských států oprávněny omezit výkon uvedených práv na základě aktů uvedených v článku 23 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (5) nebo v souladu s vnitrostátními opatřeními, jimiž se provádí ustanovení čl. 13 odst. 3, čl. 15 odst. 3 nebo čl. 16 odst. 3 směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 (6) ,

—	pokud by byl účel takového omezení ze strany příslušného orgánu ohrožen, pokud by společný podnik IMI 2 neuplatnil stejné omezení ve vztahu k týmž osobním údajům,

v souvislosti s osobními údaji, které byly vyměněny s třetími zeměmi nebo s mezinárodními organizacemi, pokud existují jasné důkazy, že by výkon těchto práv a povinností pravděpodobně ohrozil spolupráci společného podniku IMI 2 s třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi při provádění jeho úkolů.

Před uplatněním omezení za okolností uvedených v písmenech a) a b) prvního pododstavce se společný podnik IMI 2 obrátí na příslušné útvary Komise, orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo příslušné orgány členských států, pokud nebude společnému podniku IMI 2 zřejmé, že uplatnění daného omezení umožňuje jeden z aktů uvedených v těchto písmenech.

Článek 5

Omezení práv subjektů údajů

1. V řádně odůvodněných případech a za podmínek stanovených v tomto rozhodnutí může správce omezit následující práva, pokud je to nezbytné a přiměřené, v souvislosti s operacemi zpracování uvedenými v odstavci 2 níže:

a)	právo na informace;

b)	právo na přístup;

c)	právo na opravu, výmaz a omezení zpracování;

d)	právo na oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů;

e)	právo na důvěrnost elektronické komunikace.

2. V souladu s čl. 25 odst. 2 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725 může správce v řádně odůvodněných případech a za podmínek stanovených v tomto rozhodnutí použít omezení v souvislosti s těmito operacemi zpracování:

a)	provádění správních šetření a disciplinárních řízení;

b)	předběžné činnosti související s případy možných nesrovnalostí oznámených úřadu OLAF;

c)	řízení v případě whistleblowingu;

d)	(formální a neformální) řízení v případech obtěžování (7);

e)	vyřizování interních a externích stížností;

f)	interní audity;

g)	šetření prováděná pověřencem pro ochranu osobních údajů v souladu s čl. 45 odst. 2 nařízení (EU) 2018/1725;

h)	šetření (IT) bezpečnosti prováděná interně nebo se zapojením externích subjektů (např. skupiny CERT-EU);

i)	v rámci řízení grantů nebo zadávání veřejných zakázek, po uzávěrce pro podání výzev k předložení návrhů nebo uplatnění nabídek (8).

Omezení platí, dokud nepominou důvody, které jeho platnost odůvodňují.

3. Pokud společný podnik IMI 2 zcela nebo zčásti omezí uplatňování práv uvedených v odstavci 1 výše, učiní kroky stanovené v článcích 6 a 7 tohoto rozhodnutí.

4. Pokud subjekty údajů požádají o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s jedním nebo více konkrétními případy nebo ke konkrétní operaci zpracování v souladu s článkem 17 nařízení (EU) 2018/1725, omezí se společný podnik IMI 2 v rámci posuzování této žádosti jen na tyto osobní údaje.

Článek 6

Nezbytnost a přiměřenost omezení

1. Všechna omezení uvedená v článku 5 musí být nezbytná a přiměřená vzhledem k rizikům pro práva a svobody subjektů údajů a musí respektovat podstatu základních práv a svobod v demokratické společnosti.

2. Zvažuje-li se použití omezení, provede se na základě těchto pravidel test nezbytnosti a přiměřenosti. Test se provádí také v rámci pravidelného přezkumu po posouzení toho, zda věcné a právní důvody omezení stále platí. Test se v každém jednotlivém případě zdokumentuje prostřednictvím oznámení o interním posouzení za účelem vyvození odpovědnosti.

3. Omezení jsou dočasná a zruší se, jakmile pominou okolnosti, které tato omezení odůvodňují. Zejména pak v případě, kdy se má za to, že výkon omezeného práva by již nemařil účinek uloženého omezení ani nepříznivě neovlivňoval práva nebo svobody jiných subjektů údajů.

Společný podnik IMI 2 přezkoumá použití omezení každých šest měsíců ode dne jejich přijetí a při uzavření příslušného šetření, řízení nebo vyšetřování. Následně správce každých šest měsíců kontroluje, zda je třeba omezení nadále uplatňovat.

4. Pokud společný podnik IMI 2 použije zcela nebo zčásti omezení uvedená v článku 5 tohoto rozhodnutí, zaznamená důvody omezení a právní základ v souladu s odstavcem 1 výše, včetně posouzení nezbytnosti a přiměřenosti omezení.

Tento záznam a v příslušných případech dokumenty obsahující věcné a právní prvky, z nichž omezení vycházejí, se zaregistrují. Na žádost se zpřístupní evropskému inspektorovi ochrany údajů.

Článek 7

Povinnost informovat

1. Společný podnik IMI 2 v oznámeních o ochraně údajů, prohlášeních o ochraně soukromí nebo v záznamech ve smyslu článku 31 nařízení (EU) 2018/1725 zveřejněných na jeho internetových stránkách a/nebo na intranetu, kde informuje subjekty údajů o jejich právech v rámci daného řízení, uvede informace související s možným omezením těchto práv. Součástí těchto informací je i to, která práva mohou být omezena, důvody omezení a případná délka jeho trvání.

Aniž jsou dotčena ustanovení čl. 6 odst. 4, informuje společný podnik IMI 2, je-li to přiměřené, jednotlivě všechny subjekty údajů, o nichž se domnívá, že jsou dotčenými osobami v rámci konkrétní operace zpracování, neprodleně a písemně o jejich právech v souvislosti se stávajícími nebo budoucími omezeními.

2. Pokud společný podnik IMI 2 zčásti nebo zcela omezí práva uvedená v článku 5, informuje dotčený subjekt údajů o uplatněném omezení a o jeho hlavních důvodech a také o možnosti podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů nebo požádat o soudní ochranu u Soudního dvora Evropské unie.

Poskytnutí informací uvedených v odstavci 2 výše lze odložit, neprovést nebo odepřít, pokud by mařilo účinek omezení uloženého podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725.

Článek 8

Přezkum pověřencem pro ochranu osobních údajů

1. Společný podnik IMI 2 neprodleně informuje svého pověřence pro ochranu osobních údajů, kdykoli správce v souladu s tímto rozhodnutím omezí uplatňování práv subjektů údajů nebo prodlouží platnost omezení. Správce poskytne pověřenci pro ochranu osobních údajů přístup k záznamům obsahujícím posouzení nezbytnosti a přiměřenosti omezení a v záznamu uvede datum informování pověřence.

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů může správce písemně požádat, aby použití omezení přezkoumal. Správce pověřence písemně informuje o výsledku vyžádaného přezkumu.

3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je do celého řízení zapojen. Správce informuje pověřence pro ochranu osobních údajů o zrušení omezení.

Článek 9

Vstup v platnost

Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.

V Bruselu dne 11. srpna 2020.

Za správní radu společného podniku IMI 2

Olivier LAUREAU

předseda

(1) Úř. věst. L 295, 21.11.2018, s. 39.

(2) Úř. věst. L 169, 7.6.2014, s. 54.

(3) V případě společné správy údajů se údaje zpracovávají v souladu s prostředky a účely stanovenými v příslušné dohodě společných správců, jak je stanoveno v článku 28 nařízení (EU) 2018/1725.

(4) Tento seznam není úplný.

(5) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (Úř. věst. L 119, 4.5.2016, s. 1).

(6) Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů příslušnými orgány za účelem prevence, vyšetřování, odhalování či stíhání trestných činů nebo výkonu trestů, o volném pohybu těchto údajů a o zrušení rámcového rozhodnutí Rady 2008/977/SVV (Úř. věst. L 119, 4.5.2016, s. 89).

(7) Tato operace zpracování se nevztahuje na čl. 5 odst. 1 písm. d).

(8) Tato operace zpracování se vztahuje pouze na čl. 5 odst. 1 písm. c).

		ISSN 1977-0626
Úřední věstník Evropské unie		L 391

České vydání	Právní předpisy	Ročník 63 20. listopadu 2020

Obsah		II Nelegislativní akty	Strana
		ROZHODNUTÍ
	*	Rozhodnutí Rady (EU) 2020/1731 ze dne 28. října 2020	1
		JEDNACÍ ŘÁDY
	*	Rozhodnutí Výboru regionů č. 18/2020 o přístupu veřejnosti k dokumentům Výboru regionů	3
	*	Rozhodnutí správní rady o společném podniku iniciativy pro inovativní léčiva 2 ze dne 11. srpna 2020, kterým se stanoví vnitřní předpisy týkající se omezení některých práv subjektů údajů, pokud jde o zpracování osobních údajů v rámci fungování společného podniku IMI 2	12