1.   Smíšená rada zřízená čl. 81 odst. 1 Dohody o politickém dialogu a spolupráci mezi Evropskou unií a jejími členskými státy na jedné straně a Kubánskou republikou na straně druhé (dále jen „dohoda“) vykonává své povinnosti, jak jsou stanoveny v čl. 81 odst. 2 dohody.

2.   V souladu s čl. 81 odst. 3 se Smíšená rada skládá ze zástupců stran. Zasedá na ministerské úrovni.

3.   Jak stanoví čl. 81 odst. 6 dohody, má Smíšená rada za účelem dosažení cílů dohody pravomoc přijímat rozhodnutí, jež jsou pro strany závazná. Smíšená rada přijme vhodná opatření k provedení těchto rozhodnutí, případně včetně pověření zvláštních orgánů zřízených podle dohody, aby jednaly jejím jménem. Smíšená rada může rovněž předkládat doporučení. Svá rozhodnutí a doporučení přijímá dohodou mezi stranami po dokončení jejich příslušných vnitřních postupů podle článku 11 tohoto jednacího řádu. Smíšená rada může svou rozhodovací pravomoc přenést na Smíšený výbor.

4.   Stranami se v tomto jednacím řádu rozumějí strany vymezené v článku 84 dohody.

1.   Smíšená rada zasedá pravidelně alespoň jednou za dva roky a kdykoli to vyžadují okolnosti, jestliže se strany tak dohodnou. Nedohodnou-li se strany jinak, zasedá Smíšená rada na místě obvyklém pro zasedání Rady Evropské unie.

2.   Zasedání Smíšené rady se konají v době dohodnuté stranami.

3.   Zasedání Smíšené rady svolávají společně tajemníci Smíšené rady po dohodě s předsedou Smíšené rady nejpozději 30 dní přede dnem zasedání.

1.   Nemohou-li se členové Smíšené rady zúčastnit zasedání, mohou být zastoupeni. Přeje-li si být člen zastoupen, sdělí před daným zasedáním písemně předsedovi jméno svého zástupce.

2.   Zástupce člena Smíšené rady vykonává všechna práva zastupovaného člena.

1.   Korespondence určená Smíšené radě se zasílá kterémukoli z obou tajemníků a ten uvědomí druhého tajemníka.

2.   Oba tajemníci zajistí předání korespondence předsedovi a podle potřeby její rozeslání členům Smíšené rady.

3.   Korespondence rozesílaná podle odstavce 2 se podle potřeby zasílá Generálnímu sekretariátu Evropské komise, Evropské službě pro vnější činnost, stálým zastoupením členských států při Evropské unii, jakož i misi Kuby při Evropské unii a Ministerstvu zahraničních věcí Kubánské republiky.

4.   Sdělení předsedy Smíšené rady zašlou adresátům oba tajemníci jménem předsedy Smíšené rady. Taková sdělení se případně rozešlou členům Smíšené rady, jak stanoví odstavec 3.

1.   Zasedání Smíšené rady jsou neveřejná, nerozhodnou-li strany jinak.

2.   Pokud strana předloží Smíšené radě informace, jež označí za důvěrné, nakládá s nimi druhá strana jako s takovými.

1.   Předseda připraví předběžný program každého zasedání. Tento program rozešlou tajemníci Smíšené rady nejpozději 15 kalendářních dní před zasedáním adresátům uvedeným v článku 7.

2.   Předběžný program zasedání obsahuje body, o jejichž zařazení do programu byl předseda požádán nejpozději 21 kalendářních dní před zasedáním. K těmto bodům jsou přiloženy patřičné podklady, které musí být zaslány tajemníkům přede dnem odeslání programu.

3.   Smíšená rada přijme program zasedání na začátku každého zasedání. Body neuvedené na předběžném programu mohou být do programu zahrnuty po dohodě stran.

4.   Předseda může po konzultaci se stranami zkrátit lhůty uvedené v odstavcích 1 a 2 tak, aby se zohlednily potřeby konkrétního případu.

5.   Smíšená rada může po dohodě stran přizvat nezávislé odborníky v příslušném oboru, aby se zúčastnili zasedání jako pozorovatelé nebo aby poskytli informace ke konkrétním tématům. Strany se na základě posouzení jednotlivých případů dohodnou na podmínkách, za nichž se tito odborníci mohou zasedání zúčastnit, a zajistí, aby dodržovali požadavky na důvěrnost.

1.   Oba tajemníci společně vypracují z každého zasedání návrh zápisu.

2.   Zápis ze zasedání, pokud na zasedání není dohodnuto jinak, uvede ke každému bodu programu:

3.   Návrh zápisu se předkládá Smíšené radě ke schválení. Smíšená rada schválí návrh zápisu na následujícím zasedání. Návrh zápisu může Smíšená rada schválit též písemně před následujícím zasedáním.

1.   Smíšená rada přijímá rozhodnutí a vydává doporučení vzájemnou dohodou mezi stranami po dokončení jejich příslušných vnitřních postupů.

2.   Pokud se tak strany dohodnou, může Smíšená rada přijmout rozhodnutí nebo vydat doporučení písemným postupem. Za tímto účelem rozešle předseda Smíšené rady znění návrhu v písemné formě členům rady podle článku 7, přičemž členové ve lhůtě ne kratší než 21 kalendářních dnů vyjádří jakékoli výhrady nebo oznámí změny, které si přejí provést. Předseda může po konzultaci se stranami zkrátit výše uvedenou lhůtu tak, aby se zohlednily potřeby konkrétního případu.

3.   Akty Smíšené rady jsou označovány jako „rozhodnutí“ nebo „doporučení“, podle okolností, přičemž následuje pořadové číslo, rok jejich přijetí a popis předmětu. Rozhodnutí a doporučení Smíšené rady podepisuje předseda a rozesílají se adresátům uvedeným v článku 7 tohoto jednacího řádu. Každá strana může rozhodnout o zveřejnění rozhodnutí a doporučení Smíšené rady ve svém úředním tisku.

4.   Rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí, není-li v něm stanoveno jinak.

1.   Úředními jazyky Smíšené rady jsou angličtina a španělština.

2.   Není-li rozhodnuto jinak, vychází Smíšená rada ve svých jednáních z podkladů vyhotovených v těchto jazycích.

1.   Každá smluvní strana hradí veškeré vlastní náklady vzniklé v důsledku účasti na zasedáních Smíšené rady, a to jak náklady na zaměstnance, cestovní výlohy a diety, tak výdaje za poštovné a telekomunikace.

2.   Výdaje spojené s tlumočením zasedání, překladem a rozmnožováním dokumentů hradí Evropská unie. V případě, že by Kuba požadovala tlumočení nebo překlad do nebo z jiných jazyků, než jsou jazyky stanovené v článku 12, hradí související výdaje.

3.   Ostatní výdaje spojené s organizací zasedání nese strana, jež zasedání pořádá.

1.   V souladu s článkem 82 dohody je Smíšené radě při výkonu jejích povinností nápomocen Smíšený výbor. Smíšený výbor se skládá ze zástupců stran, v zásadě na úrovni vyšších úředníků.

2.   Smíšený výbor zajišťuje přípravu zasedání a jednání Smíšené rady, případně provádí její rozhodnutí a obecně zajišťuje kontinuitu vzájemných vztahů a řádné fungování dohody. Zabývá se všemi záležitostmi, které mu svěří Smíšená rada, jakož i dalšími otázkami, které mohou vyvstat během provádění dohody. Předkládá návrhy nebo předlohy rozhodnutí nebo doporučení Smíšené radě ke schválení.

3.   Smíšený výbor přijímá rozhodnutí a vydává doporučení, je-li k tomu dohodou zmocněn. Smíšená rada může zmocnit Smíšený výbor k přijímání rozhodnutí v souladu s čl. 82 odst. 4 dohody.

4.   Tam, kde dohoda stanoví povinnost nebo možnost konzultací nebo kde o konzultaci rozhodnou strany vzájemnou dohodou, mohou se takové konzultace konat ve Smíšeném výboru, není-li v dohodě stanoveno jinak. Dohodnou-li se tak strany, mohou konzultace pokračovat ve Smíšené radě.

1.   Smíšený výbor zřízený článkem 82 Dohody o politickém dialogu a spolupráci mezi Evropskou unií a jejími členskými státy na jedné straně a Kubánskou republikou na straně druhé (dále jen „dohoda“) je nápomocen Smíšené radě při výkonu jejích povinností a funkcí a plní úkoly stanovené v dohodě a jemu přidělené Smíšenou radou.

2.   Smíšený výbor zajišťuje přípravu zasedání a jednání Smíšené rady, případně provádí její rozhodnutí a obecně zajišťuje kontinuitu vztahů a řádné provádění dohody. Zabývá se záležitostmi, které mu postoupí Smíšená rada, jakož i jakýmikoli jinými záležitostmi, které mohou vyvstat v průběhu každodenního provádění dohody. Předkládá Smíšené radě k přijetí návrhy, včetně návrhů rozhodnutí či doporučení.

3.   Podle čl. 82 odst. 1 dohody se Smíšený výbor skládá ze zástupců stran na úrovni vyšších úředníků s ohledem na konkrétní otázky, jež mají být projednávány.

4.   Stranami se v tomto jednacím řádu rozumějí strany vymezené v článku 84 dohody.

1.   Nedohodnou-li se strany jinak, schází se Smíšený výbor pravidelně nejméně jednou ročně. Mimořádná zasedání Smíšeného výboru se mohou konat po dohodě stran, a to na žádost kterékoli z nich.

2.   Každé zasedání svolá předseda na den a místo dohodnuté oběma stranami. Oznámení o svolání zasedání vydá sekretariát Smíšeného výboru nejpozději 28 kalendářních dní přede dnem zasedání, pokud se strany nedohodnou jinak.

3.   Kdykoli je to možné, svolá se pravidelné zasedání Smíšeného výboru v dostatečném předstihu před pravidelným zasedáním Smíšené rady.

4.   Výjimečně, a pokud s tím strany souhlasí, se mohou zasedání Smíšeného výboru konat jakýmikoli technologickými prostředky, na nichž se strany dohodnou, například prostřednictvím videokonference.

1.   Korespondence určená Smíšenému výboru se zasílá kterémukoli z obou tajemníků, který obratem uvědomí druhého tajemníka.

2.   Sekretariát zajistí, aby korespondence určená Smíšenému výboru byla předána předsedovi a případně rozeslána v souladu s článkem 7.

3.   Korespondenci předsedy zasílá stranám sekretariát jménem předsedy. Tato korespondence se případně rozešle v souladu s článkem 7.

1.   Dokumenty rozesílají tajemníci.

2.   Každá strana předá své dokumenty svému tajemníkovi. Tajemník tyto dokumenty předá tajemníkovi druhé strany bez zbytečného prodlení.

3.   Každý tajemník rozešle dokumenty odpovědným zástupcům své strany a ve všech případech odešle kopii dokumentů tajemníkovi druhé strany.

1.   Sekretariát vypracuje předběžný program každého zasedání a návrh pracovních závěrů, jak stanoví článek 10, a vychází přitom z návrhů stran. Předběžný program zasedání obsahuje body, o jejichž zařazení do programu byl sekretariát některou ze stran požádán nejpozději 21 kalendářních dní před zasedáním, a k nim příslušné dokumenty.

2.   Předběžný program zasedání a příslušné dokumenty se rozešlou v souladu s článkem 7 nejpozději 15 kalendářních dní přede dnem zasedání.

3.   Smíšený výbor přijme program zasedání na začátku každého zasedání. Body neuvedené na předběžném programu mohou být do programu zahrnuty po dohodě stran.

4.   Předseda zasedání Smíšeného výboru může podle potřeby a se souhlasem druhé strany přizvat k účasti na zasedání nezávislé odborníky v příslušném oboru, aby poskytli informace ke konkrétním tématům. Strany zajistí, aby tito pozorovatelé nebo odborníci dodržovali požadavky na důvěrnost.

5.   Předseda zasedání Smíšeného výboru může po konzultaci se stranami zkrátit lhůty uvedené v odstavcích 1 a 2, aby se zohlednily zvláštní okolnosti.

1.   Oba tajemníci společně vypracují z každého zasedání návrh zápisu.

2.   Obecně platí, že zápis ze zasedání uvede ke každému bodu programu:

3.   Návrh zápisu se předkládá Smíšenému výboru ke schválení. Smíšený výbor schválí zápis na následujícím zasedání, anebo jej může schválit písemně.

4.   Tajemník strany, která předsedá, vypracuje návrh pracovních závěrů každého zasedání a rozešle jej stranám společně s programem zasedání obvykle nejpozději 15 kalendářních dní před zasedáním. Tento návrh se během zasedání průběžně aktualizuje tak, aby na jeho konci mohl Smíšený výbor, nedohodnou-li se strany jinak, přijmout pracovní závěry, které zohledňují navazující opatření stran. Po svém schválení se pracovní závěry připojí k zápisu a na některém z následujících zasedání Smíšeného výboru se zkontroluje jejich provádění. Za tímto účelem přijme Smíšený výbor harmonogram se lhůtami pro jednotlivá opatření, podle nichž bude možno sledovat jejich provádění.

1.   Ve zvláštních případech, kdy dohoda svěřuje Smíšenému výboru pravomoci k přijetí rozhodnutí nebo na něj takovou pravomoc přenese Smíšená rada, přijímá Smíšený výbor rozhodnutí. Vydává rovněž doporučení Smíšené radě. Rozhodnutí a doporučení jsou přijímána vzájemnou dohodou mezi stranami a po dokončení příslušných vnitřních postupů. Každé rozhodnutí nebo doporučení podepisuje předseda.

2.   Pokud se na tom obě strany dohodnou, může Smíšený výbor přijímat rozhodnutí nebo doporučení písemným postupem. Písemný postup spočívá ve výměně nót mezi oběma tajemníky jednajícími se souhlasem stran. Za tímto účelem se znění návrhu rozešle podle článku 7, přičemž lhůta pro vyslovení jakýchkoli připomínek nebo námitek je nejméně 21 kalendářních dní. Předseda Smíšeného výboru může po konzultaci se stranami tuto lhůtu zkrátit, aby se zohlednily zvláštní okolnosti. Jakmile je znění dohodnuto, podepíše rozhodnutí nebo doporučení předseda.

3.   Akty Smíšeného výboru jsou označovány jako „rozhodnutí“ nebo „doporučení“, podle okolností, přičemž následuje pořadové číslo, rok jejich přijetí a popis předmětu. Všechna rozhodnutí vstupují v platnost dnem přijetí, není-li v nich stanoveno jinak.

4.   Rozhodnutí a doporučení se zasílají stranám.

5.   Každá strana může rozhodnout o zveřejnění rozhodnutí a doporučení Smíšeného výboru ve svém úředním tisku.

1.   Úředními jazyky Smíšeného výboru jsou úřední jazyky Smíšené rady.

2.   Pracovními jazyky Smíšeného výboru jsou angličtina a španělština. Není-li rozhodnuto jinak, vychází Smíšený výbor ve svých jednáních z podkladů vyhotovených v těchto jazycích.

1.   Každá smluvní strana hradí veškeré vlastní náklady vzniklé v důsledku účasti na zasedáních Smíšeného výboru, a to jak náklady na zaměstnance, cestovní výlohy a diety, tak výdaje za poštovné a telekomunikace.

2.   Výdaje spojené s pořádáním zasedání, rozmnožováním dokumentů a s tlumočením na zasedáních a překlady dokumentů do nebo z angličtiny a španělštiny hradí smluvní strana, která zasedání pořádá. Tlumočení a překlady do nebo z jiných jazyků hradí přímo strana, která tyto služby požaduje.

1.   V souladu s čl. 83 odst. 1 dohody může Smíšený výbor rozhodnout, že ve zvláštních oblastech, jež jsou pro provádění dohody nezbytné, zřídí podvýbor, jenž mu bude nápomocen při výkonu jeho povinností. Smíšený výbor může rozhodnout o zrušení jakéhokoli takového podvýboru a stanovit nebo změnit jeho jednací řád. Není-li rozhodnuto jinak, vykonávají tyto podvýbory činnost na základě zmocnění Smíšeného výboru, kterému podávají po každém svém zasedání zprávu.

2.   Nestanoví-li dohoda jinak nebo není-li jinak dohodnuto v rámci Smíšené rady, použije se tento jednací řád přiměřeně pro jakýkoli podvýbor zřízený dohodou nebo podle odstavce 1.

3.   Zasedání podvýborů se může konat kdykoli podle potřeby buď osobně v Bruselu nebo na Kubě, nebo například prostřednictvím videokonference. Podvýbory jsou platformou pro sledování pokroku při sbližování konkrétních oblastí, diskuse o konkrétních otázkách a problémech, jež z tohoto procesu vyplývají, a formulování doporučení a pracovních závěrů.

4.   Veškerá relevantní korespondence, dokumenty a sdělení týkající se činnosti podvýboru se v kopii zašlou sekretariátu Smíšeného výboru.

5.   Nedohodnou-li se strany v rámci Smíšené rady jinak, nemají podvýbory jinou pravomoc než předkládat doporučení Smíšenému výboru.