1.   Žádost o přístup k dokumentům určená ESVČ se podává písemně prostřednictvím internetových stránek ESVČ, e-mailem zaslaným týmu ESVČ pro transparentnost nebo poštou korespondentovi pro přístup k dokumentům na adresu: Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A Brussels 1040, Belgium.

2.   Podaná žádost musí být dostatečně přesná, aby ESVČ mohla identifikovat požadované dokumenty a vyřídit žádost ve lhůtách stanovených v nařízení.

3.   V případě žádostí, které nejsou dostatečně přesné nebo jejichž rozsah je příliš široký, ESVČ neprodleně kontaktuje žadatele, aby žádost vyjasnil nebo aby omezil její rozsah v souladu s čl. 6 odst. 2 a 3 nařízení. Neodpoví-li žadatel do 10 pracovních dnů, ESVČ jej znovu kontaktuje a poskytne mu dalších 5 pracovních dnů k vyjasnění žádosti nebo omezení jejího rozsahu, aby ji ESVČ mohla efektivně vyřídit. Pokud žadatel žádost nevyjasní nebo neomezí její rozsah, považuje se za zamítnutou.

4.   Jakmile je žádost zaregistrována, zašle korespondent ESVČ pro přístup k dokumentům žadateli potvrzení o jejím přijetí.

5.   Osobní údaje žadatelů se zpracovávají v souladu s platnými pravidly pro ochranu osobních údajů (4).

1.   Všechny žádosti se vyřizují za podmínek a ve lhůtách stanovených nařízením.

2.   Ve výjimečných případech stanovených v čl. 7 odst. 3 a čl. 8 odst. 2 nařízení mohou být lhůty prodlouženy o 15 pracovních dnů, zejména pak:

Žadatel je vyrozuměn o každém takovém prodloužení a jeho důvodech.

1.   Odpovědi na původní žádosti zpracovává tým pro transparentnost a podepisuje je korespondent ESVČ pro přístup k dokumentům.

2.   Odpovědi na potvrzující žádosti podepisuje generální tajemník ESVČ poté, co zváží doporučení korespondenta pro přístup k dokumentům. Generální tajemník může tuto pravomoc delegovat v rámci ESVČ.

1.   Obdrží-li ESVČ žádost o přístup k dokumentu, který je v jejím držení, avšak pochází od třetí osoby, je dotyčná třetí osoba konzultována, ledaže je zřejmé, že daný dokument má, nebo nemá být zveřejněn, s ohledem na výjimky stanovené v nařízení.

2.   Přístup k dokumentu se udělí bez konzultace s třetí osobou, jestliže byl dokument již zveřejněn jeho původcem, ESVČ jej již zpřístupnila nebo je zřejmé, že by zpřístupnění nebo částečné zpřístupnění jeho obsahu zjevně nemělo vliv na žádný ze zájmů uvedených v článku 4 nařízení.

3.   Třetí osoba musí být vždy konzultována, pokud se na dokument vztahuje článek 9 nařízení nebo pokud dokument pochází z členského státu a daný členský stát ESVČ požádal, aby jej nezveřejňovala bez jeho předchozího souhlasu v souladu s čl. 4 odst. 5 nařízení. Tato žádost členského státu se podává písemně.

4.   Třetí osoba je konzultována písemně a je jí poskytnuta přiměřená lhůta na odpověď s ohledem na lhůty stanovené v článku 3 tohoto rozhodnutí. Třetí osoba poskytuje své stanovisko písemně.

5.   Pokud se v dané lhůtě třetí osoba nevyjádří nebo není možné příslušnou třetí osobu určit nebo dohledat, rozhodne ESVČ o žádosti s ohledem na výjimky stanovené v nařízení s přihlédnutím k oprávněným zájmům třetí osoby na základě informací, jež má k dispozici.

6.   Má-li ESVČ v úmyslu umožnit přístup k dokumentu v rozporu s výslovným stanoviskem třetí osoby, informuje dotčenou třetí osobu o svém úmyslu zveřejnit dokument ve lhůtě použitelné podle nařízení.

1.   Žádosti o konzultaci s ESVČ ze strany členského státu nebo jiného orgánu, instituce či jiného subjektu Unie, které obdržely žádost o dokument, který je v jejich držení, avšak pochází od ESVČ, se podávají týmu ESVČ pro transparentnost nebo korespondentovi pro přístup k dokumentům poštou na adresu: European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium nebo e-mailem na adresu: ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   ESVČ poskytne bezodkladně své stanovisko s přihlédnutím ke lhůtě použitelné pro poskytnutí odpovědi, avšak nejpozději do pěti pracovních dnů.

1.   Pokud se žádost o přístup k dokumentu týká dokumentu, který spadá do oblasti působnosti článku 9 nařízení, nebo jiného dokumentu podléhajícího utajení podle bezpečnostních pravidel ESVČ, zpracovávají ji zaměstnanci, kteří jsou oprávněni seznámit se s jeho zněním.

2.   Každé rozhodnutí o odepření přístupu k celému utajovanému dokumentu nebo k jeho části se odůvodní na základě výjimek stanovených v článku 4 nařízení. Nemůže-li být přístup k požadovanému dokumentu odepřen na základě těchto výjimek, zajistí úředník, který žádost zpracovává, aby byl dokument před zasláním žadateli odtajněn.

1.   Dokumenty, k nimž má být poskytnut přístup, jsou zasílány poštou nebo e-mailem. Pokud jsou požadované dokumenty obsáhlé nebo se s nimi obtížně zachází, může být žadatel vyzván, aby do nich nahlédl v místě, kde jsou drženy. Nahlédnutí na místě je zdarma.

2.   Jestliže ESVČ dokument již zveřejnila, může odpověď spočívat v informování žadatele o tom, jak lze požadovaný dokument získat, například poskytnutím odkazů na zveřejnění nebo uvedením internetové adresy, kde je k dispozici.

3.   Překračuje-li množství kopií dokumentů, které mají být zaslány poštou, 20 stran, může být žadateli naúčtován poplatek ve výši 0,10 EUR za stránku zvýšený o náklady na doručení. O poplatcích za jiné nosiče se rozhoduje případ od případu, přičemž nepřekročí přiměřenou výši.

1.   Dokumenty, k nimž je poskytnut přístup na základě žádosti v souladu s nařízením, se zveřejňují ve veřejném rejstříku ESVČ. Tento rejstřík je přístupný v elektronické podobě.

2.   Dokumenty, které se považují za „citlivé“ podle čl. 9 odst. 3 nařízení, se do rejstříku zaznamenávají pouze se souhlasem jejich původce.