Správa záznamů a archivů Evropské komise

PŘEHLED DOKUMENTU:

Rozhodnutí (EU) 2021/2121 o správě záznamů a archivech

CO JE CÍLEM TOHOTO ROZHODNUTÍ?

Rozhodnutí stanovuje pravidla pro uchovávání dokumentů používaných při každodenní činnosti a fungování Evropské komise, a to bez ohledu na jejich podobu, nosič, stáří nebo umístění, zejména pokud jde o:

• správu záznamů a archivů;
• uchovávání archivů a jejich otevření veřejnosti;
• ukládání historických archivů do historických archivů Evropské unie (EU) v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii.

Cílem pravidel je usnadňovat výměnu informací, poskytovat důkazy o přijatých opatřeních, plnit právní povinnosti a zajišťovat odkaz Komise.

KLÍČOVÉ BODY

Záznamy

„Záznamem“ se rozumí informace přijaté a vytvořené v podobě dokumentu, souboru dat či v jiné podobě na digitálním nebo analogovém nosiči, jež jsou zachyceny v oficiálním úložišti a spravovány a uchovávány jako důkazy a jako aktiva. Podle pravidel musí být záznam:

• analyzován, aby se určilo, kterým elektronickým systémem bude informace spravována a ve kterém oficiálním systému úložiště má být uchovávána;
• vytvořen v souladu s požadavky stanovenými pro příslušný typ záznamu;
• až na výjimky systematicky vytvářen v elektronické podobě nebo digitalizován, pokud byl původně v analogové podobě
• a uchováván v oficiálních elektronických úložištích.

Příjem a evidence

Útvary Komise musí pravidelně přezkoumávat druhy vytvářených nebo přijímaných informací, s cílem určit, které z nich mají být „přijaty“ v oficiálním elektronickém úložišti.

• Přijaté záznamy nesmí být změněny, ale mohou být odstraněny nebo nahrazeny dalšími verzemi, dokud není spis, do kterého patří, uzavřen.
• Dokumenty musí být evidovány, jestliže obsahují důležité informace dlouhodobé povahy nebo mohou vést k zahájení činnosti nebo přijetí následných opatření.

Právní účinky elektronických podpisů, pečetí, časových razítek a služeb doporučeného doručování

• Elektronický podpis je z právního hlediska považován za rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.
• U elektronické pečeti platí domněnka integrity dat a správnosti původu dat.
• U kvalifikovaného elektronického časového razítka platí domněnka správnosti a integrity.
• U dat odeslaných a přijatých prostřednictvím služby elektronického doporučeného doručování platí domněnka integrity dat, adresáta a správnosti data a času odeslání a přijetí.

Platnost a přípustnost dokumentu

Dokument se považuje za vyhovující kritériím platnosti nebo přípustnosti, pokud splňuje tyto podmínky:

• osoba, od které dokument pochází, je identifikována;
• kontext dokumentu je hodnověrný, a dokument splňuje podmínky zajišťující jeho integritu;
• dokument je v souladu s požadavky stanovenými v příslušném právu EU či vnitrostátních právních předpisech;
• pokud se jedná o elektronický dokument, byl tento dokument vytvořen tak, aby zaručil integritu, hodnověrnost a použitelnost svého obsahu a připojených metadat*.

Sdílení informací

• Údaje a informace musí být v rámci Komise zpřístupněny a sdíleny, co nejvíce je to možné, ledaže by právní povinnosti vyžadovaly omezení přístupu.
• Generální ředitelství (GŘ) a jim na roveň postavené služby musí zajistit, že jejich spisy budou přístupné, co nejvíce to citlivost jejich obsahu dovolí.

Uložení a uchovávání

K uložení a uchovávání dochází za těchto podmínek:

• záznamy jsou uloženy ve formě, v níž byly vypracovány, poslány, přijaty, nebo ve formě, která uchovává autenticitu, hodnověrnost a integritu jejich obsahu;
• obsah je po celou dobu uložení čitelný pro kohokoli, kdo má oprávnění přístupu;
• z přiložených metadat musí být zřejmý původ nebo určení záznamu a také datum a hodina příjmu nebo evidence elektronických dokumentů.

Uchovávání, převod a odstranění

• Doba uchovávání spisů pro různé kategorie je stanovena pro celou Komisi prostřednictvím regulačních nástrojů.
• Generální ředitelství musí zhodnotit, které kategorie spisů mají být převedeny do oddělení historických archivů Komise nebo odstraněny.
• Metadata se uchovávají jako důkaz o těchto záznamech a spisech a o jejich převedení či odstranění.
• Informace se stupněm utajení se stupněm utajení „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ nebo vyšším nemohou být do oddělení historických archivů Komise převedeny.

Oddělení historických archivů Komise

Úkolem oddělení je:

• zaručit autenticitu, hodnověrnost a integritu záznamů, spisů a archivů spisů jakož i přístup k nim;
• zajistit ochranu a integritu metadat materiálů;
• zpřístupnit na žádost záznamy a spisy generálním ředitelstvím nebo jim na roveň postaveným službám;
• provést v případě nutnosti na základě dohody s generálními ředitelstvími druhý přezkum všech převedených záznamů, spisů a archivů;
• zahájit odtajnění utajovaných dokumentů;
• otevřít historické archivy Komise veřejnosti po uplynutí lhůty 30 let, kromě záznamů, na které se vztahují výjimky týkající se soukromí, obchodních zájmů a duševního vlastnictví;
• uložit archivy Komise, jež byly otevřeny veřejnosti, do historických archivů EU v EUI.

Historické archivy Komise v EUI

• EUI je hlavním přístupovým bodem k historickým archivům Komise, které jsou otevřené veřejnosti.
• Komise poskytuje EUI přístup k digitalizovaným kopiím záznamů uchovávaných v analogové podobě, pokud je to možné, a k popisům všech uložených archivů. Podporuje interoperabilitu mezi svými systémy archivace a systémy EUI.

Prováděcí pravidla

Každý generální ředitel nebo vedoucí útvaru zavede nezbytnou organizační, správní a fyzickou strukturu a zajistí pracovníky pro provedení tohoto rozhodnutí a prováděcích pravidel svými útvary, která jsou pravidelně aktualizována a zohledňují zejména:

• vývoj v oblasti správy záznamů a archivů a výsledky akademického a vědeckého výzkumu, včetně norem;
• vývoj v oblasti informačních a komunikačních technologií;
• transparentnost, přístup veřejnosti k dokumentům a otevření archivů veřejnosti;
• harmonizace záznamů.

ODKDY JE ROZHODNUTÍ PLATNÉ?

Platí ode dne 6. července 2020.

KONTEXT

Další informace viz:

• Historické archivy (Evropská komise)
• Prováděcí pravidla k rozhodnutí C(2020) 4482 o správě záznamů a archivech (Evropská komise).

KLÍČOVÉ POJMY

HLAVNÍ DOKUMENT

Doporučení Komise (EU) 2021/2121 ze dne 6. července 2020 o správě záznamů a archivech (Úř. věst. L 430, 2.12.2021, s. 30–41).

SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES (Úř. věst. L 295, 21.11.2018, s. 39–98).

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43–48).

Jednací řád Komise (K(2000) 3614) (Úř. věst. L 308, 8.12.2000, s. 26–34).

Postupné změny pravidel byly začleněny do původního znění. Toto konsolidované znění má pouze dokumentární hodnotu.

Implementing Rules for Decision C(2020) 4482 on records management and archives.

Poslední aktualizace 17.05.2022