o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky

s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,

Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:

1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.

Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.

2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.

3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.

Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.

4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.

První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.

5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.

1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.

2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.

Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.

Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.

Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.

1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.

2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.

1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:

Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.

2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.

2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.

1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.

2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.

3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.

1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:

2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.

1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.

2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.

3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.

Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.

4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.

Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.

Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.

Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.

5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.

Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.

1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.

2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.

3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.

Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.

PŘÍLOHA

Seznam podkladů

Právní subjektivita; zákonné usazení; poskytování služeb:

—	ověřené kopie důkazů vymezených v příslušných vnitrostátních právních předpisech,

—	seznam členských států, v nichž žadatel hodlá poskytovat služby.

Odpovídající odborné znalosti:

—	popis organizace a struktury subjektu,

—	seznam technicky kvalifikovaných pracovníků s kopiemi životopisů,

—	popis povinností a odpovědností a jejich rozdělení,

—	podrobný popis postupů sledování výkonnosti a schopností technicky kvalifikovaných pracovníků.

Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace:

podrobný popis:

—	systému náležité péče,

—	politik a postupů pro hodnocení a zdokonalování systému náležité péče,

—	politik a postupů pro vyřizování stížností podaných hospodářskými subjekty nebo třetími stranami,

—	postupů a procesů k ověření, že hospodářské subjekty používají systém náležité péče řádným způsobem,

—	postupů pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá systém náležité péče řádným způsobem,

—	systém vedení záznamů.

Finanční kapacita:

—	kopie finančních výkazů za poslední rozpočtový rok nebo

—	prohlášení o prodejním obratu nebo

—	jiné průkazní doklady, pokud žadatel nemůže z oprávněných důvodů předložit důkazy popsané výše,

—	důkaz o pojištění odpovědnosti za škody.

Nepřítomnost střetu zájmů:

—	prohlášení o nepřítomnosti střetu zájmů,

—	popis písemných politik a postupů pro zabránění střetu zájmů na úrovni organizace i jednotlivce, tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.

Zadávání zakázek subdodavatelům:

—	popis úkolů zadávaných subdodavatelům,

—	důkazy, že všichni subdodavatelé nebo dceřiné společnosti, jsou-li zřízeny, splňují výše uvedené příslušné požadavky.